Revisão pós-implementação – o resultado final realmente funciona?

Revisão
02 de junho de 2019
Última modificação: 02 de junho de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos, Melhoria de Processos

Revisão pós-implementação – o resultado final realmente funciona?

“Concluir um projeto” não é a mesma coisa que terminar o processo de gerenciamento de projetos. O simples acabamento não garante que a organização se beneficie do resultado do projeto. É necessário um processo de Revisão Pós-Implementação.

Por exemplo, depois de concluir um projeto de um ano para estabelecer um novo processo de gerenciamento de qualidade para sua organização, você quer ter certeza de que o que se propôs a fazer foi realmente alcançado. Seu objetivo não era simplesmente entregar um processo – mas, sim, entregar o processo que atende à necessidade de negócios específica que você pretendia cumprir. Essa é a medida real do sucesso.

Para aproveitar ao máximo os benefícios que o projeto pode oferecer, no entanto, você também precisa verificar se outras melhorias proporcionarão benefícios ainda maiores. Você também precisa garantir que as lições aprendidas durante o projeto não sejam esquecidas. Você pode projetar e executar projetos futuros com mais eficácia quando tirar proveito das lições aprendidas com a experiência de projetos anteriores.

Então, como você pode medir adequadamente o sucesso de um projeto e trabalhar para a melhoria contínua? É aqui que o processo de Revisão Pós-Implementação (PIR) é útil. Isso ajuda você a responder as seguintes questões-chave:

  • O projeto resolveu totalmente o problema para o qual foi projetado?
  • Podemos levar as coisas adiante e oferecer benefícios ainda maiores?
  • Que lições aprendemos que podemos aplicar a projetos futuros?

O que é processo PIR?

A chave para um PIR bem-sucedido é reconhecer que o tempo gasto no projeto é apenas uma pequena parte de um cronograma em andamento.

Para pessoas e organizações que trabalharão em projetos semelhantes no futuro, faz sentido aprender o máximo de lições possíveis, para que os erros não se repitam em projetos futuros. E para as organizações que se beneficiam do projeto, faz sentido garantir que todos os benefícios desejados sejam realizados e entender quais benefícios adicionais podem ser alcançados.

Quando rever?

Um bom momento para começar a pensar na Revisão de Implementação Pós é quando os membros da equipe do projeto se lembram mais – pouco depois de o projeto ter sido entregue e quando a maioria dos problemas foi resolvida. Comece a listar idéias e observações enquanto elas ainda estão frescas na mente das pessoas.

No entanto, para avaliar adequadamente a qualidade da implementação e concluir esse processo, você precisará aguardar o tempo suficiente para que as alterações causadas pelo projeto realmente entrem em vigor.

Provavelmente haverá um período de ajuste antes que você possa finalmente revisar a solução como ela pretendia operar: você provavelmente precisará superar um pouco da resistência usual à mudança, segurar as mãos das pessoas enquanto elas operam novos sistemas e eliminar problemas técnicos que não surgiu quando os resultados foram entregues e testados. Portanto, você deve permitir algumas semanas ou até mesmo alguns meses antes de fazer o PIR completo. Sempre que possível, permita pelo menos um ciclo completo e bem-sucedido de negócios antes de revisar as lições aprendidas.

O que rever?

Aqui estão algumas dicas para realizar o PIR:

  • Peça abertura – Enfatize a importância de ser aberto e honesto em sua avaliação e certifique-se de que as pessoas não sejam punidas por estarem abertas.
  • Seja objetivo – descreva o que aconteceu em termos objetivos e depois foque em melhorias.
  • Document success – Documentar práticas e procedimentos que levaram ao sucesso do projeto e fazer recomendações para aplicá-los a projetos futuros semelhantes.
  • Olhe em retrospecto – Preste atenção aos “desconhecidos” que podem ter aumentado os riscos de implementação. Desenvolva uma maneira de olhar para estes em projetos futuros.
  • Esteja focado no futuro – Lembre-se, o objetivo é focar no futuro, não atribuir culpa pelo que aconteceu no passado. Este não é o momento para se concentrar em qualquer pessoa ou equipe.
  • Olhe para ambos os aspectos positivos e negativos – Identifique lições positivas e negativas.

Ao conduzir a revisão, inclua as seguintes atividades:

  • Realize uma análise de lacunas.
    • Revise o termo de abertura do projeto para avaliar a proximidade dos resultados do projeto com os objetivos originais.
    • Analise as entregas esperadas (incluindo a documentação) e garanta que elas foram entregues a um nível aceitável de qualidade ou que um substituto aceitável está em vigor.
    • Se houver lacunas, como elas serão fechadas?
  • Determine se as metas do projeto foram alcançadas.
    • O deliverable está funcionando como esperado?
    • As taxas de erro são baixas o suficiente e são adequadas para o propósito?
    • Está funcionando bem e de uma maneira que se ajustará perfeitamente às futuras demandas operacionais?
    • Os usuários são adequadamente treinados e apoiados? Há pessoas suficientemente confiantes e qualificadas no lugar?
    • Os controles e sistemas necessários estão funcionando e estão funcionando corretamente?
    • Quais atividades de rotina são necessárias para apoiar o sucesso do projeto?
    • Se houver problemas aqui, como eles serão resolvidos?
    • Como o resultado final se compara ao plano original do projeto, em termos de qualidade, cronograma e orçamento?
  • Determine a satisfação das partes interessadas.
    • As necessidades dos usuários finais foram atendidas?
    • O patrocinador do projeto está satisfeito?
    • Quais são os efeitos no cliente ou usuário final?
    • Se as pessoas-chave não estão satisfeitas, como isso deve ser resolvido?
  • Determine os custos e benefícios do projeto.
    • Quais foram os custos finais?
    • Quanto custará operar a solução?
    • Quanto custará suportar a solução no futuro?
    • Como os custos se comparam aos benefícios alcançados?
    • Se o projeto não forneceu um retorno suficientemente grande, como isso pode ser melhorado?
  • Identifique áreas para desenvolvimento adicional.
    • Todos os benefícios esperados foram alcançados? Se não, o que é necessário para alcançá-los?
    • Existem oportunidades para treinamento adicional e coaching que maximizem os resultados?
    • Você poderia fazer outras alterações que proporcionariam ainda mais valor?
    • Existem outros benefícios adicionais que podem ser alcançados?
  • Identifique as lições aprendidas.
    • Quão bem foram avaliados os resultados do projeto e como foram avaliados os prazos e os custos?
    • O que deu errado, por que essas coisas deram errado e como esses problemas poderiam ser evitados da próxima vez?
    • O que correu bem e precisa ser aprendido?
  • Relate descobertas e recomendações.
    • O que você aprendeu com essa revisão?
    • Você precisa de ação corretiva para obter os benefícios desejados?
    • Que lições você aprendeu que precisam ser levadas adiante em projetos futuros?
    • Este projeto conduz naturalmente a projetos futuros, que se basearão no sucesso e nos benefícios já alcançados?

Como rever?

Ao realizar a revisão pós-implementação, alguns métodos e práticas ajudarão você a obter as melhores informações possíveis:

  • Defina o escopo da revisão de antemão – Dado o número de pessoas envolvidas em um projeto, é fácil ferir os sentimentos de alguém ao analisar o sucesso do projeto. Esclareça seus objetivos para a revisão e deixe suas intenções claras – isso garantirá que as pessoas compartilhem suas experiências de maneira aberta e honesta.
  • Revise os principais documentos – Reúna os principais documentos do projeto. Isso ajudará você a avaliar o processo de planejamento do projeto, bem como os benefícios reais obtidos através do projeto.
  • Considere o uso de revisores independentes – Quando possível, use pessoas externas em seu processo de revisão para obter uma visão objetiva e sem nuvens do projeto. Algumas pessoas recomendam usar apenas pessoas independentes na revisão, no entanto, você pode aprender muito com as perspectivas daqueles que estiveram diretamente envolvidos no projeto – é por isso que a melhor estratégia é provavelmente ter um equilíbrio.
  • Use coleta de dados apropriada – Colete informações da maneira mais apropriada. Teste você mesmo a entrega, para ter certeza de obter informações em primeira mão.
  • Entregue relatórios apropriados – Relate suas descobertas e divulgue os resultados. Lembre-se de que o PIR foi projetado para ajudar os gerentes de projetos a conduzir projetos mais eficazes no futuro, bem como medir e otimizar os benefícios do projeto específico que está sendo revisado.
  • Apresente recomendações – Apresente recomendações detalhadas à organização e aos líderes do projeto, bem como aos clientes e outras partes interessadas. Inclua quantas pessoas forem necessárias para que você mantenha – e aplique – as informações de melhores práticas no futuro.

Ao planejar seu PIR, esteja ciente dos custos e benefícios do próprio processo de revisão. Entrevistar participantes e clientes, testar a solução e documentar os resultados são atividades que consomem tempo. Certifique-se de que o tempo e os recursos dedicados à revisão sejam consistentes com o escopo do projeto e sua produção, e que os possíveis benefícios de realizar a revisão valham o esforço.

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