O que é Filosofia Lean? Quais os princípios? Por onde começar?

A filosofia Lean (ou Sistema Toyota de Produção), é uma metodologia de gestão que fora desenvolvida pelos japoneses e hoje em dia é usada em todo o mundo. Esta metodologia visa otimizar os custos e reduzir o tempo e os desperdícios de uma empresa. Para isso, o  “Lean thinking” muda o foco do gerenciamento, da otimização de tecnologias, ativos e departamentos para a otimização do fluxo de produtos e serviços, partindo do princípio de que toda iniciativa precisa ser baseada no consumidor final e o propósito portanto é criar valor para este.

O Lean thinking

Desde o advento do conceito Lean até os dias atuais, a popularidade do “Lean thinking” se espalhou exorbitantemente. As aplicações anteriores se concentravam apenas nas empresas de manufatura (portanto, as designações resultantes: manufatura enxuta ou produção enxuta). A filosofia do “Lean thinking” , no entanto, mudou rapidamente para novas áreas, como serviços, comércio e setor público.

A aplicação direcionada

A eliminação do desperdício ao longo de fluxos de valor inteiros, em vez de em pontos isolados, cria processos que precisam de menos esforço humano, menos espaço, menos capital e menos tempo para produzir produtos e serviços com muito menos custos e com muito menos defeitos, em comparação com os sistemas de negócios tradicionais . As empresas são capazes de responder às mudanças dos desejos dos clientes com alta variedade, alta qualidade, baixo custo e com tempos de produção muito rápidos. Além disso, o gerenciamento de informações se torna muito mais simples e preciso.

Processos, Propósito e Pessoas

É recomendado que os gerentes e executivos das empresas que querem embarcar em transformações através do Lean pensem em três questões fundamentais de negócios que devem orientar a transformação de toda a organização:

• Propósito: Quais problemas do cliente a empresa resolverá para alcançar seu próprio objetivo de prosperar?
• Processo: Como a organização avaliará cada fluxo de valor principal para garantir que cada etapa seja valiosa, capaz, disponível, adequada, flexível e que todas as etapas estejam ligadas por fluxo, extração e nivelamento?
• Pessoas: Como a organização pode garantir que todo processo importante tenha alguém responsável por avaliar continuamente esse fluxo de valor em termos de objetivo de negócios e processo enxuto? Como todos que tocam o fluxo de valor podem se envolver ativamente na operação correta e na melhoria contínua?

Quais são os princípios de implementação do Lean?

O processo de cinco etapas para orientar a implementação das técnicas de Lean são:

1. Especifique o valor do ponto de vista do cliente final: o melhor ponto de partida é perceber que apenas uma pequena fração do tempo total dos negócios é transferida como valor para o cliente.
2. Identifique todas as etapas no fluxo de valor para cada família de produtos, eliminando, sempre que possível, as etapas que não criam valor: o fluxo de valor refere-se a todos os processos, ações e atividades dentro de uma empresa que entrega coletivamente o produto final.
3. Faça com que as etapas de criação de valor ocorram em sequências apertadas, para que o produto flua suavemente em direção ao cliente.
4. À medida que o fluxo é introduzido, deixe os clientes extrair valor da próxima atividade upstream.
5. Conforme o valor é especificado, os fluxos de valores são identificados, as etapas desperdiçadas são removidas e o fluxo e a extração são introduzidos, inicie o processo novamente e continue até que seja alcançado um estado de perfeição no qual o valor perfeito é criado sem desperdício.

É fácil de lembrar, mas nem sempre fácil de alcançar!

Como começar?

O espaço entre a teoria e a prática pode não ser tão fácil de ser preenchido. Já comentamos sobre a ideia e os princípio, mas a parte mais difícil é tirar os conceitos do papel e aplicá-los na prática. Para isso separamos algumas dicas e passos de como fazer isso:

• Encontre um agente de mudança, um líder que assuma a responsabilidade pessoal pela transformação enxuta.
• Obtenha o conhecimento Lean, por meio de um curso , que possa te ensinar técnicas Lean e como implementá-las como parte de um sistema, não como programas isolados.
• Encontre uma alavanca, aproveitando uma crise ou criando uma para iniciar a transformação. Se sua empresa atualmente não está em crise, concentre a atenção em um concorrente enxuto ou encontre um cliente ou fornecedor enxuto que fará demandas por um desempenho dramaticamente melhor.
• Esqueça a grande estratégia no momento.
• Mapeie os fluxos de valor, começando com o estado atual de como o material e as informações fluem agora, depois desenhando um estado futuro mais enxuto de como eles devem fluir e criando um plano de implementação com cronograma.
• Comece o mais rápido possível com uma atividade importante e visível.
• Exija resultados imediatos.
• Assim que você ganhar impulso, expanda seu escopo para vincular melhorias nos fluxos de valor e ir além do chão de fábrica para os processos de escritório.

Quais são os erros mais comuns na implementação do Lean?

Para começar, o Lean nunca deve ser visto como uma ferramenta para redução de número de funcionários ou corte de custos irracional. Isso fundamentalmente perde o objetivo do Lean, que é criar valor através da eliminação de desperdícios. À medida que as empresas melhoram seus processos, elas devem ser capazes de realocar seus recursos produtivos para um novo trabalho de criação de valor.

Outra atitude importante a ser evitada desde o início é o impulso de implementar ferramentas enxutas individuais sem procurar entender o sistema em que elas se encaixam. É difícil evitar, pois muitas ferramentas, como o 5S, oferecem recompensas imediatas. Mas, em última análise, todos precisam entender o “porquê” por trás das ferramentas, ou seu valor será perdido.

Os iniciantes no Lean também devem limitar o escopo de seu projeto inicial, a fim de garantir melhor o sucesso, garantir que eles tenham um líder com conhecimento profundo e uma atitude condizente, ou seja, sempre baseia o pensamento em uma observação cuidadosa do trabalho em si e nunca relaxem em seus esforços. De fato, um dos desafios mais difíceis que eles enfrentarão é o grau em que os sucessos individuais descobrirão invariavelmente novos problemas e maiores desafios.

Portanto, nesse aspecto, basta estar ciente de que esse trabalho não será fácil!

Quais são os benefícios da aplicação do Lean?

É importante elencar também, quais são os pontos de melhorias que o Lean oferece ao seu negócio, são eles: melhorias de qualidade, satisfação de cliente, redução de custos , melhorias na eficiência, redução de força de trabalho, envolvimento total da companhia e muitos outros.

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Onde encontrar as melhores ferramentas e metodologia para aplicação?

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Paula Louzada

Engenheira Mecânica (2016) e mestranda pela Universidade Estadual de Campinas (2022). Na França, atuou na área de Melhoria de Produção de uma empresa do segmento aeronáutico, e no Brasil fez parte da equipe de Melhoria Contínua de uma multinacional do ramo químico. Atualmente, trabalha como consultora de Projetos de Melhoria, Excelência Operacional e Gestão da Rotina, além de ministrar aulas de Green Belt, Black Belt e Ferramentas da Qualidade na FM2S Educação e Consultoria.