Gestão de mudanças: entenda os quatro princípios
Lidar com a gestão de mudanças é comum para o trabalhador de hoje. Há continuamente novos métodos, ferramentas, produtos e, possivelmente, diferentes ambientes. Mas como podemos realizar com sucesso? Atualmente, nenhuma organização pode se dar ao luxo de ficar parada. Sempre há novos desafios a enfrentar e melhores maneiras de fazer as coisas.
No entanto, cada transformação que você precisa fazer deve ser planejada e implementada com cuidado, caso contrário, pode acabar fazendo mais mal do que bem! É aí que entra o gerenciamento de mudanças. É uma abordagem estruturada que garante uma implementação completa e suave, além de ter o impacto desejado.
Neste artigo, explicamos como você pode implementar com sucesso em sua organização usando quatro princípios básicos de gerenciamento de mudanças bem-sucedido.
Integre o grupo de profissionais capazes de gerir processos dentro das empresas. A partir deste material, descubra como a Gestão de Processos pode acelerar sua carreira.
O que é Gestão de mudanças?
A gestão de mudanças é uma abordagem estruturada para preparar, apoiar e ajudar os indivíduos, equipes e organizações a fazerem uma transição de sua situação atual para uma nova situação desejada. O objetivo principal é implementar mudanças de maneira eficaz para minimizar a resistência e maximizar a aceitação, ao mesmo tempo em que minimiza a interrupção do funcionamento normal da organização.
A gestão de mudanças pode envolver mudanças em estratégias, operações, tecnologias, estruturas organizacionais ou a cultura da organização. Pode ser aplicada em resposta a mudanças no ambiente externo, como mudanças regulatórias ou do mercado, ou em resposta a mudanças internas, como novas políticas ou processos.
O processo de gestão de mudanças geralmente envolve as seguintes etapas:
- Avaliação da necessidade de mudança: Isso envolve a identificação dos problemas que precisam ser resolvidos ou das oportunidades que podem ser exploradas;
- Planejamento da mudança: Isso envolve a definição dos objetivos da mudança, a elaboração de um plano detalhado de como a mudança será implementada e a identificação dos recursos necessários;
- Implementação da mudança: Isso envolve a comunicação da mudança, o treinamento das pessoas envolvidas, a gestão da resistência à mudança e a implementação do plano de mudança;
- Revisão e ajuste: Após a implementação, a mudança é avaliada para determinar se os objetivos foram alcançados e se ajustes são necessários.
A gestão de mudanças é um aspecto crítico do gerenciamento eficaz de uma organização, pois ajuda a garantir que a mudança seja implementada de forma suave e bem-sucedida. Cada vez mais pessoas estão atentas, concordando que administrar o fluxo de trabalho é uma das tarefas mais importantes:
Definição de gerenciamento de mudança
Baseiam-se em teorias de muitas disciplinas, incluindo psicologia, ciência do comportamento, engenharia e pensamento sistêmico. E existem muitos modelos diferentes para escolher. Por exemplo, o Modelo de Gestão de Mudanças de Lewin divide o processo em três estágios principais conhecidos como "descongelar - mudar - recongelar", enquanto o modelo de mudança de 8 etapas de Kotter fornece um guia mais abrangente.
Ideia central
Um engano comum é pensar que a mudança seja somente uma questão técnica. Segundo essa visão, olha-se somente para novos métodos e equipamentos para garantir que funcionem como planejado. No entanto, Weisbord (1987) observou que, para cada mudança técnica em um sistema, também ocorrem mudanças sociais e econômicas.
Portanto, devem ser planejadas e administradas adequadamente. Dessa forma, a ideia central de todas as teorias de gerenciamento é que nenhuma mudança acontece isoladamente. De uma forma ou de outra, afeta toda a organização e seus colaboradores. Mas, com um bom gerenciamento, você pode incentivar todos a se adaptarem e a abraçarem sua nova forma de trabalhar.
Qual o papel da gestão da mudança?
A gestão da mudança desempenha um papel crucial na implementação de mudanças de maneira suave e bem-sucedida nas organizações. Isso se aplica tanto a mudanças de pequena escala, como a implementação de uma nova política ou procedimento, quanto a mudanças de grande escala, como uma reestruturação organizacional ou uma mudança na estratégia de negócios.
Os principais papéis da gestão da mudança incluem:
- Planejamento e estratégia: Ajuda a identificar e planejar as mudanças necessárias para atingir os objetivos de negócios. Isso inclui desenvolver um roteiro detalhado de como a mudança ocorrerá, quem será afetado e quais recursos serão necessários;
- Comunicação: É responsável por comunicar a mudança de maneira eficaz para todos os envolvidos. Isso pode incluir explicar por que a mudança é necessária, como ela afetará a organização e os indivíduos e qual será o resultado esperado;
- Treinamento e desenvolvimento: Quando as mudanças exigem novas habilidades ou comportamentos, a gestão da mudança é responsável por organizar e conduzir o treinamento necessário;
- Gestão de resistências: A mudança geralmente encontra resistência. A gestão da mudança tem um papel crucial em antecipar, entender e gerenciar a resistência para facilitar a aceitação da mudança;
- Monitoramento e ajuste: Uma vez implementada a mudança, a gestão da mudança é responsável por monitorar o progresso, avaliar o sucesso e fazer ajustes conforme necessário para garantir que a mudança atinja os objetivos desejados;
- Desenvolvimento de uma cultura de mudança: Uma boa gestão da mudança trabalha para criar uma cultura organizacional que seja receptiva à mudança, tornando futuras mudanças mais fáceis de implementar.
Em resumo, a gestão da mudança ajuda a garantir que as mudanças sejam implementadas de maneira eficaz e eficiente, minimizando a interrupção dos negócios e maximizando os benefícios da mudança.
Quais são os 7 Rs da gestão da mudança?
Os 7 Rs da gestão de mudança é um conceito que se originou na gestão de serviços de TI, especificamente no ITIL (Information Technology Infrastructure Library), e é comumente usado na avaliação de mudanças propostas. Eles fornecem uma estrutura para considerar vários aspectos importantes da mudança. Os 7 Rs são:
- Razão (Reason): Por que a mudança é necessária? Este R diz respeito à necessidade e justificativa da mudança;
- Retorno (Return): Qual é o valor ou benefício esperado da mudança? Esta questão busca entender os benefícios ou o valor agregado que a mudança trará;
- Riscos (Risks): Quais são os riscos associados à mudança? Esta questão considera possíveis desafios ou problemas que podem surgir como resultado da mudança;
- Recursos (Resources): Quais recursos são necessários para implementar a mudança? Isso pode incluir pessoal, tempo, dinheiro e outros recursos;
- Responsáveis (Responsible): Quem é responsável pela mudança? Este R se refere à pessoa ou pessoas que são responsáveis pela gestão e implementação da mudança;
- Relações (Relationships): Como esta mudança afeta outras coisas? Este R se refere às interdependências entre a mudança proposta e outros componentes ou processos do sistema;
- Pronto (Readiness): Quão preparada está a organização para essa mudança? Este último R é sobre avaliar se a organização está pronta para a mudança.
A avaliação desses 7 Rs ajuda a garantir que todos os aspectos importantes da mudança sejam considerados antes de sua implementação, minimizando assim o risco de problemas imprevistos e maximizando a probabilidade de uma implementação bem-sucedida da mudança.
Como fazer mudanças bem-sucedidas?
A princípio numa organização, podemos estabelecer algumas estruturas e métodos que influenciem o comportamento da organização, podemos trabalhar com atitudes individuais, ou ainda mudar a cultura da companhia. A maioria dos especialistas na introdução de mudanças nos diria que a transformação cultural leva tempo e requer que as crenças da organização sejam mudadas.
Desse modo, para aceitar a mudança, a maioria de nós precisa compreender a razão e saber como ela nos ajuda. Muitas organizações têm introduzido com sucesso ao alterar a estrutura na qual as pessoas trabalham.
Os Quatro Princípios da Gestão de mudanças
A melhor forma de lidar e compreender as razões das mudanças é ter um gerenciamento adequado sobre elas. O caminho mais vantajoso um processo bem sucedido é trabalhar com seus quatro princípios:
- Entenda a mudança;
- Mudança de plano;
- Implementar mudança;
- Comunique a mudança.
Vamos explorar cada um deles, juntamente com algumas ferramentas e técnicas que você pode usar para colocá-los em prática:
Princípio 1: Compreender a mudança
Para promover com sucesso os benefícios, você mesmo precisa entendê-los. Então, pense sobre:
- Por que você precisa mudar. Quais são seus principais objetivos?
- Quais serão os benefícios para a organização?
- Como isso impactará positivamente as pessoas?
- Como isso afetará a maneira como as pessoas trabalham?
- O que as pessoas precisarão fazer para conseguir a mudança?
Princípio 2: Plano de Mudança
Mudanças eficazes não acontecem por acaso, e qualquer plano que você fizer deve ser certo para sua organização. A maneira como os projetos são gerenciados pode variar de organização para organização. Alguns têm metodologias muito rígidas, enquanto outros são mais abertos e flexíveis em sua abordagem. No entanto, em geral, você precisará considerar o seguinte:
- Patrocínio: como você protegerá, envolverá e usará o apoio e o patrocínio de alto nível para a mudança?
- Envolvimento: quem está melhor posicionado para ajudá-lo a projetar e implementar? Por exemplo, você precisará de experiência externa? Ou você pode usar recursos internos?
- Impacto: finalmente, pense em como deve ser o sucesso. Como você vai prever e avaliar o impacto da mudança que precisa fazer? Quais objetivos você precisa alcançar?
Ferramentas auxiliares no Plano de Mudança
Existem várias ferramentas que você pode usar para planejar:
- Diamante de Leavitt é uma estrutura útil para trabalhar os impactos de qualquer mudança proposta - em tarefas, pessoas, estrutura e tecnologia;
- Análise de impacto pode ajudá-lo a descobrir as consequências inesperadas;
- Diagramas SIPOC é uma que você pode usar para verificar como afetarão seus fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes
Princípio 3: Implementar Mudança
Então, mas como exatamente você vai fazer acontecer? Como vimos, existem muitas estratégias diferentes que você pode escolher para colocar sua mudança em prática. O Modelo de Mudança de 8 Passos de Kotter, por exemplo, explica como injetar um senso de urgência em suas ações, para que você crie impulso e incentive todos a apoiarem. Enquanto isso, a Curva de Mudança lembra você de estar atento aos sentimentos das pessoas ao colocar seu plano em ação. Mostra os estágios pelos quais todos nós tendemos a passar até o ponto em que estamos totalmente investidos na nova abordagem.
Passo a passo da implementação
Quaisquer que sejam as ferramentas que você escolher, as etapas a seguir podem ajudá-lo a implementar de maneira positiva:
- Certifique-se de que todos os envolvidos nas mudanças entendam o que precisa acontecer - e o que isso significa para eles;
- Combine os critérios de sucesso para suas alterações e certifique-se de que elas são regularmente avaliadas e relatadas;
- Mapeie e identifique todas as principais partes interessadas que estarão envolvidas e defina seu nível de envolvimento;
- Identifique as necessidades de treinamento que devem ser abordadas para implementação
- Nomeie "agentes de mudança", que ajudarão a colocar as novas práticas em prática - e que possam atuar como modelos para a nova abordagem;
- Encontre maneiras de mudar os hábitos das pessoas, para que as novas práticas se tornem a norma;
- Certifique-se de que todos são apoiados durante todo o processo de mudança.
Princípio 4: Comunicar a Mudança
A comunicação pode ser um componente decisivo do gerenciamento de mudanças. Você precisa ser claro e relevante ao definir o objetivo, para que as pessoas entendam o que você deseja que elas façam e por que precisam fazer isso. Mas você também precisa definir o tom certo, para obter a reação emocional que deseja.
É uma boa ideia vincular o que você está planejando às declarações de missão ou visão da sua organização. Isso não apenas ajudará as pessoas a ver como a mudança afeta positivamente o "quadro geral", mas também lhes proporcionará uma visão compartilhada e inspiradora do futuro.
Além disso, certifique-se de praticar uma boa gestão das partes interessadas. Isso garantirá que você transmita às pessoas certas a mensagem certa, no momento certo, para obter o suporte de que precisa para o seu projeto.
Zona de conforto
Um bom motivo para as pessoas optarem por não mudar é que elas tendem a se sentir confortáveis fazendo o algo que já estejam acostumados a fazer. Pois mudar pode significar fazer coisas novas, as quais nem sempre tem conhecimento e confiança para aplicar.
Tirando seu time da zona de conforto
Para tirar seu time da zona de conforto você pode trabalhar com a motivação deles. Ou seja, Instigue-os a buscarem coisas novas e mostre que são capazes de aplicar qualquer processo.
Hábito
O hábito pode ser fundamental para as pessoas resistiram às mudanças, Charles Duhigg, repórter estadunidense, ganhador do Prêmio Pulitzer, destaca em seu livro Poder do Hábito, um estudo que afirma que as pessoas gastam muito mais energia para fazerem coisas novas do que manter as que já fazem. Assim, seu cérebro de forma inconsciente sempre procurará gastar menos energia. Ou seja, sempre tentará manter o hábito.
Transforme a mudança em hábito
Ainda no livro, Charles Duhigg, afirma que podemos criar novos hábitos, através de estímulos e prática. Ou seja, se os membros da sua equipe forem recompensados, isso gerará gatilhos positivos para não resistirem a ela.
Orgulho
Para muitas pessoas, mudar significa que o modo feito no momento está errado e existem diversas pessoas que têm dificuldade de assumir suas falhas e resistem à mudança por orgulho.
Mudar não é corrigir o errado
Sim, em certos momento temos de mudar porque estamos fazendo algo errado. Mas em muitos momentos mudar não é corrigir o erro e sim aprimorar o que está sendo feito. Desse modo, quando lidamos com pessoas orgulhosas, um caminho interessante é ressaltar o aprimoramento e não correção.