Qual a importância dos indicadores de desempenho?

Todos nós temos sonhos, todas as ações começam com uma ideias aproximada de como as coisas devem ser. Porém, nem é preciso dizer que ter sonhos ou até objetivos simplesmente não é suficiente para realizar uma visão. Ação constante precisa ser tomada para alcançá-los. Como exatamente uma organização deve saber se está no caminho certo para alcançar seus objetivos? É aí que entram os indicadores de desempenho.

Na linguagem corporativa, a frase KPI ou Key Performance Indicator é lançada por muitas e boas razões. Os KPIs ajudam as empresas a transformar ideias em planos concretos e acionáveis com valores definitivos. Vamos examinar mais de perto o que são os KPIs, por que eles são tão importantes e como você pode usá-los para elevar a produtividade a novos patamares.

Quais são os principais indicadores de desempenho?

KPI pode ser definido como “um conjunto de medidas quantificáveis ​​que uma empresa usa para avaliar seu desempenho ao longo do tempo. Essas métricas são usadas para determinar o progresso de uma empresa em alcançar seus objetivos estratégicos, bem como comparar suas finanças com o desempenho interno e externo.” Simplificando, o KPI é um scorecard que mostra o desempenho da empresa.

Em termos gerais, existem quatro tipos de indicadores de desempenho que podem ser usados ​​para medir o desempenho de todas as partes de uma empresa:

• KPIs quantitativos: fatos mensuráveis ​​específicos registrados em relação a um padrão ou valor. Estes são apresentados com um número.
• KPIs qualitativos: valores baseados em sentimentos, gostos e opiniões. Estes não podem ser apresentados com um número.
• Indicadores de atraso: apresenta resultados passados ​​como sucessos ou falhas.
• Indicadores principais: tenta prever o sucesso (taxa) de um processo usando indicadores atrasados. Nesta medida, os principais indicadores são facilitadores que ajudam a gerência a usar a experiência passada para alcançar resultados futuros.

Alguns exemplos de KPIs populares incluem:

KPIs de Marketing: Leads Qualificados de Marketing (MQL), Leads Qualificados de Vendas (SQL), taxas de conversão, taxas de adesão, valor vitalício de um cliente etc. são KPIs populares usados ​​pelos profissionais de marketing para medir o sucesso de suas campanhas.

KPIs financeiros: margem de lucro bruto, lucro líquido, rotatividade de contas a pagar são alguns KPIs que podem ajudá-lo a verificar se sua organização está cumprindo suas metas financeiras.

Métricas da cadeia de suprimentos: entrega no prazo, rotação de estoque, estoque e relação de vendas podem ajudar você a entender melhor sua logística.

Métricas de recursos humanos: taxa de ausência, custo de ausência, índice de satisfação, taxa de produtividade dos funcionários, qualidade de contratação são alguns KPIs usados ​​pela organização para avaliar o desempenho em relação à mão-de-obra.

Como encontrar KPIs adequados à cultura e aos objetivos exclusivos da sua empresa?

O problema com os KPIs é que eles são definidos pelo objetivo de uma empresa. Portanto, mesmo que existam alguns KPIs comumente aceitos, ser relevantes ou não para sua empresa depende inteiramente de quais objetivos você deseja alcançar. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a encontrar e usar os KPIs certos:

Menos é mais

Cada uma das funções de uma empresa pode ter vários KPIs, os quais podem parecer relevantes à primeira vista. No entanto, como o rastreamento de KPIs é um assunto trabalhoso, considere focar apenas nos indicadores mais relevantes.

Por exemplo, no comércio eletrônico, é fácil encontrar indicadores como taxa de cliques (CTR), taxa de aceitação, taxa de conversão etc. Embora tudo isso sem dúvida seja importante, em qual KPI você deve se concentrar dependerá de onde você precisa de melhorias.

Então, digamos que seu site esteja recebendo um fluxo constante de tráfego de qualidade, mas você está tendo problemas para converter assinantes em clientes pagantes. Nesse caso, a taxa de conversão será um KPI melhor para se concentrar, em vez da CTR.

Use KPIs mais adequados ao estágio da sua empresa

Diferentes KPIs se tornarão relevantes à medida que a empresa avançar no seu ciclo de crescimento. As empresas em estágio inicial se concentrarão nos KPIs que medem a validação do modelo de negócios, em oposição às empresas na fase pós-inicialização, que consideram mais importantes os custos de aquisição, satisfação e receita do cliente. Aqui estão alguns KPIs a serem observados de acordo com cada estágio do ciclo de crescimento:

• Inicialização: taxa de gravação ou fluxo de caixa negativo, taxa de ativação ou quantas pessoas estão envolvidas com seu site / aplicativo, usuários ativos diariamente ou mensalmente, taxa de rotatividade de clientes ou número de clientes perdidos em um período de tempo definido.
• Crescimento: receita mensal, percepção do consumidor, assinatura renovada.
• Expansão: Custo por lead, lucro bruto e líquido, taxa de rotatividade de estoque, valor da vida útil de um cliente e período de retorno.

Use KPIs específicos do setor

Como o estágio de crescimento da sua empresa, o setor escolhido terá muito a ver com o qual os KPIs serão relevantes para você. Por exemplo, uma empresa de manufatura achará KPIs como atraso, rotatividade e tempo total de ciclo mais interessantes, enquanto uma empresa de SaaS considerará a receita média por conta, visitantes únicos, custo de aquisição de clientes, velocidade de lead e taxa de conversão de assinantes para clientes mais relevantes.

Crie KPIs SMART

Não apenas indicadores inteligentes e inteligentes. SMART significa Relevantes atingíveis mensuráveis ​​específicos e com limite de tempo.

• Específico: os objetivos estão claramente definidos?
• Mensurável: podemos atribuir um número a esse KPI?
• Atingível: Nossas expectativas são realistas?
• Relevante: Esse KPI realmente ajudará nossa empresa a atingir a meta desejada?
• Prazo: o KPI cumpre um limite de tempo?

Ao fazer as perguntas certas, você pode garantir que seus KPIs permaneçam relevantes para sua organização e objetivos. Além disso, considere adicionar revisão ao processo de criação para garantir que o KPI atenda aos critérios SMART o tempo todo.

Erros comuns que empresas cometem ao selecionar KPIs

Como afirmado anteriormente, um dos maiores problemas com os KPIs é que é muito fácil definir os errados. Aqui estão algumas coisas a serem observadas:

1. Apenas medindo coisas fáceis de medir: não que exista algo errado, mas muitas vezes a administração, consciente ou inconscientemente, opta por medir apenas os KPIs que consideram fáceis. Alguns KPIs exigirão mais trabalho do que outros, no entanto, a quantidade de esforço necessária não deve ser considerada sobre sua relevância para os objetivos da empresa.

2. Estabelecendo KPIs que não são KPIs: muitas vezes, a gerência começa a medir aspectos que realmente não são tão relevantes quanto alguns dos outros aspectos. Trabalhar o seu caminho para trás a partir da meta é a sua melhor aposta para garantir que você não perca uma etapa e acabe com os indicadores errados.

3. Usando KPIs para medir tarefas em vez de resultados: O objetivo de um KPI é garantir que um objetivo seja alcançado. No entanto, essa diretiva pode ser facilmente confundida com a necessidade de medir ações, e não o resultado em si. Portanto, métricas como número de horas trabalhadas, número de interações com clientes, etc., não devem ser usadas como medidas-chave, mesmo que sejam registradas.

4. Criando KPIs sem suporte da gerência/equipe: Muitas vezes, os principais interessados ​​ficam tão envolvidos em sua busca por atingir seus objetivos que acabam definindo KPIs sem o conhecimento de seus pares. A adesão da equipe é tão (se não mais) importante quanto a definição dos KPIs corretos, pois eles serão os que agirão sobre eles. Uma ótima maneira de envolver a equipe é envolvê-la no processo de configuração de KPI. Dessa forma, eles ficarão sabendo desde o início e também estarão cientes do que é esperado deles.

5. Procurando os indicadores de desempenho perfeitos: Como a maioria das coisas na vida, os KPIs raramente são medidas perfeitas e o melhor que podemos esperar é uma resposta suficientemente próxima. O objetivo de um KPI é informar se você está no caminho certo ou dizer até que ponto você se perguntou. Os indicadores escolhidos precisam apenas ter dados precisos suficientes para permitir que você tome decisões informadas. Como ninguém acertou na primeira tentativa, é melhor usar indicadores de desempenho como parte de uma estratégia abrangente e continuamente aprimorada.

Conclusão

Como diz o velho ditado – o que é medido é aprimorado. Com a enorme riqueza de dados que as organizações modernas têm acesso hoje, elas têm oportunidades sem precedentes para melhorar e fornecer produtos e serviços cada vez mais incríveis. Como consequência de todos os dados, como a paralisia da análise está sempre alta, é por isso que o estabelecimento inteligente dos KPIs corretos se torna ainda mais crucial, pois eles ajudam a selecionar os conjuntos de dados corretos para focar.

Outro aspecto importante é que, embora seja essencial estabelecer os KPIs certos, eles nunca devem se tornar o santo graal de todas as coisas relacionadas à produtividade. Ao atribuir importância excessiva aos KPIs, a gerência pode abster-se de alterá-los ou mesmo substituí-los, se necessário. Os indicadores de desempenho são ferramentas, use-os para alcançar quaisquer resultados para os quais foram criados e descartá-los, caso superem sua utilidade ou se mostrem inúteis.

Paula Louzada

Engenheira Mecânica (2016) e mestranda pela Universidade Estadual de Campinas (2022). Na França, atuou na área de Melhoria de Produção de uma empresa do segmento aeronáutico, e no Brasil fez parte da equipe de Melhoria Contínua de uma multinacional do ramo químico. Atualmente, trabalha como consultora de Projetos de Melhoria, Excelência Operacional e Gestão da Rotina, além de ministrar aulas de Green Belt, Black Belt e Ferramentas da Qualidade na FM2S Educação e Consultoria.