Como começar a implantação do Seis Sigma?
O que uma organização que estabelece um escritório de Seis Sigma pode aprender com as empresas mais bem-sucedidas na criação desses escritórios? Como essas empresas lidaram com isso e com quantas pessoas normalmente?
A implantação completa é frequentemente sugerida como a melhor maneira de iniciar o Seis Sigma; no entanto, normalmente é melhor crescer em um sistema geral. No mundo real, a maioria das empresas não tem orçamento necessário para criar uma infraestrutura que suporte uma implementação Seis Sigma muito grande e instantânea.
Uma força pequena, mas comprometida, com pessoas certas, com a devida autoridade, pode fazer maravilhas para começar as coisas. Empresas bem-sucedidas implementam um sistema que se baseia nas lições aprendidas e no sucesso de outras pessoas. Aproximar-se da implementação inicial do Seis Sigma por meio de um programa piloto tem vantagens; no entanto, é essencial no início que as pessoas certas estão envolvidas, fazendo as coisas certas.
As empresas que implementaram com sucesso o Seis Sigma compartilham algumas características básicas:
- liderança comprometida,
- uso dos melhores talentos, e
- infraestrutura de suporte
- processo formal de seleção de projetos,
- processo formal de revisão de projetos,
- recursos dedicados, e
- integração do sistema financeiro.
No entanto, a equipe de implementação do Seis Sigma pode encontrar restrições significativas de recursos. Frequentemente, uma limitação importante é que apenas recursos de meio período devem ser usados. Isso pode levar ao treinamento de Green Belts ou Black Belts, que terão pouco ou nenhum apoio de infraestrutura.
Ensinar ferramentas Seis Sigma e Lean sem a infraestrutura sugerida não fornecerá uma avaliação satisfatória do Seis Sigma. Uma avaliação piloto não precisa apenas de um ou mais projetos Seis Sigma, mas também deve incluir recursos dedicados e um processo formal de revisão do projeto.
Para garantir isso, a gerência de nível superior deve concordar, desde o início, que o programa piloto incluirá uma infraestrutura Seis Sigma modelada após outras implementações bem-sucedidas e incluirá medidas bem definidas para julgar o sucesso do projeto piloto.
Qual o passo a passo da implantação Seis Sigma?
Como parte deste programa piloto,
- Um comitê Seis Sigma precisa ser criado para gerenciar o processo Seis Sigma em geral.
- Um diretor Seis Sigma, que é um agente de mudança respeitado dentro da empresa, deve ser escolhido. Eles precisam acreditar no conceito de Seis Sigma e ter o impulso de tornar o Seis Sigma bem-sucedido. O diretor do Seis Sigma precisa ser um recurso dedicado. Exceções a essa regra são justificadas apenas para organizações pequenas.
- O comitê deve selecionar cuidadosamente dois a dez funcionários que serão treinados em um workshop Black Belt, onde cada trainee é um recurso dedicado para a conclusão dos projetos designados.
- As sessões de treinamento regulares também devem ser realizadas entre quatro semanas separadas de treinamento. Uma das sessões de treinamento do projeto deve incluir o champion do projeto, os membros da equipe e o proprietário do processo. As sessões podem ser realizadas remotamente, mas a frequência do coaching deve imitar uma implantação em grande escala; por exemplo, semanais.
- Tempos de apresentação executiva mensais programados devem ser estabelecidos onde o comitê de direção, às vezes com o auxílio de equipes, apresenta o status piloto do Seis Sigma com resultados quantificáveis.
- Após a conclusão de um piloto bem-sucedido do Seis Sigma, a escala da implantação é simplesmente expandida para outras áreas do negócio, incorporando todas as lições aprendidas da sessão piloto.
Qual orçamento deve ser comprometido nos primeiros três anos de uma iniciativa Seis Sigma?
Se o Seis Sigma custa alguma coisa, algo está errado. O Seis Sigma é um investimento do qual depende a organização e a existência de um pessoal de excelência. Quando o Seis Sigma é implementado corretamente, deve render um retorno de pelo menos 20 vezes o investimento em três anos.
Ao configurar uma infraestrutura, as empresas podem facilmente tornar-se mesquinhas e imprudentes. Por exemplo, as empresas podem insistir em economizar dinheiro usando Black Belts em meio período. Com essa abordagem, os projetos podem ficar abandonados pelos Black Belts, resultando em dificuldades na conclusão do projeto. As empresas podem obter um retorno de investimento muito maior com recursos dedicados.
É importante envolver as pessoas certas, fazendo as coisas certas. Além disso, as organizações precisam visualizar o Seis Sigma como uma metodologia de implementação que faz mais do que apenas escolher e concluir projetos. A implementação do Seis Sigma deve impactar o modo como as pessoas pensam e realizam seu trabalho diário. Aplicado com sabedoria, as métricas do Seis Sigma e as estratégias de melhoria podem levar as organizações para fora do modo de combate a incêndios e entrar no modo de prevenção de incêndios.
Uma organização Seis Sigma precisa ser administrada por um Master Black Belt ou um Black Belt para ser eficaz?
Tornar obrigatório que o líder de uma organização Seis Sigma seja ou se torne um Master Black Belt ou Black Belt pode levar à seleção da pessoa errada. O líder de uma organização Seis Sigma precisa estar familiarizado com as ferramentas e metodologias do Seis Sigma e do Lean. Eles precisam:
- Ser capaz de olhar para o quadro geral e orquestrar atividades que envolvem as pessoas certas, fazendo as coisas certas.
- Ser capaz de fazer as perguntas certas.
- Ser capaz de motivar as pessoas para que os projetos sejam concluídos em tempo hábil.
- Entender a execução geral do projeto Seis Sigma, o roteiro passo a passo e as fichas de verificação para a conclusão do projeto. (Esse entendimento é necessário para que eles possam levar os praticantes a realizar e concluir as tarefas certas em tempo hábil.)
- Praticar e demonstrar metodologias Seis Sigma em suas atividades do dia-a-dia.
- Ser capaz de compreender e transmitir as metodologias e benefícios do Seis Sigma para os outros.
É difícil encontrar em qualquer indivíduo todas as habilidades acima. O coaching em tempo real de um líder Seis Sigma que tenha todas as habilidades certas de relacionamento interpessoal pode ser um compromisso efetivo. Com essa abordagem, um coach Seis Sigma trabalha com o líder no aprimoramento de suas habilidades para que ele faça as perguntas certas ou direcione os profissionais para a ferramenta de aplicação correta. Essa abordagem pode ser mais eficaz do que contratar ou reatribuir um Black Belt ou Master Black Belt para executar a operação.
Uma nova iniciativa Seis Sigma deve ser promovida pela alta gerência?
A venda do Seis Sigma pode se originar em qualquer nível organizacional; entretanto, a efetividade de tal promoção aumenta quando originada no nível executivo. Tem sido dito que a única razão pela qual as pessoas mudam é ou buscar prazer ou evitar a dor, onde o estímulo de evitar a dor é maior do que buscar prazer.
A GE empregou esses dois métodos na implementação do Seis Sigma. As pessoas tinham que mudar ou seriam demitidas (dor). Além disso, um sistema foi criado para que as pessoas que alcançassem resultados tangíveis com o Seis Sigma fossem recompensadas - a cenoura. A criação de uma plataforma de Projetos - uma crise visível - é uma abordagem eficaz para transmitir a importância de se instituir melhorias sistemáticas para a empresa.
A necessidade de mudança deve ser apresentada de tal forma que não seja fácil de entender, mas que seja prontamente internalizada a importância. A apresentação deve mostrar que, quando há um alinhamento do trabalho Seis Sigma com as necessidades de negócios e/ou métricas operacionais, tanto a existência quanto a excelência da linha de fundo podem ser alcançadas.
Quais são os requisitos de uma implementação Seis Sigma em pequenas empresas?
Embora muitos outros requisitos sejam aplicáveis, eu pessoalmente acredito que estes são os mais importantes:
- Entrada e suporte da equipe de gerenciamento
- Educação e treinamento
- Compromisso de Recursos
- Link para compensação
Entrada e suporte da equipe de gerenciamento
Se a sua equipe executiva não for totalmente solidária e proativa no estabelecimento de sua iniciativa Seis Sigma, você estará desperdiçando o tempo de todos. Como em qualquer implementação de iniciativa bem-sucedida, as ações de todos precisam estar ligadas à iniciativa.
Um exercício útil na determinação se a liderança comprou a ideia é listar todos os indivíduos da equipe de gerenciamento em um pedaço de papel. Em seguida, atribua um positivo, neutro ou negativo a cada pessoa, significando o que você acredita ser o seu apoio à iniciativa. Seu trabalho, antes de iniciar a implementação, é mover cada pessoa para, pelo menos, uma posição neutra, se não positiva. A educação pode ajudar com esse objetivo.
Em comparação com as grandes empresas, as equipes de gerenciamento de pequenas empresas geralmente estão mais próximas em termos pessoais. Reunir a equipe da pequena empresa para uma breve reunião pode ser feito em minutos, ao contrário de dias para uma grande empresa.
Como as empresas menores são mais ágeis, normalmente é mais fácil obter o acordo da equipe de gerenciamento que uma metodologia padrão pode ajudar a alcançar resultados. Embora a política esteja sempre presente, pode ser necessário menos em uma empresa menor para chegar a um acordo e um compromisso para a implementação do Seis Sigma.
Educação e treinamento
Muitos programas educacionais existem atualmente na FM2S. Desde o acesso a todos os cursos até a plataforma de educação corporativa. Também, possuímos projetos de implantação da área de Seis Sigma.
Embora os custos apresentados sejam um pouco padronizados, a compra in-company sempre produz um desconto. Essa é a principal razão pela qual acredito que educação e treinamento são mais difíceis (mais caras) para empresas menores. Tempo é dinheiro - o tempo longe do escritório é perda de receita e produção para pequenas e grandes empresas. Mas o retorno sobre o investimento é uma função da economia potencial do negócio.
Para um gigante como a GE ou a Motorola, processos padronizados podem gerar enormes economias - existe um grande potencial antes da implementação do Seis Sigma. Para empresas menores, o potencial de economia pode não ser tão grande. O retorno do investimento pode não ser tão rápido ou significativo. Você conhece seus negócios e o entende melhor do que ninguém. Quão grandes são as economias potenciais?
Compromisso de Recursos
Como discutido acima, os Black Belts (BBs) e/ou Master Black Belts (MBBs) precisam ser identificados e treinados. Mas, mais importante, eles precisam ser designados para seus esforços Seis Sigma é 100%. Aplicação de 50% produz menos de 50% em resultado. Além de BBs e MBBs, você deve estar pronto para atribuir de 5 a 15% do tempo dos funcionários-chave para projetos específicos.
A questão chave aqui é o tempo do empregado. Como mencionado acima, tempo é dinheiro para ambos os funcionários que são parcialmente atribuídos a equipes e líderes de projeto. Mas - devemos lembrar de ver a floresta por meio das árvores. Qualquer momento dedicado à melhoria do processo será recuperado na produtividade do processo daqui a algum tempo. Novamente, resume-se às economias potenciais que estão disponíveis em seu negócio.
Link para compensação
Todos nós trabalhamos e realizamos responsabilidades por um contracheque, certo? Assim como você espera que sua fábrica produza Y por hora e seu banco processe depósitos Z por dia, você deve esperar que os projetos sejam contribuídos e concluídos com sucesso em um período de tempo prescrito. E os funcionários que estão executando bem devem ser bem recompensados. A maneira mais rápida de promover o sucesso é vincular os resultados ao resultado final do negócio, criar metas de desempenho e compensar os funcionários adequadamente.
Ser capaz de vincular a compensação à implementação do Seis Sigma é muito mais fácil em uma pequena empresa, em comparação a uma empresa maior. As decisões em geral são mais rápidas para as pequenas empresas, por isso são mais ágeis. A chave será aplicar o rigor e procedimentos escritos que as grandes empresas fazem bem.
Sistemas formais de avaliação de desempenho precisam identificar o que deve ser realizado, o que o sucesso parece e como é, e como um funcionário será compensado. Apenas certifique-se de envolver seu representante de Recursos Humanos para garantir que as responsabilidades dos funcionários estejam sendo modificadas da maneira apropriada.
