É importante deixar claro: eficiência e efetividade não são sinônimos de eficácia e, efetividade também não significa a mesma coisa que eficiência, porém, todos estão interligados.
Ser eficiente é produzir o efeito esperado. Já eficácia significa uma virtude de tornar efetivo ou real. A eficiência, usualmente utilizada na expressão "eficiência energética", é o ato de “fazer certo as coisas com menos recursos possíveis”, enquanto a eficácia é “fazer as coisas certas”.
No âmbito da administração de empresas e negócios, por exemplo, os indicadores de eficiência e eficácia deixa a diferença ainda mais acentuada.
Exemplificando, o significado de eficiência é a classificação do comportamento de alguém que age com perfeição na realização de um determinado trabalho. Já o significado de eficácia não se limita apenas no cumprimento de um trabalho, mas sim na resolução total da situação.
Eficiência, eficácia e efetividade: diferenças
Qual é o conceito de eficiência?
A eficiência está diretamente ligada à racionalidade e à produtividade, ou seja, é o processo de executar exatamente o que foi planejado de acordo com esses dois conceitos.
Nesse sentido, ao conferir a característica ou qualidade de “eficiente” para algo ou alguém, refere-se à produção de algo útil de acordo com o que foi planejado, atendendo aos prazos, no menor tempo e gastando o mínimo de recursos possíveis.
Assim, o significado do conceito de eficiência tem a ver com fazer mais e melhor com o mínimo possível. Por exemplo, na realização de um projeto de logística. Ser eficiente consiste em executá-lo com o mínimo de recursos possíveis, no menor tempo.
Quando falamos em eficiência, nos referimos a produzir de maneira correta (sem erros), utilizando os recursos disponíveis da melhor forma possível (sem perdas ou desperdícios) e sem elevar os custos do objeto de interesse.
Por exemplo: a eficiência da vacina CoronaVac (contra Covid-19), está relacionada com o efeito da vacina, ou seja, a redução dos casos graves, o que gera um grande número de hospitalizações e mortes perante aos que receberam o placebo (formulação sem efeito farmacológico para estudo comparativo).
O que é eficiência no trabalho?
Eficiência no trabalho refere-se à capacidade de realizar tarefas e alcançar objetivos profissionais de maneira eficaz, utilizando a menor quantidade possível de recursos, tempo ou energia. Trabalhar de forma eficiente pode envolver várias práticas, como planejamento adequado, organização, priorização de tarefas, comunicação clara e habilidades de gerenciamento de tempo.
A eficiência no trabalho pode ser aplicada a nível individual ou organizacional. No nível individual, trata-se de como um profissional executa suas tarefas e responsabilidades, enquanto no nível organizacional, diz respeito ao funcionamento eficiente de uma empresa ou equipe como um todo.
Trabalhar com eficiência pode trazer diversos benefícios, como:
- Aumento da produtividade: com maior eficiência, as tarefas são concluídas mais rapidamente, o que permite que mais trabalho seja realizado em menos tempo;
- Melhoria na qualidade do trabalho: geralmente leva a melhores práticas e processos, o que pode resultar em produtos ou serviços de maior qualidade;
- Redução de custos: ao otimizar o uso de recursos e reduzir o desperdício, a eficiência no trabalho pode levar a menores custos operacionais;
- Melhoria no equilíbrio entre vida profissional e pessoal: os funcionários podem concluir suas tarefas em menos tempo, possibilitando mais tempo livre para atividades pessoais e lazer;
- Aumento da satisfação no trabalho: pode levar a um ambiente de trabalho mais organizado e menos estressante, o que pode melhorar a satisfação geral dos funcionários.
A busca pela eficiência no trabalho é contínua, e é essencial para o desenvolvimento profissional e o sucesso organizacional.
Exemplos de eficiência no trabalho
Alguns exemplos de eficiência no trabalho incluem:
- Utilizando ferramentas de automação para gerenciar e-mails e agendar compromissos;
- Utilizando técnicas de gerenciamento de tempo, como listas de tarefas e priorização, para completar tarefas de maneira mais rápida;
- Utilizando ferramentas de colaboração em equipe, como o Google Docs, para trabalhar em documentos em tempo real e compartilhar informações;
- Utilizando softwares para gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso e garantir que as metas sejam alcançadas;
- Utilizando ferramentas de análise de dados para tomar decisões baseadas em fatos e métricas.
Esses são apenas alguns exemplos, mas existem muitas outras maneiras de ser eficiente no trabalho, dependendo do tipo de trabalho e das necessidades da empresa.
O que é Eficácia?
Por um outro lado, a palavra eficácia diz respeito à qualidade ou característica daquilo que alcança os resultados ou efeitos esperados. Assim, este conceito está diretamente relacionado com o objetivo final. A partir disso, ou seja, quando se alcança o objetivo, temos o cumprimento de metas, foco, prazos etc.
Logo, podemos dizer que a eficácia tem relação com as tomadas de decisão e com alcançar resultados, independentemente dos custos e do tempo que isso acarreta. É, literalmente, saber o que deve ser feito.
É fazendo seus processos de maneira correta, com foco nos resultados e explorando todo o potencial disponível que se faz um grupo eficaz. É aquele que acredita e se esforça para entregar o melhor trabalho possível. Pensando nisso, um trabalho feito com eficiência, mas sem eficácia para a conclusão de determinado plano passa a ser inútil, pois não agrega em nada de substancial por melhor que tenha sido sua execução.
Por exemplo: a eficácia geral da CoronaVac refere-se às causas e/ou resultados dentro de um estudo clínico, ou seja, se a vacina de fato protegeu (gerou resposta imune) os voluntários, ou seja, se ela cumpriu com o seu papel.
Perceba que a eficiência se relaciona ao efeito de uma ação, enquanto que a eficácia refere-se às causas, comprovando se, de fato, o objetivo de uma ação foi devidamente cumprida.
Qual objetivo da eficiência?
O objetivo principal da eficiência é otimizar o uso de recursos e maximizar a produtividade ou o desempenho, reduzindo ao mesmo tempo os custos, o desperdício e o impacto ambiental. Ao buscar eficiência em diferentes áreas e contextos, podemos alcançar diversos objetivos específicos, como:
- Reduzir custos: ao utilizar recursos de forma eficiente, é possível diminuir os gastos, o que pode levar a uma maior rentabilidade e competitividade no mercado;
- Aumentar a produtividade: permite que mais resultados sejam alcançados com a mesma quantidade de recursos, aumentando a capacidade produtiva de um sistema ou processo;
- Melhorar a qualidade: em muitos casos, a busca pela eficiência leva à implementação de processos e técnicas que resultam em produtos e serviços de maior qualidade;
- Sustentabilidade ambiental: a eficiência no uso de recursos naturais e energia contribui para a redução do impacto ambiental e promove a sustentabilidade, uma vez que menos recursos são utilizados e menos resíduos são gerados;
- Aumentar a satisfação do cliente: pode melhorar a experiência do cliente ao fornecer produtos ou serviços de alta qualidade em um tempo mais curto e a um custo menor;
- Otimizar a alocação de recursos: a busca pela eficiência ajuda a identificar áreas onde recursos podem ser melhor alocados, resultando em melhor desempenho geral.
Em resumo, o objetivo da eficiência é garantir que os recursos sejam utilizados da melhor maneira possível para atingir metas e resultados desejados, minimizando o desperdício e maximizando o desempenho.
Exemplo de eficácia e eficiência
A meta é cavar um poço que vai dar água: Um homem, ao cavar um poço com perfeição, realiza um trabalho com eficiência; Por outro lado, um homem que sabe o local correto para cavar o poço e achar água, executa um trabalho com eficácia.
No entanto, quando falamos sobre eficiência e eficácia, entramos no conceito de efetividade, que é um conceito que se refere à capacidade de ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo.
Como ser uma pessoa mais eficiente?
Ser uma pessoa mais eficiente envolve aprimorar a maneira como você gerencia seu tempo, recursos e energia para realizar tarefas e alcançar objetivos. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se tornar mais eficiente:
- Estabeleça metas claras: defina metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART). Isso ajudará a manter o foco nas tarefas importantes e a direcionar seus esforços de maneira eficaz;
- Planeje e organize: faça um planejamento diário, semanal e mensal de suas tarefas e compromissos. Use ferramentas como calendários, aplicativos e listas de tarefas para manter-se organizado;
- Priorize tarefas: identifique as tarefas mais importantes e urgentes e foque nelas primeiro. A regra do 80/20 (Princípio de Pareto) sugere que 80% dos resultados vêm de 20% das ações, então concentre-se nas tarefas que têm o maior impacto;
- Evite a multitarefa: foque em uma tarefa de cada vez, pois a multitarefa pode diminuir sua eficiência e qualidade do trabalho. Concluir uma tarefa antes de passar para a próxima pode aumentar sua produtividade;
- Estabeleça prazos realistas: defina prazos realistas para suas tarefas e trabalhe para cumpri-los. Isso ajuda a evitar a procrastinação e mantém você motivado;
- Elimine distrações: identifique e minimize as distrações em seu ambiente de trabalho. Desligue notificações desnecessárias, feche aplicativos e sites não relacionados ao trabalho e estabeleça limites para o uso de dispositivos eletrônicos, como smartphones;
- Faça pausas regulares: trabalhar por longos períodos sem pausa pode levar à fadiga e diminuir sua eficiência. Faça pausas regulares para descansar e recuperar a energia;
- Aprenda a delegar: se você trabalha em equipe, delegue tarefas de forma eficaz e confie na capacidade dos colegas de trabalho para realizar as atividades;
- Invista em desenvolvimento pessoal: aprenda novas habilidades, participe de treinamentos e busque oportunidades para melhorar suas habilidades e conhecimentos. Isso pode aumentar sua eficiência e capacidade de lidar com desafios;
- Mantenha-se saudável: cuide de sua saúde física e mental, praticando exercícios regularmente, mantendo uma dieta equilibrada e garantindo um sono adequado. Uma boa saúde é fundamental para melhorar sua eficiência e bem-estar geral.
Ser mais eficiente é um processo contínuo que requer reflexão e ajustes constantes. Avalie regularmente seu progresso e ajuste suas estratégias conforme necessário para continuar melhorando.
O que é Efetividade?
Efetividade consiste em fazer algo que deve ser feito, ou seja, atingir os objetivos de acordo com o planejado e, ao mesmo tempo, com os recursos utilizados da melhor forma possível. Para que uma equipe seja efetiva, é necessário que ela possua algumas características, são elas:
1. Proatividade: é o empenho em melhorar resultados mesmo sem solicitação ou até de estudar para ajudar a solucionar problemas e prever problemas futuros;
2. Sinergia: em uma empresa, sinergia é quando os membros da equipe conhecem e confiam no trabalho um do outro, cooperando para obter grandes resultados;
3. Busca pela melhoria contínua: o esforço diário leva ao progresso a curto, médio e longo prazo. É essencial que a gestão e os líderes invistam no treinamento e desenvolvimento de pessoas;
4. Senso de responsabilidade: toda empresa espera que os funcionários vistam a camisa e se dediquem ao máximo para entregar os melhores resultados, afinal o sucesso da empresa também é sucesso deles;
5. Alinhamento de ideias: é o processo principal ao se começar um projeto novo. É importante escutar todos os envolvidos e que todos entendam o que deve ser feito. Quando a atividade for entregue ou está em andamento, é necessário o alinhamento novamente, para que todos compreendam a etapa em que a atividade está, discutam se é preciso mudar e trabalhem juntos para realizar as melhorias e alterações;
6. Liderança: todas as características acima fazem parte de uma liderança de sucesso. Além disso, um líder tem que ter empatia, inteligência emocional, criatividade e autoconhecimento.
Uma área com eficiência e eficácia é, ao mesmo tempo, efetiva. Sendo assim, seu trabalho será resultado de muito esforço.
Por que entender eficiência, eficácia e efetividade melhora sua produtividade?
Compreender a diferença entre eficiência, eficácia e efetividade ajuda a alinhar esforço, resultado e impacto. Essa combinação torna a rotina mais produtiva e os objetivos mais claros.
Eficiência é fazer uma tarefa da melhor forma possível, usando menos recursos.
Eficácia é alcançar o resultado esperado, mesmo que com mais esforço.
Efetividade é gerar impacto real com o resultado alcançado, garantindo que ele atenda ao objetivo final.
No dia a dia, um profissional eficiente pode entregar um relatório em pouco tempo e com baixo custo. Se ele não atende ao que o cliente precisa, foi eficiente, mas não eficaz. Agora, se o relatório resolve o problema e contribui para decisões melhores, aí sim houve efetividade.
A produtividade verdadeira acontece quando os três conceitos se equilibram:
A tarefa certa (eficácia),
executada com bom uso de recursos (eficiência),
e que gera resultado útil para quem precisa (efetividade).
Ou seja, ser produtivo não é apenas fazer mais, é fazer o certo, do jeito certo, com impacto certo.
Como alcançar o melhor desempenho?
Uma organização capaz de produzir e entregar resultados de excelência é justamente aquela que aplica os três conceitos corretamente em seus processos.
No entanto, é necessário que a equipe de trabalho desenvolva um planejamento e execute da melhor maneira possível suas tarefas. Já a liderança eficiente, eficaz e efetiva, tem a função de administrar, liderar e, portanto, produzir bons resultados sem desperdício de tempo e custos.
Por fim, o resultado esperado, é que os funcionários, a empresa e os clientes sairão vencendo. Pois os colaboradores terão passado por um processo de capacitação e reconhecimento das suas habilidades, a empresa terá empregados que irão vestir a camisa e fazer de tudo por resultados melhores e os clientes terão um produto com mais qualidade ainda.
Aprimore seus resultados com base na eficiência, eficácia e efetividade
Entender esses três conceitos é o primeiro passo. O próximo é saber como aplicá-los de forma estruturada para gerar impacto real no dia a dia profissional. Se você quer desenvolver uma visão mais analítica sobre processos, desempenho e melhoria contínua, o curso gratuito Fundamentos da Gestão da Qualidade da FM2S é uma ótima oportunidade.
