TAP: como estruturar o Termo de Abertura do Projeto
Antes que um projeto comece a rodar, seja em uma linha de produção, em um sistema de tecnologia ou em uma iniciativa de melhoria, é preciso estabelecer limites, responsabilidades e uma autorização formal. Esse ponto de partida é definido por um documento chamado Termo de Abertura do Projeto (TAP) — conhecido também como Project Charter.
Neste conteúdo, vamos entender por que o TAP é uma etapa estratégica, quais são os seus principais componentes, como ele se aplica em diferentes metodologias e o que deve constar para que o documento cumpra sua função. Ao final, trazemos um exemplo prático para facilitar a aplicação no seu contexto.
O que é o Termo de Abertura do Projeto (TAP)?
O Termo de Abertura do Projeto (TAP) é um documento que formaliza o início de um projeto e autoriza a alocação de recursos para sua execução. Ele é utilizado como ponto de partida para a atuação da equipe de gerenciamento e marca o momento em que a organização reconhece oficialmente a existência do projeto.
Esse documento faz parte dos processos de iniciação definidos pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e serve como um acordo entre o patrocinador, o gerente do projeto e as demais partes interessadas.
Além da abordagem tradicional de gerenciamento de projetos, o TAP também é utilizado em metodologias como o Seis Sigma, sendo elaborado durante a fase DEFINE do ciclo DMAIC. Nessa etapa, o objetivo é delimitar o problema, identificar os envolvidos e definir o escopo do projeto de melhoria. Da mesma forma, o documento pode ser adaptado em abordagens ágeis ou híbridas, principalmente em projetos que exigem validação inicial antes da definição completa do backlog.
Esse uso transversal do TAP mostra sua relevância não apenas em projetos convencionais, mas também em iniciativas de melhoria contínua, transformação digital e inovação corporativa.
Sua função não é detalhar o plano do projeto, mas estabelecer os fundamentos sobre os quais o planejamento será construído, como os objetivos iniciais, justificativas e limites de atuação.
Quais são as vantagens do Termo de Abertura (ou Project Charter)?
A utilização do Termo de Abertura, também chamado de Project Charter em metodologias internacionais, traz benefícios tanto para o controle da execução quanto para o alinhamento entre os envolvidos. Esse documento não é apenas uma formalidade; ele ajuda a evitar ruídos desde os primeiros passos do projeto.
Um dos principais ganhos é a definição dos limites do projeto. Ao deixar documentado o escopo inicial, as partes envolvidas conseguem manter o foco no que foi acordado, o que reduz a ocorrência de demandas que não foram previstas ou autorizadas.
Entre as vantagens práticas da adoção do TAP, destacam-se:
- Autoriza formalmente o início do projeto, conferindo legitimidade ao gerente de projetos e à equipe.
- Estabelece uma referência comum entre os envolvidos, com informações resumidas sobre os objetivos, escopo e responsáveis.
- Facilita o alinhamento com o patrocinador, garantindo que expectativas sejam tratadas desde o início.
- Apoia o processo de tomada de decisão, especialmente quando ocorrem mudanças, pois serve como referência para o que foi originalmente aprovado.
- Ajuda na priorização de recursos, já que projetos com TAP aprovado tendem a ter prioridade em organizações com múltiplas iniciativas em andamento.
Organizações com maturidade em gestão de projetos utilizam o TAP como um filtro inicial. Projetos que não possuem justificativa consistente ou patrocínio claro tendem a ser ajustados ou arquivados antes de consumir tempo e orçamento da equipe.
Elementos que compõem um Termo de Abertura
Um Termo de Abertura bem estruturado organiza as informações mínimas necessárias para que o projeto seja compreendido, aprovado e conduzido com base sólida. Embora possa haver variações conforme o porte e a metodologia adotada, alguns elementos são considerados padrão e devem constar em praticamente qualquer TAP:
- Identificação do projeto
- Justificativa do projeto
- Objetivo do projeto
- Escopo do projeto
- Entregáveis chave do projeto
- Riscos de alto nível identificados
- Premissas e restrições
- Datas de entrega
- Critérios de sucesso do projeto
- Assinatura do projeto
A seguir, veja a função de cada um desses elementos dentro do documento.
Identificação do projeto
Esse campo define o nome do projeto e, quando aplicável, um código de referência. Também pode conter o nome da área demandante, patrocinador e gerente responsável. A identificação permite rastreabilidade e facilita a gestão do portfólio de projetos.
Justificativa do projeto
Trata-se do motivo pelo qual o projeto está sendo proposto. A justificativa pode estar relacionada à resolução de um problema, aproveitamento de uma oportunidade, cumprimento de uma exigência legal ou alinhamento a metas estratégicas. Esse item ajuda a contextualizar o porquê da iniciativa existir, oferecendo respaldo técnico ou institucional à sua abertura.
Objetivo do projeto
Descreve o que se pretende atingir com a execução do projeto. O ideal é que os objetivos sejam mensuráveis e consistentes com a justificativa apresentada. A definição adequada contribui para que a equipe de gestão direcione os esforços com foco nos resultados esperados.
Escopo do projeto
O escopo delimita o que está e o que não está incluído no projeto. Esse item previne interpretações ambíguas, pois define a fronteira da atuação da equipe. Em projetos complexos, esse campo pode incluir também uma descrição do escopo preliminar do produto ou serviço que será entregue.
Entregáveis chave do projeto
São os produtos, serviços ou resultados que o projeto precisa gerar para ser considerado completo. Esses entregáveis, embora descritos de forma resumida no TAP, servem como base para o planejamento posterior. Cada um deles deve estar ligado diretamente ao objetivo do projeto.
Riscos de alto nível identificados
Nesta etapa inicial, ainda não há uma análise detalhada de riscos, mas é importante indicar fatores que podem comprometer o projeto, como dependência de recursos, prazos apertados ou incertezas externas. Isso permite que as partes interessadas reconheçam possíveis limitações desde o início.
Premissas e restrições
Premissas são condições que se assumem como verdadeiras para que o projeto avance, mesmo que não estejam sob controle da equipe. Já as restrições são limitações impostas ao projeto, como orçamentos fixos, datas obrigatórias ou recursos escassos. Ambos devem ser monitorados durante a execução.
Datas de entrega
Indicam marcos importantes ou a data final prevista para conclusão do projeto. Ainda que estimativas sejam refinadas posteriormente, o TAP deve apresentar um cronograma inicial para orientar as decisões da alta gestão.
Critérios de sucesso do projeto
Especificam como o projeto será avaliado ao final. Isso pode incluir métricas de desempenho, qualidade, prazos ou retorno sobre investimento. Esses critérios guiam a aceitação dos entregáveis e ajudam a mensurar se o objetivo foi atendido.
Assinatura do projeto
A seção final do TAP contempla as aprovações formais. O documento deve ser assinado pelo patrocinador e, em alguns casos, também pelo gerente do projeto e partes interessadas estratégicas. A assinatura representa o compromisso institucional com o que está descrito.
Exemplo de Termo de Abertura do Projeto
O modelo abaixo mostra um exemplo de como organizar as informações principais em um TAP. Embora possa ser adaptado conforme o porte do projeto ou a maturidade da organização, os campos apresentados seguem o padrão mais utilizado em projetos corporativos.
Identificação do projeto
Nome: Implementação de Sistema de Controle de Estoque
Código Interno: LOG-ESTQ-2025
Solicitante: Gerência de Logística
Patrocinador: Diretoria de Operações
Gerente do Projeto: Camila Fernandes
Justificativa
A empresa enfrenta perdas mensais relacionadas a divergências de inventário e controle manual de estoque. O projeto visa implementar uma solução digital que reduza inconsistências, aumente a acurácia das informações e permita decisões mais rápidas sobre abastecimento e movimentação de materiais.
Objetivo
Implantar um sistema automatizado de controle de estoque nas três unidades operacionais até 15/12/2025, reduzindo divergências de inventário em 25% nos três primeiros meses após a implantação e garantindo aderência mínima de 80% dos usuários treinados.
Escopo do projeto
Inclui: levantamento de requisitos, aquisição da solução, customização, testes, treinamento dos usuários e implantação.
Não inclui: manutenção contínua do sistema após entrega e expansão para novas unidades.
Entregáveis Chave
- Documento de requisitos aprovado
- Sistema contratado e configurado
- Treinamentos concluídos com registro de presença
- Sistema operando em ambiente de produção nas três unidades
Riscos de alto nível identificados
- Resistência dos usuários à mudança
- Incompatibilidade do sistema com o ERP atual
- Atraso na entrega por parte do fornecedor
Premissas e restrições
Premissas: disponibilidade da equipe de TI interna; aprovação do orçamento até o início de abril
Restrições: orçamento máximo de R$ 120.000; cronograma com entrega até dezembro de 2025
Datas de entrega (previsão)
Levantamento de requisitos concluído 30/06/2025
Contratação da solução 20/07/2025
Configuração e customização 30/09/2025
Testes operacionais 31/10/2025
Treinamento dos usuários 30/11/2025
Implantação completa 15/12/2025
Critérios de sucesso
- Sistema implantado nas três unidades
- Redução de divergências de inventário em pelo menos 25% nos primeiros três meses
- Avaliação positiva (>80%) no treinamento de usuários
Assinatura do projeto
Patrocinador: _____________________________________
Gerente do Projeto: ________________________________
O papel do TAP na visão do gestor de projetos
Para quem atua na liderança de projetos, o Termo de Abertura (TAP) não é apenas um documento inicial, mas uma ferramenta de referência ao longo de toda a execução. Ele formaliza responsabilidades, delimita expectativas e cria uma base para decisões posteriores, especialmente quando surgem solicitações de mudança, conflitos sobre escopo ou questionamentos sobre os prazos.
A partir do momento em que o TAP é aprovado, o gerente de projetos passa a ter um ponto de apoio para conduzir reuniões, alinhar entregas e justificar prioridades com base no que foi autorizado. Em ambientes com múltiplas iniciativas em paralelo, essa formalização ajuda a proteger a integridade do projeto diante de pressões externas.
Reflexão sobre o uso contínuo do documento
Mesmo sendo produzido no início, o TAP não deve ser arquivado após a assinatura. Ele pode e deve ser revisitado em reuniões de governança, avaliações parciais ou auditorias internas. Além disso, sua consulta ao longo do ciclo de vida facilita a consistência na comunicação e reforça os limites estabelecidos entre escopo, tempo e resultado.
Em projetos de melhoria contínua, como os conduzidos por equipes Seis Sigma, o uso recorrente do TAP durante as fases DEFINE, MEASURE e CONTROL garante que a solução esteja conectada ao problema original. Já em contextos de transformação organizacional, o documento contribui para manter o alinhamento entre as diferentes áreas envolvidas.
Manter o TAP acessível, atualizado e respeitado como instrumento de gestão é uma prática simples que amplia a previsibilidade do projeto e reduz a margem para decisões improvisadas.
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