O que é POP e como implantar procedimentos padrões?

O que é POP e como implementar procedimentos padrões
23 de setembro de 2020
Última modificação: 23 de setembro de 2020

Autor: Guilherme Mendes
Categorias: Não definido

Imagine por um momento que você trabalha no departamento de atendimento ao cliente de uma concessionária automotiva. Um cliente chega um dia e diz que está com problemas ao subir e descer o vidro do lado do motorista. Provavelmente, a loja para a qual você trabalha já tem um conjunto de regras escritas em vigor sobre como lidar com essa situação, ou seja, primeiro você faz alguns testes simples para tentar resolver o problema como verificar a bateria do automóvel, peças que estejam travando a subida do vidro ou problemas com o acionamento do botão. Todos esses procedimentos são conhecidos como procedimentos padrões.

Confira também:

O que é um POP: Procedimento Operacional Padrão

Esteja você começando um negócio ou tentando melhorar um já existente, você tem que entender como as coisas serão feitas.

  • Quais tarefas você precisa fazer?
  • Quem precisa fazer isso?
  • Quais são as melhores maneiras de abordar essas tarefas?

Descobrir como essas perguntas podem ser respondidas é o primeiro passo para sistematizar seu negócio. A criação de processos e fluxogramas de trabalho definirá a forma como funcionam suas atividades do dia a dia.

Entendendo o que é um POP?

Para entender melhor o que é um POP, vamos fazer uma comparação com atividades da sua rotina. Em nosso cérebro existem diversos POPs que são utilizados em atividades de rotina como tomar banho, colocar uma roupa e muitas outras.

Se pensarmos em operações mais complexas como fazer uma impressão de um documento, por exemplo, essa atividade é feita praticamente de forma automática. Assim o operador fica com a mente livre para imaginar coisas diferentes enquanto a impressão é realizada.

Obviamente que existem muitas diferenças entre aquilo que é fisiológico a nós e a gestão de processos, mas existe uma semelhança entre os dois casos: a padronização das operações servem para manter os resultados previsíveis.

Assim, descrito em detalhes as atividades e propostas envolvidas em um processo, o POP é um documento de padronização para manter os resultados previsíveis.

Através da padronização de operações, as probabilidades de defeitos, erros ou falhas são baixas. Desta forma, o POP relaciona-se diretamente com a qualidade, apesar de também possuir uma função muito importante na segurança.

O POP também pode estar anexo ou conter outros tipos de documentos em conjunto como IT’s, NOP’s e BPF’s:

  • NOP’s (Norma Operacional Padrão): informa os padrões de conformidade de instituições regulamentadoras como a ISO, Anvisa, Inmetro, etc.;
  • IT’s (Instrução de Trabalho): contém informações focadas na aplicação das orientações do POP;
  • BPF’s (Boas Práticas de Fabricação): consistem num conjunto de medidas (sanitárias e operacionais) que garantem a qualidade, segurança e conformidade de alimentos conforme previsto em lei.

POP Definição

Procedimentos padrões (POP) são documentos que fornecem orientações e instruções claras sobre como as equipes e membros de uma organização devem realizar determinados processos. São imprescindíveis para realização de tarefas rotineiras como limpeza, montagem, manutenção ou transporte de materiais e está diretamente relacionada à gestão de processos e em atender as expectativas do consumidor.

Observe que a documentação POP envolve muito mais do que um simples documento de procedimento. A principal diferença é que os documentos de procedimento têm como objetivo fornecer uma visão geral de alto nível do processo em questão, enquanto os POPs fornecem uma explicação “prática” do que precisa acontecer para garantir que um determinado processo corra conforme planejado.

Em um ambiente de manufatura, o exemplo mais óbvio de um POP são os procedimentos padrões de linha de produção passo a passo usados ​​para fabricar produtos e treinar funcionários.

Importância de um POP

Um POP, de fato, define as práticas esperadas em todos os negócios onde existem padrões de qualidade. Os POPs desempenham um papel importante em sua pequena empresa. POPs são políticas, procedimentos padrões de que você precisa nas disciplinas de operações, marketing e administração de sua empresa para garantir o sucesso. Eles podem criar:

  • Eficiências e, portanto, lucratividade;
  • Consistência e confiabilidade na produção e serviço;
  • Menos erros em todas as áreas;
  • Uma forma de resolver conflitos entre parceiros;
  • Um ambiente saudável e seguro;
  • Proteção dos empregadores em áreas de responsabilidade potencial e questões de pessoal;
  • Um roteiro para como resolver problemas – e a remoção da emoção de solução de problemas – permitindo o foco necessário na resolução do problema;
  • Uma primeira linha de defesa em qualquer fiscalização, seja por um órgão regulador, um parceiro ou potencial parceiro, cliente ou empresa realizando due diligence para uma possível compra;
  • Valor agregado ao seu negócio, caso você deseje vendê-lo.

Se quer saber mais sobre procedimentos padrões aplicados à área de qualidade, não deixe de conhecer o curso de Green Belt FM2S.

Como fazer e implementar um procedimento operacional padrão

Agora você sabe o que é um procedimento operacional padrão e por que precisa dele. No entanto, você pode estar se perguntando como pode realmente criar o seu próprio. Os procedimentos padrões exigem muito planejamento e preparação antes mesmo de você começar a escrever o documento.

Aqui estão cinco etapas a serem seguidas ao criar seu próprio procedimento operacional padrão:

Desenvolva uma lista de seus processos de negócios

Para começar, peça aos gerentes que conversem com seus funcionários sobre as funções que desempenham em suas funções todos os dias. Isso permitirá que eles comecem a criar uma lista detalhada de processos que precisam de procedimentos operacionais padrão.

A partir daí, você pode revisar a lista com seus gerentes e procurar por despedimentos. Esta lista servirá como ponto de partida para a criação de seu procedimento operacional padrão.

Planeje o processo

Nesta etapa, você precisará decidir um formato para o seu processo. Você quer que seja um guia passo a passo ou um diagrama de fluxo de trabalho? A partir daí, você pode criar um modelo. Você também precisará decidir como seu procedimento operacional padrão ficará visível para seus funcionários. Você terá uma cópia escrita postada ou uma cópia estará disponível online?

Fale com os funcionários

Agora que você tem sua lista de processos e criou seu modelo, precisa falar com seus funcionários. Isso é importante porque você não pode entender totalmente o processo, a menos que tenha falado com as pessoas que realmente o executam diariamente. Só falar com a gestão não basta.

Escreva e reveja o processo

Depois de falar com seus funcionários, adicione imediatamente suas notas ao modelo. A partir daí, você pode revisar seu procedimento operacional padrão com os funcionários mais uma vez e obter informações de seus gerentes. Você também deve determinar quem será responsável pela supervisão e manutenção do procedimento operacional padrão.

Lembre-se de que todos os seus procedimentos operacionais padrão devem ser lidos da mesma maneira, embora ainda descrevam distintamente as funções de cada área de seu negócio.

Mantenha o processo

Seu trabalho não termina depois que o procedimento operacional padrão é escrito! Para que permaneça relevante e útil, você deve mantê-lo e atualizá-lo pelo menos uma vez por ano.

Um procedimento operacional padrão por escrito não apenas permite que seu funcionário saiba como ele deve estar fazendo seu trabalho, mas também o porquê. Quando você explica aos funcionários por que as tarefas são executadas de certa maneira, é mais provável que eles as concluam.

Os procedimentos operacionais padrão são demorados para criar no início, mas os benefícios valem a pena. Eles vão economizar muito tempo e frustração no futuro.

Conclusão

Os procedimentos operacionais padrão são instruções detalhadas e escritas sobre como realizar uma atividade comercial de rotina. Eles são fáceis de ler e explicam todos os detalhes do processo descrito. É importante ter em mente que um bom procedimento operacional padrão não se concentra no que precisa ser feito, mas sim em como deve ser feito. Um procedimento operacional padrão é uma ferramenta eficaz que toda empresa deve ter.

Os procedimentos operacionais padrão darão a você uma melhor compreensão dos processos de negócios e o ajudarão a decidir como seguir em frente. Eles garantirão que todos os funcionários executem os processos de negócios da mesma maneira.

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