Planilhas: PDCA e Gestão de Estoques

Planilhas PDCA e Gestão de Estoques
18 de março de 2020
Última modificação: 18 de março de 2020

Autor: Guilherme Mendes
Categorias: Blog, Ferramentas da Qualidade, Melhoria de Processos

Planilhas – Introdução

Existem diversas ferramentas da qualidade que são capazes de resolver diversas questões que aparecem no dia-a-dia empresarial/industrial. Mas a questão é saber qual seria a melhor ferramenta para usar em determinada situação? É justamente isso que nossas planilhas vieram te demonstrar.

Portanto, nesta postagem estamos trazendo não apenas demonstrações de nossas planilhas dispostas em nosso material de apoio, bem como sugestões de aplicação para cada uma delas com uma breve explicação. Aproveite para acessar o nosso material de apoio e conferir as planilhas e diversos outros materiais.

Essas ferramentas que apresentaremos aqui, fazem parte das certificações Green, Black e Master Black Belt. Portanto, se deseja certificar-se em algum destes cursos, você já sai na frente os conhecendo antes mesmo de realizar estes cursos.

Pra você que deseja se inteirar sobre este assunto, não perca tempo! Acesse já a nossa Plataforma EAD, e matricule-se no curso gratuito White Belt FM2S.

Sem mais delongas, vamos começar!

Planilha PDCA/SA

Antes de iniciarmos a abordagem sobre o assunto clique em Planilha PDCA para fazer o download do arquivo em Excel.

O PDCA é uma metodologia que valoriza a cultura de melhoria contínua na empresa. É um tipo de método de gerenciamento iterativo, usado tanto para controle quanto para melhoria constante de produtos, serviços e processos em geral.

Existe uma vertente do PDCA que é muito famosa e com um princípio muito semelhante. Ele é conhecido como PDSA. A diferença são as fases Check e Study. Quando usamos o PDCA, a fase Check está no sentido de avaliar de resultados oriundos do planejamento e do que foi feito.

Por um outro lado com o PDSA, a fase Study indica alguns questionamentos como por exemplo:

  • Seu plano resultou em uma melhoria?
  • A ação valeu o investimento?
  • Você vê tendências?
  • Houve efeitos colaterais não intencionais?

Você pode usar várias ferramentas diferentes para revisar e avaliar visualmente uma melhoria, como um gráfico de Pareto, gráfico de controle ou gráfico de execução.

Neste arquivo, você encontrará uma planilha completa com 21 abas que vão desde o próprio PDCA, chegando até a aba de conclusão.

Primeiramente você começa contextualizando o seu problema inicial, analisa o histórico dos seus dados e define os responsáveis. Lembrando que na metodologia Lean Six Sigma o envolvimento dos colaboradores é uma das premissas para uma implementação de sucesso. Em seguida temos diversas etapas intermediárias como a observação de dados, e ações e a montagem do diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama espinha de peixe.

Diagrama de Ishikawa

Enquanto as espinhas principais representam as causas primárias (macrocausas) do problema, enquanto suas ramificações representam as causas secundárias ou oriundas de processos anteriores. A ideia é que, no final da espinha, cheguemos às microcausas reais e específicas daquele efeito. Esta é uma ferramenta do Analyse (etapa de análise) de nosso Green Belt.

Defeitos e Condições e Análise Global

Seguimos para as abas de defeitos que envolve matérias-primas, equipamentos e informações. As condições do ambiente também fazem parte da planilha PDCA/SA seguido por defeitos em procedimentos e defeitos relacionados a pessoal. Vale lembrar que estamos relacionando uma ferramenta à metodologia Lean Seis Sigma que possui uma parte estatística muito forte. Ela é responsável por determinar, em termos de dados, a qualidade de um produto ou serviço. Toda parte de defeitos é reunida na aba de análise global. Em seguida é feita a análise das causas mais prováveis e então define-se os testes a serem realizados para validar a relação causa-efeito desejada.

A próxima aba define uma solução para a causa em questão seguida do plano de ação que “mastiga” todo o problema, tornando extremamente visual a estratégia de ação com o foco no combate a causa do problema.

Por fim chegamos à parte de execução, com a definição de um cronograma, que deve ser seguido a risca para mitigar o problema em questão, seguido da comparação de resultados, a fim de saber se a melhoria implementada de fato foi efetiva, seguida da padronização do processo.

Vale lembrar que o ciclo PDCA/PDSA é uma ferramenta extremamente versátil, ou seja, você consegue aplicá-la em diversas situações. Desde um problema de atendimento, por exemplo, até mesmo à solução de uma questão fabril em uma linha de produção. Isso fez com que esta se classificasse entre as melhores planilhas.

Planilha – Gestão de Estoques

Produtos danificados, obsoletos, vencidos, mal condicionados são problemas comuns encontrados nos estoques em empresas. Acredito que irão concordar comigo que muitos destes problemas estão relacionados à gestão de estoques, certo? Mas como tratar estes problemas?

Outra das planilhas que consideramos muito importante e que pode resolver este problema é a planilha de gestão de estoques, afinal são diversos os problemas do dia a dia empresarial que envolvem esse tipo de gestão.

Vamos conferir um passo a passo explicativo sobre esta planilha que também está disposta em nosso material de apoio. Acesse e faça o download.

Início

A primeira aba “Início” consiste na apresentação da planilha que te direciona para as outras abas conforme você clica em cada um dos botões. Também há um exemplo, para o caso de dúvidas em como utilizar a planilha.

Um balão de conversa sugere por onde você pode começar a controlar o seu estoque no botão “conferir e atualizar seu estoque” iniciando o preenchimento da planilha.

Por Partes

Com o título de “lançamento de vendas”, esta aba objetiva realizar um controle das saídas (ou outputs) de mercadorias e serviços. Isso é importante porque torna visual a gestão para controlar os níveis de estoque. Em casos de estoques de segurança, por exemplo em políticas de produção por redução de estoque (o sistema kanban é muito utilizado para isso) você consegue saber, através das saídas, a quantidade de mercadoria a ser produzida para suprir a demanda que foi atendida.

Peças

A aba de peças representa o estoque de produtos. Com ela você consegue saber o código do produto/serviço, a descrição do mesmo, as quantidades em estoque, a quantidade de produtos que você consegue produzir por hora, o ritmo de consumo, o tempo máximo que o produto pode ficar sem ser reposto e que não o impedirá de ser entregue ao cliente e quanto tempo você leva para repor aquele item em seu estoque, após ele ter sido comprado ou consumido.

Essas informações são preciosas para realizar inferências, previsões e traçar estratégias em relação aos produtos e também aos ritmos de produção.

Vendas Peças

Consiste numa aba onde se concentra o histórico de vendas, que é importante para realizar previsões de demanda. A partir dela é possível realizar um melhor controle de estoque além de configurar os planos de produção.

Gostou do nosso conteúdo? Então aproveite e confira outras planilhas, e-books, ferramentas da qualidade e muito mais em nosso material de apoio.

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