O que é ciclo de planejamento para projetos de médio porte?
O Ciclo de Planejamento reúne todos os aspectos do planejamento em um processo coerente e unificado. Ao planejar dentro dessa estrutura, você ajudará a garantir que seus planos sejam totalmente considerados, bem focados, resilientes, práticos e econômicos. Você também garantirá que aprenda com qualquer erro que você cometer e o alimente novamente no planejamento futuro e na tomada de decisões.
O planejamento usando esse ciclo ajudará você a planejar e gerenciar projetos em andamento até um certo nível de complexidade - isso dependerá da circunstância. Para projetos que envolvem muitas pessoas durante um longo período de tempo, são necessárias metodologias e abordagens mais formais.
Como usar a ferramenta
É melhor pensar no planejamento como um ciclo, não como um processo direto.
Depois de ter elaborado um plano, você deve avaliar se é provável que tenha sucesso. Essa avaliação pode ser baseada em custo ou número, ou pode usar outras ferramentas analíticas. Esta análise pode mostrar que o seu plano pode causar consequências indesejadas, pode custar muito caro ou simplesmente não funcionar.
As etapas deste processo de planejamento são explicadas abaixo:
Etapa 1. Análise de Oportunidades
A primeira coisa a fazer é identificar o que precisa ser feito. Você vai cristalizar isso em um objetivo formal no próximo estágio do processo. Uma abordagem para isso é examinar sua posição atual e decidir como você pode melhorá-la. Existem várias técnicas que ajudarão você a fazer isso:
Análise SWOT - É uma análise formal de seus pontos fortes e fracos e das oportunidades e ameaças que você enfrenta.
Análise de risco - Ajuda você a identificar riscos, fraquezas em sua organização ou operação, e identificar os riscos aos quais está exposto. A partir disso, você pode planejar neutralizar alguns riscos.
Compreensão das pressões por mudança - Outras pessoas podem estar pressionando você para mudar a maneira como você faz as coisas. Seu ambiente pode estar mudando e você pode precisar antecipar ou responder a isso. As pressões podem surgir de mudanças na economia, nova legislação, concorrência, mudanças nas atitudes das pessoas, novas tecnologias ou mudanças no governo.
Etapa 2. Identificando o Objetivo do Seu Plano
Depois de concluir uma análise realista das oportunidades de mudança, o próximo passo é decidir com precisão qual é o objetivo do seu plano. Decidir e definir um objetivo aguça o foco do seu plano e ajuda você a evitar o desperdício de esforços em questões paralelas irrelevantes.
O objetivo é melhor expresso em uma única frase simples. Isso garante que esteja claro e nítido em sua mente.
Se você está tendo dificuldade em formular o objetivo do seu plano, pergunte-se:
- O que eu quero que o futuro seja?
- Quais os benefícios que eu quero dar aos meus clientes?
- Quais retornos eu procuro?
- Quais são os padrões que eu estou visando?
- Em quais valores eu e minha organização acreditamos?
Você pode apresentar este objetivo como uma "Declaração de Visão" ou "Declaração de Missão". As declarações de visão expressam o benefício que uma organização fornecerá aos seus clientes. E as declarações de missão expressam concretamente a declaração da Visão, explicando como ela deve ser alcançada.
Etapa 3. Opções de Exploração
Nesta fase, você deve saber onde está e o que quer fazer. A próxima coisa a fazer é descobrir como fazê-lo.
Nesse estágio, é melhor gastar um pouco de tempo gerando tantas opções quanto possível, mesmo que seja tentador apenas captar a primeira ideia que lhe vem à mente. Tomando um pouco de tempo para gerar tantas idéias quanto possível, você pode encontrar soluções menos óbvias, mas melhores. Da mesma forma, você pode melhorar suas melhores ideias com partes de outras ideias.
Etapa 4. Selecionando a melhor opção
Depois de ter explorado as opções disponíveis para você, é hora de decidir qual delas usar. Se você tiver tempo e recursos disponíveis, poderá decidir avaliar todas as opções, realizando planejamento detalhado, cálculo de custos, avaliação de riscos, etc. para cada uma delas. Normalmente você não terá esse luxo.
Duas ferramentas úteis para selecionar a melhor opção são Análise de Matriz de Decisão e Árvores de Decisão. A Análise da Matriz de Decisão ajuda você a decidir entre as diferentes opções em que precisa considerar vários fatores diferentes. As árvores de decisão ajudam você a pensar nos resultados prováveis de seguir diferentes cursos de ação.
Etapa 5. Planejamento Detalhado
No momento em que você começar o planejamento detalhado, você deve ter uma boa visão de onde você está, do que deseja alcançar e do leque de opções disponíveis para você. Você pode ter selecionado uma das opções como a mais provável para produzir os melhores resultados.
Planejamento detalhado é o processo de elaborar a maneira mais eficiente e eficaz de atingir o objetivo que você definiu. É o processo de determinar quem fará o quê, quando, onde, como e por que e a que custo.
Ao elaborar o plano, técnicas como o uso de Gráficos de Gantt e Análise do Caminho Crítico podem ser imensamente úteis no desenvolvimento de prioridades, prazos e alocação de recursos.
Enquanto você está se concentrando nas ações que precisam ser realizadas, assegure-se de também pensar nos mecanismos de controle necessários para monitorar o desempenho. Isso incluirá as atividades como relatórios, garantia de qualidade, controle de custos, etc., necessárias para detectar e corrigir quaisquer desvios do plano.
Um bom plano irá:
- Declarar a situação atual.
- Ter um objetivo claro.
- Usar os recursos disponíveis.
- Detalhar as tarefas a serem executadas, de quem são as responsabilidades e suas prioridades e prazos.
- Possuir mecanismos de controle de detalhes que o alertarão para dificuldades em alcançar o plano.
- Identificar riscos e planejar contingências. Isso permite que você faça uma resposta rápida e eficaz a crises, talvez em um momento em que você está em baixa ou confuso após um revés.
- Considerar os arranjos de transição - como você vai manter as coisas funcionando enquanto você implementa o plano?
Etapa 6. Avaliação do Plano e seu impacto
Depois de calcular os detalhes do seu plano, a próxima etapa é analisá-lo para decidir se vale a pena implementá-lo. Aqui você deve ser objetivo - por mais que tenha trabalhado para chegar a esse estágio, o plano ainda pode não valer a pena ser implementado.
Isso é frustrante após o árduo trabalho de planejamento detalhado. No entanto, é muito melhor descobrir isso agora do que quando você investiu tempo, recursos e posição pessoal no sucesso do plano. A avaliação do plano agora lhe dá a oportunidade de investigar outras opções que possam ter mais sucesso ou de aceitar que nenhum plano é necessário ou deve ser realizado.
Dependendo das circunstâncias, as seguintes técnicas podem ser úteis na avaliação de um plano:
Prós e contras quantitativos - É uma técnica boa e simples para "pesar os prós e contras" de uma decisão. Envolve listar os pontos positivos no plano em uma coluna e os pontos negativos em uma segunda coluna. Cada ponto pode receber uma pontuação positiva ou negativa.
Análise de custo-benefício - Isso é útil para confirmar que o plano faz sentido financeiro. Isso envolve somar todos os custos envolvidos com o plano e compará-los com os benefícios esperados.
Análise de campo de força - Semelhante ao PMI, o Force Field Analysis ajuda você a obter uma boa visão geral de todas as forças a favor e contra seu plano. Isso permite que você veja onde você pode fazer ajustes que farão com que o plano tenha mais chances de sucesso.
Previsão de Fluxo de Caixa - Quando uma decisão tem implicações principalmente financeiras, como no planejamento comercial e de marketing, a preparação de uma previsão de fluxo de caixa pode ser extremamente útil. Ele permite avaliar o efeito do tempo nos custos e na receita. Também ajuda a avaliar o tamanho dos maiores fluxos de caixa negativos e positivos associados a um plano.
"6 chapéus de pensamento" - É uma técnica muito boa para se ter uma visão completa do seu plano e suas implicações. Ele fornece um contexto dentro do qual você pode examinar um plano racional, emocional, otimista, pessimista e criativamente.
Etapa 7. Implementando Mudança
Depois de concluir seu plano e decidir que funcionará satisfatoriamente, é hora de implementá-lo. Seu plano irá explicar como e também deve detalhar os controles que você usará para monitorar a execução do plano.
Etapa 8. Fechando o Plano
Depois de ter alcançado um plano, você pode fechar o projeto. Neste ponto, muitas vezes vale a pena realizar uma avaliação do projeto para ver se há alguma lição que você possa aprender. Isso deve incluir uma avaliação do planejamento do seu projeto para ver se isso pode ser melhorado.
