O conceito de Gemba é um dos pilares fundamentais para empresas que buscam eficiência e melhoria contínua em suas operações. Origina-se do Japão e tem como principal objetivo observar e entender o local onde o valor é realmente criado: o ambiente de trabalho. Em vez de confiar apenas em relatórios ou dados distantes, o Gemba promove uma abordagem prática e direta, permitindo que gestores e equipes identifiquem desperdícios, gargalos e oportunidades de melhoria.
Neste artigo, vamos explorar como o Gemba pode ser aplicado no dia a dia, como ele se relaciona com metodologias como o Kaizen e o Lean, e como ele pode impactar diretamente a produtividade e a eficiência em qualquer organização.
O que é Gemba?
Numa tradução literal, Gemba significa “lugar atual”. Gemba pode referir-se ao local atual onde os produtos são produzidos, por exemplo, o chão de fábrica. De maneira similar, num ambiente de serviços, o Gemba pode referir-se ao local onde o serviço é criado e prestado – por exemplo, um restaurante, cinema ou site.
Como abordar o Gemba?
Para melhoria, a abordagem do Gemba, nos lembra o quanto é importante visitar o local de trabalho, para entender como um processo funciona realmente. Em outras palavras, é somente gastando tempo olhando como o processo funciona realmente que você estará apto a observar coisas como:
- Como o processo opera normalmente;
- Como o processo opera quando as coisas dão errado;
- Que tipos de problema ocorrem;
- Como os problemas são resolvidos;
- Como o processo é gerenciado ou controlado;
- As diferenças entre os procedimentos operacionais descritos e os realizados.
A saída do Gemba, uma melhora da visão geral do processo, compreende:
- O que está escrito no procedimento (intenções);
- O que pensamos estar sendo feito (percepção das pessoas);
- O que realmente está acontecendo (realidade).
Quais os Principais Passos para Explorar o Gemba?
- Passo 1 – Crie uma equipe multifuncional: tenha certeza de pessoas novas na área/processos sejam incluídas no time, pois elas enxergam sem nenhum viés.
- Passo 2 – Vá e veja: a equipe deve visitar o local atual (o Gemba) onde as atividades acontecem (ou os problemas ocorrem).
- Passo 3 – Observe e toque: a ideia é começar por meio da observação e toque. Idealmente, a equipe deve gastar no mínimo 10 a 15 minutos em silêncio observando a atividade antes de começar a discussão e a arguição dos operadores do processo.
- Passo 4 – Faça questões abertas: a equipe provavelmente terá muitas perguntas nesse ponto, mas é importante mantê-las abertas. Questões que começam por meio do que, onde, quem e quanto, podem ajudá-los a trazer informações por meio de suas respostas sobre o que acontece de verdade.
- Passo 5 – Evite questões direcionadas: perguntas que começam com por que ou como, podem levar a respostas enviesadas, que refletem apenas um ângulo de enxergar a situação. Tente deixar esse tipo de pergunta por último.
Como aplicar o Gemba na experiência do cliente
O conceito de Gemba pode ser utilizado também no ambiente do cliente. Para compreender, de fato, como os produtos ou serviços são utilizados, é importante ir até o local onde essa interação acontece.
A aplicação do Gemba no cliente permite observar comportamentos, identificar dificuldades e entender quais são os pontos que geram dúvidas ou insatisfação. Esse olhar direto para o ambiente do consumidor fornece informações valiosas que dificilmente seriam captadas em pesquisas ou relatórios internos.
Cada visita ao Gemba do cliente possibilita a coleta de dados relevantes, que ajudam na melhoria contínua dos serviços oferecidos. Ao entender as necessidades reais dos usuários e os desafios enfrentados no dia a dia, é possível realizar ajustes que tornam os processos mais simples, eficientes e alinhados à expectativa de quem utiliza o produto ou serviço.
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Dicas para arrasar no Gemba
No Gemba, a chave para a melhoria contínua está na observação e ação eficiente. Confira as principais diretrizes:
1. Organize e otimize o espaço
Mantenha o local de trabalho limpo e eficiente, garantindo que os recursos essenciais estejam sempre disponíveis e em uso.
2. Elimine desperdícios e interrupções
Identifique e elimine desperdícios, evite esperas e minimize interrupções no processo.
3. Estude e padronize processos
Compreenda bem os fluxos de trabalho e padronize tarefas recorrentes para garantir consistência e eficiência.
4. Aumente a produtividade e reduza custos
Aplique mudanças que aumentem a produtividade sem comprometer a qualidade, buscando sempre otimizar recursos.
5. Melhore a comunicação e o treinamento
Invista em uma comunicação eficiente e no treinamento contínuo da equipe para fortalecer a colaboração e as habilidades.
6. Aplique o PDSA para melhorias contínuas
Desenvolva hábitos e reflexos para garantir um ciclo constante de melhorias.
7. Cuide do bem-estar e ambiente de trabalho
Valorize as necessidades dos colaboradores e crie um ambiente de trabalho motivador e agradável.
O que é Gemba na logística?
Na logística, Gemba refere-se ao local onde os processos de produção, armazenagem e distribuição de produtos ou serviços ocorrem.
O conceito de Gemba na logística é importante porque é o lugar onde os problemas ocorrem e onde as soluções devem ser encontradas. É o lugar onde os funcionários estão em contato direto com as operações diárias e onde as melhorias podem ser feitas.
Ao entender a importância do Gemba na logística, as empresas podem adotar uma abordagem de melhoria contínua, buscando identificar e solucionar problemas de maneira eficaz. Os gestores podem visitar o Gemba para entender melhor as operações diárias, coletar informações e feedback dos funcionários e implementar melhorias em tempo real.
Além disso, o Gemba é um lugar importante para a implementação de metodologias de gestão de processos, como o Kaizen e o Lean Six Sigma, que buscam melhorar continuamente a qualidade, eficiência e produtividade dos processos logísticos. Ao aplicar essas metodologias no Gemba, as empresas podem otimizar seus processos e melhorar a satisfação do cliente.
Por que o Gemba é tão importante?
O Gemba é fundamental porque permite que as melhorias sejam baseadas na observação direta do local de trabalho. Essa abordagem oferece insights valiosos que não seriam perceptíveis por meio de análises ou relatórios distantes da realidade do processo. Ao estar no Gemba, é possível identificar problemas e desperdícios de maneira mais eficaz.
Além disso, o Gemba contribui para uma tomada de decisões mais informadas. Observar o processo em seu ambiente real permite decisões mais precisas, fundamentadas em dados concretos. Essa prática facilita a identificação de oportunidades de melhoria, permitindo ajustes contínuos nos processos.
O Gemba também engaja a equipe. Quando os líderes se envolvem diretamente no local de trabalho, isso reforça o compromisso com a melhoria. A presença no Gemba fortalece a colaboração, fazendo com que todos se sintam parte ativa na solução de problemas e na busca por eficiência.
Essa abordagem traz foco na qualidade e na eficiência dos processos. Com o Gemba, é possível tornar os processos mais robustos, aumentando a produtividade sem comprometer a qualidade. O resultado é um ambiente de trabalho mais eficiente e preparado para a melhoria contínua.
Como o Gemba influencia no Kaizen?
O Kaizen, termo japonês que significa "melhoria contínua", é uma filosofia empresarial que envolve todos, desde gerentes até trabalhadores. Em sua essência, o Kaizen busca pequenas e incrementais melhorias no dia a dia, mas que, ao longo do tempo, geram resultados significativos. Ao contrário das grandes inovações, que ganham destaque no ocidente, o Kaizen é sutil, constante e igualmente poderoso.
Segundo o New Shorter Oxford English Dictionary, o Kaizen visa melhorar práticas de trabalho e a eficiência pessoal, sendo uma verdadeira filosofia de vida. Masaaki Imai, um dos maiores estudiosos sobre o tema, reforça que o Kaizen deve envolver todos no processo de melhoria. Em outras palavras, trata-se de um estilo de vida contínuo, aplicável tanto ao profissional quanto ao doméstico, com impacto positivo a longo prazo.
A Confederação da Indústria Indiana, conhecida por sua pesquisa e implementação do Kaizen nas indústrias, descreve o conceito como pequenas melhorias contínuas, com um método de melhoria que pode ser Lean, Six Sigma ou outras abordagens. O Kaizen, portanto, tem como objetivo aumentar a produtividade e criar uma cultura organizacional voltada para a melhoria constante.
Embora o Kaizen seja frequentemente associado ao Lean e outras metodologias, ele não é uma metodologia em si, nem um evento de melhoria. No entanto, pode ser aplicado por meio de eventos Kaizen, que são dias dedicados a melhorias específicas. A relação entre Kaizen e Lean, embora existente, não significa que o Kaizen dependa exclusivamente das ferramentas Lean. Ele também pode ser implantado com técnicas do Six Sigma ou outras ferramentas da qualidade, sendo uma prática complementar, mas distinta.
O Gemba é um componente crucial no processo de Kaizen. Ao observar o fluxo de processos diretamente no local de trabalho, é possível entender como o processo realmente funciona e identificar problemas e obstáculos que surgem. Essa observação no Gemba revela as discrepâncias entre o que está planejado e o que ocorre na prática. A caminhada no Gemba, onde gerentes e líderes interagem diretamente com as equipes, é essencial para identificar desperdícios e oportunidades de melhoria, sempre com respeito às pessoas envolvidas.
Em resumo, o Gemba permite uma aplicação prática e eficaz do Kaizen, pois é no local real de trabalho que os problemas são visíveis e as soluções podem ser implementadas de forma contínua e incremental.
