A3: SAIBA MAIS SOBRE ESSA FERRAMENTA

E-Book A3
26 de maio de 2018
Última modificação: 26 de maio de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

Introdução ao A3

Para que qualquer negócio seja bem sucedido, eles devem se esforçar para melhorar a qualidade e a eficiência, bem como construir uma solução de problemas para a melhoria contínua da cultura. O Relatório A3 é uma ferramenta muito útil para resolução de problemas e melhoria contínua. Foi usado pela primeira vez pela Toyota e está rapidamente ganhando popularidade na indústria hoje. As empresas devem começar a ver os problemas como oportunidades de melhoria. O formato do Relatório permite que todas as etapas de identificação, esclarecimento, análise e resolução do problema sejam documentadas em uma única folha de papel.

O que é A3

O nome “A3” é, na verdade, derivado de um tamanho de papel europeu padrão semelhante a 11 “por 17”. O Relatório é baseado no método Planejar, Executar, Verificar, Agir (PDCA). O processo PDCA é algumas vezes chamado de Deming Wheel ou Deming Circle. O Relatório incorpora essa premissa básica à solução de problemas e melhoria contínua.

Por que implementar o A3

Algumas ferramentas de solução de problemas envolvem várias páginas de informações, vários gráficos e gráficos e relatórios demorados. O formato do Relatório pode ser usado para comunicar de forma mais eficaz todas as informações pertinentes com maior impacto visual. Embora o Relatório seja uma ferramenta de comunicação eficaz, ele é muito mais valioso como ferramenta de solução de problemas e pensamento crítico que pode ser usada para impulsionar a melhoria contínua.

O Relatório promove uma mentalidade de solução de problemas / melhoria contínua entre os membros da equipe participante. É uma excelente ferramenta para gerentes e supervisores compartilharem técnicas de resolução de problemas com suas equipes. Com recursos limitados, a conclusão de um Relatório  formal pode não ser aplicável a todos os problemas. Seu uso deve ser determinado com base no tamanho do problema e seu impacto no negócio ou organização.

O Relatório e o modo de pensar A3 são ferramentas valiosas para iniciativas Lean e para integrar uma cultura de solução de problemas em toda a organização.

Como completar um A3

O Relatório geralmente consiste em várias etapas seguindo uma estrutura PDCA de Planejar, Executar, Verificar, Agir. O número de etapas pode variar devido aos diferentes formatos usados ​​para o Relatório. O número exato de etapas usadas não é tão importante quanto o resultado final. O Relatório pode utilizar várias formas, dependendo das necessidades e preferências da organização.

Os parágrafos a seguir fornecem informações sobre as etapas básicas e algumas ferramentas usadas para completar o A3. Uma coisa que todas as formas parecem ter em comum é que elas seguem o processo de solução de problemas do PDCA. As etapas básicas e onde elas se enquadram na estrutura do PDCA estão listadas abaixo:

Planilha

E-BOOK: PLANILHA DE PDCA

Plano

  1. Defina o problema:

O primeiro passo é definir o problema ou identificar a necessidade de melhoria:

  • Defina o estado ideal, o padrão operacional ou a condição desejada
  • Descrever a situação atual ou status
  • Identifique o intervalo ou problema
    • Como o status atual é diferente do estado desejado ou do padrão operacional?
  • Indique seus objetivos e explique como o desempenho do A3 e o fechamento da lacuna beneficiariam a organização
    • Qual valor será alcançado com a conclusão do exercício A3?
  1. Contenção:

Em alguns formatos A3, uma seção é incluída para contramedidas imediatas ou ações de contenção. O objetivo da contenção é evitar que novos problemas ocorram ou impedir que o problema atual cause efeitos negativos a outros processos, produtos ou departamentos.

  1. Analise o problema:

Em seguida, a equipe deve detalhar ou definir ainda mais o problema. Pergunte a quaisquer questões relevantes sobre 5W (o quê, quando, onde, quem, porquê) e 2H (como, quantas / com que frequência). Também pode haver mais de um problema contribuindo para o problema ou mais detalhes necessários para resolver adequadamente o problema. Priorize os problemas e identifique o ponto de ocorrência ou o ponto de fuga.

  1. Definir metas:

A equipe A3 deve estabelecer metas em relação à melhoria desejada como resultado do exercício. Isso pode incluir uma porcentagem de melhoria na taxa de transferência do processo, redução no número de defeitos por unidade ou tempo de processamento. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, realistas, alcançáveis ​​e oportunos. Muitas empresas estão adotando a abordagem da meta SMART.

  1. Análise de causa raiz:

A equipe deve executar uma análise de causa raiz (RCA) do problema usando várias ferramentas de qualidade. As ferramentas podem incluir, mas não estão limitadas a análise de dados ou completar um diagrama de causa e efeito ou Ishikawa seguido por um exercício de 5 porquê. Seja qual for o método selecionado, é importante superar os sintomas do problema e ir até a causa raiz.

  1. Contramedidas:

Contramedidas permanentes ou ações corretivas devem ser determinadas para resolver a causa raiz. As contramedidas devem ser claramente definidas, alcançáveis ​​pela pessoa responsável e ter uma data de vencimento. Ações corretivas que não têm um dono ou data de vencimento raramente são alcançadas.

Fazer

  1. Implementação:

Um plano para a implementação das ações corretivas deve ser desenvolvido. O plano deve incluir os membros da equipe, recursos e tempo necessários para concluir cada tarefa. Em alguns casos, o suporte de recursos externos ou instalações de teste é necessário. Algumas contramedidas podem exigir reparo ou substituição de ferramentas ou outras despesas de capital. Portanto, níveis adequados de gerenciamento devem ser mantidos informados durante todo o processo para assegurar que recursos adequados estejam disponíveis para a implementação de quaisquer ações corretivas.

Verificar

  1. Monitoramento e Validação:

A equipe A3 deve confirmar a eficácia das contramedidas. Isso pode ser feito de várias maneiras, incluindo, mas não se limitando a, verificações de qualidade adicionais, dados de Controle Estatístico de Processo (SPC), auditorias de processo ou produto e feedback do cliente.

Ação

  1. Padronize e melhore:

Durante esta fase do A3, a equipe deve tomar medidas para padronizar as mudanças ou melhorias no processo. A equipe deve atualizar todo o trabalho padrão, instruções de trabalho e planos de controle de processo, etc. Além disso, é uma boa prática executar um pequeno exercício Coisas Bem Corrigidas / Coisas Erradas (TGR / TGW) e documentar o relatório bem durante o processo e o que poderia ser melhorado. A equipe de gerenciamento também deve promover a melhoria contínua da ferramenta A3 dentro da organização.

Problemas comuns a evitar com o Relatório A3:

 

  • O background não está bem desenvolvido
  • A declaração do problema não está bem definida ou não é clara
  • O estado ideal ou condição de destino é realmente um item de ação, não o resultado desejado
  • A análise não detalha a (s) causa (s) raiz (ais)
  • Contramedidas ineficazes que não impedirão que o problema volte a ocorrer
  • Os métodos de validação e monitoramento não são bem documentados ou há falta de evidências de melhoria

Lembre-se sempre de que o processo e o relatório tratam de estimular o pensamento crítico. Incentive o pensamento A3 dentro de sua organização. O processo deve ser focado na melhoria através do desenvolvimento das habilidades das pessoas. O pensamento promove a resolução de problemas, a comunicação e a orientação das equipes.

O Relatório A3 é uma ferramenta visual eficaz para impulsionar a melhoria e promover uma maneira de pensar a solução de problemas. O formato pode variar e depende da empresa ou organização. O formato selecionado não é tão importante quanto os resultados do exercício. Contanto que o formulário contenha as etapas básicas para identificação de problemas, análise de causa raiz, ação corretiva e melhoria ou desempenho de monitoramento, ele será uma ferramenta muito eficaz. O Relatório tem suas raízes na indústria automotiva, mas está se ramificando em muitas aplicações e indústrias diferentes, desde a fabricação até a saúde.

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