O que é um BPMS (Software de Gestão de Processos)?

28 de abril de 2018
Última modificação: 28 de abril de 2018

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

O que é um BPMS?

O BPMS (BPM Software) é uma ferramenta de automação de processos. Ele ajuda você a mapear seus processos diários para, assim, identificar e eliminar gargalos, controlar os custos de sua empresa, tornar seus processos do dia a dia o mais eficiente possível e garantir a eficácia das pessoas envolvidas em seus processos.

Quais os conceitos por trás do BPMS?

  • Modelagem – Mapeie seu processo e meça o tempo e o custo necessários para executar seu processo;
  • Automatização – Transforme seu processo de manual em eletrônico, onde os dados são coletados em formulários da Web e facilmente transferidos para aplicativos de terceiros existentes;
  • Gerenciamento – Obtenha insights sobre seus processos, os dados de a eles relacionados e a eficácia dos participantes do processo;
  • Otimização – Aprenda como tornar seu processo de negócios do dia a dia mais eficiente e econômico e como controlar erros de entrada de dados e aplicativos.

Quais são os benefícios do Software de Gestão de Processos?

Uma solução de Business Process Management (BPM) para as necessidades de uma empresa começa com o alinhamento das metas de negócios, cujo objetivo é criar valor por meio de iniciativas de mudança de processo. Esse alinhamento, por sua vez, leva a um entendimento completo e representativo dos processos, conduzindo, assim, ao projeto. Isso ocorre geralmente seguindo uma estrutura padrão da indústria (por exemplo, COSO, COBIT, ITIL, etc).

Uma base em BPM, além de fornecer gerenciamento completo do ciclo de vida de processos de negócios proporciona também integração entre tecnologias e eficiência nas relações entre pessoas, processos e tecnologias.

No entanto, muitas das soluções pontuais no mercado, hoje, simplesmente não podem comprovar sua solução no futuro. Diferentemente de soluções pontuais específicas, ERP, gerenciamento de documentos ou soluções baseadas somente em framework, as soluções de gerenciamento de processos de negócios são projetadas e construídas para lidar com seus requisitos futuros com uma solução flexível e eficiente que:

  • Maximiza reduções de custos, provê crescimento, gerencia mudanças e executa uma estratégia de negócios integrada;
  • Permite a integração entre empresas para dimensionar e ampliar os controles de gerenciamento em toda a tecnologia;
  • Gerencia a mudança de forma eficaz à medida que requisitos, leis, processos e regulamentos mudam;
  • Fornece um ambiente estruturado – mas personalizável – para se estender a outros requisitos de automação de processos e indústria e assim minimizar os custos de treinamento;
  • Permite a expansão de processos limitados a departamento para um BPM ainda mais amplo, de forma a obter maior valor comercial.

Qual é a diferença entre o Software de BPM e de Workflow?

O software de fluxo de trabalho (ou de workflow) simplesmente conduz as tarefas de pessoa para pessoa. Um exemplo disso seria um processo de Revisão de Documentos, em que um único documento é transmitido de uma pessoa para outra. Depois que todas as pessoas interessadas tiverem revisado o documento, o processo estará concluído. O Business Process Management Software (BPMS), por outro lado, tem mais itens, entre eles:

  • Integrações contínuas e sem código com sistemas, regras de negócios, destinatários, dados de negócios, formulários e modelos existentes;
  • Modelagem de Processos – simula um processo ANTES da automação;
  • Mecanismo de Regras de Negócios Integrado – as regras do processo de negócios podem ser criadas e atualizadas separadas dos processos de negócios subjacentes;
  • Designer de formulários pronto para uso – permite criar formulários fáceis para emular seus documentos off-line atuais;
  • Process Simulation – permite que você teste seus processos de negócios da mesma maneira que seus usuários finais usarão os processos;
  • Monitora e gera relatórios de atividades de negócios – a visibilidade é essencial para qualquer processo.

Como o BPMS difere-se do BPM?

Embora os sistemas ERP ofereçam grandes benefícios ao integrar sistemas e aplicativos diferentes, a percepção e a visibilidade dos processos do ERP são limitadas. Além disso, no mercado e na economia atuais, é vital poder agir rapidamente ao decidir automatizar novos sistemas – e por vários motivos: custo, recursos, vantagem competitiva, etc. Uma suíte de software de gerenciamento de processos de negócios fornece pontos fortes em quatro áreas principais relacionadas aos processos de negócios:

  • Modelagem de Processos;
  • Automação;
  • Gestão;
  • Processo otimizado.

Pode-se argumentar, assim, que uma vantagem que os sistemas ERP oferecem é que eles efetivamente lidam com Automação e Gerenciamento de Processos, mas não exigem os intensos recursos de codificação e os longos planos de projetos que muitos sistemas de software de BPM fazem.

Quais são os tipos de Software de Gerenciamento de Processos de Negócios?

Descrevemos o que é Software de Gerenciamento de Processos de Negócios nos parágrafos iniciais deste post, já neste momento vamos dar uma olhada em seus principais tipos. Primeiramente, existem três tipos básicos de estruturas de BPM:

  • Quadros horizontais – Eles lidam com design e desenvolvimento de processos de negócios, sendo geralmente focados em tecnologia e reutilização;
  • Estruturas verticais de BPM – Concentram-se em conjuntos específicos de tarefas coordenadas, usando modelos pré-construídos que podem ser facilmente implantados e configurados;
  • BPM suites de serviço completo – Contam com cinco componentes básicos: Descoberta de processos e escopo de projeto; Modelagem e projeto de processos; Mecanismo de regras de negócios; Mecanismo de fluxo de trabalho e Simulação e teste.

Em segundo lugar, existem dois tipos de BPMS no que se refere à implantação:

  • Gerenciamento de Processos de Negócios no local – essa tem sido a norma para a maioria das empresas;
  • Software como serviço (SaaS) – Os avanços na computação em nuvem levaram a um aumento do interesse em várias ofertas de “software sob demanda”.

O que faz o Software de Gerenciamento de Processos de Negócios?

O Business Process Management permite que os usuários projetem, modelem, implementem, automatizem e analisem os processos de negócios de uma empresa ou organização. Enquanto que um processo consiste em um grupo ou conjunto de tarefas ou atividades que o ajudam a realizar um fluxo de trabalho com rapidez e facilidade.

Quais são os exemplos de processos que podem ser projetados e analisados ​​usando o software BPM?

  • Gerenciamento de contas;
  • Gestão de conformidade;
  • Pedidos do cliente;
  • Gestão de Colaboradores;
  • Relatório de despesas;
  • Gerenciamento de faturas;
  • Gestão de Empréstimos;
  • Gerenciamento de Projetos.

Sete vantagens do BPMS:

  1. Modelagem de processos de negócios – crie e teste vários processos e fluxos de trabalho em uma organização usando uma ferramenta de design de processo visual;
  2. Gerenciamento de fluxo de trabalho – projete, teste e implemente fluxos de trabalho avançados, para assim integrar uma comunicação robusta entre membros da equipe, sistemas e dados;
  3. Mecanismo de Regras de Negócios – crie regras e condições de negócios para cada processo de negócios;
  4. Colaboração – atividades habilitadas para comunicação, incluindo gerenciamento de decisões e de ideias, além de discussões para uma comunicação eficaz dentro de uma empresa;
  5. Integrações – incluem Salesforce, MS Sharepoint, etc.;
  6. Form Generator – crie formulários bonitos sem gerar um único código;
  7. Analytics – defina métricas, obtenha insights em tempo real e gerencie qualquer relatório com facilidade.

Mas antes de investir em qualquer sistema de Business Process Management, certifique-se de que ele deve:

  • Incluir um fluxo de trabalho;
  • Estar acessível;
  • Incluir uma ferramenta de mapeamento de processos fácil de usar;
  • Permitir a personalização;
  • Proporcionar coleta e informação de metadados.

Por fim, podemos concluir que qualquer equipe nesse ponto precisa dominar a arte de Mapear Processos e Gerenciá-los pois,  sem isso, o Software de BPM não será aproveitado da maneira que deveria.

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