Ms Project: prós e contras do software

ms project
30 de setembro de 2018
Última modificação: 30 de setembro de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Gestão de Projetos

Investindo no software Ms Project

O software Ms Project continua sendo uma das opções mais populares disponíveis no mercado, pois pode ser uma das mais econômicas – especialmente se sua organização já estiver com o Office 365. No entanto, algumas organizações descobrem que o Project não possui a capacidade total de que necessitam. Por exemplo, empresas que trabalham em projetos de larga escala estão lidando com recursos em uma escala igualmente grande. Com inúmeras pessoas, recursos monetários e materiais para alinhar, eles precisam ser capazes de prever e gerenciar os resultados futuros com a maior precisão possível – algo que o MS Project não oferece imediatamente.

Porém, a Microsoft deve estar fazendo algo certo.

  • O MS Project tem 20 milhões de usuários – mais do que qualquer outra solução de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM).
  • Mais de 10.000 organizações usam o MS Project, incluindo Volvo e Coca Cola.
  • Dois projetos de pesquisa independentes, um em 2015 e um em dezembro de 2016, informaram que 67% das empresas pesquisadas usaram o Ms Project.

Neste post, avaliamos os prós e contras do software Ms Project, para que você possa fazer uma avaliação sobre se ele é suficiente para você e seus projetos.

Dica: O curso Capacitação Microsoft Project está alinhado às melhores práticas de Gerenciamento de Projetos do PMI (Project Management Institute) e irá capacitar profissionais que buscam certificação PMP, ou profissionais envolvidos no gerenciamento, coordenação, liderança e participação em projetos de diversos segmentos.ms project

MS Project: o que faz uma boa solução de Gerenciamento de Projetos?

Uma boa solução de gerenciamento de projetos deve:

  • Ajudá-lo a fazer as escolhas certas

Um requisito fundamental é que ele o ajude a tomar decisões sobre o gerenciamento de recursos, custos, pessoas e equipamentos de uma maneira que resulte no maior valor comercial.

  • Prever resultados futuros

Algo inesperado sempre acontecerá. Portanto, os riscos precisam ser planejados. O que é necessário é uma solução que forneça insights e previsões para ajudar os projetos a serem executados sem problemas.

  • Visualize o que está acontecendo

Os gerentes de projeto precisam ser capazes de ver o que está acontecendo. As melhores soluções geram relatórios claros e concisos sobre como os projetos se desenvolvem, para que você possa acompanhar o progresso (e a falha) e fazer as escolhas certas usando relatórios em tempo real.

  • Permitir colaboração

Muitas vezes negligenciada em ferramentas de PPM, a comunicação é vital. Todo mundo precisa saber o que está acontecendo, o que é esperado deles e ser alertado quando novas tarefas são atribuídas a eles. Além disso, os usuários precisam relatar quaisquer barreiras imprevistas, pedir orientação quando necessário e compartilhar documentos e arquivos.

Software MS Project: os prós e contras

Vamos agora ver como o software MS Project se depara com esses requisitos.

O MS Project é um dos aplicativos mais populares e mais antigos da gigante do software, um dos favoritos dos usuários corporativos.  É um software de gerenciamento de projetos e portfólios que ajuda os usuários a organizar e agendar projetos, priorizar iniciativas e obter informações sobre como os recursos são usados.

Prós

O levantamento GetApp

Uma pesquisa foi conduzida pelo  Laboratório GetApp para descobrir por que os gerentes de projeto não estão apenas usando o MS Project, mas por que muitos daqueles que não planejam mudar para o Project em breve. Um total de 496 gerentes de projeto que trabalham em pequenas e médias empresas americanas responderam à pesquisa. Por definição, uma pequena empresa é aquela que tem menos de 100 funcionários e uma empresa de médio porte como aquela que possui menos de 999 funcionários. Todos os respondentes qualificados declararam que planejam mudar para o MS Project.

Estatísticas e Descobertas

A partir da pesquisa, descobriu-se que cerca de 25% usam o Basecamp. Os usuários do Asana e do Trello são responsáveis ​​por 21 e 20,6%, respectivamente. Cerca de 7% são usuários do Wrike e 5% usam o Atlassian JIRA. Os 20% restantes dos entrevistados usam uma gama diversificada de ferramentas, como SharePoint, Excel, Smartsheet, ou não usam nenhuma ferramenta. Além disso, cerca de 20% afirmaram que permanecerão com o software de gerenciamento de projetos atual se o fornecedor adicionar mais recursos.

Razões para mudar para o MS Project

A descoberta mais importante nesta pesquisa parece ser que cerca de 32% mudarão para o MS Project porque ele se integra ao Office 365. A segunda razão mais popular para a opção planejada é porque os usuários perceberam que o Project tem recursos mais avançados do que os seus. ferramenta atual de PM, cerca de 24% dos respondentes responderam. Exatamente 19 por cento afirmaram que sua equipe e requisitos superaram seu software atual. Cerca de 13 por cento acreditam que é a melhor combinação para o seu método de gerenciamento de projetos, enquanto 9,5 por cento vão mudar, porque é o software PM preferido por seus clientes.

SMBs preferem o Office 365

No topo da lista de motivos está a integração do MS Project com o Office 365. Ficou claro que um fortalece o outro. O Office 365 tornou-se o pacote de produtividade preferencial das SMBs no G Suite do Google. Um motivo aparentemente é devido à integração do Office 365 com o MS Project. Por outro lado, mais pessoas estão migrando para o Project por causa da presença onipresente e forte presença de aplicativos do MS Office entre seus usuários.

Cronogramas Específicos

A intenção de mudar é acompanhada por cronogramas definidos. Cerca de 15% planejam mudar para o MS Project no próximo mês. Menos de 36% estarão mudando nos próximos 1 a 3 meses, e cerca de 33% serão transferidos nos próximos 4 a 6 meses. Em suma, cerca de 84% estarão migrando para o MS Project no próximo semestre a partir de agora, o que é uma grande porcentagem. Mas, como os números mostram, trocar de software não é simples e não deve ser feito às pressas.

Razões para ficar com o software PM atual

No outro extremo da pesquisa, os entrevistados também declararam algumas razões que podem mantê-los com seu provedor de software de PM atual. A principal razão para ficar é se os fornecedores adicionarem mais recursos e integração. Isso parece ser lógico, como equipes e crescimento da experiência de negócios, seus requisitos também crescem. No entanto, os dados sobre integração não parecem fazer sentido. Em comparação, o outro software de PM integra-se com aplicativos mais populares quando comparado ao Project. Após uma análise mais aprofundada, parece que o que os entrevistados realmente querem dizer com mais integração é simplesmente mais integração com o Office 365.

Flexível e poderoso

A Microsoft lançou a primeira iteração do projeto há mais de 30 anos. Durante esse período, a Microsoft adicionou mais e mais recursos e usou sua experiência para criar uma solução mais poderosa e flexível do que qualquer outra ferramenta disponível. Devido ao vasto escopo de sua funcionalidade, o Projeto pode ser usado na maioria dos cenários. 

Integração com outras ferramentas do MS Project

Como parte do Office 365, o Project Online está conectado ao restante das ferramentas de produtividade do Office 365, ou seja, você tem acesso a uma variedade maior de funcionalidades do que a maioria das ferramentas PPM. Por exemplo, a integração contínua com o Excel é altamente útil.

Ótimo para colaboração

As ferramentas de colaboração do Office 365 permitem que você se conecte facilmente à sua equipe. Com a opção de Outlook, Teams, Yammer ou Skype for Business, as equipes podem se comunicar em tempo real pelo meio de sua escolha, por meio de bate-papo instantâneo, teleconferências ou e-mail tradicional.

Contras

Recursos avançados exigem treinamento

A maioria dos usuários acha que o MS Project é fácil de pegar no começo. No entanto, o treinamento é frequentemente necessário ao utilizar alguns de seus recursos mais avançados, o que pode envolver uma curva de aprendizado acentuada.

Insights poderosos, mas não intuitivos

O projeto não oferece o mesmo nível de sofisticação na modelagem e previsão como soluções alternativas de PPM. Por exemplo, o Projeto facilita a análise de hipóteses, mas é muito mais difícil de configurar do que outras soluções. Isso pode dificultar que os gerentes de projetos enxerguem além do aqui e agora e reduzam todos os resultados possíveis.

Relatórios não são suficientes

Visualizar como os projetos estão progredindo é um requisito essencial das ferramentas de PPM. Muitos usuários não acham que o MS Project ofereça o suficiente aqui. Reclamações comuns incluem que relatórios personalizados são difíceis e demorados para serem criados, e painéis de controle insatisfatórios em tempo real dificultam a permanência real em cima dos projetos.

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