OKRs: O que são? Como utilizá-los e ter sucesso?

OKR consiste em uma metodologia gestorial que tem como objetivo simplificar a definição e análise de metas e métricas. A sigla vem da língua inglesa e significa “Objectives and Key Results”, e é a partir do rastreamento e monitoração desses objetivos e resultados-chave que o direcionamento dos processos da sua organização se torna mais assertivo e colaborativo. Neste artigo nos aprofundaremos no conceito dos OKRs, estrutura e vantagens de adotar essa metodologia e integrá-la a cultura organizacional.

O que é OKR?

Planejar e executar tarefas que de fato garantem bons resultados não é algo fácil. Em verdade esse é um dos principais motivos que dificulta a consistência dos negócios e produtividade em algumas pequenas e médias empresas.

O OKR – objectives and key results é uma metodologia de gestão, idealizada pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove. Seu objetivo é a simplificação do monitoramento e uso dos chamados “objectives and key results”, para que a estratégia da empresa se estabilize no curto e médio prazo e mantenha consistência ao longo prazo.

OKRs consistem em uma lista de 3-5 objetivos de alto nível. Sob cada objetivo, geralmente 3-5 resultados chave e mensuráveis, ​​ estão listados. Cada resultado chave tem um indicador de progresso ou pontuação de 0-100% que mostra sua conquista.

O grande mérito do OKRs é garantir que cada time, cada indivíduo saiba, o que se espera deles no trabalho. OKRs são mantidos públicos na frente de todos, para que pessoas e equipes se movam para os mesmos objetivos e saibam em que os outros estão focando.

OKRs: Qual a estrutura da metodologia?

Para que a metodologia funcione é preciso saber que cada elemento se complementa e, para isso, os dividimos da seguinte forma:

Objectives (Objetivos)

Representam, de forma clara, o caminho que a empresa deseja conquistar. Cada objetivo é definido com foco em: tornar claro o que deve ser buscado e manter a equipe toda engajada com o mesmo foco.

Objetivos comumente buscados são, por exemplo:

• Ofertar um serviço de experiência do cliente eficaz;
• Atingir autoridade no segmento.

Para que que esses objetivos sejam atingidos, o foco deve ser mantido e para isso cumprir os key results se faz necessário.

Key Results (Resultados Chave)

Um key result é um parâmetro usado para determinar o quão perto a empresa está de cumprir um objetivo. Em suma, são metas menores e divididas que nos ajudam diretamente a conquistar o alvo principal.

Por exemplo:

Para o objetivo de melhorar a experiência do cliente, você pode usar key results como: 

• 1º KR: Reduzir para no máximo 3, as etapas que um consumidor precisa cumprir para contatar a empresa;
• 2º KR: Medir a satisfação do atendimento e relação com a marca através de sistemas como o NPS, e se manter sempre acima de 50;
• 3º KR: Diminuir em 60% o tempo de resposta para contatos.

Já o objetivo de se tornar autoridade no segmento, podemos propor os key results de:

• 1º KR: Alavancar os perfis da marca nas redes sociais para atingir 15 mil seguidores em cada;
• 2º KR: Realizar pesquisas com 50% dos consumidores que realizaram compras no último bimestre para determinar níveis de satisfação e fidelização;
• 3º KR: Ranquear o blog empresarial em primeiro lugar para as palavras chave que melhor contempla seu negócio.

Perceba que os KR tem por proposta facilitar o alcance do objetivo determinado. E tenha em mente que key results devem conter quantias, seja em números ou percentuais. Isso facilita a mensuração semanal e trimestral e mantém a equipe motivada sempre que ultrapassarem o estabelecido.

Como usar OKRs?

Antes de mais nada, entenda que a metodologia OKR é fundamentada em práticas, que buscam objetividade e resultados. Mas para isso é preciso criar e seguir um plano estratégico. 

Separamos seis passos estratégicos de uma sequência lógica para que você siga e garanta o bom funcionamento da metodologia. Considere as necessidades e realidades da sua organização, realizando alterações e aprimoramentos ao perceber diferenças. 

Confira:

Defina suas metas claramente

Evite definir OKRs complicadas ou de difícil cumprimento. Portanto, defina metas claras e atingíveis.

Prefira metas que sejam específicas para os objetivos primários e os key results. Assumir uma estratégia mais direta e assertiva fará com que os colaboradores estejam alinhados e motivados com a proposta, tendo resultados visíveis e viáveis.

Elenque os objetivos entre “top-down” e “bottom-up”

Como a proposta é envolver a equipe toda na definição dos objetivos e dedicação as metas, a garantia de que todos os pontos possíveis sejam “olhados” é certa. Por isso, é importante que líderes e gestores se limitem a estruturar até 40% dos OKRs da empresa, abrindo os outros 60% para a equipe definir com base no seu cotidiano, responsabilidades, expectativas e limitações.

Determine prazos curtos

Metas da metodologia OKR não devem ser longas, por isso dificulta o processo de análise e prejudica sua eficiência. Estabeleça, portanto, prazos curtos, uma dica é utilizar trimestres como base.

Isso torna o senso de urgência algo constante e possível de manter. Além disso, você dispõe de tempo suficiente para que todos desempenhem suas atividades, realizando as análises e percebendo que as táticas aplicadas surtem efeito.

Monitore os resultados

A constância atrai a consistência. Acompanhe os resultados de forma constante, tanto em função do prazo mais reduzido, quanto para garantir a eficácia do trabalho.

Avalie os resultados de forma semanal, por exemplo. Isso permite que você faça ajustes rápidos e pequenos, sem pressionar os colaboradores responsáveis por realizar as análises dia a dia.

Deixe os OKRs acessíveis a todos

Todos os colaboradores devem estar a par e compartilhando do mesmo objetivo, trabalhando suas métricas a fim de garantir o melhor desempenho e resultados possíveis. Portanto, seja transparente. Coloque todos os envolvidos no mesmo nível de atualização dos resultados, assim todos estarão informados e com real noção de como garantir que o processo aconteça da maneira correta. 

Contudo, faça isso sem pressioná-los, a ideia é informar e não cobrar piamente. 

Saiba diferenciar esforços de resultados

Já se pegou pensando que todos estão trabalhando ao máximo mas os resultados não vem? A probabilidade é de que algo está sendo feito errado.

Não basta se esforçar, é preciso analisar os resultados. Por isso, foque nas métricas e norteie o cotidiano a partir delas. Manter a equipe em união e colaborando é ótimo, e por isso é ainda mais importante ter resultados sólidos para orientá-los a respeito de sua dedicação. Afinal, ninguém quer trabalhar duro sem noção do resultado.

Principais vantagens:

• Manter metas e objetivos sempre claros e acessíveis aos colaboradores;
• Propagar as expectativas e escopo de cada projeto, atividade e processo;
• Maior alinhamento do esforço individual aos objetivos da equipe, departamento e empresa.

Quando configurado e usado adequadamente, OKRs se tornam simples de aplicar e não demoram para serem aderidos por todos. Em geral, leva-se apenas algumas horas a cada trimestre para verificar e revisar os OKRs, embora você os visualize e marque seu progresso semanalmente.

O principal beneficio, e motivo pelo qual os OKRs são amados por líderes e gerentes, é constatar e assegurar que a equipe se move em direção assertiva de metas importantes, não sentindo que cumprem tarefas pequenas ou sem real impacto. O foco e a produtividade são vantagens do resultado de um bom processo de OKR.

Como integrar OKRs a cultura organizacional?

É necessário propagar a ideia de que desempenho e produtividade, de todos os colaboradores, estão interligados a análise dos OKRs. O propósito da gestão não pode ser apenas focar nas pessoas, mas também nos dados. Afinal, “se você não pode medir, não pode gerenciar”.

É claro que o fator humano não deve ser abandonado, nem mesmo deixado em segundo plano. Muito pelo contrário, a ideia de integrar OKRs a cultura organizacional é tornar possível a tomada de decisão mais justa e assertiva, construindo um ambiente colaborativo e engajado em equilibrar o desempenho ao acompanhamento das métricas.

Sendo assim, tenha em mente alguns direcionamentos simples para realizar essa integração:

Divida as métricas

A proposta  central dos OKRs é atingir objetivos através de diferentes metas menores. Portanto, faça o mesmo com o acompanhamento dos dados.

Separe as métricas propostas entre diferentes colaboradores, dando a eles treinamento e ferramentas necessárias para acompanhá-las. Mas tenha certeza de não dispersar os dados. Mantenha um foco centralizado para assegurar que qualquer colaborador consiga compreender seu papel na equipe e tangenciar o desempenho de todos com base nas métricas.

Deixe explícita a importância prática da mensuração

É de suma importância explicar aos colaboradores como a coleta dos dados acontecerá e qual será seu uso. Além disso, coloque-se à disposição deles para que tirem dúvidas e tenham certeza de que a organização não pode se abster desses dados.

Uma vez que a fase de educação se finaliza, a prática se inicia. Ao ver como a análise dos resultados afeta positivamente o desempenho e produtividade, todos irão se sentir mais aptos e motivados com a ideia de agregar a prática de análise de resultados ao cotidiano.

Não altere OKRs no meio do processo

Mantenha o foco e, se preciso, passe por cima do planejamento mas não altere os OKRs. Use a falha para aprender onde e como ajustar a problemática, para assegurar um melhor resultado na próxima avaliação. 

Nenhuma equipe obtém sucesso nos OKRs de primeira. Você está buscando alcançar 1 ou 2 dos 3 KRs do seu objetivo. Além disso, mudá-los dilui o foco e manter as equipes concentradas é o ponto chave do OKR.

Fundamente os processos e feedbacks em dados

A melhor forma de motivar é mostrar, na prática, como a constante avaliação de resultados contribui para transformar os processos. Por isso, use as informações coletadas para gerar feedbacks e orientar cada colaborador da melhor forma possível. 

Há, claro, a percepção de que avaliar resultados é apenas uma forma de aumentar a cobrança sobre os colaboradores. Portanto, use os dados e mostre para eles que seu impacto no resultado final é positivamente justificado, e que isso os auxilia a desempenhar seu trabalho mais assertivamente e com menor estresse.

Essa difusão da prática de mensuração consegue criar na empresa uma verdadeira cultura de monitoramento de resultados, facilitando a implementação dos OKRs e sua integração à cultura organizacional.

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