A gestão de facilities tem ganhado espaço nas empresas que buscam mais eficiência, segurança e qualidade nos serviços de apoio. O termo, cada vez mais comum no ambiente corporativo, se refere ao conjunto de atividades que garantem o funcionamento adequado da infraestrutura física e operacional de uma organização.
Neste conteúdo, você vai entender o que é facilities, quais serviços fazem parte dessa gestão, como ela impacta os resultados da empresa e por que contar com profissionais especializados faz diferença na operação do dia a dia. Também mostramos como implementar facilities management na prática, com exemplos que tornam mais fácil visualizar seus benefícios.
Se você atua na área administrativa, técnica ou de gestão, este guia oferece uma visão clara e prática para aplicar o conceito de forma estratégica.
O que é facilities management?
A gestão de facilities está ligada à administração dos serviços que mantêm a operação de uma empresa funcionando de forma eficiente. Isso inclui tarefas de infraestrutura, suporte e ambientes de trabalho, sempre com foco em segurança, bem-estar e redução de custos operacionais.
O termo pode parecer técnico, mas está presente em grande parte das rotinas corporativas. Para entender melhor o conceito, é importante conhecer sua origem, como é definido por instituições de referência e de que forma se diferencia de outras práticas, como a manutenção predial.
Definição segundo a IFMA e ISO 41001
De acordo com a IFMA (International Facility Management Association), facilities management é a integração entre pessoas, processos, locais e tecnologia. O foco está em apoiar as atividades principais das empresas por meio de uma gestão eficiente dos espaços e serviços.
A norma ISO 41001 reforça essa visão ao definir a atividade como um sistema que coordena a infraestrutura física e os serviços de apoio, visando à melhoria do desempenho organizacional.
Em resumo, trata-se de uma área que garante que os ambientes de trabalho estejam em condições ideais de uso, com eficiência e segurança.
Diferença entre facilities e manutenção predial
A confusão entre facilities e manutenção predial é comum. A manutenção cuida da estrutura física, como sistemas elétricos, hidráulicos e elevadores. É uma função técnica, focada em conservar o edifício.
Já a gestão de facilities vai além. Ela engloba também a limpeza, segurança, recepção, copa, jardinagem, controle de acesso, entre outros serviços que sustentam a rotina corporativa. O objetivo é integrar esses serviços sob uma única gestão, com processos claros e indicadores de desempenho.
Onde o termo é mais usado no Brasil
No mercado brasileiro, o termo “facilities” tem ganhado força em empresas que atuam com terceirização de serviços ou que buscam padronizar a gestão operacional. Os setores com maior adesão incluem:
- Escritórios corporativos
- Indústrias
- Hospitais
- Instituições financeiras
- Shoppings e condomínios comerciais
A aplicação da gestão de facilities é vista como uma estratégia para ganhar escala, reduzir desperdícios e melhorar a experiência dos usuários internos.
Quais serviços fazem parte de uma gestão de facilities
A gestão de facilities abrange uma série de serviços que garantem o funcionamento adequado da estrutura física e operacional de uma empresa.
Esses serviços são agrupados em duas categorias principais: hard services, ligados à parte técnica e estrutural; e soft services, voltados ao bem-estar, suporte e ambiente de trabalho.
Cada empresa pode adaptar a composição dos serviços conforme suas necessidades.
Hard services: serviços operacionais e estruturais
Os hard services são aqueles diretamente relacionados à infraestrutura da organização. Geralmente envolvem normas técnicas, exigem mão de obra especializada e são indispensáveis para manter os espaços seguros e funcionais.
Manutenção elétrica e hidráulica
Abrange serviços como troca de fiação, inspeções periódicas, reparos em sistemas hidráulicos e testes de segurança. Garantem que os ambientes estejam de acordo com as normas técnicas e reduzam riscos operacionais.
Segurança patrimonial
Inclui vigilância física, sistemas de controle de acesso, monitoramento por câmeras (CFTV) e alarmes. O objetivo é proteger pessoas, ativos e informações sensíveis.
Infraestrutura predial
Compreende a conservação de fachadas, elevadores, telhados, climatização (HVAC) e outros componentes que exigem manutenção regular para evitar paralisações ou riscos à operação.
Soft services: serviços de apoio e bem-estar
Os soft services estão mais ligados ao conforto e à experiência dos usuários nos ambientes corporativos. São menos técnicos, mas impactam diretamente a percepção de qualidade e o clima organizacional.
Limpeza e conservação
Manter o ambiente limpo é mais do que aparência. A limpeza frequente e bem executada contribui para a saúde dos colaboradores, evita contaminações e melhora a imagem da empresa.
Recepção, copa e jardinagem
Esses serviços têm foco em acolher bem visitantes, manter áreas comuns organizadas e cuidar da ambientação. Pequenos detalhes fazem diferença na rotina corporativa e no bem-estar das equipes.
Gestão de resíduos e facilities sustentáveis
A coleta seletiva, descarte adequado e programas de sustentabilidade entram nesse grupo. A gestão moderna de facilities incorpora práticas sustentáveis para reduzir impactos ambientais e custos operacionais.
Benefícios da gestão de facilities para empresas
Investir em facilities management vai além de manter a estrutura funcionando. A gestão integrada dos serviços operacionais traz ganhos diretos em produtividade, segurança, redução de custos e bem-estar no ambiente de trabalho.
Empresas que estruturam bem essa área conseguem alinhar os serviços de apoio com seus objetivos estratégicos. Isso impacta tanto a experiência dos colaboradores quanto a percepção de valor dos clientes.
- Redução de custos operacionais
Um dos ganhos mais visíveis está na redução de desperdícios e retrabalho. A centralização da gestão evita sobreposições, melhora o uso de recursos e permite maior controle sobre contratos e fornecedores.
Com processos padronizados e indicadores de desempenho, fica mais fácil identificar ineficiências e corrigir falhas rapidamente. Além disso, a terceirização de serviços pode gerar economia sem perda de qualidade.
- Mais eficiência na alocação de recursos
Com um modelo bem estruturado, os gestores podem focar no core business da empresa. As atividades de suporte passam a ser tratadas de forma estratégica, com equipes e ferramentas adequadas.
Isso aumenta a produtividade e reduz o tempo dedicado a problemas operacionais, liberando energia para decisões mais relevantes ao negócio.
- Ambientes mais seguros e produtivos
A manutenção preventiva de instalações, a gestão da limpeza, o controle de acesso e a segurança patrimonial são partes fundamentais do facilities. Esses cuidados aumentam a segurança física e jurídica da empresa.
Ambientes bem cuidados reduzem riscos de acidentes, doenças ocupacionais e interrupções. Além disso, melhoram a satisfação dos colaboradores e ajudam a atrair e reter talentos.
- Compliance e sustentabilidade
A gestão de facilities também contribui para o cumprimento de normas regulatórias, ambientais e trabalhistas. Isso inclui o descarte correto de resíduos, o controle de ruídos, a acessibilidade e as condições adequadas de trabalho.
Empresas que estruturam esses processos demonstram compromisso com boas práticas de governança e responsabilidade social. Essa postura fortalece a reputação da marca e gera valor no longo prazo.
Como implementar facilities management na sua organização
Para que a gestão de facilities funcione na prática, é necessário mais do que contratar serviços isolados. O sucesso depende de planejamento, definição de escopo, acompanhamento por indicadores e uso adequado de ferramentas.
Mesmo empresas de menor porte podem aplicar um modelo estruturado.
Mapeamento de necessidades e escopo
Antes de qualquer contrato ou implantação, é preciso entender quais serviços fazem parte da rotina da empresa e quais precisam ser ajustados. O levantamento deve considerar:
- Estrutura física (metragem, número de andares, ocupação)
- Tipos de serviços já contratados (internos ou terceirizados)
- Padrões de qualidade exigidos por área
- Riscos e falhas identificadas na operação
Com esse diagnóstico, a empresa consegue montar um escopo claro, com prioridades definidas.
Escolha entre operação própria ou terceirização
A decisão entre manter uma equipe interna ou terceirizar os serviços depende do tipo de atividade, grau de especialização exigido e custo-benefício da operação.
Gestão interna
É mais comum em empresas pequenas ou em segmentos com exigências muito específicas. Demanda gestão direta dos profissionais, controle de escala e reposição rápida.
Terceirização de facilities
Permite ganho de escala e redução de custo com encargos e estrutura. Também traz mais agilidade e acesso a fornecedores especializados. A terceirização exige controle por SLA (nível de serviço) e definição clara de responsabilidades.
Indicadores e métricas para acompanhar resultados
Depois da implantação, é essencial medir a performance dos serviços. Alguns indicadores comuns são:
- Tempo de resposta para chamados
- Taxa de reincidência de falhas
- Custo por m² com limpeza ou manutenção
- Índice de satisfação interna com os serviços
Esses dados ajudam na tomada de decisão, na negociação com fornecedores e no planejamento de melhorias contínuas.
Ferramentas e sistemas de apoio
Sistemas de gestão (como CMMS ou ERPs com módulo de facilities) facilitam o acompanhamento dos serviços, permitem o registro de chamados e ajudam na análise dos indicadores.
Além disso, ferramentas simples como planilhas, dashboards e aplicativos de checklist digital já permitem um controle básico eficiente para empresas em estágio inicial.
Quer aplicar essas etapas com mais segurança e organização?
Comece pelo curso gratuito Fundamentos da Gestão de Projetos da FM2S. Ele ajuda a desenvolver o raciocínio necessário para planejar, executar e acompanhar ações que envolvem múltiplos serviços e recursos, como acontece na gestão de facilities.
.png)
Exemplo prático: como a gestão de facilities ajudou a otimizar processos
Aplicar o conceito de facilities management vai além da teoria. Quando bem estruturado, o modelo gera ganhos reais na rotina da organização, especialmente em eficiência, segurança e controle de custos.
Cenário antes da gestão profissionalizada
Uma empresa de médio porte, com cerca de 300 colaboradores e três unidades físicas, enfrentava problemas recorrentes:
- Limpeza irregular em áreas de uso comum
- Falhas no ar-condicionado e iluminação sem atendimento ágil
- Custos elevados com contratos fragmentados
- Reclamações de colaboradores sobre ambientes desconfortáveis
Cada unidade gerenciava seus próprios contratos, sem padronização ou controle central. Isso causava retrabalho, falta de visibilidade e dificuldade para medir desempenho.
Etapas da implementação
A empresa decidiu centralizar a gestão dos serviços de apoio com foco em três ações principais:
- Mapeamento e consolidação de contratos
Foram identificados todos os fornecedores ativos e seus custos. A gestão passou a ser feita por uma equipe central, com apoio de um sistema para controle de chamados e indicadores.
- Definição de SLAs e monitoramento
Indicadores como tempo de resposta, custo por m² e satisfação dos usuários passaram a ser acompanhados mensalmente. A empresa criou checklists padronizados para inspeções de rotina.
- Revisão da equipe e redistribuição de tarefas
Serviços internos foram otimizados, enquanto atividades como manutenção predial e jardinagem foram terceirizadas com empresas especializadas.
Resultados observados
Após seis meses, os principais ganhos percebidos foram:
- Redução de 18% nos custos operacionais com facilities
- Queda de 60% nos chamados recorrentes para os mesmos problemas
- Aumento na satisfação dos colaboradores em pesquisas internas
- Melhor controle dos contratos e prazos de execução
Esse exemplo mostra como a profissionalização da gestão de facilities pode transformar rotinas dispersas em processos coordenados, com impacto direto na performance da empresa.
O papel do profissional de facilities
A gestão de facilities exige mais do que organização e controle. O profissional responsável precisa alinhar os serviços operacionais com as estratégias da empresa, garantindo eficiência, segurança e boa experiência para os usuários dos espaços.
Esse papel se tornou mais relevante com o aumento da terceirização e a complexidade das operações prediais. Empresas que investem em profissionais qualificados conseguem reduzir falhas e melhorar o desempenho da infraestrutura.
Responsabilidades e perfil técnico
O profissional de facilities atua como um gestor de serviços integrados. Suas responsabilidades incluem:
- Coordenação de contratos com fornecedores terceirizados
- Acompanhamento de manutenções e serviços técnicos
- Gestão de indicadores de desempenho (SLA, custo por m², tempo de resposta)
- Garantia de conformidade com normas de segurança, acessibilidade e meio ambiente
- Planejamento orçamentário das áreas de apoio
Além da parte técnica, esse profissional precisa ter visão estratégica. Capacidade de análise, comunicação com diferentes áreas e foco em melhoria contínua são diferenciais na função.
Áreas de atuação e formação necessária
A atuação em facilities é comum em empresas de diversos setores:
- Corporativo (escritórios e sedes administrativas)
- Indústria e logística
- Saúde (hospitais e clínicas)
- Varejo e shoppings
- Instituições de ensino
A formação mais comum é em áreas como administração, engenharia, arquitetura ou gestão de serviços. Cursos técnicos ou de extensão em facilities management também são valorizados, principalmente quando combinam teoria e aplicação prática.
Experiência prévia com manutenção, operação predial ou gestão de contratos contribui para uma atuação mais segura e eficiente.
Quanto ganha um profissional de facilities?
A remuneração na área de facilities varia conforme o nível de experiência, o porte da empresa e a região onde o profissional atua. Um analista de facilities tem salário médio mensal em torno de R$ 3.600, segundo dados do mercado. Em posições de entrada, a média anual gira em torno de R$ 30.000, podendo ser significativamente maior em empresas de grande porte ou localizadas em capitais.
Profissionais mais experientes, especialmente em ambientes corporativos complexos, podem alcançar remunerações acima da média, refletindo o grau de responsabilidade exigido na função.
Além da gestão de serviços operacionais, esse profissional é responsável por manter o ambiente de trabalho funcional, seguro e adequado às necessidades dos usuários. A diversidade de atribuições e o impacto direto nas operações justificam a valorização do cargo, tanto em termos de reconhecimento quanto de investimento financeiro por parte das organizações.
Por que a gestão de facilities deve ser tratada como prioridade
A forma como uma empresa cuida dos seus espaços, serviços de apoio e estruturas operacionais impacta diretamente sua eficiência, segurança e imagem. A gestão de facilities é o que conecta esses elementos de forma estruturada, com controle e foco em resultados.
Organizações que adotam esse modelo reduzem custos, minimizam riscos e criam ambientes mais produtivos. Com um escopo bem definido, ferramentas adequadas e profissionais capacitados, é possível transformar a rotina de suporte em um diferencial competitivo.
Para quem busca melhorar a operação com base em processos claros, a gestão de facilities oferece uma abordagem prática, integrada e adaptável a diferentes tipos de negócio.
