O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada em todo o mundo. Ele permite aos gerentes de projetos planejar, acompanhar e gerenciar projetos de forma eficiente, tornando-os mais bem-sucedidos.
Com suas diversas funcionalidades, como criação de cronogramas, gerenciamento de recursos e análise de desempenho, o MS Project é uma ferramenta valiosa para qualquer equipe de gerenciamento de projetos.
Neste artigo, vamos explorar as principais funcionalidades do MS Project e como elas podem ser usadas para melhorar a eficiência e o sucesso de seus projetos.
O que é MS Project? Para que serve?
Microsoft Project é um software de gerenciamento de projetos desenvolvido e comercializado pela Microsoft. Ele permite que usuários criem planos de projetos, aloquem recursos e acompanhem o caminho crítico, além de fornecer relatórios e visualizações para ajudar a gerenciar projetos de maneira eficiente.
Ele é amplamente utilizado em áreas como construção, engenharia, gerenciamento de projetos de TI e gerenciamento de projetos de negócios.
Como usar o MS Project?
Para usar o Microsoft Project, você precisará baixar e instalar o software em seu computador. Em seguida, você pode criar um novo projeto selecionando "Novo" na tela inicial ou abrir um projeto existente selecionando "Abrir".
Uma vez dentro do projeto, você pode adicionar tarefas, atribuir recursos (como pessoas ou equipamentos) e estabelecer dependências entre as tarefas. Você também pode usar a guia "Exibição" para alterar como as tarefas são exibidas na tela, como em forma de gráfico de Gantt ou em forma de calendário.
Você também pode usar as guias "Recursos" e "Custos" para gerenciar os recursos atribuídos ao projeto e os custos associados a cada tarefa. E a guia "Relatórios" para gerar relatórios com as informações do projeto.
Quanto ganha um profissional de MS Project?
Não existe um profissional específico para MS Project, mas sim, profissionais que usam o MS Project, como por exemplo, um gestor de projetos, que utiliza o MS Project como ferramenta de gestão de projetos.
Um gestor de projetos ganha em média no Brasil, segundo dados de mercado, de R$ 6.000 a R$ 15.000 por mês.
Curso MS Project
O curso de capacitação MS Project da FM2S, você irá acompanhar toda a abordagem que vai de introdução ao programa, suas funções básicas e modos de exibição.
Vai aprender desde o básico a como configurar o MS Project até a definir as atividades, onde vai ter a oportunidade de adquirir conhecimento sobre administração de calendários, planejamento de recursos, custos e gerenciamento do cronograma.
Com o MS Project você vai aprender aplicações para utilizar no monitoramento e controle de projetos e aprofundar em como elaborar relatórios, filtros, grupos e modos de exibição seguido da finalização do seu projeto.
Se você deseja se tornar um gestor de projetos, é essencial dominar as ferramentas certas para planejar e executar com sucesso. A FM2S oferece o Curso de Capacitação Microsoft Project, fale com um consultor!
Quando usar o MS Project? Para que serve?
Como uma ferramenta ótima para gestão de projetos, o MS Project é recomendado quando você precisa de uma ferramenta robusta e especializada para o planejamento, acompanhamento e controle de projetos complexos, proporcionando maior eficiência, visibilidade e precisão no gerenciamento de suas atividades.
Garante o agendamento
O agendamento é uma das ferramentas mais necessárias para gerenciar um projeto até sua conclusão. Ao utilizar este recurso no Microsoft Project, você pode agendar um projeto a partir das informações que você insere sobre o projeto geral, as tarefas individuais necessárias para a conclusão do projeto e os recursos (pessoas, equipamentos, materiais) necessários para completar a atividade.
Se houver alterações que ocorrem nas tarefas ou recursos após a criação da agenda, você poderá atualizá-las.
Controla os custos e gerenciamento de orçamento
As estimativas orçamentárias iniciais são inseridas com base nos tipos de recursos e equipamentos necessários para o projeto específico em questão. Para controlar com precisão o orçamento e gerenciar os custos, estabelece-se o cronograma e os recursos atribuídos.
O Microsoft Project permite que orçamentos sejam criados no nível da tarefa, para fatores como equipamentos, viagens e mão-de-obra, bem como fornece suporte para o relatório de desvios de custo e o rastreamento de custos reais em relação a estimativas.
Atribui os recursos
Ao atribuir recursos, você cria a associação entre tarefas específicas e os recursos necessários para concluí-las. Esses recursos incluem os de trabalho (pessoas e equipamentos necessários para concluir uma tarefa) e de materiais ou suprimentos.
A atribuição de recursos é facilitada pelo Microsoft Project. Você seleciona a tarefa, em seguida, seleciona o recurso necessário e, por último, insere as unidades de atribuição.
Facilita a Gestão da Qualidade
A gestão da qualidade é o conjunto de atividades planejadas no início do projeto com a finalidade de alcançar a qualidade do projeto que está sendo executado. Essas são definidas com base nos padrões de qualidade definidos pelo gerente do projeto e pela empresa que entrega o produto.
O MS Project é grátis?
Infelizmente o MS Project não está disponível gratuitamente. É parte do conjunto de aplicativos do Microsoft Office e requer uma licença paga para ser instalado e utilizado.
Embora existam versões de avaliação gratuitas por tempo limitado, a utilização plena do MS Project normalmente requer aquisição de licença ou assinatura paga.
É recomendado verificar as opções e preços oferecidos pela Microsoft para determinar a melhor escolha para suas necessidades de gerenciamento de projetos.
Qual o preço da licença do MS Project?
A Microsoft oferece 3 planos de assinaturas para o usuário, sendo eles:
- Project Plano 1: valor de R$ 59,50 usuário/mês
- Project Plano 3: valor de R$ 178,50 usuário/mês
- Project Plano 5: valor de R$ 327,30 usuário/mês
Ela também oferece a opção de compra única, sendo os planos:
- Project Standard 2024: valor de R$ 4449,00
- Project Professional 2024: valor de R$ 8759,00
Por que o Microsoft Project é tão importante na gestão de projetos?
O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada porque permite aos gerentes de projetos criar e gerenciar planos de projetos, definir tarefas e recursos, acompanhar o progresso e o orçamento, e colaborar com equipes remotas.
Ele também oferece recursos avançados, como geração automática de gráficos Gantt e mapas de rede, integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Excel e o SharePoint, e a capacidade de publicar e compartilhar projetos na nuvem.
Com essas características, é capaz de auxiliar gerentes de projetos a fazer uma boa gestão de seus projetos, tornando-os mais eficientes e eficazes.
Quais os benefícios do MS Project?
- Plano de Projetos: Ele permite criar planos de projetos detalhados, definir tarefas e atribuir recursos, estabelecer dependências entre tarefas e definir objetivos de tempo e orçamento;
- Acompanhamento: Oferece recursos para acompanhar o progresso do projeto, incluindo gráficos Gantt e mapas de rede, e permite ajustar o plano de projetos conforme necessário;
- Colaboração: Ele permite a colaboração em tempo real com equipes remotas e a integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Excel e o SharePoint, tornando mais fácil para equipes trabalharem juntas;
- Gerenciamento de Recursos: Ele permite gerenciar recursos, incluindo alocar recursos para tarefas específicas, acompanhar a utilização de recursos e identificar conflitos de recursos;
- Flexibilidade: Ele é flexível e pode ser usado para gerenciar projetos de diferentes tamanhos e complexidades, desde pequenos projetos de equipe até projetos de grande escala;
- Acessibilidade: Oferece a possibilidade de acesso aos projetos na nuvem, podendo ser acessado de qualquer dispositivo com conexão a internet, proporcionando maior mobilidade e agilidade na gestão do projeto.
MS Project: prós e contras do software
O software MS Project continua sendo uma das opções mais populares disponíveis no mercado, pois pode ser uma das mais econômicas - especialmente se sua organização já estiver com o Office 365.
No entanto, algumas organizações descobrem que o Project não possui a capacidade total de que necessitam. Por exemplo, empresas que trabalham em projetos de larga escala estão lidando com recursos em uma escala igualmente grande.
Sendo assim, com inúmeras pessoas, recursos monetários e materiais para alinhar, eles precisam ser capazes de prever e gerenciar os resultados futuros com a maior precisão possível - algo que o MS Project não oferece imediatamente.
Prós
O levantamento GetApp
Uma pesquisa foi conduzida pelo Laboratório GetApp para descobrir por que os gerentes de projeto não estão apenas usando o MS Project, mas por que muitos daqueles que não planejam mudar para o Project. Um total de 496 gerentes de projeto que trabalham em pequenas e médias empresas americanas responderam à pesquisa.
Por definição, uma pequena empresa é aquela que tem menos de 100 funcionários e uma empresa de médio porte como aquela que possui menos de 999 funcionários. Todos os respondentes qualificados declararam que planejam mudar para o MS Project.
Estatísticas e Descobertas
A partir da pesquisa, descobriu-se que cerca de 25% usam o Basecamp. Os usuários do Asana e do Trello são responsáveis por 21 e 20,6%, respectivamente. Cerca de 7% são usuários do Wrike e 5% usam o Atlassian JIRA.
Os 20% restantes dos entrevistados usam uma gama diversificada de ferramentas, como SharePoint, Excel, Smartsheet, ou não usam nenhuma ferramenta. Além disso, cerca de 20% afirmaram que permanecerão com o software de gerenciamento de projetos atual se o fornecedor adicionar mais recursos.
Razões para mudar para o MS Project
A descoberta mais importante nesta pesquisa parece ser que cerca de 32% mudarão para o MS Project porque ele se integra ao Office 365. A segunda razão mais popular para a opção planejada é porque os usuários perceberam que o Project tem recursos mais avançados do que os seus. ferramenta atual de PM, cerca de 24% dos respondentes responderam.
Exatamente 19% afirmaram que sua equipe e requisitos superaram seu software atual. Cerca de 13 por cento acreditam que é a melhor combinação para o seu método de gerenciamento de projetos, enquanto 9,5 por cento vão mudar, porque é o software PM preferido por seus clientes.
SMBs preferem o Office 365
No topo da lista de motivos está a integração do MS Project com o Office 365. Ficou claro que um fortalece o outro. O Office 365 tornou-se o pacote de produtividade preferencial das SMBs no G Suite do Google. Um motivo aparentemente é devido à integração do Office 365 com o MS Project. Por outro lado, mais pessoas estão migrando para o Project por causa da presença onipresente e forte presença de aplicativos do MS Office entre seus usuários.
Cronogramas Específicos
A intenção de mudar é acompanhada por cronogramas definidos. Cerca de 15% planejam mudar para o MS Project no próximo mês. Menos de 36% estarão mudando nos próximos 1 a 3 meses, e cerca de 33% serão transferidos nos próximos 4 a 6 meses.
Em suma, cerca de 84% estarão migrando para o MS Project no próximo semestre a partir de agora, o que é uma grande porcentagem. Mas, como os números mostram, trocar de software não é simples e não deve ser feito às pressas.
Razões para ficar com o software PM atual
Em contraste com o outro extremo da pesquisa, os entrevistados também declararam algumas razões que podem mantê-los com seu provedor de software de PM atual. E é provável que a principal razão para ficar é se os fornecedores adicionarem mais recursos e integração. Isso parece ser lógico, como equipes e crescimento da experiência de negócios, seus requisitos também crescem.
No entanto, os dados sobre integração não parecem fazer sentido. Em comparação, o outro software de PM integra-se com aplicativos mais populares quando comparado ao Project. Após uma análise mais aprofundada, parece que o que os entrevistados realmente querem dizer com mais integração é simplesmente mais integração com o Office 365.
Integração com outras ferramentas do MS Project
Como parte do Office 365, o Project Online está conectado ao restante das ferramentas de produtividade do Office 365, ou seja, você tem acesso a uma variedade maior de funcionalidades do que a maioria das ferramentas PPM. Por exemplo, a integração contínua com o Excel é altamente útil.
Ótimo para colaboração
As ferramentas de colaboração do Office 365 permitem facilmente a conexão à sua equipe. Com a opção de Outlook, Teams, Yammer ou Skype for Business, as equipes podem se comunicar em tempo real pelo meio de sua escolha, por meio de bate-papo instantâneo, teleconferências ou e-mail tradicional.
Contras
Recursos avançados exigem treinamento
A maioria dos usuários acha que o MS Project é fácil de pegar no começo. No entanto, o treinamento é frequentemente necessário ao utilizar alguns de seus recursos mais avançados, o que pode envolver uma curva de aprendizado acentuada.
Insights poderosos, mas não intuitivos
O projeto não oferece o mesmo nível de sofisticação na modelagem e previsão como soluções alternativas de PPM. Por exemplo, o Projeto facilita a análise de hipóteses, mas é muito mais difícil de configurar do que outras soluções. Então, pode dificultar que os gerentes de projetos enxerguem além do aqui e agora e reduzam todos os resultados possíveis.
Relatórios não são suficientes
Visualizar como os projetos estão progredindo é um requisito essencial das ferramentas de PPM. Muitos usuários não acham que o MS Project ofereça o suficiente aqui. Além disso, reclamações comuns incluem que relatórios personalizados são difíceis e demorados para serem criados, e painéis de controle insatisfatórios em tempo real dificultam a permanência real em cima dos projetos.
