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Project Management

16 de fevereiro de 2022

Última atualização: 12 de janeiro de 2023

Project Management: o que é e por que é importante?

Seus projetos andam difíceis de sair do papel ou demorando um tempo além do normal para serem concluídos? Talvez o Project Management – ou gerenciamento de projetos – seja a metodologia certa para mudar esse cenário. Você já ouviu falar nela? Caso não conheça, é um conjunto de práticas e competências utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização, além disso pode ser o fator determinante entre o fracasso e o sucesso das suas escolhas. Então, para quem ficou curioso, preparamos este artigo, reunindo conceitos que podem contribuir de maneira significativa na sua rotina de trabalho e fazer a diferença na hora de entregar resultados.

O que é projeto?

A princípio, um "projeto" na sua definição mais clássica é de um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Outras características podem ser atribuídas, como: tem começo, meio e fim; sua essência é o trabalho em equipe e a cooperação entre pessoas de áreas diferentes; é realizado com um objetivo que não se repete – ou seja, é singular – independentemente do que resultar; harmoniza prazos, recursos, indivíduos de diferentes áreas, custos e mais.  Tudo isso é projeto: a construção de um prédio, o desenvolvimento de um novo negócio, a expansão de vendas de um produto específico da sua loja, um plano de marketing para a sua marca e até mesmo a previsão para contenção de riscos de uma região que sofre com problemas ambientais, como enchentes, incêndios e deslizamentos. Se eles vão funcionar, se adequar a orçamentos, contar com a habilidade dos profissionais responsáveis e entregar o que foi solicitado, contudo, essa é uma conversa que envolve o mais importante – gerenciamento. 

O que é Project Management?

A tradução literal pode ser gerenciamento de projeto ou gestão de projeto. O termo envolve a aplicação de habilidades, ferramentas, técnicas e conhecimentos, no geral, para executar atividades que atinjam os objetivos do projeto. Sendo assim, o responsável por guiar o processo é conhecido como Project Manager – gerente ou gestor de projetos –, muitas vezes contratado apenas para guiar essas demandas, tamanha a responsabilidade.  O Project Management prevê uma ordem em suas fases. Por exemplo, no caso da elaboração de um produto, é preciso: - Desenvolver a ideia e a concepção da aplicação do produto; - Mensurar ferramentas e matérias-primas necessárias; - Distribuir tarefas; - Determinar prazos; - Testar e apresentar resultados. Diante desses pontos, você pode até pensar que o Project Management é algo novo, mas não é bem assim. Desde que o mundo é mundo, os projetos são feitos e colocados em prática, ou não teríamos chegado à vida em sociedade como ela acontece hoje. Por outro lado, foi durante o século 20 que gerente ou gestor de projetos começou a ser visto como profissão.  O PMI (Project Management Institute) é uma instituição sem fins lucrativos, fundada em 1969, que reúne profissionais de gestão de projeto e mais de 650 mil associados para disseminar práticas específicas da área. O principal conteúdo elaborado pelo grupo é o PMBOK Guide (Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos), dividido em cinco grandes grupos correspondentes ao ciclo de vida do projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Além disso, a estrutura ainda prevê dez áreas de conhecimento e 47 processos de gerenciamento de projetos (PM).

Project Management e suas etapas

Iniciação

Aqui, o próprio nome já diz: é o início do projeto, quando são pensadas as primeiras ideias, seguidas da criação de um plano de negócios, do termo de abertura e mapeamento de quais colaboradores estarão envolvidos em todo o processo. O termo de abertura é de extrema importância, pois determina objetivos, restrições, orçamento, cronograma e o principal responsável pelo projeto. Nesse momento, também identificam as fraquezas do grupo, possíveis ameaças e potenciais oportunidades.

Planejamento 

Cria-se o roteiro a ser seguido, que envolve desde um plano de comunicação até a previsão dos resultados. Com as metas estipuladas, define-se também um cronograma mais detalhado que na primeira etapa, já que inclui datas específicas e atribui-se funções aos envolvidos. Um plano de risco também é determinante, afinal, quanto menos surpresas, melhor. É bacana observar que essa é uma etapa demorada, mas extremamente necessária. Lembre-se: planejar nunca é perder tempo, é ganhar confiança! 

Execução

Hora da mão na massa! Depois de estabelecidas as rotinas de trabalho, a equipe começa a colocar o projeto em prática, sempre contando com o apoio dos stakeholders, responsáveis por cada área do plano. Nesse sentido, duas coisas são importantes: reuniões periódicas para avaliar o andamento do projeto e os gargalos existentes, e documentação de todas as fases, caso seja preciso fazer algo semelhante no futuro. 

Controle e monitoramento

As etapas 3 e 4 caminham praticamente juntas, o que permite alinhar os objetivos constantemente e manter as entregas no prazo. Para acompanhar o andamento de cada demanda, o gestor pode estabelecer alguns KPIs (Indicadores-chave de desempenho), prevenindo que equívocos se tornem erros irreparáveis ou atrasem o projeto.

Fechamento

Autodescritiva, essa fase envolve os toques finais após a entrega do projeto. Alguns grupos optam por fazer uma reunião que contempla a análise daquilo que deu certo e do que é preciso melhorar no próximo projeto. São feitas revisões, avaliação de resultados e também é o espaço para que os colaboradores compartilhem suas experiências participando de todas as etapas anteriores. 

O que significa PMO e para que serve?

Essa é a sigla de Project Management Office (algo como Escritório de Projetos ou Escritório de Gerenciamento de Projetos), que pode ser definido como o departamento responsável por cuidar da gestão de projetos da empresa. Nesse local, são estabelecidas algumas práticas que visam o controle e a execução de propostas da organização. O principal objetivo do PMO, que pode ser composto por apenas uma ou por várias pessoas, com sala fixa ou não, é padronizar os processos – sempre pensando na excelência dos resultados, na governança, nas estratégias de crescimento. Com o PMO instalado na instituição, mesmo que exista projetos variados sendo desenvolvidos simultaneamente e por times diferentes, há um controle de como eles estão acontecendo. Isso envolve: - Aplicar boas práticas e garantir o cumprimento de diretrizes e políticas de governança; - Assegurar o uso de ferramentas e metodologias para que auxilie a definir e monitorar indicadores na gestão; - Oferecer capacitação e suporte aos gerentes, assim como elaborar e revisar processos gerenciais; - Realizar reuniões de monitoramento e gerar relatórios das diversas áreas da empresa; - Elencar as atribuições dos gerentes para que eles façam o controle dos recursos, coordenem as tarefas, dê feedbacks etc; - Cuidar das ferramentas e tecnologias necessárias para que as otimizações das tarefas dos gerentes de projetos. 

PMBOK, Project Management e PMO

O PMBOK funciona como uma referência básica tanto para aqueles que têm apenas interesse no assunto quanto para os profissionais da área que desejam adotar as práticas do Guia em sua rotina. Sendo assim, quando informações atualizadas e avaliadas por acadêmicos e praticantes desse universo se encontram com o PMO de uma organização, que atua como facilitador de todas as etapas de projetos, os benefícios são significativos. Podemos citar 10:

  1. Decisões executadas de forma mais ágil e assertiva
  2. Recursos utilizados de maneira eficiente, sem desperdício 
  3. Controle dos riscos negativos
  4. Comunicação transparente e direta
  5. Engajamento dos envolvidos no projeto
  6. Otimização dos custos
  7. Diminuição dos conflitos entre os times
  8. Qualificação dos colaboradores
  9. Segurança na execução do projeto
  10. Qualidade das entregas e clientes satisfeitos

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Equipe FM2S

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