O Ciclo de Comunicação
"A capacidade de expressar uma ideia é tão importante quanto a própria ideia." Empresário americano, Bernard Baruch
Se você está escrevendo um e-mail para um colega de trabalho, entregando o treinamento do trabalho a um novo membro da equipe ou fazendo uma apresentação importante ao seu conselho de administração, você deve se comunicar de uma maneira clara, concisa e fácil de compreender.
Mas você já se perdeu ao organizar sua mensagem, ou se esforça para identificar o que seu público realmente precisa saber?
Há tantos fatores a considerar durante a preparação e apresentação que é fácil esquecer um ponto importante. O Ciclo de Comunicação é um processo de seis passos que ajuda você a desenvolver e aprimorar sua mensagem.
Ele ajuda você a garantir que você não se esqueça de nada essencial na primeira vez que você o apresenta, e isso ajuda você a maximizar seu impacto nos momentos que se seguem. Ao colocar o processo na forma de um ciclo esta abordagem encoraja você a usar o feedback que você recebe para melhorar suas comunicações no futuro.
Neste artigo, examinaremos o Ciclo de Comunicação e analisaremos como você pode usá-lo para melhorar suas comunicações diárias. Também daremos um exemplo que mostra como você pode usar o Ciclo de Comunicação ao entregar uma comunicação importante.
Compreenda o ciclo de comunicação
O Ciclo de Comunicação (mostrado abaixo na Figura 1) fornece uma lista de verificação que ajuda você a se comunicar efetivamente com seu público.
Nota 1: Você pode aplicar o Ciclo de Comunicação a qualquer situação em que a comunicação esteja envolvida, mas você provavelmente achará mais útil para preparar e entregar comunicações importantes ou complexas, como e-mails de equipe ou organizacionais, materiais de marketing e apresentações.
Nota 2: O ciclo de comunicação não inclui uma etapa de "teste". No entanto, você ainda pode aplicar os passos 3, 4, 5 e 6 para testar sua comunicação. (Por exemplo, pedindo aos colegas para revisar e comentar o texto, ou praticando uma apresentação na frente de um grupo pequeno.) Você então usa qualquer comentário para mudar e melhorar sua mensagem quando você reiniciar o ciclo.
Como usar o ciclo de comunicação
Siga estas etapas para usar o ciclo:
Passo 1: Esclareça o seu objetivo
Organize seus pensamentos sobre a mensagem que deseja comunicar respondendo a estas perguntas:
- Para quem me comunico?
- Que mensagem estou tentando enviar, e o que estou tentando alcançar com isso?
- Por que eu quero enviar esta mensagem? Preciso enviar isso?
- O que eu quero que minha audiência se sinta?
- O que o meu público precisa ou deseja desta mensagem?
- O que eu quero que minha audiência faça com essa informação?
Passo 2: Compor/Codificar
Agora que você organizou seus pensamentos com as perguntas na Etapa 1, comece a elaborar sua mensagem. Pense sobre:
- Qual é a melhor maneira de comunicar esta mensagem?
- Qual nível / tipo de linguagem devo usar?
- O público tem alguma informação de fundo sobre o meu tópico?
- Será que o meu público precisa de recursos adicionais para entender minha mensagem?
- Estou expressando emoções na minha mensagem? Em caso afirmativo, quais emoções?
- Será que a plateia assumirá algo sobre mim ou meus motivos que prejudicarão a comunicação?
Passo 3: Transmitir/Entregar
A maneira como você comunica sua mensagem é vital para assegurar que seu público seja recebido efetivamente. Pergunte a si mesmo:
- Este é o momento certo para enviar esta mensagem?
- Qual é o estado de espírito da minha audiência, e qual a carga de trabalho que eles estarão experimentando quando receberem essa mensagem? Como devo apresentar minha mensagem para ter em conta isso?
- Haverá alguma distração que possa prejudicar a comunicação? (Isto é especialmente importante para considerar ao dar uma fala ou apresentação.)
- Devo incluir alguém na audiência?
Etapa 4: Receber feedback
Este é um passo fundamental no ciclo de comunicação. Sem comentários de seu público, você nunca saberá como você pode melhorar a maneira como você comunica sua mensagem.
Certifique-se de incluir algum tipo de processo de feedback como parte de sua comunicação.
Você sabe como ler a linguagem corporal e usá-la para orientar sua apresentação?
- Se você está dando um discurso ou apresentação, você dará tempo para uma sessão de perguntas e respostas?
- Você terá um processo para obter feedback do seu público?
- Quando você recebe comentários, geralmente é o que você quer e espera?
Lembre-se de usar comentários indiretos aqui também. Você recebeu a resposta que você queria da sua comunicação? Existe algo mais que você pode interpretar da resposta que você recebeu?
Etapa 5: Analisar/Decodificar/Aprender
Use o feedback que recebeu na Etapa 4 para aprender e crescer. Dependendo da sua situação, talvez seja necessário reescrever sua mensagem e tentar novamente. (Um dos benefícios de testar sua mensagem em pequena escala é que você pode fazer isso antes do grande dia.)
- Por que você recebeu esse feedback? O que isso diz sobre sua mensagem?
- O que você poderia ter feito de forma diferente para obter a resposta que você queria?
- O público sentiu a maneira como você esperava que eles se sentissem? Se não, por que não?
- Como você deve agir ou se comportar de forma diferente para avançar?
Passo 6: Mudar/Melhorar
Este passo completa o ciclo. Todos os comentários no mundo não irão ajudá-lo, a menos que você se comprometa em aprender e mudar.
- Honre e respeite os comentários que você recebeu. Se você acredita que é válido, mude sua mensagem ou comportamento.
- Identifique recursos para ajudá-lo a melhorar (perguntando colegas, fazendo mais testes, ou usando pesquisas, aulas, livros, seminários, etc.).
Um exemplo de ciclo de comunicação
Usar o ciclo de comunicação é bastante direto. Pense nisso como uma lista de verificação para criar suas mensagens, grandes ou pequenas.
Aqui está um exemplo. Você é responsável por TI em sua organização e você precisa criar uma apresentação para o seu CEO e conselho executivo. O conteúdo deve explicar exatamente o que o departamento de TI faz, e quanto trabalho você é responsável. O objetivo da apresentação é mostrar o quão vital é a TI para a organização para que você possa contratar pessoal adicional para gerenciar a carga de trabalho, em vez de enfrentar cortes no orçamento no próximo trimestre.
Veja como você pode usar o Ciclo de Comunicação para organizar sua apresentação de forma eficaz.
Passo 1: Objetivo
- Para quem me comunico?
- O CEO e o conselho executivo.
- Que mensagem estou tentando enviar?
- Devo mostrar que a TI é uma parte essencial da organização e que merecemos financiamento adicional para contratar mais funcionários.
- Por que eu quero enviar esta mensagem?
- Sem o entendimento do conselho, eles podem reduzir nosso orçamento no próximo ano.
- O que eu quero que minha audiência se sinta?
- Eu quero que eles se sintam entusiasmados com o valioso serviço que a TI executa e preocupado com as ameaças que a empresa pode enfrentar se nossa equipe for cortada.
- O que o meu público precisa ou deseja para receber esta mensagem?
- O meu público precisa entender completamente o que faz e, especificamente, proteger a organização das ameaças diárias. A diretoria precisará de dados sólidos sobre o dinheiro que salvamos a empresa nos últimos dois anos.
- O que eu quero que minha audiência faça com essa informação?
- Eles devem entender que dar financiamento de TI é em seu melhor interesse.
Passo 2: Compor/Codificar
- Qual é a melhor maneira de comunicar esta mensagem?
- Apresentação em grupo.
- Qual nível / tipo de linguagem devo usar?
- Eu deveria evitar usar jargão e termos de TI. Minha linguagem deve ser profissional, mas fácil de entender.
- O público tem alguma informação de fundo sobre esta mensagem?
- Alguns membros do conselho executivo têm apenas uma vaga compreensão do que a TI faz. Outros têm uma idéia muito mais nítida.
- O conselho executivo tem números para mostrar que o orçamento de TI é maior que o de outros departamentos.
- Será que o meu público precisa de recursos adicionais para entender minha mensagem?
- Gráficos e estatísticas, em papel ou em uma apresentação do PowerPoint, serão úteis.
- Estou expressando emoções na minha mensagem? Em caso afirmativo, quais emoções?
- Devo expressar o quanto estou entusiasmado com o meu trabalho e com o meu departamento, bem como com a urgência que todos nos sentimos quando enfrentamos cortes adicionais no orçamento, especialmente quando oferecemos um serviço tão importante para a organização.
- Será que a plateia assumirá alguma coisa sobre mim que prejudicará a comunicação?
- Eles podem assumir que, desde que eu estou em TI, naturalmente, eu serei um pobre comunicador. Devo provar que isso não é verdade.
Passo 3: Transmitir/Entregar
- Este é o momento certo para enviar esta mensagem?
- Sim, porque o conselho avaliará em breve o orçamento para o próximo ano.
- Qual é o quadro de referência da minha audiência? O que é provável que seja seu estado de espírito e carga de trabalho quando eles recebem essa mensagem?
- Provavelmente, eles já estão sobrecarregados com informações. Devo ser conciso, mas convincente.
- Haverá alguma distração que possa prejudicar a comunicação?
- A apresentação provavelmente será na Sala de Conferências A. Há uma saída de ar ruidosa naquela sala, então eu vou ter que falar alto.
- A apresentação está perto do final de um longo dia para a equipe executiva, então eles podem estar cansados ou perder o interesse facilmente.
- Devo incluir alguém da audiência?
- Não.
Etapa 4: Receber feedback
- Eu permitirei 10 minutos no final da apresentação para uma sessão de perguntas e respostas com o quadro.
- Eu me reunirei com o CEO imediatamente após a apresentação para obter sua contribuição.
- Eu vou fazer alguma pesquisa sobre linguagem corporal, o que me ajudará a ver sugestões dos membros do conselho sobre como faço durante toda a apresentação.
Passos 5 e 6: analisar e melhorar
Poucos dias após a apresentação, seu chefe diz que o fórum gostou da sua mensagem e aprovou fundos adicionais, graças às suas estatísticas e mensagens convincentes. No entanto, eles achavam que a apresentação era um pouco longa demais.
Com esse conhecimento, compromete-se a encurtar seus discursos e apresentações no futuro, e você fará um melhor trabalho cortando informações desnecessárias enquanto estiver criando sua mensagem.
Pontos importantes
O Ciclo de Comunicação é um processo de seis etapas para organizar e apresentar uma mensagem efetivamente. Você pode aplicá-lo em todas as situações que envolvem comunicação, e é mais útil para comunicações importantes ou complexas.
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Porque a comunicação efetiva é tão vital, a vantagem desse processo é em sua natureza cíclica. Você organiza, apresenta, recebe feedback e melhora sua comunicação, para que da próxima vez que você possa se comunicar de forma ainda mais eficaz.
