Práticas de Gerenciamento Eficaz do Tempo

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18 de fevereiro de 2020
Última modificação: 18 de fevereiro de 2020

Autor: Guilherme Mendes
Categorias: Blog, Gestão do tempo

Introdução

Um indivíduo está envolvido em várias tarefas em sua vida diária, como atividades da vida diária, cumprindo os deveres de trabalho, atividades recreativas, como assistir televisão, ouvir música, sair com os amigos e assim por diante. Quando uma pessoa está envolvida em multitarefa, especialmente pessoas que trabalham como por exemplo, uma pessoa que está no cargo de diretor de uma organização de renome, tem várias tarefas a realizar. Um outro bom exemplo seria um estudante que estuda da primeira série do ensino médio. Ele precisa tempo livre para todos os sujeitos, bem como atividades extracurriculares, portanto, para todos os indivíduos, é essencial implementar o gerenciamento eficaz do tempo.

Existem certas características do tempo: é medido em unidades, cada indivíduo recebe a mesma quantia todos os dias, ou seja, não é menor nem maior para qualquer indivíduo e os horários são relevantes para cada indivíduo a fim de desempenhar eficientemente seus deveres e responsabilidades de trabalho.

Houve uma infinidade de atividades e tarefas implementadas de acordo com o horário, como reuniões no escritório, períodos de aula na escola, intervalos para almoço, intervalos para chá, horário de trabalho e assim por diante. Portanto, é necessário gerenciar o tempo em todos os tipos de tarefas, funções e deveres para todos os indivíduos, independentemente dos tipos de deveres de trabalho nos quais eles estejam envolvidos.

Significado do Gerenciamento Eficaz de Tempo

Gerenciamento eficaz de tempo é um conceito que lida com a eficácia, ou seja, com a virtude de tornar real o gerenciamento do tempo. Isso oferece a cada indivíduo a oportunidade de decidir como fazer uso dessa importante fonte: permite que as pessoas tirem o máximo proveito do mínimo e aprimora o conhecimento sobre como gastar o tempo de maneira construtiva.

A administração do tempo é uma habilidade. Os indivíduos devem aprender uma administração eficaz do tempo, independentemente de idade, trabalho, emprego, casta, classe, credo ou religião. É feito de maneira bem-sucedida, dando prioridades: as coisas que são mais importantes devem ser colocadas em prática primeiro e outras que são menos importantes podem ser procrastinadas. Praticar a gestão do tempo sempre impede que um indivíduo fique para trás em seus trabalhos e estudos.

Saber lidar com a procrastinação também é uma chave para melhorar a gestão do seu tempo.

Já pensou em parar de procrastinar? Confira dicas para superar esse hábito!

Estudo de caso: Gerenciamento valioso do tempo

O gerenciamento valioso do tempo é o gerenciamento da vida. Quando um indivíduo aprende a administrar seu tempo de maneira eficaz, ele certamente aprende a administrar sua vida de maneira eficaz. É o caso de uma aluna, chamada Adriana, que é aluna do último ano da Universidade, cursando Bacharelado em Comércio.

Na faculdade, ela está cursando cinco aulas extremamente exigentes, portanto, ela até precisa de aulas particulares no centro de treinamento. Além dos estudos universitários, ela está estudando para um vestibular de MBA, pois planeja cursar um MBA após ela se formar. Também está cursando um programa de tecnologias de negócios eletrônicos no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (NIIT). Frequenta essas aulas três vezes por semana. De manhã, ela tem faculdade e, à noite, seu MBA e aulas de NIIT, nos fins de semana, ela vai para as aulas da faculdade. Além da educação, ela faz seus exercícios físicos pela manhã. Essas informações mostram o quão duro ela trabalha e permanece extremamente ocupada.

De manhã, acorda por volta das 6:00 da manhã e pratica exercícios físicos. Às 8:00 da manhã ela chega na faculdade e frequenta as aulas, socializa com os amigos e volta para casa por volta das 13:00 ou 14:00, depois de almoçar e descansar por uma hora ela vai estudar. Às 18:00, duas vezes por semana, ela vai para o treinamento de MBA e três vezes por semana, ela vai para o NIIT, essas aulas duram duas horas, portanto, ela chega em casa por volta das 20h30, janta, assiste um pouco de televisão, depois estuda um pouco e vai para a cama por volta das 23h30.

Mas agora eu lhe pergunto, quais seriam as soluções para o caso de Adriana?

Métodos de gerenciamento de tempo

Existem vários métodos de gerenciamento de tempo que podem ser levados em consideração:

  1. Plano – Um indivíduo deve planejar suas metas, objetivos e funções que ele deve colocar em serviço em um determinado prazo. Há certas coisas que são mais importantes que as outras, por exemplo, se um indivíduo precisa trabalhar em um projeto, ele precisa focar nisso e sair com os amigos para um filme pode ser procrastinado, portanto, o planejamento de tarefas e objetivos é importante. Deve-se estar preparado para encontrar impedimentos que surjam e lidar com eles de maneira pacífica.
  2. Organizar – Todo indivíduo deseja atingir suas metas e objetivos, para esse fim, ele deve organizar todas as atividades e tarefas de trabalho, como fazer uso da tecnologia, preparar a mentalidade e organizar o ambiente de trabalho.
  3. Equipes – A comunicação eficaz e a busca de apoio, ajuda ou assistência dos superiores, subordinados ou colegas também certamente ajudam na implementação de funções e responsabilidades. O trabalho em equipe, trabalhando em grupo, buscando opiniões, sugestões e recomendações de outros é altamente produtivo.
  4. Direto – Deve-se sempre ser positivo em relação a si mesmo, como recompensar-se por se entregar a algum tipo de atividade prazerosa. Deve-se sempre trabalhar duro e ser motivado para si mesmo.
  5. Avaliar – um indivíduo deve se avaliar: seu desempenho, atitude e comportamento. Dessa maneira, ele conhece suas fraquezas e pode adotar medidas para melhorá-las. A identificação de falhas e inconsistências é uma obrigação e ocorre através do processo de avaliação.

Essa são dicas essenciais para se aumentar a produtividade. Mas sabemos que a metodologia em teoria é linda. Agora, como implementar efetivamente o gerenciamento de tempo?

A implementação eficaz da gestão do tempo

Seguem aqui, uma série de práticas de como avaliar a gestão eficaz do tempo. É importante estabelecer um parâmetro “ideal” dessa gestão para que se possa confrontar o que está sendo realizado.

Avalie-se

Quando um indivíduo se avalia, ele pode identificar todos os problemas, barreiras e inconsistências que surgem no decorrer de seu desempenho. Ele aprende a descobrir as medidas e técnicas relevantes que precisam ser efetivamente implementadas para melhorar seu desempenho e habilidades.

Avalie seu comportamento

É vital manter o comportamento e a conduta positivos. Deve-se possuir habilidades de comunicação eficazes, ser educado ao falar e ter uma boa natureza e atitude agradáveis. Essas características positivas serão extremamente úteis para tornar uma pessoa bem-sucedida.

Estabelecimento de metas de curto e longo prazo

Existem certas metas e objetivos que uma pessoa deve atingir; alguns são de curto prazo, enquanto outros são de longo prazo, o que pode até levar dois anos ou mais. Os objetivos devem ser inteligentes, específicos, mensuráveis, realizáveis, realistas e com prazo determinado. O estabelecimento de metas é fundamental para o gerenciamento eficaz do tempo e o gerenciamento da vida.

É necessário visualizar metas, objetivos, tarefas e funções

É essencial pensar nas metas e objetivos, bem como nas tarefas e funções; um indivíduo deve estar ciente de onde está e para onde quer ir. Deve-se tentar envolver-se em técnicas de relaxamento, meditação e ioga, para que se possa pensar efetivamente sobre elas e até formular modos e procedimentos eficazes para colocá-las em operação.

Seja eficiente e trabalhe duro

Deve-se ser eficiente, produtivo, consciente e meticuloso no desempenho de suas funções e deveres. Algumas pessoas não são perfeccionistas, mas devem buscar a conclusão e apresentar o melhor desempenho em todas as atividades.

Suporte e assistência

Estabelecer comunicações efetivas, evitar disputas e conflitos, buscar ajuda e apoio de outras pessoas ao redor é crucial para qualquer pessoa entender a gestão do tempo. Por exemplo, se uma pessoa está lidando com um grande trabalho, trabalhando em um projeto importante, pode haver algumas coisas que ela não pode realizar sozinha e precisa da ajuda de outras pessoas. Portanto, o gerenciamento eficaz do tempo, no caso de qualquer trabalho, envolve suporte e assistência.

Configuração de agendamentos

Para estudantes ou funcionários de escritórios ou profissionais que trabalham, é essencial configurar um agendamento ou um gráfico com classes importantes, datas de teste ou datas de envio de tarefas, reuniões, apresentações, etc. Um plano de cronograma permitirá que uma pessoa defina prioridades e trabalhe arduamente em direção à área mais importante ou à primeira área de acordo com o cronograma.

Sobre gerenciamento do tempo dentro de sua empresa, é importante ter em mente essas metodologias bem como entender que cada pessoa leva a rotina de uma forma.

A gestão do tempo é essencial para as pessoas que tem diversas tarefas e uma rotina agitada. É importante lembrar também que as atividades que fogem da sua rotina são extremamente importantes, pois muitas delas é que lhe darão energia pra se manter na rotina. Dessa forma, tenha em mente que é importante praticas esportes, ir ao cinema, encontrar os amigos de vez em quando.

Também é importante trabalhar com a recompensa ao seu trabalho. Se permitir umas horas de descanso após um grande período focado em uma tarefa é uma das formas de se fazer isso. A longo prazo se pode pensar em uma recompensa maior, como um jantar com amigos, ou até mesmo uma viagem.

Pra você que tem dificuldade em gerir o seu dia-a-dia empresarial, processos operacionais e metas, recomendamos o curso de gestão da rotina.

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