Gerenciamento de Riscos: como mitigá-los?

08 de agosto de 2017
Última modificação: 08 de agosto de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos, Sem categoria

Avaliando e realizando o Gerenciamento de Riscos

Seja qual for o seu papel, é provável que você precise tomar uma decisão que envolva um elemento de risco em algum momento:

O risco é composto de duas partes: a probabilidade de algo dar errado e as consequências negativas se o fizer.

O risco pode ser difícil de detectar, no entanto, muito menos se preparar e gerenciar. E, se você for atingido por uma consequência que você não planejou, os custos, o tempo e a reputação podem estar na linha.

Isso torna a Análise de Risco uma ferramenta essencial quando seu trabalho envolve risco. Pode ajudá-lo a identificar e compreender os riscos que você poderia enfrentar em seu papel. Por sua vez, isso ajuda você a realizar o gerenciamento de riscos e minimizar seu impacto em seus planos.

O que é análise de risco?

A Análise de Riscos é um processo que ajuda a identificar e gerenciar possíveis problemas que possam prejudicar iniciativas ou projetos empresariais importantes.

Para realizar uma Análise de Risco, você deve primeiro identificar as possíveis ameaças que enfrenta, e então estimar a probabilidade de que essas ameaças se materializem.

A análise de risco pode ser complexa, pois você precisará usar informações detalhadas, como planos de projetos, dados financeiros, protocolos de segurança, previsões de marketing e outras informações relevantes. No entanto, é uma ferramenta de planejamento essencial, e que pode economizar tempo, dinheiro e reputação.

Quando usar a análise de risco

A análise de risco é útil em muitas situações:

Quando você está planejando projetos, para ajudá-lo a antecipar e neutralizar possíveis problemas.

Quando você está decidindo se deve ou não avançar com um projeto.

Quando você está melhorando a segurança e realizando o gerenciamento de riscos potenciais no local de trabalho.

Quando você está se preparando para eventos como falhas de equipamentos ou tecnologia, roubo, doença ou desastres naturais.

Quando você planeja mudanças em seu ambiente, como novos concorrentes que entram no mercado ou mudanças na política do governo.

Como usar a análise de risco

Para realizar uma análise de risco, siga estas etapas:

  1. Identificar ameaças

O primeiro passo na análise de risco é identificar as ameaças existentes e possíveis que você pode enfrentar. Estes podem vir de várias fontes diferentes. Por exemplo, eles poderiam ser:

  • Humanos – Doença, morte, lesão ou outra perda de um indivíduo chave.
  • Operacional – Interrupção de suprimentos e operações, perda de acesso a ativos essenciais ou falhas na distribuição.
  • Reputação – Perda de confiança do cliente ou do empregado, ou danos à reputação do mercado.
  • Procedural – Falhas de responsabilidade, sistemas internos ou controles, ou de fraude.
  • Projeto – Exceder o orçamento, demorar muito as tarefas-chave ou enfrentar problemas com a qualidade do produto ou do serviço.
  • Financeiro – Falha no negócio, flutuações no mercado de ações, mudanças na taxa de juros ou falta de disponibilidade de financiamento.
  • Técnico – Avanços em tecnologia, ou por falha técnica.
  • Natural – Clima, desastres naturais ou doenças.
  • Político – Mudanças nos impostos, opinião pública, política governamental ou influência estrangeira.
  • Estruturais – Produtos químicos perigosos, iluminação fraca, caixas de queda ou qualquer situação em que funcionários, produtos ou tecnologia possam ser prejudicados.

Você pode usar uma série de abordagens diferentes para realizar uma análise completa:

Execute uma lista como a acima para ver se qualquer uma dessas ameaças é relevante.

Pense nos sistemas, processos ou estruturas que você usa e analise os riscos para qualquer parte disso. Quais as vulnerabilidades que você pode detectar dentro delas?

Pergunte a outros que possam ter diferentes perspectivas. Se você está liderando uma equipe, peça a contribuição de seus funcionários e consulte outros em sua organização ou aqueles que tenham executado projetos similares.

Ferramentas como Análise SWOT e Modo de Falha e Análise de Efeitos também podem ajudá-lo a descobrir ameaças, enquanto a Análise de Cenários ajuda você a explorar possíveis ameaças futuras.

  1. Estimativa de risco

Uma vez que você identificou as ameaças que está enfrentando, você precisa calcular tanto a probabilidade de que essas ameaças sejam realizadas e seu possível impacto.

Uma maneira de fazer isso é fazer sua melhor estimativa da probabilidade de ocorrência do evento e, em seguida, multiplicar isso pelo valor que custará para você definir as coisas se isso acontecer. Isso lhe dá um valor para o risco:

Valor de Risco = Probabilidade de Evento x Custo de Evento

Como um exemplo simples, imagine que você identificou o risco de que sua renda possa aumentar substancialmente.

Você acha que há 80% de chance de acontecer no próximo ano, porque seu senhorio aumentou recentemente as rendas para outras empresas. Se isso acontecer, custará ao seu negócio mais R$ 500.000,00 no próximo ano.

Portanto, o valor de risco do aumento do aluguel é:

0,80 (Probabilidade de Evento) x R$ 500,000 (Custo de Evento) = R$ 400,000 (Valor de Risco)

Você também pode usar uma tabela de impacto / probabilidade de risco para avaliar o risco. Isso irá ajudá-lo a identificar quais riscos você precisa se concentrar.

Dica: Não apressar este passo. Reúna toda a informação possível para que você possa estimar com precisão a probabilidade de ocorrência de um evento e os custos associados. Use dados passados como um guia se você não tiver meios precisos de previsão.

Como realizar o gerenciamento de risco

Depois de identificar o valor dos riscos que você enfrenta, você pode começar a olhar para maneiras de gerenciá-los.

 Dica: Procure abordagens econômicas – raramente é sensato gastar mais na eliminação de um risco do que o custo do evento se ocorrer. Pode ser melhor aceitar o risco do que usar recursos excessivos para eliminá-lo.

Seja sensato em como você aplica isso, no entanto, especialmente se a ética ou a segurança pessoal estão em questão.

Evite o risco

Em alguns casos, você pode querer evitar todo o risco. Isso pode significar não se envolver em um empreendimento comercial, transmitir um projeto ou ignorar uma atividade de alto risco. Esta é uma boa opção ao assumir o risco, não envolve nenhuma vantagem para sua organização, ou quando o custo de enfrentar os efeitos não vale a pena.

Lembre-se de que, quando você evitar um risco potencial, você pode perder uma oportunidade.

Compartilhe o risco

Você também pode optar por compartilhar o risco – e o potencial ganho – com outras pessoas, equipes, organizações ou terceiros.

Por exemplo, você compartilha riscos quando você assegura seu prédio de escritórios e seu estoque com uma companhia de seguros. Ou ainda quando se associou com outra organização em uma iniciativa conjunta de desenvolvimento de produtos.

Aceite o risco

Sua última opção é aceitar o risco. Esta opção geralmente é melhor quando não há nada que você possa fazer para prevenir ou mitigar um risco. Quando a perda potencial for menor do que o custo de garantir contra o risco, ou quando o ganho potencial vale a pena aceitar o risco.

Por exemplo, você pode aceitar o risco de um lançamento do projeto atrasado se as vendas potenciais continuarão a cobrir seus custos.

Antes de decidir aceitar um risco, realize uma Análise de Impacto para ver as consequências completas do risco. Você pode não ser capaz de fazer nada sobre o risco em si, mas é provável que você tenha um plano de contingência para lidar com suas consequências.

Controle de risco

Se você optar por aceitar o risco, há várias maneiras pelas quais você pode reduzir seu impacto.

Experiências empresariais são uma maneira efetiva de reduzir o risco. Eles envolvem o desenvolvimento da atividade de alto risco, mas em pequena escala, e de forma controlada. Você pode usar experiências para observar onde ocorrem problemas e encontrar formas de introduzir ações preventivas antes de você apresentar a atividade em uma escala maior.

A ação preventiva envolve o objetivo de impedir que ocorra uma situação de alto risco. Inclui treinamento em saúde e segurança, proteção contra firewall em servidores corporativos e treinamento cruzado em sua equipe.

A ação do detetive envolve a identificação dos pontos em um processo em que algo pode dar errado e, em seguida, colocar os passos no lugar para corrigir os problemas prontamente, se ocorrerem. As ações de detetive incluem relatórios de finanças de verificação dupla, realização de testes de segurança antes do lançamento de um produto ou instalação de sensores para detectar defeitos no produto.

Plano-Do-Check-Act é um método semelhante para controlar o impacto de uma situação de risco. Como uma experiência empresarial, envolve testar possíveis formas de reduzir um risco. As quatro fases da ferramenta orientam você através de uma análise da situação, criando e testando uma solução, verificando o quão bem isso funcionou e implementando a solução.

Pontos importantes

Análise de risco é uma maneira comprovada de identificar e avaliar fatores que podem afetar negativamente o sucesso de uma empresa ou projeto. Isso permite que você examine os riscos que você ou sua organização enfrentam, e ajuda você a decidir se deve ou não avançar com uma decisão.

Você faz uma análise de risco por identificar ameaças e estimar a probabilidade de que essas ameaças sejam realizadas.

Depois de resolver o valor dos riscos que você enfrenta, você pode começar a procurar maneiras de gerenciá-los efetivamente. Isso pode incluir escolher evitar o risco, compartilhá-lo ou aceitá-lo enquanto reduz seu impacto.

É essencial que você seja minucioso ao trabalhar em sua Análise de Risco e que esteja ciente de todos os possíveis impactos dos riscos revelados. Isso inclui estar atento aos custos, à ética e à segurança das pessoas.

PDCA é um método semelhante de controlar o impacto de uma situação de risco. Como uma experiência de negócios, envolve o teste de possíveis maneiras de reduzir um risco. As quatro fases da ferramenta o guiam por meio de uma análise da situação, criando e testando uma solução, verificando como isso funcionou e implementando a solução. Tudo isso você aprende no Green BeltBlack BeltLean.

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