O que é a Gestão de Processos? E o BPM?

gestão de processos
12 de outubro de 2017
Última modificação: 12 de outubro de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

O que é Gestão de Processos?

A Gestão de Processos trata-se-se de alinhar os processos com os objetivos estratégicos de uma organização. Isso pode ocorrer através de algumas estratégicas, como: projetando e implementando arquiteturas de processos, estabelecendo sistemas de medição de processos que se alinham com os objetivos organizacionais e educando e organizando gerentes para que eles façam a Gestão de Processos de forma efetiva. Quer se tornar um gerente fora de série? Confira nosso curso de Formação para Primeira Liderança!

A Gestão de Processos, ou o BPM, também pode se referir a vários esforços de automação, incluindo sistemas de fluxo de trabalho, linguagens XML Business Process e sistemas ERP empacotados. Neste caso, a gestão enfatiza a capacidade dos mecanismos de fluxo de trabalho para controlar fluxos de processos, medir automaticamente processos e educar e organizar gerentes para que eles façam a Gestão de Processos de forma eficaz.

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Gestão de Processos

Como é o estudo da Gestão de Processos?

A Gestão de Processos é uma maneira de olhar e, em seguida, controlar os processos que estão presentes em uma organização. Trata-se, assim, de uma metodologia eficaz em tempos de crise, pois garante que os processos sejam eficientes e eficazes, fazendo com que a organização melhore e se torne mais econômica.

Já o conceito de Gerenciamento de Processos de Negócios (ou BPM, sigla do termo em inglês)  abrange a forma como estudamos, identificamos, mudamos e monitoramos os Processos de Negócios, mais especificamente, para garantir que eles funcionem sem problemas e possam ser melhorados ao longo do tempo. Muitas vezes enquadrado em termos do fluxo diário de trabalho – sim, o “fluxo de trabalho” geralmente se encaixa no guarda-chuva de melhoria do processo – é um pedaço importante do quebra-cabeças, pois um processo pobre não tem capacidade de aproveitar a informação que entra.

Por fim, a Gestão de Processos é melhor pensada como uma prática comercial, englobando técnicas e métodos estruturados. Não é, pois, uma tecnologia, embora existam tecnologias no mercado que carregam esse descritor por causa do que elas permitem: identificar e modificar os processos existentes, de modo que eles se alinhem com uma situação futura desejada, presumivelmente melhorada. Trata-se de formalizar e institucionalizar melhores formas de fazer o trabalho.

O que envolve a Gestão de Processos?

  • Organizar-se em torno de resultados e não de tarefas, para garantir que o foco seja mantido;
  • Corrigir e melhorar processos antes da automação; caso contrário, tudo o que você conseguiu é fazer a bagunça mais rápido;
  • Estabelecer processos e atribuir a propriedade para que o trabalho e as melhorias se afastem;
  • Padronizar processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, tenham seus erros reduzidos e seus riscos, mitigados;
  • Habilitar a mudança contínua para que as melhorias possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
  • Melhorar os processos existentes, em vez de criar coisas radicalmente novas ou “perfeitas”, porque isso pode demorar muito.

A Gestão de Processos, assim, não deve ser um exercício isolado. Pelo contrário, ela deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar o fluxo total de processos. Tudo isso, junto, leva a um ciclo contínuo de avaliação e melhoria da organização.

As etapas que podem ser reconhecidas na Gestão de Processos são:

  • Analisar;
  • Fazer Re-design e modelo;
  • Implementar;
  • Monitorar;
  • Gerir;
  • Automatizar.

Como ter ideias para gerir processos?

Obter informações para onde o processo precisa ir, e quando, é apenas parte da solução – muito do resto envolve solicitar os insights que você precisa e, em seguida, ter esses insights comunicados em um formato imediatamente utilizável. Isto é o que um software de relatórios e consultas faz.

O sucesso depende em grande medida de quão bem você rotular os dados em seus repositórios, de forma que ele possa ser adequadamente identificado e alocado à ocorrência de uma consulta apropriada. Um impulso importante para atingir esse objetivo consiste na aplicação de metamodelo de Armazém Comum (CWM), uma especificação completa de sintaxe e semântica que as ferramentas de armazenamento de dados e de inteligência de negócios podem alavancar para intercalar metadados compartilhados com êxito.

Quais os termos mais utilizados na Gestão de Processos?

Realização

Consiste em Realizar os objetivos estratégicos conforme descrito no plano estratégico da organização. No nível de um projeto, trata-se de perceber o valor ou os benefícios empresariais descritos no caso de negócios do projeto.

Organização

A organização, neste contexto, refere-se a uma empresa ou partes de uma empresa, talvez uma unidade de negócios que seja discreta por direito próprio. Os processos de negócios, por sua vez, são ponta a ponta associados à parte de uma organização. Este foco de ponta a ponta assegurará que uma abordagem de silo não se desenvolva.

Objetivos

Os objetivos de uma implementação de BPM vão desde os objetivos estratégicos da organização até os objetivos do processo individual. Trata-se de alcançar os resultados ou objetivos do negócio. BPM não é um objetivo em si, mas sim um meio para alcançar um objetivo. Não é “uma solução à procura de um problema”.

Melhoria

A melhoria consiste em tornar os processos de negócios mais eficientes e eficazes.

Gestão

A gestão refere-se ao processo de medição e gestão do desempenho das pessoas. Trata-se de organizar todos os componentes essenciais e subcomponentes para seus processos. Com isso, entendemos como organizar as pessoas, suas habilidades, motivação, medidas de desempenho, recompensas, os próprios processos, a estrutura e os sistemas necessários para suportar um processo.

Controle

A gestão de processos é sobre gerenciar seus processos de negócios de ponta a ponta e envolve o ciclo completo de planejar-fazer-estudar-agir (PDSA). Um componente essencial do controle é ter a capacidade de medir corretamente, pois se você não consegue medir algo, não pode controlá-lo e gerenciá-lo.

Essencial

Nem todos os processos de uma organização contribuem para a consecução dos objetivos estratégicos da organização. Processos essenciais são os que fazem.

Negócio

Uma implementação do BPM deve ter um impacto no negócio, oferecendo benefícios. Deve se concentrar nos principais processos de negócios que são essenciais para a sua principal atividade comercial – os processos que contribuem para a consecução dos objetivos estratégicos da organização.

Processos

O que é um processo? Existem tantas definições de processo quanto existem processos. Uma com a qual concordamos é a definição de Roger Burlton, segundo o qual “um verdadeiro processo compreende todas as coisas que fazemos para proporcionar a alguém que se preocupa o que ele espera receber”. Isso abrange um verdadeiro processo de ponta a ponta, desde o gatilho original para o processo até a satisfação final das partes interessadas. Burlton acrescenta que o “(…) o teste final da completude de um processo é se o processo entrega um produto ou serviço claro para um participante externo ou outro processo interno.”

Gestão de Processos e a Tecnologia

Em nossa opinião, a Gestão de Processos de Negócios não equivale a uma ferramenta tecnológica ou iniciativa para processos de negócios. Na nossa experiência, há uma melhoria significativa nos processos de negócios que podem ser alcançados sem tecnologia. Mas o BPM pode envolver tecnologia? E é a tecnologia algo bom? Absolutamente, nas circunstâncias corretas e quando seu uso pode ser justificado.

E as ferramentas de modelagem e gerenciamento de processos são úteis para alcançar melhorias no processo em circunstâncias não-tecnológicas? Se as ferramentas referidas forem ferramentas de modelagem de processos, então sim, elas podem ser extremamente úteis nesse processo. Na verdade, é difícil concluir projetos complexos de melhoria de processos de forma eficaz, e no tempo estipulado, sem o uso dessas ferramentas.

Uma palavra de cautela: existe o perigo de as organizações acreditarem que, uma vez que tenham comprado uma ferramenta de modelagem de processos, resolverão todos os seus problemas e as melhorias do processo seguirão. Nada poderia estar mais longe da verdade. Uma ferramenta de modelagem de processos é apenas uma peça de software e, sem uma metodologia ou estrutura, recursos qualificados para usá-lo e um compromisso genuíno da liderança organizacional, é inútil.

Cuidado!

A Gestão de Processos (BPM) é como muitas outras abreviaturas de três letras no passado recente, como o CRM e o ERP, que foram mal utilizados e mal interpretados.

Atualmente, a gestão de processos de negócios está sendo usado por:

  • alguns fornecedores que apenas se concentram na solução tecnológica de melhoria de processos;
  • outros vendedores que pensam em BPM como modelagem de processos de negócios ou gerenciamento de desempenho de negócios;
  • consultores que usam o BPM para continuar sua mensagem no BPR;
  • gerentes que querem saltar no movimento do BPM, sem ideia de para onde ele está indo;
  • analistas de processos que usam BPM para inflar suas aspirações de modelagem de processos.

Muitos dos comentaristas e fornecedores da indústria fornecem definições que especificam a tecnologia (ferramentas de automação) como um componente essencial do BPM – de fato, eles dizem que o BPM é tecnologia. No entanto, se você fizer uma revisão simples e de sentido comum do BPM, obviamente, é sobre a gestão de processos de negócios.

Com esta simples afirmação em mente e a organização como foco principal, sugerimos que o BPM seja:

A realização dos objetivos de uma organização por meio da melhoria, gerenciamento e controle de processos de negócios essenciais.

Qual é a nova tendência sobre Gestão de Processos?

Estamos felizes em ver que atualmente há um movimento para um acordo de que o BPM é sobre a gestão de processos de negócios. Paul Harmon, da Business Process Trends, definiu recentemente o BPM como uma disciplina de gestão focada em melhorar o desempenho corporativo por meio da Gestão dos Processos de Negócios de uma empresa.

Assim, a gestão de processos é uma parte integrante do gerenciamento “normal”. É importante que a liderança e a administração reconheçam que não há linha de chegada para a melhoria dos processos de negócios. É um programa que deve ser continuamente mantido.

Nesse caso…

Gestão de Processos (BPM) é:

  • Mais do que apenas software;
  • Mais do que apenas do que realizar melhora ou reengenharia de seus processos – também trata dos problemas gerenciais;
  • Não apenas hype, é parte integrante da gestão;
  • Mais do que apenas modelagem, é também sobre a implementação e execução desses processos – e requer análise;
  • Por último, mas não menos importante, como disciplina de gestão, o BPM exige uma visão organizacional de ponta a ponta e um bom senso comum, que muitas vezes podem ser escassos.

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