OKRs: O que são? Como utilizá-los e ter sucesso?

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O que são OKRs Como utilizá-los e ter sucesso
03 de novembro de 2017
Última modificação: 03 de novembro de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Já pensou usar OKRs em sua empresa? você sabe o que é OKRs?

Neste artigo nos aprofundaremos no conceito dos OKRs, estrutura e vantagens de adotar essa metodologia e integrá-la a cultura organizacional.

O que são OKRs?

Planejar e executar tarefas que de fato garantem bons resultados não é algo fácil. Em verdade esse é um dos principais motivos que dificulta a consistência dos negócios e produtividade em algumas pequenas e médias empresas.

Quem criou o OKR?

O OKR – objectives and key results é uma metodologia de gestão, idealizada pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove. Seu objetivo é a simplificação do monitoramento e uso dos chamados “objectives and key results”, para que a estratégia da empresa se estabilize no curto e médio prazo e mantenha consistência ao longo prazo.

Conceito de OKR

OKRs consistem em uma lista de 3-5 objetivos de alto nível. Sob cada objetivo, geralmente 3-5 resultados chave e mensuráveis, ​​ estão listados. Cada resultado chave tem um indicador de progresso ou pontuação de 0-100% que mostra sua conquista.

Virtude dos OKRs

O grande mérito do OKRs é garantir que cada time, cada indivíduo saiba, o que se espera deles no trabalho. OKRs são mantidos públicos na frente de todos, para que pessoas e equipes se movam para os mesmos objetivos e saibam em que os outros estão focando.

OKR

Figura 1: Jornada da OKR

OKRs: Qual a estrutura da metodologia?

Para que a metodologia funcione é preciso saber que cada elemento se complementa e, para isso, os dividimos da seguinte forma:

Objectives (Objetivos)

Representam, de forma clara, o caminho que a empresa deseja conquistar. Cada objetivo é definido com foco em: tornar claro o que deve ser buscado e manter a equipe toda engajada com o mesmo foco.

Objetivos comumente buscados são, por exemplo:

  • Ofertar um serviço de experiência do cliente eficaz;
  • Atingir autoridade no segmento.

Para que que esses objetivos sejam atingidos, o foco deve ser mantido e para isso cumprir os key results se faz necessário.

Key Results (Resultados Chave)

Um key result é um parâmetro usado para determinar o quão perto a empresa está de cumprir um objetivo. Em suma, são metas menores e divididas que nos ajudam diretamente a conquistar o alvo principal.

Por exemplo:

Para o objetivo de melhorar a experiência do cliente, você pode usar key results como: 

  • 1º Resultado Chave: Reduzir para no máximo 3, as etapas que um consumidor precisa cumprir para contatar a empresa;
  • 2º Resultado Chave: Medir a satisfação do atendimento e relação com a marca através de sistemas como o NPS, e se manter sempre acima de 50;
  • 3º Resultado Chave: Diminuir em 60% o tempo de resposta para contatos.

Já o objetivo de se tornar autoridade no segmento, podemos propor os key results de:

  • 1º Resultado Chave: Alavancar os perfis da marca nas redes sociais para atingir 15 mil seguidores em cada;
  • 2º Resultado Chave: Realizar pesquisas com 50% dos consumidores que realizaram compras no último bimestre para determinar níveis de satisfação e fidelização;
  • 3º Resultado Chave: Ranquear o blog empresarial em primeiro lugar para as palavras chave que melhor contempla seu negócio.

Perceba que os resultados chave tem por proposta facilitar o alcance do objetivo determinado. E tenha em mente que key results devem conter quantias, seja em números ou percentuais. Isso facilita a mensuração semanal e trimestral e mantém a equipe motivada sempre que ultrapassarem o estabelecido.

Como usar OKRs?

Antes de mais nada, entenda que a metodologia OKR é fundamentada em práticas, que buscam objetividade e resultados. Mas para isso é preciso criar e seguir um plano estratégico. 

Separamos seis passos estratégicos de uma sequência lógica para que você siga e garanta o bom funcionamento da metodologia. Considere as necessidades e realidades da sua organização, realizando alterações e aprimoramentos ao perceber diferenças. 

Confira:

Defina suas metas claramente

Evite definir OKRs complicadas ou de difícil cumprimento. Portanto, defina metas claras e atingíveis.

Prefira metas que sejam específicas para os objetivos primários e os key results. Assumir uma estratégia mais direta e assertiva fará com que os colaboradores estejam alinhados e motivados com a proposta, tendo resultados visíveis e viáveis.

Elenque os objetivos entre “top-down” e “bottom-up”

Como a proposta é envolver a equipe toda na definição dos objetivos e dedicação as metas, a garantia de que todos os pontos possíveis sejam “olhados” é certa. Por isso, é importante que líderes e gestores se limitem a estruturar até 40% dos OKRs da empresa, abrindo os outros 60% para a equipe definir com base no seu cotidiano, responsabilidades, expectativas e limitações.

Determine prazos curtos

Metas da metodologia OKR não devem ser longas, por isso dificulta o processo de análise e prejudica sua eficiência. Estabeleça, portanto, prazos curtos, uma dica é utilizar trimestres como base.

Isso torna o senso de urgência algo constante e possível de manter. Além disso, você dispõe de tempo suficiente para que todos desempenhem suas atividades, realizando as análises e percebendo que as táticas aplicadas surtem efeito.

Monitore os resultados

A constância atrai a consistência. Acompanhe os resultados de forma constante, tanto em função do prazo mais reduzido, quanto para garantir a eficácia do trabalho.

Avalie os resultados de forma semanal, por exemplo. Isso permite que você faça ajustes rápidos e pequenos, sem pressionar os colaboradores responsáveis por realizar as análises dia a dia.

Deixe os OKRs acessíveis a todos

Todos os colaboradores devem estar a par e compartilhando do mesmo objetivo, trabalhando suas métricas a fim de garantir o melhor desempenho e resultados possíveis. Portanto, seja transparente. Coloque todos os envolvidos no mesmo nível de atualização dos resultados, assim todos estarão informados e com real noção de como garantir que o processo aconteça da maneira correta. 

Contudo, faça isso sem pressioná-los, a ideia é informar e não cobrar piamente. 

Saiba diferenciar esforços de resultados

Já se pegou pensando que todos estão trabalhando ao máximo mas os resultados não vem? A probabilidade é de que algo está sendo feito errado.

Não basta se esforçar, é preciso analisar os resultados. Por isso, foque nas métricas e norteie o cotidiano a partir delas. Manter a equipe em união e colaborando é ótimo, e por isso é ainda mais importante ter resultados sólidos para orientá-los a respeito de sua dedicação. Afinal, ninguém quer trabalhar duro sem noção do resultado.

Principais vantagens:

  • Manter metas e objetivos sempre claros e acessíveis aos colaboradores;
  • Propagar as expectativas e escopo de cada projeto, atividade e processo;
  • Maior alinhamento do esforço individual aos objetivos da equipe, departamento e empresa.

Quando configurado e usado adequadamente, OKRs se tornam simples de aplicar e não demoram para serem aderidos por todos. Em geral, leva-se apenas algumas horas a cada trimestre para verificar e revisar os OKRs, embora você os visualize e marque seu progresso semanalmente.

O principal beneficio, e motivo pelo qual os OKRs são amados por líderes e gerentes, é constatar e assegurar que a equipe se move em direção assertiva de metas importantes, não sentindo que cumprem tarefas pequenas ou sem real impacto. O foco e a produtividade são vantagens do resultado de um bom processo de OKR.

Como integrar OKRs a cultura organizacional?

É necessário propagar a ideia de que desempenho e produtividade, de todos os colaboradores, estão interligados a análise dos OKRs. O propósito da gestão não pode ser apenas focar nas pessoas, mas também nos dados. Afinal, “se você não pode medir, não pode gerenciar”.

É claro que o fator humano não deve ser abandonado, nem mesmo deixado em segundo plano. Muito pelo contrário, a ideia de integrar OKRs a cultura organizacional é tornar possível a tomada de decisão mais justa e assertiva, construindo um ambiente colaborativo e engajado em equilibrar o desempenho ao acompanhamento das métricas.

Sendo assim, tenha em mente alguns direcionamentos simples para realizar essa integração:

Divida as métricas

A proposta  central dos OKRs é atingir objetivos através de diferentes metas menores. Portanto, faça o mesmo com o acompanhamento dos dados.

Separe as métricas propostas entre diferentes colaboradores, dando a eles treinamento e ferramentas necessárias para acompanhá-las. Mas tenha certeza de não dispersar os dados. Mantenha um foco centralizado para assegurar que qualquer colaborador consiga compreender seu papel na equipe e tangenciar o desempenho de todos com base nas métricas.

Deixe explícita a importância prática da mensuração

É de suma importância explicar aos colaboradores como a coleta dos dados acontecerá e qual será seu uso. Além disso, coloque-se à disposição deles para que tirem dúvidas e tenham certeza de que a organização não pode se abster desses dados.

Uma vez que a fase de educação se finaliza, a prática se inicia. Ao ver como a análise dos resultados afeta positivamente o desempenho e produtividade, todos irão se sentir mais aptos e motivados com a ideia de agregar a prática de análise de resultados ao cotidiano.

Não altere OKRs no meio do processo

Mantenha o foco e, se preciso, passe por cima do planejamento mas não altere os OKRs. Use a falha para aprender onde e como ajustar a problemática, para assegurar um melhor resultado na próxima avaliação. 

Nenhuma equipe obtém sucesso nos OKRs de primeira. Você está buscando alcançar 1 ou 2 dos 3 KRs do seu objetivo. Além disso, mudá-los dilui o foco e manter as equipes concentradas é o ponto chave do OKR.

Fundamente os processos e feedbacks em dados

A melhor forma de motivar é mostrar, na prática, como a constante avaliação de resultados contribui para transformar os processos. Por isso, use as informações coletadas para gerar feedbacks e orientar cada colaborador da melhor forma possível. 

Há, claro, a percepção de que avaliar resultados é apenas uma forma de aumentar a cobrança sobre os colaboradores. Portanto, use os dados e mostre para eles que seu impacto no resultado final é positivamente justificado, e que isso os auxilia a desempenhar seu trabalho mais assertivamente e com menor estresse.

Essa difusão da prática de mensuração consegue criar na empresa uma verdadeira cultura de monitoramento de resultados, facilitando a implementação dos OKRs e sua integração à cultura organizacional.

Diferença entre OKR e KPI

Muitos pessoas e até mesmo tem a duvida do que é KPI e oque é OKR. Por mais que seja uma duvida frequente, a resposta para ela é bem simples. OKR como explicado neste artigo são os “objetivos” da empresa e da equipe, já o KPI são indicadores de desempenho, para chegar nestes objetivos.

Quando usar OKR?

Você pode utilizar OKR em todas setores de sua organização, seja para RH, marketing, vendas entre outros.

Exemplos OKRs para diferentes setores

OKRs interessantes para o RH

Objetivo: Melhorar os processos da área

Resultados chaves para esse objetivo

  • Aumentar a NPs em 10%
  • Diminuir a rotatividade para 10%
  • Aumentar tempo médio de permanência de top performers para 5 anos

Além desses objetivo podemos citar outros como melhorar a cultura organizacional e engajamento dos colaboradores.

OKRs interessantes para o RH

Objetivo: Melhorar fortalecimento da marca

Resultados chaves para esse objetivo

  • Dobrar a visibilidade do site
  • Conseguir 500 backlinks
  • Aumentar 30% numero de curtidas

Outros objetivos que pode se focar quando se trata do marketing são: geração de leads, parcerias, stakeholders e aumento de autoridade.

OKRs interessantes para a Vendas

Objetivo: Acelerar o ciclo de vendas

  • Aumentar 10% da taxa do primeiro contato para reunião
  • Diminuir o tempo de venda pela metade
  • Diminuir o 5% o numero de reuniões necessárias para fechar uma venda

Outros Objetivos que podemos ressaltar para vendas são: Aumento na prospecção ativa, melhorar conversões em vendas e  aumentar a fidelidade do cliente

Resumo

Em síntese, OKR consiste em uma metodologia gestorial que tem como objetivo simplificar a definição e análise de metas e métricas. A sigla vem da língua inglesa e significa “Objectives and Key Results”, e é a partir do rastreamento e monitoração desses objetivos e resultados-chave que o direcionamento dos processos da sua organização se torna mais assertivo e colaborativo.

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