6 erros mais comuns no de gerenciamento de projetos

6 erros comuns no gerenciamento de projetos
12 de maio de 2020
Última modificação: 12 de maio de 2020

Autor: Guilherme Mendes
Categorias: Gestão de Projetos

Introdução

Em um mundo ideal, as equipes de projeto nunca enfrentariam desafios e sempre entregariam projetos com sucesso. Infelizmente, isso não é possível na realidade. Cometer erros é inevitável, mas não é necessariamente uma coisa ruim, pois você pode usá-los como lições aprendidas. Existem 6 erros no gerenciamento de projetos que são comuns e muito frequentes, agora a questão que fica é: como lidar com eles?

Pense no seguinte cenário: você é um gerente de projeto que precisa manipular vários projetos simultaneamente, sem atrapalhar nenhum deles. Apesar disso, os projetos que você supervisiona levam mais tempo para serem concluídos e custam muito mais do que o orçamento original.

Esta é uma situação muito mais comum do que imaginamos no dia-a-dia dos gerentes de projetos. Embora existam diversos softwares de gerenciamento de projetos, hoje em dia, geralmente leva bastante tempo para se concluir um projeto. Obviamente, nem todos os projetos têm os mesmos problemas e dilemas, mas os resultados desses problemas geralmente são os mesmos.

Abaixo, destacaremos 6 erros de gerenciamento de projetos e o que você pode fazer para resolvê-los.

6 erros comuns no gerenciamento de projetos

1. Metas e Objetivos

Você deve concordar comigo que sem uma meta/objetivo traçado fica difícil saber onde queremos chegar, não é mesmo? E isso é muito mais comum do que se imagina. Você ficará surpreso ao saber que muitos projetos não têm objetivos claros. Stakeholders podem ter um resultado desejado em mente, mas não conseguem identificar o objetivo específico que desejam alcançar ou o KPI para medi-lo.

Esse é um erro comum de gerenciamento de projetos que pode inviabilizar até os projetos mais cuidadosamente planejados. Segundo especialistas, visão ou objetivo inadequado está entre as maiores causas de insucesso de um projeto.

O estabelecimento inadequado de metas geralmente acontece quando não há consenso entre as partes interessadas sobre a direção ou os critérios de sucesso do projeto. Uma mudança nos requisitos ou um risco não planejado também pode fazer com que os projetos tenham objetivos pouco claros.

Existem várias maneiras de estabelecer objetivos mais claros para seus projetos:

  • Verifique se todas as metas atendem aos critérios SMART, ou seja, devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e oportunas;
  • Crie consenso entre as partes interessadas sobre a direção do projeto no início;
  • Use registros históricos para avaliar e recalibrar metas. Se você já gerenciava projetos semelhantes no passado, use os dados deles para verificar se as metas atuais são gerenciáveis ​​ou irrealistas;
  • Envolva os membros da equipe no estabelecimento de metas. Pesquisas mostram que o estabelecimento de metas colaborativas pode ajudar sua equipe a se sentir mais envolvida e satisfeita;

2. Iniciação equivocada do projeto

Será que vale a pena ter uma reunião inicial do projeto? Muitos projetos entram em ação sem um ponto de partida claro. Todo mundo sabe o que está fazendo; é óbvio, certo?

Diria que na maioria das vezes não são todos envolvidos que sabem exatamente suas funções.

Há uma tendência de esquecer quem esteve envolvido em quais conversas antes do início do projeto. É importante que todos na equipe do projeto sejam claros sobre as metas e os objetivos do projeto.

Todos os membros da equipe precisam ter clareza sobre suas funções, responsabilidades, marcos importantes do projeto e datas-limite. Eles precisam da oportunidade de fazer perguntas se não tiver certeza sobre qualquer aspecto de suas funções no projeto ou o que o projeto está no negócio a ser entregue.

Uma reunião inicial do projeto é extremamente valiosa para iniciar o projeto com o pé direito. Pode ser o tempo mais importante que você investirá no projeto.

3. Deixar o escopo do projeto crescer fora de proporção

Você continua ouvindo muito a palavra escopo no gerenciamento de projetos, mas o que realmente é escopo? De acordo com o PMBOK, escopo é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificadas.

Imagine o cenário: um projeto onde é adicionado mais recursos e funcionalidades sem abordar os efeitos no tempo, custos e recursos ou sem a aprovação do cliente. Esse fenômeno ocorre quando os projetos não são definidos, documentados ou controlados adequadamente. É um dos maiores problemas de gerenciamento de projetos que levam à falha do projeto.

Então, como podemos superar esse problema de escassez de escopo? Peça a seus clientes para informar seus requisitos e criar um documento de escopo do projeto. Obtenha esse documento assinado pelos clientes. Mesmo que precisem fazer alterações no meio do projeto, elas devem ser pequenas, e não importantes. Lidar com alterações no escopo não é fácil. É aqui que seus recursos de gerenciamento de mudanças entram em jogo. Para dominar a arte do gerenciamento de mudanças, você deve estar ciente dos princípios de gerenciamento de mudanças para os gerentes de projeto.

Sugestão: O que é Escopo? Qual sua função no gerenciamento de projetos?

4. Não priorizar tarefas e projetos

O terceiro dos 6 erros no gerenciamento de projetos, diz respeito a priorização. Nem todos os projetos são iguais. Alguns projetos têm um prazo apertado, enquanto outros não. Alguns projetos têm um escopo maior e são mais complexos que outros. Muitos gerentes de projeto tendem a ignorar isso e acabam iniciando um projeto cujo prazo está longe, enquanto ignoram um projeto cujo prazo está próximo. Então, como você pode gerenciar todos os projetos com eficiência? É aqui que a priorização de projetos pode ajudá-lo. De fato, você deve ir ao nível granular e priorizar tarefas e subtarefas também. Você pode fazer isso facilmente usando um software de gerenciamento de tarefas online.

5. Má gestão de recursos

De um lado do espectro, estão os gerentes de projeto queixam-se da escassez de recursos e, do outro lado, estão os gerentes de projeto que têm recursos adequados, mas não o gerenciam com eficiência. Infelizmente, o resultado é o mesmo, falha do projeto. Se você não deseja que seus projetos falhem, crie um trabalho detalhe a estrutura e aloque recursos para cada tarefa. Além disso, mantenha um buffer de recurso, caso precise de mais recursos para superar a fluência do escopo.

6. Não se concentrar nas personalidades durante a seleção da equipe

Pense que cada membro da sua equipe de projeto deve ter duas funções:

  • Um papel funcional baseado em suas habilidades/competências;
  • Um papel psicológico baseado em sua personalidade;

As melhores equipes não têm apenas a combinação certa de habilidades; eles também têm a combinação certa de personalidades.

Afinal, se os membros da sua equipe não se dão bem, não é de se esperar que eles colaborem bem, independentemente de suas habilidades.

O gerenciamento de projetos é uma ciência difícil. Requer planejamento cuidadoso, gerenciamento proativo do cliente e uso criterioso dos recursos. Independentemente de quais ferramentas de gerenciamento de projeto você usa, é fácil cometer esses erros de gerenciamento de projetos. Fique de olho nestes 6 erros de gerenciamento de projetos e verifique se o seu projeto está funcionando corretamente.

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