Gerenciamento de processos: por que é essencial?

gerenciamento de processos
06 de setembro de 2019
Última modificação: 06 de setembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Gerenciamento de processos: por que é essencial?

Toda empresa e toda organização são governadas e mantidas em execução por vários tipos de processos. As empresas de sucesso veem seus processos mudarem e evoluírem ao longo do tempo – dada a maneira como os mercados mudam o tempo todo e como os clientes e consumidores crescem e desenvolvem gostos e demandas diferentes. É aqui que entra o gerenciamento de processos. O gerenciamento de processos é essencial para que as empresas continuem acompanhando o ritmo em constante mudança de seus respectivos ambientes operacionais. O gerenciamento de processos pode criar ou quebrar uma empresa – pode significar melhor relação custo-benefício, maiores lucros, mais eficiência e mais produtividade.

O que é gerenciamento de processos?

Segundo o Gartner, o gerenciamento de processos de negócios é “uma disciplina que melhora o desempenho da empresa, impulsionando a excelência operacional e a agilidade dos negócios”. Para usar uma analogia, pense em um negócio como um carro ou computador. O gerenciamento de processos seria o sistema usado para fazer com que as peças da máquina funcionem em sincronia umas com as outras. Tudo pode falhar e desmoronar sem o gerenciamento de processos. É tão essencial para as operações de negócios que ter um gerenciamento de processo ruim mas definido é anos-luz mais preferível do que não ter gerenciamento de processos.

O gerenciamento de processos é essencial para a melhoria dos processos de negócios, o que significa a melhoria da ordem, percepção e eficiência de uma organização nos vários fluxos de trabalho que existem nela. O gerenciamento de processos cria ordem e torna o gerenciamento de fluxo de trabalho mais eficiente e eficaz. O objetivo do gerenciamento de processos é que as empresas e organizações tenham não apenas uma sólida compreensão dos vários fluxos de trabalho em si, mas também sejam capazes de ajustá-los e alterá-los sempre que as circunstâncias o exigirem. Como resultado, a empresa pode fornecer produtos e serviços de forma organizada, além de atender à maioria ou à todas as demandas dos clientes, mantendo-se relevante em um mercado em constante mudança.

Gerenciamento de processos – início

O gerenciamento de processos é uma preocupação particular dos membros da suíte, como o diretor de informações, dada a importância da TI e da tecnologia nos negócios, bem como de suas contribuições para a eficiência das operações em geral. O gerenciamento de processos também é um conceito relativamente novo, especialmente à luz de práticas mais tradicionais. Os CIOs devem garantir que enfatizem a vantagem de criar uma iniciativa de gerenciamento de processos de negócios ao tentar envolver todas as partes interessadas. É importante promover um ambiente em que as mentalidades das pessoas sejam mais propensas a mudanças – assim como as constantes mudanças que um protocolo de gerenciamento de processos de negócios provavelmente terá.

Uma iniciativa de gerenciamento de processos de negócios também deve ser vista da perspectiva do consumidor. Como os consumidores hoje têm muito mais poder e influência do que há apenas alguns anos atrás, muitas empresas falham em apreciar completamente como o cliente mais capacitado e exigente pode afetar os mercados. No entanto, o gerenciamento de processos de negócios incorpora tendências e necessidades dos clientes (portanto, a “constante mudança” mencionada anteriormente) e os torna parte da estratégia no futuro. Também é bom para o cliente – e clientes satisfeitos e satisfeitos significam mais negócios, mais lucro e mais sucesso.

O gerenciamento de processos, em vez de ser uma coisa única, é mais uma iniciativa contínua. Ele serve como um tipo de modelo para ajudar em questões como eficiência, além de tornar a organização mais sensível às tendências futuras e às novas demandas dos clientes. Como escreve Dr. Mathias Kirchmer, “a inovação sistemática e bem gerenciada se tornou uma área de foco principal para organizações de alto desempenho.” Kirchmer, que é um líder de pensamento, educador da Universidade da Pensilvânia e especialista em sistemas de informação, enfatiza que o gerenciamento de processos é um importante catalisador para que tudo isso se torne possível.

Por sua vez, isso permite que a empresa responda mais rapidamente às mudanças no mercado, desenvolva uma estratégia e implemente as mudanças necessárias de maneira mais transparente. Além disso, embora a automação seja um componente essencial do gerenciamento de processos em muitos setores, o gerenciamento de processos pode existir fora e/ou sem automação, e também inclui várias tecnologias. É uma abordagem holística e uma maneira sistemática de maximizar os recursos e capacidades da empresa e atender às expectativas internas e dos clientes.

Quais os benefícios do gerenciamento de processos?

Em poucas palavras, o gerenciamento de processos fornece às empresas e organizações os meios para aprimorar seu processo, mantendo (ou até melhorando) a qualidade e, ao mesmo tempo, mantendo o desperdício e as despesas no mínimo. Os benefícios do gerenciamento de processos podem ser sentidos e são aplicáveis ​​em todos os aspectos – portanto, independentemente de uma empresa ser jovem e um participante promissor ou um veterano estabelecido de um setor, o gerenciamento de processos sempre traz algo significativo para a mesa.

Torna as coisas mais eficientes

Não podemos enfatizar o suficiente: o gerenciamento de processos é um boom para a eficiência. Muitos processos desprovidos de gerenciamento adequado de processos de negócios sofrem com desperdícios e despesas desnecessárias devido a redundâncias, protocolos de comunicação interna deficientes e incapacidade de supervisionar e monitorar como as coisas progridem em geral. O gerenciamento de processos desempenha um papel importante na melhoria da colaboração e nos fluxos de trabalho internos/interdepartamentais, tornando-o um componente crítico para aumentar a eficiência operacional.

Permite que os tomadores de decisão analisem essas coisas e desenvolvam medidas para eliminar eficiências, aumentar a produtividade e, finalmente, aumentar os resultados.

Cria uma organização ágil

Com os clientes tendo acesso a mais informações e forças de mercado em constante mudança, o negócio de sucesso é aquele que é ágil e se adapta a essas mudanças de maneira mais rápida e eficaz. Isso é fundamental para permanecer nos radares dos clientes e manter a marca relevante. À medida que surgem novas oportunidades de rentabilidade, eficiência e outras vantagens possíveis devido a vários fatores, a organização também precisará implementar as alterações necessárias para capitalizar essas oportunidades. O gerenciamento de processos torna isso possível com a implementação dos protocolos corretos para ajudar a tornar a transição para novos processos mais suave e eficaz.

Torna os processos eficazes

Com eficiência e agilidade, vem a eficácia. O gerenciamento de processos não apenas permite operações normais mais eficientes e ágeis, como também oferece às empresas a capacidade de responder melhor a situações mais complexas e únicas (que também fornecem frequentemente novas oportunidades de crescimento e desenvolvimento). Os tomadores de decisão ficam mais informados e, assim, tomam melhores decisões para a organização, enquanto executam iniciativas de maneira muito mais eficaz. Uma organização mais eficaz, em última análise, significa oferecer melhores produtos e serviços, bem como uma experiência do cliente, tornando-o um benefício para todas as partes envolvidas.

Como criar suas iniciativas de gerenciamento de processos?

De acordo com um artigo da Business Improvement Architects, o gerenciamento de processos envolve 7 etapas: avaliação, identificação das partes interessadas, análise do processo atual, medição e análise desse processo atual, identificação de pontos de melhoria, análise das causas de ineficiências e outros desafios e, finalmente, o desenvolvimento do plano de ação para responder ao que foi descoberto. Mas também é importante ver como criar a iniciativa de gerenciamento de processos.

Desenvolva uma estratégia

Crie um esboço da iniciativa, com a qual as partes interessadas possam se relacionar e entender. Observe as metas de negócios e case-as com as de sua iniciativa. Também é importante ir até o ponto de vista das possíveis despesas (e retorno do investimento) que essa iniciativa acarreta. Observe a estratégia da empresa como um todo e veja como você pode reconciliar os elementos da iniciativa de gerenciamento de processos com essa estratégia.

Envolva as partes interessadas e estabeleça uma cadeia de comando

Qualquer iniciativa está fadada ao fracasso se nem todas as partes interessadas estiverem de acordo com as mudanças que serão feitas. É importante envolvê-los e estabelecer relacionamento para torná-los parte do processo – pois muitos deles provavelmente terão ideias significativas e importantes para contribuir. Isso também é essencial para criar uma mudança na mentalidade de todos os membros da organização, o que, por sua vez, ajudará a tornar a mudança mais suave e uniforme.

Igualmente importante é olhar para essas partes interessadas e identificar as pessoas certas para tomar decisões em relação à iniciativa de gerenciamento de processos em todos os níveis da organização. Isso também ajudará a ter uma noção melhor de como a iniciativa está se saindo e a implementar mudanças e melhorias sempre que necessário.

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