Já pensou em parar de procrastinar? Confira dicas para superar esse hábito!

22 de setembro de 2017
Última modificação: 22 de setembro de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Carreira

Como superar o hábito de procrastinar?

É sexta-feira à tarde e o relógio está marcando. Você está trabalhando furiosamente para completar uma tarefa antes do prazo de cinco horas, enquanto silenciosamente se amaldiçoa por não começar mais cedo.

Como isso aconteceu? O que deu errado? Por que você perdeu o foco?

Bem, houve as horas que você passou para ler os e-mails e verificar as mídias sociais, a “preparação” excessiva, o café e o tempo gasto em outras tarefas que você poderia realizar com segurança para a próxima semana.

Soa familiar? Se assim for, você não está sozinho!

A procrastinação é uma armadilha em que muitos de nós caem. Na verdade, de acordo com o pesquisador e orador Piers Steel, 95 por cento de nós procrastinam até certo ponto. Embora seja reconfortante saber que você não está sozinho, pode ser preocupante perceber o quanto isso pode te impedir.

Neste artigo analisamos por que isso acontece e exploramos estratégias para gerenciar e priorizar sua carga de trabalho de forma mais eficaz. Este é um assunto que também tratamos nos nossos cursos de  Gestão do Tempo,  Green Belt e Black Belt

A procrastinação é o mesmo que ser preguiçoso?

A procrastinação é muitas vezes confundida com a preguiça, mas são muito diferentes.

Procrastinação é um processo ativo – você escolhe fazer outra coisa em vez da tarefa que você sabe que deveria estar fazendo. Em contraste, a preguiça sugere apatia, inatividade e falta de vontade de agir.

A procrastinação geralmente envolve ignorar uma tarefa desagradável, mas provavelmente mais importante, a favor de uma que seja mais agradável ou mais fácil.

Mas ceder a esse impulso pode ter sérias conseqüências. Por exemplo, mesmo pequenos episódios de procrastinação podem nos fazer sentir culpados ou envergonhados. Isso pode levar a uma produtividade reduzida e fazer com que saibamos alcançar nossos objetivos.

Se procrastinamos durante um longo período de tempo, podemos nos desmotivar e desiludir com o nosso trabalho, o que pode levar à depressão e até a perda de emprego, em casos extremos.

Como parar de procrastinar?

Tal como acontece com a maioria dos hábitos, é possível superar a procrastinação. Siga as etapas abaixo para ajudá-lo a lidar e prevenir a procrastinação

Passo 1: Reconheça que você está procrastinando

Você pode adiar uma tarefa porque teve que re-priorizar sua carga de trabalho. Se você atrasar brevemente uma tarefa importante por um motivo genuinamente bom, então você não está procrastinando necessariamente. No entanto, se você começar a colocar as coisas indefinidamente, ou mudar de foco, porque você quer evitar fazer algo, provavelmente você provavelmente.

Você também pode procrastinar se você:

  • Preencha o seu dia com tarefas de baixa prioridade.
  • Deixar de resolver um item na sua lista de tarefas por muito tempo, mesmo que seja importante.
  • Ler emails várias vezes sem tomar uma decisão sobre o que fazer com eles.
  • Começar uma tarefa de alta prioridade e depois ir fazer um café.
  • Preencher o seu tempo com tarefas sem importância que outras pessoas lhe pedem para fazer, em vez de continuar com as tarefas importantes já existentes na sua lista.
  • Aguardar estar no “humor certo” ou aguarde o “momento certo” para enfrentar uma tarefa.

Neste primeiro passo, é importante que você reconheça um padrão. Para isso é importante fazer a si mesmo algumas perguntas (mas você deve ser sincero consigo nas respostas): Qual atividade que fomenta a minha procrastinação? Ou o que tira a minha atenção do que é realmente importante?

Passo 2: Não se distraia por qualquer estímulo

Existem pessoas que se distraem com uma facilidade muito maior que outras, então a solução aqui é bloquear qualquer estímulo externo para manter o foco.

Criar um cronograma pode ser uma ideia interessante, principalmente aos que fazem home office. Procure ao máximo imitar uma jorna de trabalho empresarial e respeitá-la, estipulando horários contínuos e também algumas pausas.

Passo 3: Fazer uma coisa de cada vez

Entendemos que existem momentos que precisamos realizar várias tarefas ao mesmo tempo, principalmente quando os prazos são estreitos. Mas no fim, você se sobrecarrega e acaba não fazendo bem nenhuma das tarefas, portanto, foque em apenas uma coisa para depois seguir para a próxima tarefa.

Passo 4: Divida a tarefa em pequenas metas

Dividir a tarefa em pequenas metas é uma ótima forma de cortar a procrastinação pela raiz. Além disso, é uma boa forma de você enxergar progresso no seu trabalho.

Passo 5: Controle a procrastinação antes que se torne um hábito

São diversos os problemas decorrentes da frequente procrastinação: sentimento de inutilidade, problemas no trabalho (carreira), relações interpessoais, culpa, estresse, ansiedade e até mesmo problemas de saúde. Portanto tente ao máximo driblar essa mania antes que ela se torne um hábito.

Passo 6: Utilize da técnica Pomodoro

Essa é uma técnica que se encaixa muito bem com a divisão de tarefas. Nada mais é do que trabalhar com períodos. O recomendado é que se faça um período de 25 minutos de foco total na tarefa seguidos de 5 minutos de descanso. Esses períodos podem ser ajustados de acordo com as tarefas que você está realizando, mas a ideia é que eles não sejam muito grandes (a cima de 40 minutos) para que você não se sinta sobrecarregado.

É importante lembrar que você deve ser progressivo em lutar contra a sua mania de procrastinar, logo não adianta colocar foco total por um período muito grande. Isso pode lhe desanimar ainda mais e acabar caindo novamente nesse péssimo costume.

Trabalhe por que você está procrastinando

Você precisa entender as razões pelas quais você está procrastinando antes que você possa começar a enfrentá-lo.

Por exemplo, você está evitando uma tarefa particular porque você acha chato ou desagradável? Em caso afirmativo, tome medidas para removê-lo rapidamente, para que você possa se concentrar nos aspectos do seu trabalho que você achar mais agradável.

A organização pobre pode levar à procrastinação. As pessoas organizadas superam com sucesso porque usam listas de tarefas priorizadas e criar horários. Essas ferramentas ajudam você a organizar suas tarefas por prioridade e prazo.

Mesmo se você estiver organizado, você ainda pode se sentir sobrecarregado com uma tarefa. Talvez você tenha dúvidas sobre sua habilidade e esteja preocupado com a falta de para que você abandone e procure conforto ao fazer o trabalho que você sabe que você é capaz de completar.

Algumas pessoas temem o sucesso tanto quanto o fracasso. Eles pensam que o sucesso a que eles sejam inundados com solicitações para assumir mais tarefas.

Surpreendentemente, os perfeccionistas são muitas vezes procrastinadores. Muitas vezes, eles preferem evitar fazer uma tarefa que eles não sentem que têm habilidades para fazer, do que imperfeitamente.

Outra causa importante de procrastinação é a falta de decisão. Se você não pode decidir o que fazer, provavelmente irá adiar a ação caso você faça a coisa errada.

Atenção: Para algumas pessoas, a procrastinação é mais do que um mau hábito: é um sinal de um sério problema de saúde subjacente. Por exemplo, TDAH (Transtorno de déficit de atenção e hiperatividade), TOC, ansiedade e depressão estão associados à procrastinação.

Além disso, a pesquisa sugere que a procrastinação pode ser uma causa de estresse e doença graves. Então, se você sofre de procrastinação crônica ou debilitante, uma dessas condições pode ser culpada e você deve procurar o conselho de um profissional treinado.

Adotar estratégias anti-procrastinação

A procrastinação é um hábito – um padrão de comportamento profundamente arraigado. Isso significa que você provavelmente não pode quebrá-lo durante a noite. Os hábitos deixam de ser hábitos quando você evita praticá-los, então experimente todas as estratégias, abaixo, possível para se dar a melhor chance possível de sucesso.

  • Perdoe-se por procrastinar no passado. Estudos mostram que o auto perdão pode ajudá-lo a se sentir mais positivo em relação a si mesmo e reduzir a probabilidade de procrastinação no futuro.
  • Comprometer-se com a tarefa. Concentre-se em fazer, não evitando. Anote as tarefas que você precisa concluir e especifique a hora de fazê-las. Isso irá ajudá-lo a enfrentar proativamente o seu trabalho.
  • Prometa-se uma recompensa. Se você completar uma tarefa difícil no tempo, recompensar-se com um deleite, como uma fatia de bolo ou um café da sua loja favorita de café. E certifique-se de notar o quão bom se sente para terminar as coisas!
  • Peça a alguém para verificar você e suas ações. A pressão dos pares funciona! Este é o princípio por trás dos grupos de autoajuda. Se você não tem ninguém para perguntar, há ferramentas  online que podem ajudá-lo a se auto monitorar.
  • Controle as tarefas assim que elas surgirem, em vez de deixá-las aumentar durante outro dia.
  • Reveja sua caixa de diálogo interna. As frases “precisam” e “ter que”, por exemplo, implicam que você não tem escolha no que você faz. Isso pode fazer com que você se sinta desempregado e pode até resultar em auto sabotagem. No entanto, dizendo: “Eu escolho”, implica que você possui um projeto e pode fazer você se sentir mais no controle de sua carga de trabalho.
  • Minimize distrações. Desligue seu e-mail e mídias sociais, e evite assentar em qualquer lugar perto de uma televisão enquanto trabalha!
  • Enfrente os piores problemas primeiro, todos os dias! Obtenha as tarefas que você achou menos agradável antes do início. Isso lhe dará o resto do dia para se concentrar no trabalho que você encontra mais agradável.

Se você procrastinar porque achou uma tarefa desagradável, tente se concentrar no “jogo a longo prazo”. A pesquisa mostra que as pessoas impulsivas são mais propensas a procrastinar porque estão concentradas no ganho de curto prazo. Combate isso ao identificar os benefícios a longo prazo de completar a tarefa. Por exemplo, isso poderia afetar sua avaliação anual de desempenho ou bônus de fim de ano?

Outra maneira de tornar uma tarefa mais agradável é identificar as consequências desagradáveis de evitá-lo. Por exemplo, o que acontecerá se você não completar o trabalho? Como isso pode afetar seus objetivos pessoais, de equipe ou organizacionais?

Ao mesmo tempo, pode ser útil reestruturar a tarefa observando seu significado e relevância. Isso aumentará seu valor para você e tornará seu trabalho mais valioso. Também é importante reconhecer que muitas vezes podemos superestimar o desagrado de uma tarefa. Então dê uma chance! Você pode achar que não é tão ruim quanto você pensou, afinal!

Se você procrastinar porque você está desorganizado, aqui estão seis estratégias para ajudá-lo a se organizar:

  1. Mantenha uma lista de tarefas. Isso evitará que você “convenientemente” se esqueça das tarefas desagradáveis ou esmagadoras.
  2. Priorize sua lista de tarefas usando o princípio urgente / importante, isso permitirá que você identifique rapidamente as atividades que você deve focar, bem como as que você pode ignorar.
  3. Torne-se um mestre em programação e planejamento de projetos. Se você tem um grande projeto ou vários projetos em movimento e você não sabe por onde começar, essas ferramentas podem ajudá-lo a planejar seu tempo efetivamente e reduzir seus níveis de estresse.
  4. Controle as tarefas mais difíceis nas horas de ponta. Você trabalha melhor pela manhã ou pela tarde? Identifique quando você é mais eficaz e faça as tarefas que você achou mais difíceis nestes momentos.
  5. Defina-se metas vinculadas ao tempo. Definir-se prazos específicos para completar as tarefas irá mantê-lo no caminho certo para atingir seus objetivos e significa que você não tem tempo para a procrastinação!
  6. Use aplicativos de gerenciamento de tarefas e tempo. Existem inúmeros aplicativos projetados para ajudá-lo a ser mais organizados, como o Trello, por exemplo.
  7. Se você está propenso a atrasar os projetos, tente dividi-los em pedaços mais gerenciáveis, veja outras dica no nosso curso de Introdução à Gestão de Projetos, totalmente gratuito. Organize seus projetos em tarefas menores e se concentre em iniciá-los, em vez de acabar com eles.

Em seu livro de 2011, “The Procrastination Cure”, Jeffery Combs sugere abordar tarefas em rajadas de atividade de 15 minutos. Alternativamente, você pode criar um Plano de Ação para organizar seu projeto. Comece primeiro com tarefas rápidas e pequenas. Essas “pequenas vitórias” lhe darão uma sensação de realização, e você fará com que você se sinta mais positivo e menos surpreso com o projeto ou objetivo maior que você está trabalhando.

Finalmente, se você acha que está colocando alguma coisa porque não pode decidir quais as medidas a serem tomadas ou dificilmente tomar decisões, veja nossa gama de ferramentas de tomada de decisão para ajudá-lo a desenvolver sua tomada de decisão Habilidades.

Pontos Importantes

A procrastinação é o hábito de atrasar uma tarefa importante, geralmente focalizando atividades menos urgentes, mais agradáveis e mais fáceis. É diferente da preguiça, que é a falta de vontade de agir.

Procrastinação pode restringir o seu potencial e prejudicar sua carreira. Também pode interromper o trabalho em equipe, reduzir a moral e até levar a depressão e perda de emprego. Portanto, é crucial tomar medidas pró-ativas para evitar isso.

O primeiro passo para vencer a procrastinação é reconhecer que você está fazendo isso. Então, identifique as razões por trás do seu comportamento e use estratégias adequadas para gerenciá-lo e superá-lo. Para ter mais ferramentas para gerenciar seu tempo, seus processos não deixe de se certificar com nossos cursos de  Gestão do Tempo,  Green Belt e Black Belt.

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