Você pode ter o melhor produto e o melhor preço. Mas, se o pedido não chega completo e no prazo, o cliente nota. E cobra.
No mundo da logística, pontualidade e precisão viraram exigências básicas, não bônus. É nesse cenário que o OTIF (On Time In Full) ganha espaço como um dos indicadores mais observados por varejistas, distribuidores e gestores de supply chain.
O conceito é simples: entregar tudo o que foi pedido, no tempo combinado. Mas manter esse padrão de forma constante exige mais do que boa vontade. É preciso integração entre áreas, controle de processos e decisões baseadas em dados confiáveis.
Ao longo deste conteúdo, vamos analisar como o OTIF funciona, como é calculado e por que ele influencia diretamente os resultados da operação.
O que é OTIF e por que ele importa para a operação logística
Quem trabalha com logística sabe: entrega incompleta ou fora do prazo gera retrabalho, aumenta custo e abala a confiança do cliente. Nesse cenário, o OTIF, sigla para On Time In Full, se torna um termômetro direto da eficiência operacional.
O conceito parece simples: entregar tudo o que foi pedido, no tempo acordado. Mas a prática envolve variáveis que exigem controle e alinhamento entre diferentes áreas.
Em um cenário cada vez mais exigente, ser pontual e preciso deixou de ser diferencial e passou a ser expectativa mínima. Para varejistas, distribuidores e fabricantes, esse indicador é usado para medir o desempenho de fornecedores e prever gargalos.
Entregas no prazo e sem faltas: o que significa OTIF na prática
O nome já entrega o conceito: On Time (no tempo certo) e In Full (na totalidade solicitada). Para que um pedido seja considerado conforme, ele precisa ser entregue exatamente como o cliente pediu e dentro do prazo combinado. Não importa se o atraso foi de poucas horas ou se faltou apenas um item.
Na prática, é um indicador binário: ou a entrega atendeu completamente os critérios ou não atendeu. Isso torna o OTIF um parâmetro confiável para medir o serviço logístico sob a perspectiva do cliente, não da operação interna.
Essa objetividade é um dos motivos de o indicador ser adotado em negociações com varejistas e contratos de fornecimento. Afinal, o que vale é a entrega no ponto final da cadeia, onde a percepção do cliente é formada.
Diferença entre OTIF e indicadores tradicionais de logística
Muitos gestores ainda acompanham métricas como o prazo médio de entrega ou o percentual de pedidos atendidos. Embora úteis, esses indicadores isolam partes do processo. O OTIF, por outro lado, integra todas as etapas críticas até o momento da entrega final.
Enquanto indicadores tradicionais analisam desempenho de áreas específicas (estoque, transporte, pedidos), o OTIF revela se o processo como um todo funcionou de forma coordenada. Um pedido pode ter sido separado corretamente e despachado a tempo, mas se chegou incompleto, o OTIF falha.
Essa visão ampla torna o indicador um reflexo mais fiel da experiência real do cliente. E é por isso que ele passou a ser critério de avaliação em contratos, auditorias de desempenho e decisões de renovação de parcerias comerciais.
Como calcular OTIF de forma objetiva
Não basta acompanhar o OTIF, é preciso saber calcular corretamente. Uma análise distorcida compromete decisões estratégicas e mascara falhas operacionais. O cálculo em si é simples, mas exige atenção a detalhes que fazem diferença na leitura dos resultados. Para gestores, entender esses pontos é o que separa uma métrica útil de um número sem valor prático.
Componentes do OTIF: On Time e In Full
Para um pedido ser considerado 100% OTIF, dois critérios devem ser cumpridos ao mesmo tempo:
On Time
A entrega deve ocorrer dentro da janela de tempo acordada com o cliente. Essa janela pode ser de horas ou dias, conforme o SLA estabelecido. Se ultrapassar esse limite, mesmo que a entrega ocorra no mesmo dia, o pedido é marcado como fora do padrão.
In Full
Todos os itens solicitados precisam ser entregues, na quantidade correta. Substituições não autorizadas, faltas ou divergências tornam o pedido incompleto.
Esses dois elementos não são avaliados de forma separada. Se apenas um deles falhar, o pedido é classificado como não conforme. Essa abordagem elimina “zonas cinzentas” e força a operação a trabalhar com precisão.
Fórmula do OTIF e interpretação dos resultados
A fórmula é direta:
OTIF (%) = (número de pedidos entregues no prazo e completos ÷ total de pedidos analisados) × 100
Um resultado de 92%, por exemplo, indica que 8% dos pedidos tiveram algum tipo de falha, seja atraso, item faltante ou ambos. Esse número, quando segmentado por cliente, produto ou região, permite ações mais direcionadas.
Importante: não existe uma meta única de OTIF válida para todos os setores.
Na indústria farmacêutica ou em contratos com grandes redes de varejo, 98% pode ser o mínimo aceitável. Já em operações B2B com menos variabilidade, uma meta de 90% pode ser considerada satisfatória. Tudo depende do risco e do impacto da falha.
Principais erros ao mensurar esse indicador
Muitas vezes o problema não está na operação, mas na forma como o OTIF é medido. E isso distorce tanto os diagnósticos quanto às ações corretivas. Entre os erros mais comuns estão:
- Usar a data de faturamento como base para "On Time". O que importa é a data de entrega no cliente. Se a carga saiu no prazo, mas atrasou no transporte, o OTIF falhou.
- Considerar pedidos parcialmente atendidos como conformes. Um pedido com 90% dos itens entregues ainda assim é um pedido incompleto, e deve ser marcado como tal.
- Ignorar pedidos ajustados fora do sistema. Reentregas, trocas ou pedidos refeitos por telefone muitas vezes não são rastreados, mas afetam diretamente a percepção do cliente e o verdadeiro desempenho logístico.
- Falta de padronização na definição do que é "prazo". Alguns setores trabalham com horários fixos. Outros aceitam faixas de horário. A regra precisa estar clara para todos os envolvidos, inclusive o cliente.
Para transformar o OTIF em um indicador confiável, o processo de apuração precisa ser consistente. Sem isso, os dados viram ruído, e decisões baseadas em ruído tendem a custar caro.
Impactos do OTIF nos resultados da cadeia de suprimentos
Medir OTIF é um passo importante. Mas entender suas consequências diretas na cadeia de suprimentos é o que realmente transforma o indicador em uma ferramenta de gestão. Ele não serve apenas para “mostrar números”.
Serve para guiar decisões, prever falhas e alinhar expectativas entre fornecedores, operadores logísticos e clientes.
Relação entre OTIF e satisfação do cliente
Toda operação logística termina em um ponto: o cliente. Se o pedido não chega completo ou atrasa, a experiência é comprometida, mesmo que o restante do processo tenha sido eficiente. E, na prática, isso impacta diretamente a fidelização, a recompra e a percepção de valor da marca.
Um OTIF elevado transmite confiança. O cliente sabe que pode contar com a empresa, que recebe o que pediu, na hora certa. Já um índice baixo, mesmo que por poucos pontos, reforça a ideia de imprevisibilidade e gera atrito com áreas comerciais e de atendimento. Reentregas, reclamações e perdas de contrato costumam ser sintomas frequentes.
A satisfação, portanto, não depende apenas do preço ou da qualidade do produto. Depende da consistência da entrega, e o OTIF traduz isso em um número tangível.
Como OTIF afeta custos logísticos e produtividade
Falhas no OTIF não geram apenas desconforto com o cliente, elas se convertem em custo real. Uma entrega incompleta exige reexpedição, gera retrabalho no armazém, sobrecarrega transportadoras e impacta o fluxo financeiro da operação.
Além disso, cada pedido fora do padrão consome tempo de equipes que poderiam estar focadas em ações de maior valor. A produtividade cai, o lead time se estende, e os gargalos se multiplicam fora do radar.
Do ponto de vista financeiro, um OTIF baixo pode aumentar custos por unidade entregue, reduzir margens e comprometer a competitividade da empresa no mercado. E quanto mais alto o volume da operação, maior o impacto.
Manter um bom desempenho neste indicador não é sobre buscar perfeição. É sobre garantir previsibilidade, evitar desperdícios e sustentar uma operação escalável.
Boas práticas para melhorar o desempenho OTIF
Um desempenho OTIF consistente exige mais do que correções pontuais. Envolve organização, tecnologia e um fluxo de comunicação alinhado entre áreas.
Integração entre áreas: do estoque ao transporte
A lógica é simples: se cada área opera com base em dados diferentes, o resultado dificilmente será confiável. Planejamento de demanda, controle de estoque, separação e transporte precisam operar como parte de um mesmo sistema.
A quebra desse fluxo, como atrasos na reposição ou falhas na conferência, impacta diretamente a entrega final. Por isso, a integração entre sistemas e processos é uma das ações mais eficazes para melhorar o OTIF. Quando a informação flui com consistência, a operação responde com mais precisão e previsibilidade.
A importância de metas realistas e revisão contínua
Definir uma meta de OTIF sem entender a capacidade operacional leva a frustração e desgaste entre equipes. O ideal é estabelecer metas baseadas no histórico real da operação e nos pontos críticos identificados.
A revisão periódica desses objetivos, com base em dados atualizados, permite ajustes ágeis e mantém o foco nos fatores que realmente afetam o desempenho. A meta precisa ser desafiadora, mas alcançável. Mais do que um número, ela deve ser um instrumento de engajamento e melhoria contínua.
Casos comuns de falhas em OTIF e como corrigi-los
Entre os desvios mais recorrentes, estão:
- Separação incorreta de pedidos: geralmente ligada a falhas de conferência ou sistemas manuais.
- Atrasos na expedição: causados por inconsistência na janela de coleta ou problemas com agendamento de transporte.
- Estoque desatualizado: o sistema confirma o pedido, mas o item não está disponível na prática.
A solução passa por processos mais automatizados, capacitação da equipe operacional e revisão constante das regras de negócio. Em muitos casos, um simples ajuste de processo evita falhas recorrentes.
Ferramentas que ajudam a acompanhar o OTIF
Melhorar o OTIF exige visibilidade sobre a operação. E isso não é possível sem apoio de tecnologia. Ferramentas integradas ajudam a rastrear falhas, prever gargalos e agir antes que os erros comprometam o resultado final.
ERP, WMS e TMS: o papel da tecnologia no monitoramento
- ERP (Enterprise Resource Planning): conecta setores como compras, estoque e finanças. Ele garante que a gestão de pedidos e prazos esteja alinhada com a capacidade da operação.
- WMS (Warehouse Management System): controla o fluxo dentro do armazém. Ajuda a reduzir erros na separação, expedição e inventário.
- TMS (Transportation Management System): otimiza rotas, monitora entregas em tempo real e facilita o cumprimento das janelas de entrega.
A integração entre esses sistemas gera um efeito em cadeia: menos falhas, mais precisão e maior controle sobre o OTIF.
Como utilizar dashboards e relatórios para decisões rápidas
Acompanhar o OTIF com relatórios mensais é perder tempo. A gestão precisa de visão em tempo real para atuar com agilidade. Dashboards bem estruturados mostram o desempenho por cliente, produto, canal de venda ou transportadora.
Esses painéis facilitam decisões de curto prazo (como ajustar uma programação de entrega) e análises estruturais (como rever processos ou renegociar SLAs). O importante é garantir que os dados reflitam a realidade da operação e estejam disponíveis de forma clara para quem precisa agir.
Se você quer dominar esses conceitos e aplicar na sua rotina logística, o curso gratuito Fundamentos da Gestão Logística da FM2S é um ótimo ponto de partida. Ele oferece base técnica e prática para estruturar processos mais eficientes e confiáveis.
OTIF como bússola para eficiência logística
Mais do que um indicador de desempenho, o OTIF funciona como um espelho da operação. Ele mostra, com objetividade, se o que foi prometido ao cliente está sendo cumprido. E faz isso sem margem para interpretações: ou o pedido foi entregue no prazo e completo, ou não foi.
Ao analisar o OTIF com regularidade, a empresa passa a enxergar padrões de falhas, identificar pontos de ajuste e antecipar riscos que antes só eram percebidos no atendimento ao cliente. Essa visibilidade muda a forma como se toma decisão, sai a reação, entra a prevenção.
Operações com bom desempenho em OTIF tendem a ser mais enxutas, produtivas e alinhadas entre áreas. E isso se reflete em credibilidade no mercado, ganho de eficiência e menor exposição a custos desnecessários.
No fim, o que está em jogo não é apenas uma métrica. É a capacidade de entregar valor com consistência, reforçar a confiança do cliente e sustentar o crescimento da operação em ambientes cada vez mais exigentes.
