Notion é uma das ferramentas de produtividade que mais cresce na história dos aplicativos para planejamento. Para quem não sabe: e-mails, mecanismos de buscas e diversos documentos de trabalho transbordam na tela dos celulares. Eles se encobrem e se suprimem, fazendo com que não se consiga mais ordenar tudo, mesmo com o melhor dos aparelhos. Essa bagunça de apps dificulta a organização, além de ser uma coisa, acima de tudo: tediosa.
Se sua maneira de trabalhar precisa de eficiência e você está perdendo a paciência com tanta desorganização, é aqui que entra esse app. A ferramenta de trabalho se apresenta como uma solução com a qual é possível chegar à raiz desse problema e bani-lo de sua rotina.
O que é o Notion?
O Notion é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas on-line utilizada para se organizar em um só lugar. Ele ajuda a simplificar o uso de diferentes ferramentas normalmente usadas pelas empresas para colaboração online.
Em suma, permite-lhe revolucionar a sua organização profissional reunindo numa única interface todas as funcionalidades necessárias para a criação e manipulação de dados. Algumas pessoas o comparam ao Evernote, mas essa comparação é injusta.
Como funciona o Notion?
A implementação de muitas plataformas colaborativas, como o Notion, tornou o trabalho mais fácil e amigável nas equipes. Seja você um autônomo ou uma empresa, esse aplicativo será muito útil. Seu objetivo é criar e arquivar notas, para facilitar a rotina de empresas.
Em suma, a ideia da ferramenta organizacional é que não precisa abrir caminho através de uma selva de pastas digitais para encontrar o documento que está procurando. Em todos os momentos, o seu computador deve permanecer limpo e gerenciável. Não é à toa que a plataforma se autodenomina "tudo em apenas um local de trabalho".
Isso significa que todos os dados e documentos importantes são encontrados na mesma plataforma. Quer dizer que os processos de trabalho e a troca de informações acontecem de maneira rápida e sem dificuldades.
Para conhecer melhor de gestão de projetos e como incorporar o Notion de uma maneira eficiente nos processos da sua empresa, venha conhecer o nosso curso Black Belt, ele irá te ensinar como otimizar estes processo e reduzir o tempo deste processo.
Para que serve o Notion?
Um caderno feito de páginas e bancos de dados
No nível macro, o app permite organizar o conteúdo de três maneiras:
- Notas e documentos, em forma de texto, áudio, vídeo, slides, links e praticamente tudo que encontrar online;
- Projetos e tarefas, desde uma simples lista de tarefas até um sistema de gerenciamento de tarefas mais amplo;
- Wiki, ou seja, um catálogo de conteúdo que possibilita ser catalogado, agrupado e eventualmente compartilhado. O app é organizado em espaços de trabalho, ou seja, agendas/diários. O uso mais comum do app é para ter duas agendas: uma de trabalho, compartilhada com outras pessoas da sua equipe; e uma pessoal, privada.
No aplicativo, o elemento principal é a página, tal como num caderno. Ou seja, consegue conter qualquer coisa: texto, áudio, vídeo, um bloco de notas, um simples pensamento, uma tabela, um quadro kanban, uma coleção de fotos, uma lista, um calendário e uma linha do tempo. Claro, tudo digitalmente.
Existe a possibilidade incorporar conteúdo do Google Drive, Twitter, Dropbox e vários outros aplicativos digitais. Ao contrário de uma agenda normal, os itens são vistos de várias maneiras, embora basicamente permaneçam como sendo coleções de páginas organizadas em bancos de dados onde cada página possui todos os rótulos que desejamos.
Cada página por sua vez pode ser compartilhada com quem quiser, tanto em termos de colaboração (até 5 pessoas no plano gratuito) quanto em termos de publicação na web.
Wiki
O que as pessoas adoram no app é que existe o recurso wiki que ajuda na criação e compartilhamento do banco de dados de maneira intuitiva.
Por meio da função, o usuário consegue inserir o tipo de conteúdo que deseja com apenas um clique. Além disso, em um só lugar, você poderá salvar endereços de e-mail, números de telefone, objetivos de empresa e muito mais.
Desde os primeiros passos no site, você perceberá rapidamente que tem como manipular mais de 30 tipos de conteúdo, tais como: vídeos, códigos, iFrame, listas, imagens, arquivos PDF, etc. Cada atualização executada no site é feita em tempo real.
Gerenciamento de projetos e tarefas
O Notion é um aplicativo de anotações produtivo que permite que uma equipe rastreie, planeje e conclua tarefas em um só lugar. Além disso, facilita ter controle sobre os diversos projetos, notas, bases de dados e conhecimentos da empresa. O que poderia ser melhor do que um aplicativo com o qual, com apenas alguns cliques, consegue criar tarefas e atribuí-las a toda uma equipe?
Não importa qual o estilo de projetos que precise controlar, será muito fácil com esse app. Todos os membros convidados nos diferentes canais terão instantaneamente uma visão geral das tarefas ou projetos adicionados, e ainda, independentemente do fuso horário em que estejam, eles poderão comentar as postagens em seu espaço de trabalho e em tempo real.
Anotações e Documentos
A funcionalidade da ferramenta permite que os usuários incorporem qualquer tipo de conteúdo, assim como a opção Wiki (vídeos, imagens, favoritos ou incorporações). O uso dessa função também é semelhante ao do Wiki, que se baseia em um simples gesto de arrastar e soltar.
Aqui também tem a opção de manter suas anotações e documentos privados ou compartilhá-los com seus colegas de equipe. Este último poderá, se necessário, comentar o andamento de seus vários projetos.
Modelos
O app vem com vários modelos pré-fabricados, que os usuários podem utilizar para criar rapidamente novas páginas ou bancos de dados. Esses modelos incluem modelos para gerenciamento de projetos, planejamento de viagens, organização pessoal e muito mais.
Colaboração em tempo real
O aplicativo permite que vários usuários colaborem em tempo real em um mesmo documento. Isso significa que várias pessoas podem trabalhar em um projeto ou tarefa simultaneamente, o que torna a colaboração mais eficiente e produtiva.
Integrações
Existe a opção de se integrar a muitas outras ferramentas, como Slack, Trello, Google Drive e dentre outras. Isso significa que os usuários podem trabalhar em várias ferramentas ao mesmo tempo e ainda manter todas as informações organizadas no mesmo app.
Gerenciamento de tarefas
Os usuários podem criar listas de tarefas, atribuir tarefas a si mesmos ou a outros membros da equipe, definir prazos e muito mais. Também permite que os usuários visualizem tarefas em um calendário, o que pode ajudar a manter o controle do que precisa ser feito em um determinado dia ou semana.
Anotações de reunião
Os usuários podem criar páginas de reunião, adicionar notas e pontos de ação, bem como atribuir tarefas a si mesmos ou a outros membros da equipe. As anotações de reunião podem ser compartilhadas com todos os participantes da reunião, o que torna mais fácil manter todos na mesma página.
Por que usar o Notion?
A principal vantagem do aplicativo reside essencialmente na sua capacidade de encontrar qualquer tipo de informação armazenada no seu espaço pessoal em poucos segundos. O usuário saberá exatamente onde está, graças à visualização em árvore (interface gráfica) no lado esquerdo do seu aplicativo. A experiência oferecida é personalizada para fornecer os dados certos no momento certo.
Essa ferramenta ajuda a aliviar sua carga mental. Não será mais necessário se lembrar de tudo! Uma vez implementado o Notion, todos navegam sem dificuldade.
Para o seu negócio paralelo, a plataforma oferece uma interface de gerenciamento elegante e intuitiva. É possível priorizar os projetos dos bancos de dados para facilitar ainda mais as tarefas.
Como usar o Notion?
Depois de criar uma conta no app, será direcionado ao seu espaço pessoal. De início, criará a sua primeira página, que será o seu painel. A partir daí, já consegue usar os blocos Notions para adicionar diferentes elementos:
- Um banco de dados com diferentes visualizações (calendário, Kanban, lista);
- Texto (título, parágrafo, lista de marcadores e muito mais);
- Imagens, vídeos, documentos PDF...
O Notion é tudo o que esperaria de um aplicativo clássico de anotações e muito mais. O aplicativo contém todas as funções usuais de processamento de texto. Ou seja, é uma opção editar texto, adicionar títulos (H1, H2, H3), criar marcadores, tabelas ou até mesmo inserir imagens.
Em suas notas, há inúmeras possibilidades a serem incorporadas. Tais como:
- Listas de tarefas;
- Sumários;
- Seções ocultas;
- Datas de lembrete.
Fica a critério integrar o Google Doc, mapas do Google ou até Github em uma nota. E se caso quiser mudar o layout dos blocos, é possível graças à função que permite mover cada elemento livremente em uma página.
O mais extraordinário de tudo isso é que, a qualquer momento, temos a oportunidade de tornar pública a nossa nota.
O Notion é seguro para armazenar minhas informações?
Sim, este é um software seguro para armazenar informações. Ele utiliza criptografia SSL/TLS padrão do setor para proteger as informações durante a transmissão, e criptografia AES de 256 bits para proteger as informações em repouso. Além disso, o Notion cumpre as práticas de segurança padrão do setor e é compatível com as leis de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (RGPD) e o California Consumer Privacy Act (CCPA).
O Notion também oferece várias opções de privacidade e segurança para garantir que seus dados estejam protegidos. Você pode definir permissões de acesso para controlar quem pode ver e editar as informações que você compartilha.
Como posso usar o Notion para aumentar minha produtividade?
Base de conhecimento
Use o app para criar uma base de conhecimento pessoal ou da equipe. Crie páginas com informações importantes, como manuais, políticas, procedimentos e outras informações relevantes para sua equipe. Use a funcionalidade de pesquisa para encontrar rapidamente as informações que você precisa.
Anotações de reunião
Existe como criar anotações de reunião e atribuir tarefas a si mesmo ou a outros membros da equipe. Compartilhe as anotações da reunião com todos os participantes da reunião para manter todos na mesma página.
Personalização
Personalize-o de acordo com suas necessidades. Crie seus próprios modelos, crie tags personalizadas e personalize a aparência das páginas e bancos de dados para que eles atendam às suas necessidades específicas.
Automatização
Use o Notion para automatizar tarefas repetitivas, como criar entradas de banco de dados ou gerar relatórios. A ferramenta oferece integrações com outras ferramentas, como Zapier, para que você possa automatizar tarefas ainda mais avançadas.
Como posso aprender a usar o Notion? Existe algum tutorial disponível?
Centro de ajuda
O centro de ajuda do Notion é uma ótima fonte de informações e tutoriais sobre como usá-lo. Ele inclui guias passo a passo, perguntas frequentes e tutoriais em vídeo sobre como usar os seus recursos.
Comunidade do Notion
A comunidade do Notion é um ótimo recurso para aprender com outros usuários. É possível encontrar dicas e truques, exemplos de uso e orientação para atender às necessidades específicas.
Canal no YouTube
O canal do Notion no YouTube inclui tutoriais em vídeo, dicas e truques para gerenciar projetos, tarefas e informações. Há também vídeos sobre como criar modelos e personalizar o app de acordo com suas necessidades.
Experimentar e explorar
O Notion é uma ferramenta muito intuitiva e fácil de usar. Experimente criar suas próprias páginas e bancos de dados, adicione e organize os blocos e explore os recursos disponíveis. O aprendizado prático é uma ótima maneira de aprender rapidamente.
