workflow
Melhoria de Processos

08 de setembro de 2023

Workflow: o que é essa ferramenta e como aplicar

Todos sabemos que no cenário empresarial moderno, a eficiência é a palavra de ordem. Empresas estão constantemente buscando maneiras de otimizar processos, economizar tempo e recursos, e oferecer produtos e serviços de alta qualidade. 

Uma ferramenta fundamental que tem ajudado as organizações a atingir esses objetivos é o Workflow, então continue lendo para aprender mais sobre o que é um Workflow, por que ele é tão importante e como ele está moldando o futuro do trabalho.

O que é Workflow?

Um Workflow, em termos simples, é o jeito que uma empresa organiza e gerencia o seu trabalho. Ele envolve a ordem em que as tarefas são feitas, preferencialmente de forma automática e lógica. Em outras palavras, é o método passo a passo mais eficaz para realizar um trabalho.

É importante lembrar que um Workflow não é apenas uma mudança aleatória na ordem das tarefas. Imagine construir um dispositivo eletrônico sem seguir o manual. Se você ignorar o manual, é provável que você monte as peças em uma ordem aleatória, em vez de seguir o passo a passo indicado no documento. Isso pode levar a erros que afetam o funcionamento do dispositivo.

Além disso, mesmo que você consiga montar o dispositivo e ele funcione, é muito mais prático, rápido e seguro seguir as instruções do fabricante. Afinal, o fabricante provavelmente identificou o melhor caminho para montagem.

Entendeu como ter um processo otimizado faz toda a diferença? É por isso que um bom Workflow é tão importante para uma empresa.

Para encontrar o melhor Workflow, é necessário realizar estudos e análises sobre vários fatores, como equipes, rotinas e processos. Isso ajuda a garantir que o trabalho seja feito da maneira mais eficiente possível.

apostila mapeamento de processos

Existe diferença entre processo e Workflow?

Os processos são essencialmente um conjunto de etapas organizadas de forma lógica, divididas em tarefas, que têm uma conexão de causa e efeito. Eles têm um objetivo claro: garantir que um cliente, seja interno ou externo, receba um produto, serviço, decisão ou informação de qualidade.

Quando uma empresa gerencia seus processos de forma eficiente, isso agrega valor ao que é entregue e melhora a percepção do mercado sobre o que ela oferece, em relação aos custos envolvidos na produção.

Se a diferença entre o valor percebido pelo cliente e os custos de produção for significativa, isso resulta em maior lucratividade para a empresa. Portanto, analisar, modelar e aprimorar continuamente os processos é uma estratégia inteligente para impulsionar os lucros.

Aqui é onde o Workflow entra em cena, pois é uma ferramenta que aprimora os processos da organização. Ele se resume em um conjunto de tecnologias e ferramentas que garantem que documentos, informações e atividades fluam de maneira adequada pela empresa. Isso permite que os colaboradores sigam uma sequência definida e executem procedimentos que facilitam o alcance dos objetivos da empresa.

Então como funciona o Workflow?

Para entender como o Workflow funciona na prática, imagine um chef de cozinha trabalhando, como você vê em programas de culinária.

Tudo começa com o "mise en place", o processo de organizar os ingredientes antes de começar a cozinhar.

Ao separar tudo o que será usado com antecedência, o chef garante que a receita siga tranquilamente. Isso torna a preparação mais ágil, reduz as chances de erros e deixa espaço para resolver qualquer problema que possa surgir.

No Workflow, a lógica é semelhante. Os fluxos são planejados com antecedência para tornar os processos mais eficientes e obter melhores resultados.

Além disso, a automação desempenha um papel crucial, assim como os utensílios de cozinha auxiliam os chefs.

É muito mais rápido e prático usar uma batedeira do que fazer tudo à mão, não é mesmo?

Existem diferentes tipos de Workflow, cada um adequado a diferentes situações:

  • Ad Hoc: Este é o tipo mais simples e flexível. Os procedimentos podem ser alterados conforme necessário, mesmo depois de iniciar o fluxo. É ótimo para fluxos de trabalho individuais ou envolvendo grupos menores.
  • Administrativo: Esse é ideal para tarefas administrativas e rotineiras, muitas das quais podem ser automatizadas para tornar o processo mais eficiente.
  • Produtivo: Semelhante ao administrativo, mas para tarefas mais complexas que exigem atenção e cuidado. A automatização pode ser útil, mas não é obrigatória.
  • Colaborativo: Como o nome sugere, esse tipo de Workflow envolve a colaboração de equipes e esforço conjunto para alcançar resultados.
  • Transacional: Esse modelo reúne várias atividades que precisam ser realizadas em conjunto para que o Workflow seja eficaz. Algumas etapas podem ser automatizadas, mas geralmente envolvem intervenção humana.

Quais as vantagens do Workflow para uma empresa?

As empresas costumam ter muitos projetos em andamento ao mesmo tempo. Portanto, é essencial estabelecer medidas para manter essas tarefas organizadas. Caso contrário, a empresa corre o risco de perder o controle dos prazos.

Nesse contexto, o Workflow se destaca como uma estratégia fundamental para garantir que a produção ocorra no tempo certo e da maneira adequada. Quer saber como o Workflow auxilia no gerenciamento dos projetos da empresa? Continue lendo!

Redução de Erros e Retrabalhos

Mesmo com colaboradores eficientes, erros podem ocorrer durante o processo. Portanto, é crucial incorporar momentos de revisão das atividades para identificar possíveis falhas.

Quando uma empresa não utiliza um sistema de Workflow, as etapas do desenvolvimento de cada projeto podem ficar desorganizadas, o que pode levar a surpresas desagradáveis. Muitas vezes, práticas importantes podem passar despercebidas devido à pressa no trabalho.

Publicar conteúdo com erros de layout, ortografia ou outros problemas pode prejudicar a reputação da empresa e a confiança do cliente na equipe. Além disso, isso gera custos adicionais com revisões.

Com o Workflow, as etapas de trabalho são bem estruturadas, e as revisões ocorrem nos momentos certos, evitando erros e resultando em melhores entregas.

Otimização dos Serviços

Sempre há maneiras de melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência dos processos. A automação de tarefas e o monitoramento em tempo real tornam esse processo mais fácil.

O Workflow fornece uma estrutura objetiva de toda a produção, facilitando reuniões para melhorar a qualidade do serviço. Ele também ajuda a prever as consequências de possíveis alterações, garantindo que as etapas de trabalho não sejam prejudicadas.

Com o Workflow, a criação de propostas para aperfeiçoar os procedimentos se torna mais ágil e eficaz, promovendo uma excelente gestão estratégica.

Melhoria na Circulação de Informações

Problemas de comunicação e circulação de informações podem resultar em erros e mal-entendidos que prejudicam a eficiência dos processos.

O Workflow minimiza esses problemas, reunindo informações em uma única plataforma. Isso evita que mensagens importantes se percam em chats, grupos de WhatsApp ou e-mails lotados.

Com o sistema de Workflow, é possível estabelecer uma comunicação organizada e desburocratizada, facilitando o acompanhamento das tarefas e garantindo que a equipe esteja bem informada.

Facilitação da Aprendizagem dos Processos

Aprender como funciona o fluxo de trabalho em uma empresa pode ser desafiador para os novos membros da equipe. Muitas informações precisam ser assimiladas rapidamente, o que pode resultar em erros.

O Workflow torna mais fácil para os novos colaboradores compreenderem os processos, fornecendo informações essenciais para que eles se ajustem aos prazos e procedimentos.

Sistema Mais Eficiente e Resultados de Qualidade

Empresas que adotam o sistema de Workflow conseguem reduzir os custos operacionais e aumentar a eficácia da gestão. Isso resulta em menos erros, maior agilidade nos processos e melhor organização, levando a entregas de alta qualidade.

Monitoramento em Tempo Real

O Workflow oferece a capacidade de monitorar métricas em tempo real, permitindo uma análise diária do desempenho dos serviços. Isso possibilita tomar decisões com base em dados atualizados e otimizar tarefas.

Auxílio na Tomada de Decisões e Precificação de Produtos

Melhorar a comunicação entre a equipe facilita a compreensão dos passos a serem seguidos na empresa, tornando a tomada de decisões mais clara.

Além disso, os processos não dependem tanto de terceiros, pois muitas atividades são agrupadas. Isso evita problemas na entrega e ajuda a empresa a tomar decisões mais seguras.

Como construir e aplicar um Workflow na sua empresa, veja passo a passo:

Agora que você já compreende o que é um Workflow e entendeu todas as vantagens de ter fluxos de trabalho bem otimizados, é hora de aprender como construí-los em sua empresa. Confira as etapas práticas a seguir:

1. Analise os Fluxos de Trabalho Atuais

Comece com uma análise detalhada dos processos existentes. Reúna as equipes e avalie como o trabalho está sendo realizado atualmente. Durante essa revisão, é provável que você identifique alguns pontos problemáticos que podem ser melhorados.

2. Defina Pessoas Responsáveis

Cada departamento, projeto ou processo deve ter alguém responsável por liderar a implementação do Workflow, e essa pessoa não necessariamente precisa ter um cargo de liderança formal. É essencial designar alguém para supervisionar e garantir melhorias constantes.

3. Identifique as Tarefas e os Envolvidos

Nesta fase, liste todas as tarefas e pessoas envolvidas nas atividades. Isso envolve colocar no papel tudo o que foi analisado no início do processo e que precisa ser mantido. Certifique-se de que as tarefas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa e considere a inclusão de indicadores para monitorar o desempenho dos processos.

4. Desenhe o Fluxo Completo

Com todas as tarefas e responsáveis mapeados, é mais fácil criar um fluxo de trabalho completo, com um início, meio e fim definidos. Certifique-se de incluir todas as ações e possíveis desvios relacionados aos processos em questão.

5. Avalie as Ferramentas

Considere se o fluxo de trabalho será realizado manualmente ou se pode ser automatizado. Pergunte-se se a incorporação de alguma ferramenta poderia otimizar o processo. Se sim, não deixe de elaborar um plano para implementar essa tecnologia e para treinar os funcionários necessários.

Esses passos simples ajudarão você a criar fluxos de trabalho eficazes que podem melhorar a produtividade e eficiência em sua empresa.

O Workflow é muito mais do que apenas uma palavra da moda no mundo dos negócios. É uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência, a qualidade e a transparência das operações. 

À medida que as organizações buscam maneiras de fazer mais com menos, o Workflow se torna um aliado valioso na busca pela excelência operacional. Portanto, não subestime o poder de um Workflow bem projetado - ele pode ser a chave para o sucesso nos negócios e na vida.

Leia Mais:

Alexandre Queiroz

Alexandre Queiroz

Alexandre Mazzini, aluno da UNICAMP em Tec. Controle Ambiental. Especialização em Mídias Sociais e SEO, atua no setor de marketing da FM2S como redator para conteúdo web e analista SEO para blogs.