Como criar procedimentos que as pessoas sigam?

procedimentos
13 de setembro de 2017
Última modificação: 13 de setembro de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Como escrever procedimentos?

A maioria dos procedimentos são chatos! As etapas são mundanas e o resultado não é satisfatório para os funcionários. Eles têm dificuldade em ver o grande quadro quando são percebidos apenas como uma peça “menor” do enigma que faz o seu negócio ser bem-sucedido. No Green Belt e Black Belt, citamos os meios para isso.

Quando uma empresa opera com procedimentos chatos, a falha geralmente está ao virar da esquina.

Como para criar procedimentos surpreendentes?

Este artigo descreve etapas para criar procedimentos surpreendentes. Seu negócio depende muito das grandes pessoas que trabalham com você na empresa. Mas não se pode experimentar o sucesso se você é um dos funcionários frustrados com seus procedimentos chato.

Para criar procedimentos que sua equipe realmente goste de usar, você primeiro deve entender a psicologia. Este artigo fornecerá o entendimento e as etapas que precisa para criar procedimentos surpreendentes.

Primeiro passo: use os quatro modos de aprendizagem

  • Leitura e escrita
  • Auditivo
  • Visual
  • Cinestésico

Ao criar procedimentos para sua empresa, descubra como cada um de seus funcionários aprende. Isso ocorre por meio de entrevistas e observações.

Uma vez que você percebe como seus funcionários aprendem melhor, você pode alterar os procedimentos para dar-lhes uma chance maior de sucesso ao repetir o procedimento repetidamente.

Por exemplo, a organização de construção na Austrália, conhecida como HIA, possui um programa de aprendizado. Os estudos de caso discutidos mostram como dois adultos jovens em dificuldades encontraram o que precisavam ao participar do programa. Eles foram capazes de aprender durante o trabalho e agora têm ambições maiores. Eles querem melhorar os procedimentos de construção e encontrar o sucesso por conta própria.

Ação: Investigue os estilos de aprendizagem de seus funcionários. Ajuste os procedimentos que você instalou para cada funcionário. Aqueles que querem ler, devem ter manuais. Aqueles que são aprendentes auditivos, devem receber gravações de áudio. Quem aprende visualmente, recebem vídeos do YouTube e assim por diante.

Segundo Passo: Use Motivação Intrínseca

Existem dois tipos de motivação: intrínseca e extrínseca.

A motivação intrínseca é quando as pessoas são levadas a ter sucesso por razões internas. Normalmente, as pessoas com motivação intrínseca são conduzidas porque estão verdadeiramente interessadas no que estão fazendo ou encontram prazer na tarefa.

A motivação extrínseca é quando as pessoas são levadas a ter sucesso por coisas como recompensas ou pelo fator “Eu te disse”. Estas são motivações externas que requerem algo fora do controle da pessoa.

Pessoas que são auto motivadas são conduzidas por procedimentos porque sabem que isso levará ao sucesso.

Idealmente, seu processo de contratação se concentrará na motivação intrínseca para todas as novas contratações. Você quer pessoas que são levadas a fazer parte de uma equipe. Você quer pessoas que mostrem inclinação para encontrar alegria na repetição de procedimentos em busca dos objetivos maiores da empresa.

Você quer pessoas em sua equipe como Olavo, que ama seu trabalho de ensino. Este é um exemplo de alguém que encontrou sua paixão. Todos os dias ele entra em seu trabalho com o grande objetivo de dar aos alunos o conhecimento de que precisam para uma vida bem-sucedida. Isso não ocorre do dia para noite. É preciso procedimentos repetidos ou planos de ação para alcançar o objetivo.

Ação: Descobrir o que impulsiona seus funcionários e ajustar seus procedimentos para que eles sejam intrinsecamente motivados para ter um bom desempenho. Aproveite o tempo para entrevistar funcionários. Pergunte o que os move profissionalmente. Pergunte-lhes o que eles querem realizar e descubra uma maneira de fazer cada procedimento que eles executam, se conectar a esses objetivos, ao mesmo tempo que realizam o procedimento com o melhor interesse de sua empresa.

Passo três: mostrar a visão macro

Os procedimentos podem ser repetitivos e mundanos. Ao longo do tempo, os funcionários perdem o interesse em repetir tarefas porque já as realizaram no passado.

Para manter os funcionários interessados, crie metas de curto e longo prazo de seus procedimentos. Deixe seus funcionários saberem que estão fazendo o mesmo procedimento de maneira repetida, pois estão na busca de um objetivo maior.

Em outras palavras, comunique como seus procedimentos regulares fazem parte da visão macro. Sem que cada etapa do processo seja concluída ao máximo da capacidade de todos, o negócio não funcionará corretamente.

Por exemplo, os principais atletas do mundo muitas vezes repetem os procedimentos básicos. Nos esportes, esses procedimentos são chamados de fundamentos. Aqui é um vislumbre de um dos maiores atletas de sempre e como ele lida com os procedimentos básicos.

“Tiger Woods nunca sai do campo de golfe sem ter feito 100 putts seguidos. É um procedimento de prática básica, mas um que ele conhece irá cumprir o objetivo de longo prazo de ganhar torneios “.

Tiger Woods, o melhor jogador de golfe de todos os tempos, coloca no tempo trabalhando em procedimentos básicos, como fazer putts curtos. Na verdade, sua rotina de prática normal vai dos tiros mais curtos, até a construção dos tiros mais longos.

Como o Tiger continua a manter sua unidade para ter sucesso quando ele está repetindo essas tarefas básicas o tempo todo? A resposta reside na forma como Tiger aborda os procedimentos. Ele sabe que o objetivo macro é ganhar torneios e, finalmente, conquistar grandes campeonatos.

Mas, para ganhar esses torneios, ele deve completar os procedimentos básicos todos os dias no melhor desempenho. Se ele nunca perder esse foco, os objetivos de longo prazo nunca deixarão de ser cumpridos.

Ação: Para sua empresa, você precisa comunicar o objetivo para seus funcionários. Talvez seja um certo nível de vendas. Talvez seja se tornar a maior empresa em sua indústria.

Explique os objetivos da visão macro para seus funcionários para que eles conheçam a importância de cada procedimento em sua empresa. Como Tiger Woods no golfe, as empresas bem-sucedidas se concentram nos procedimentos básicos em busca do macro.

Passo quatro: dar aos empregados a propriedade dos procedimentos

Quando seus funcionários estão motivados intrinsecamente, eles simplesmente precisam apenas da oportunidade de se apropriar dos procedimentos que você criou para que eles possam ter sucesso em seus empregos.

Sua tarefa é criar esta situação em que seus funcionários não estão simplesmente seguindo os procedimentos. Você quer que eles sintam uma propriedade do procedimento. Isso irá incentivá-los a melhorar os procedimentos para o benefício da empresa.

Dar a propriedade dos funcionários lhes permite melhorar, executar procedimentos no máximo desempenho e dar ao negócio uma melhor chance de sucesso.

Um exemplo dado é um funcionário que expressa interesse em ensinar. Como parte do procedimento, faça do ensino uma parte do seu trabalho, mas dê-lhes a propriedade sobre fazê-lo funcionar. O funcionário será conduzido para tornar a tarefa bem-sucedida e eles criarão um procedimento inerentemente melhor que antes.

Ação: como proprietário de uma empresa ou área, você entende o poder de propriedade. Quando algo é de dono, como a sua empresa, o dono é obrigado a ter sucesso. Dê a seus funcionários a propriedade de seus procedimentos. Coloque o requisito sobre eles para melhorar o procedimento, melhorando assim o negócio.

Passo Cinco: Reconheça os funcionários que ajudam a melhorar os procedimentos existentes

Ao longo do tempo, seus funcionários se tornarão realmente bons para fazer uso dos procedimentos. Eles vão se tornar tão bons, de fato, que vocês, cada um, farão o certo. É importante reconhecer o trabalho duro, mesmo que seja fácil para a pessoa que está executando a tarefa.

Um dos gerentes empresariais mais bem-sucedidos de todos os tempos, entende a importância do reconhecimento. Richard Branson da Virgin faz uma cerimônia de premiação anualmente para reconhecer indivíduos em sua empresa. Não só ele os reconhece, ele os reconhece por completar os procedimentos importantes que tornam o negócio bem-sucedido.

O objetivo do reconhecimento é garantir que os funcionários sejam reconhecidos para melhorar os procedimentos.

Essas pessoas serão auto orientadas, mas parte de seu sucesso será o reconhecimento de que estão indo bem.

Por exemplo, crie uma atmosfera semelhante ao jogo para vários procedimentos em sua empresa. Peça à equipe de atendimento ao cliente para ver quantas vezes eles podem fazer com que um cliente sorria ao final de uma conversa. É um jogo e porque eles são autodirigidos, eles vão querer ter sucesso. Se eles tiverem sucesso, reconheça-os. Pode ser algo tão fácil quanto verificar todas as semanas para rever o desempenho.

Ação: faça parte do seu procedimento para reconhecer funcionários. Quando os funcionários são reconhecidos, eles serão ainda mais estimulados para continuar a realizar em alto nível seus procedimentos diários.

Conclusão

A maioria das empresas tem problemas de procedimento. Bem, o problema não é necessariamente com o procedimento, mas com a forma como o procedimento é apresentado aos funcionários.

Se você está lutando para conseguir que sua equipe complete os procedimentos, leve isso a si mesmo para aprender sobre cada funcionário. A partir daí você pode usar as etapas acima para motivar seus funcionários e garantir que eles sejam levados a ter sucesso com os procedimentos no melhor interesse de sua empresa.

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