Precisa iniciar um projeto e não sabe como organizá-lo? Você está tendo dificuldade em criar um plano de ação eficiente, integrar a equipe, estabelecer as tarefas necessárias e alcançar excelentes resultados?
O método 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais eficientes que existem e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de usar.
Neste post você vai descobrir exatamente como fazer o 5W2H, quais são as vantagens, como usar o método e exemplos práticos.
O que é o método 5W2H?
O 5W2H é um método de planejamento que organiza qualquer ação por meio de sete perguntas-chave. Ele ajuda a transformar uma ideia em um plano executável, conectando objetivos a prazos, responsabilidades e recursos.
Para cada ação necessária, você responde a sete perguntas que orientam o que deve ser feito, por que, por quem, onde, quando, como e com qual custo.
Veja:
- What? – O que será feito?
- Why? – Por que essa ação é importante?
- Where? – Onde ela vai acontecer?
- When? – Quando deve ser executada?
- Who? – Quem será o responsável?
- How? – De que forma será realizada?
- How much? – Quanto vai custar?
Cada resposta ajuda a tirar a ação do campo da intenção e levar para a prática. Ao aplicar o 5W2H, você reduz incertezas e define o caminho para alcançar o que precisa ser entregue.
Utilizando essa ferramenta conseguimos fazer um plano de metas, dividindo-as em pequenas atividades e, atribuindo a elas, todas as ações necessárias a fim de que seja cumprido dentro do prazo estabelecido.
A seguir, veja o que significa cada etapa e como aplicá-la.
What?: O que será feito?
Esta pergunta define o foco da ação. Antes de qualquer planejamento, é preciso saber exatamente qual tarefa será executada. O “What” elimina generalizações e transforma intenções em um objetivo específico.
A resposta precisa ser direta, descritiva e mensurável. É a base sobre a qual todo o plano será construído.
Exemplo contextualizado – uso do 5W2H em um processo seletivo:
Durante um processo seletivo, um dos participantes recebeu um case para resolver um problema relacionado ao tempo elevado na triagem de currículos em um processo de recrutamento. Para estruturar a solução, o candidato decidiu aplicar o método 5W2H.
Na etapa do “What”, ele definiu de forma objetiva qual seria a entrega do seu plano:
O que será feito: desenvolver uma proposta de melhoria que otimize o tempo da triagem de currículos, com base na padronização de critérios e no uso de filtros automatizados.
A ação envolve a criação de um modelo que facilite a identificação de candidatos alinhados ao perfil buscado pela empresa.
Why?: Por que será feito?
Esta etapa busca responder à motivação por trás da ação. Sem um motivo, qualquer plano perde força e prioridade. O “Why” justifica o esforço e conecta a ação a um problema ou oportunidade.
A resposta deve evidenciar a razão pela qual aquela atividade precisa acontecer, seja para eliminar desperdícios, corrigir falhas, melhorar indicadores ou responder a uma necessidade da organização.
Exemplo processo seletivo:
No case apresentado ao candidato, a empresa fictícia relatava atrasos na análise de currículos, com reclamações da liderança sobre o tempo excessivo para fechar as vagas. Diante disso, o candidato usou o “Why” para explicar a relevância da sua proposta.
Por que será feito: o processo atual exige que cada currículo seja avaliado manualmente, o que consome tempo da equipe de RH e aumenta o risco de decisões pouco consistentes.
A proposta busca reduzir o tempo de triagem e melhorar a precisão na seleção de candidatos com perfil adequado, sem comprometer a qualidade da análise.
Where?: Onde será feito?
A etapa “Where” define o local ou o ambiente onde a ação ocorrerá. Nem sempre se trata de um lugar físico, pode ser um sistema, uma área da empresa ou até mesmo um canal de atendimento.
Essa definição ajuda a direcionar os esforços e evita duplicidade ou desalinhamento entre setores.
Exemplo: processo seletivo
O candidato analisou onde a proposta teria impacto direto e onde seria implementada.
Onde será feito: dentro do sistema interno de recrutamento utilizado pela equipe de RH da empresa XPTO. A ação envolveria a configuração de filtros e regras dentro da plataforma já existente, sem necessidade de aquisição de novos sistemas.
When?: Quando será feito?
Toda ação precisa de um prazo para começar, avançar e ser concluída. O “When” define quando a execução deve ocorrer e permite que o plano seja acompanhado ao longo do tempo. Também ajuda a alinhar prazos com a urgência da situação ou a disponibilidade de recursos.
Exemplo: processo seletivo
Mesmo sendo um case hipotético, o candidato demonstrou visão prática ao propor um cronograma.
Quando será feito: a proposta seria apresentada em até 3 dias após o recebimento do case (prazo do processo seletivo). Em um cenário real, o piloto poderia ser iniciado em janeiro, com uma fase de testes de 15 dias e avaliação de resultados até o final do mês.
Who?: Por quem será feito?
É fundamental identificar quem será responsável pela execução da ação. O “Who” distribui as responsabilidades, evita sobreposição de tarefas e permite que todos saibam exatamente o seu papel no plano. A definição pode incluir responsáveis pela execução, validação ou acompanhamento.
Exemplo: processo seletivo
O candidato indicou os envolvidos em cada fase do plano, mesmo considerando que se tratava de uma proposta hipotética.
Por quem será feito: o próprio candidato ficaria responsável por elaborar a proposta e definir os critérios. Em uma possível implementação, a equipe de RH conduziria a triagem com apoio da equipe de TI para configurar os filtros no sistema de recrutamento.
How?: Como será feito?
Nesta etapa, o plano ganha forma. O “How” descreve quais ações serão executadas e em qual sequência. Pode envolver métodos, ferramentas, rotinas ou etapas específicas. Um bom “como” elimina suposições e dá previsibilidade à execução.
Exemplo: processo seletivo
O candidato propôs uma abordagem prática, viável e de fácil aplicação.
Como será feito: a proposta será estruturada em três etapas:
- Definição de critérios objetivos com base no perfil da vaga;
- Criação de uma régua de pontuação para priorizar currículos;
- Aplicação de filtros automatizados dentro da ferramenta já utilizada pelo RH.
Essas etapas permitiriam uma triagem mais rápida, mantendo a aderência aos requisitos.
How much?: Quanto vai custar?
Mesmo em ações simples, sempre existe algum tipo de custo, seja de tempo, esforço, licenças, treinamentos ou recursos físicos. O “How much” torna visível o impacto financeiro ou operacional, permitindo avaliar a viabilidade do plano.
Exemplo: processo seletivo
Mesmo com foco em praticidade, o candidato mostrou preocupação com os impactos do plano.
Quanto vai custar: a solução proposta pode ser implementada com os recursos já disponíveis na empresa, sem custos diretos.
Caso a automação exija ajustes técnicos na ferramenta de recrutamento, será necessário envolver o time de TI para avaliar esforço e viabilidade.
Vantagens de usar o 5W2H
Existem várias vantagens em usar a ferramenta 5W2H para planejar e executar ações, projetos ou atividades. Algumas das principais vantagens incluem:
- Clareza: a ferramenta 5W2H ajuda a estabelecer um plano de ação claro e detalhado, que inclui todas as etapas necessárias para atingir os objetivos de um projeto ou atividade. Isso ajuda a evitar confusões e incertezas, garantindo que todos os envolvidos entendam exatamente o que precisa ser feito.
- Organização: a ferramenta 5W2H ajuda a organizar as tarefas e etapas necessárias para atingir os objetivos de um projeto ou atividade, o que ajuda a garantir que todas as etapas sejam executadas de forma sequencial e lógica.
- Planejamento: ao responder às perguntas da ferramenta 5W2H, é possível planejar e preparar todas as etapas necessárias para atingir os objetivos de um projeto ou atividade, incluindo recursos, tempo e pessoal envolvido.
- Eficiência: a ferramenta 5W2H ajuda a garantir que todas as etapas do projeto sejam executadas de forma eficiente, o que pode economizar tempo e recursos.
Flexibilidade: a ferramenta 5W2H é flexível o suficiente para ser usada em uma ampla variedade de projetos e atividades, e pode ser facilmente adaptada para atender às necessidades específicas de cada projeto.
No geral, a ferramenta 5W2H pode ajudar a garantir que todos os projetos e atividades sejam bem planejados e executados, o que pode levar a melhores resultados e maior eficiência.
Neste sentido, destacamos o curso gratuito de Yellow Belt da FM2S, que é desenhado para ser um marco transformador na jornada profissional de nossos alunos, oferecendo uma compreensão robusta dos princípios fundamentais do Lean Seis Sigma, e uma aplicação prática que capacita os profissionais a contribuir efetivamente para a melhoria contínua em suas organizações. É a oportunidade ideal para profissionais que desejam se destacar no mercado, aprender a otimizar operações e impulsionar o crescimento na sua área.
Quando utilizar o 5W2H?
Saber o que fazer é importante. Mas entender quando aplicar uma ferramenta faz diferença entre um plano que sai do papel e um que se perde na rotina.
O 5W2H organiza ações. Ele define quem faz, quando entrega e com quais recursos. Porém, ele mostra seu valor mesmo antes disso: no momento em que surge a necessidade de agir com objetividade. Seja em um desafio pontual ou em um plano com várias etapas, usar o 5W2H ajuda a transformar decisões em movimento.
Veja algumas situações em que essa ferramenta pode ser decisiva:
1. Quando é preciso corrigir um problema com agilidade
Erros acontecem. O importante é saber como reagir. Em ações corretivas, o 5W2H ajuda a dar forma à resposta e garantir que ela aconteça sem dispersão.
Exemplo: Após uma falha no processo de envio de pedidos, a equipe precisa definir como evitar que a situação se repita.
2. Quando metas precisam virar tarefas
Definir objetivos não é difícil. O desafio está em desdobrar metas em entregas que avancem com ritmo. O 5W2H organiza o caminho entre o planejamento e o que precisa ser feito no dia a dia.
Exemplo: Uma empresa quer melhorar o tempo de resposta ao cliente. A meta está definida, mas é com o 5W2H que o plano se transforma em ação.
3. Quando mudanças exigem respostas estruturadas
Mudanças podem acontecer sem aviso. Nesses momentos, agir sem método aumenta os riscos. Com o 5W2H, decisões são distribuídas, prazos são assumidos e as etapas ficam visíveis.
Exemplo: Após a saída de um gerente, o time precisa reorganizar rotinas e redistribuir responsabilidades rapidamente.
4. Quando melhorias precisam sair da conversa
Propor ajustes é comum em ciclos de melhoria. Mas para que a mudança aconteça, é preciso organizar a execução. O 5W2H se encaixa bem nesse ponto: o momento em que a ideia precisa se transformar em entrega.
Exemplo: Após mapear uma falha recorrente no atendimento, a equipe decide reestruturar o processo de triagem.
5. Quando uma ideia precisa ser apresentada de forma objetiva
O 5W2H ajuda a estruturar propostas. Em entrevistas, seleções ou consultorias, apresentar um plano com essa abordagem mostra organização, foco e domínio da situação.
Exemplo: Em um processo seletivo, o candidato usa o 5W2H para apresentar uma solução simples e bem definida para um desafio proposto.
Ferramentas para ajudar no 5W2H
Para aplicar o 5W2H de forma eficiente, é importante contar com ferramentas que facilitem a organização e o acompanhamento das atividades. Algumas opções incluem:
- Planilhas (Excel, Google Sheets) – Uma das formas mais comuns de estruturar o 5W2H. Permite criar tabelas personalizadas, adicionar responsáveis, prazos e acompanhar o progresso das ações.
- Softwares de Gestão de Projetos (Trello, Asana, Monday.com) – Facilitam a visualização das tarefas, a definição de responsáveis e o monitoramento do andamento das atividades.
- Quadros Kanban (Jira, ClickUp, Notion) – Ideais para acompanhar as etapas de execução de cada ação do 5W2H, permitindo uma gestão mais dinâmica e visual.
- Mapas Mentais (MindMeister, XMind) – Úteis para organizar as respostas do 5W2H de forma estruturada, especialmente em processos mais estratégicos.
- Templates prontos (PDFs, Modelos Online) – Algumas empresas disponibilizam modelos prontos para preenchimento, garantindo mais agilidade na aplicação da metodologia.
Escolher a ferramenta mais adequada depende do contexto do projeto e da necessidade de acompanhamento. O importante é garantir que todos os envolvidos tenham acesso à estrutura e saibam como utilizá-la para que o 5W2H seja aplicado de maneira eficaz.
