Como o trabalho em equipe encontra o Seis Sigma?
O conceito de trabalho em equipe é o que torna o sistema Six Sigma tão bem-sucedido. Embora haja muita gente que lhe dirá que o sucesso ou o fracasso do sistema depende de outros conceitos, a verdade é que uma equipe que pensa em conjunto é bem-sucedida e tem ideais melhores que provêm de discussões abertas. Tem que haver uma estrutura para isso, porém, como uma coisa, não é um bando de pessoas apenas executando ideias aleatórias.
O ambiente estruturado da Hierarquia do Trabalho em Seis Sigma ajuda em dois aspectos:
- A primeira é que ajuda a fazer as ideias.
- A outra maneira que isso é tão bem-sucedido é que ajuda a manter a conversa de qualidade fresca e aberta. Uma das razões pelas quais muitas sessões de brainstorming falha é que eles não têm uma visão nova e emocionante.
Por que o trabalho em equipe é tão importante?
Ter todas as pessoas necessárias e o trabalho feito para a sessão de trabalho em equipe preparado com antecedência, ajuda a orientar o processo em um processo mais suave. Ter um grande fluxo de ideias é uma das partes importantes de todo o processo. Haverá um tema central que a sessão de trabalho em equipe seja focada. Embora todas as ideias sejam bem-vindas, é aconselhável que muitos dos tópicos sejam focados centralmente no tema unificador que torna todo o processo muito mais bem-sucedido de uma série de maneiras.
Haverá um conjunto de regras que estão no lugar. A falta dessas regras geralmente levará a pessoas a correr com suas ideias e o caos logo irá sair. Este é um problema com muitas das empresas que não utilizam o conceito de trabalho em equipe Seis Sigma. Eles deixam que as coisas corram, e, em questão de minutos, não há rima ou razão para as coisas que estão sendo ditas.
Quando a equipe escreve respostas, certifique-se de que você atravesse e classifique-as de acordo com a categoria a que pertencem. Se você tiver respostas que são as mesmas, então simplesmente livrar a pilha destes e organizá-lo de forma limpa. Isso torna as coisas muito mais fáceis no processo para a próxima vez que o grupo se reúne para discutir uma ampla gama de conceitos ou começar em um Projeto Six Sigma
Como funciona o trabalho em equipe no Seis Sigma?
Quando falamos de Projetos Lean Seis Sigma, várias pessoas pensam logo em VSM e Minitab. Tudo bem, são duas ferramentas importantíssimas que nos auxiliam muito nos projetos de melhoria, porém, não podemos nos esquecer do trabalho em equipe. Nossa geração é apaixonou-se pela ferramenta e esqueceu das regras básicas para que o projeto aconteça. Não estou falando das ferramentas de Gestão de Projeto (outra vez, ferramentas), mas sim do básico da gestão de equipes. Aquelas regras que criam a estrutura mínima para uma equipe trabalhar e dar resultados, sem que todos tenham que tomar anti-depressivos ao final. Por isto, no post de hoje vou falar um pouco sobre os métodos para gerar estrutura para o trabalho em equipe.
O bom senso deve ser usado na definição do grau de estrutura necessário. Uma equipe de duas pessoas que trabalha sobre num problema comum durante uma hora, necessita de menos estrutura do que uma equipe de doze pessoas que trabalha no projeto de um novo produto durante anos. Para se criar a estrutura, podemos lançar mão de alguns métodos.
Como organizar o Trabalho em Equipe?
Por onde começar?
O propósito da organização deverá estabelecer alinhamento e condições para as atividades de todas as equipes. As pessoas que trabalham em qualquer atividade da organização precisam e merecem saber onde seus esforços se encaixam no esquema global. Baseado nisto, um contrato (o propósito escrito da equipe) pode ser esboçado e desenvolvido. O contrato deve fornecer uma guia para a equipe em todos os seus esforços.
Estabelecimento de normas para a equipe
Para compor uma equipe eficiente, os itens da seguinte lista devem ser considerados:
- Expectativas de tempo para as reuniões
- Expectativas de tempo além das reuniões
- Procedimentos para lidar com os problemas do trabalho em equipe
- Procedimentos para a tomada de decisão
- Regras para interrupções, etc
Como definir os papéis para os membros da equipe?
Os possíveis papéis dentro de uma equipe incluem:
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Ser um membro da equipe significa ter determinadas responsabilidades:
- Aceitar e trabalhar para alcançar os objetivos da equipe
- Estar presente às reuniões
- Participar das reuniões
- Assumir as responsabilidades e tarefas recebidas para além das reuniões
- Praticar um comportamento benéfico para a equipe
Como tomar decisões?
Equipes que trabalham em melhorias precisam tomar muitas decisões, como:
- O contrato deveria ser alterado?
- Quais são as atividades da equipe?
- Quem é o responsável pelas atividades?
- Quando a equipe precisa de ajuda externa?
- Como as alterações devem ser comunicadas?
Como a equipe deve tomar essas decisões? O "líder" deve ter a última palavra? Deve-se realizar uma votação? Estas questões devem ser tratadas na montagem da equipe. Um plano de como tomar decisões deve ser estabelecido e aceito ao se estabelecerem as normas.Existem métodos para a tomada de decisões destinados a uma pessoa e destinadas a todas as pessoas envolvidas no grupo. Além destes dois extremos, as decisões podem ser tomadas por uma pessoa após discussão com os demais ou, simplesmente, pela maioria do grupo. Cada um destes métodos possui vantagens e desvantagens.
Como preparar e conduzir uma reunião de equipe?
O segredo para garantir uma reunião bem-sucedida é seu planejamento e preparação adequados. Todos os membros da equipe e todos os convidados devem ser previamente informados sobre a hora e local da reunião para garantir o comparecimento e realizar suas responsabilidades. A equipe precisa ter um mecanismo para solicitar e fornecer informações sobre as responsabilidades e tópicos.
Uma agenda é uma ferramenta que ajuda a preparar e dirigir uma reunião eficiente. A agenda para a próxima reunião deve ser rascunhada durante a reunião atual. Através deste rascunho e outras entradas, os membros da equipe propõem os tópicos para a próxima reunião.
Vale a pena a adoção de um Modelo comum para Melhorias?
Um sistema de melhorias é construído sobre teorias, conceitos e métodos básicos. Uma equipe que deseje funcionar de maneira eficiente ao fazer melhorias deve aprender e praticar uma linguagem, uma abordagem e um conjunto de métodos em comum. Se os membros da equipe diferem muito nessas matérias, muito provavelmente sucumbirão ao tentar resolver o “como”, ao invés de conseguir trabalhar eficientemente no “o que”.
O Modelo para Melhorias é uma estratégia “comum” apropriada para as equipes que trabalham para a melhoria. Adaptar-se a esse modelo exige tempo. As pessoas designadas para participar da equipe precisam de um treinamento e direcionamento formais para poder usar o Modelo. É isto que tratamos no Green Belt e no Black Belt.
