Como organizar sua rotina de trabalho produtiva?

rotina de trabalho
13 de abril de 2015
Última modificação: 13 de abril de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

Qual é a melhor maneira de organizar sua rotina de trabalho?

Esta é uma das auto perguntas mais feitas pelos colaboradores de empresas. Quase que invariavelmente, todos desejam aumentar sua capacidade de execução, seja para produzir mais como funcionário ou ser um melhor pai e marido (mãe ou esposa).

Uma discussão bastante interessante sobre como abordar este tema desafiador pode ser encontrada no livro de David Allen chamado Getting things done. Neste livro, Allen sugere cinco etapas para tratar qualquer coisa a ser feita em sua vida: coletar-processar-organizar-revisar-fazer.

Por meio destes 5 passos Allen ensina como pegar coisas que ficam flutuando e atormentando nossa cabeça e a organizarmos em listas de coisas a se fazer, sejam elas ações de projetos relevantes que trabalhamos ou a simples realização de compras no supermercado, tudo isto é claro, respeitando o grau de relevância da atividade e a data de entrega.

Então, o que é o Getting things done?

Um método de produtividade. Ele tem sido ao longo do tempo, uma febre entre entusiastas da produtividade em todos os lugares, incluindo aqui na FM2S. Ainda assim, nunca fizemos um mergulho profundo sobre o que é e como pode funcionar para você. E, uma vez que recentemente mergulhamos em alguns dos fundamentos da vida em alta produtividade, nós pensamos que vale a pena revisitar.

Simplificando, o GTD é um método para organizar suas tarefas, prioridades e sua programação de uma maneira que as torne todas gerenciáveis. Um dos maiores benefícios do GTD é que torna mais fácil ver o que você tem na sua frente e escolher o que vai trabalhar. Ele também tem uma forte ênfase limpar as preocupações da sua cabeça, colocando-as em algum lugar específico. Isso limpa a mente de qualquer distração mental que irá permitir que seu trabalho seja eficiente.

Isso tudo parece ótimo, mas o GTD também tem uma reputação de ser complicado. Não tem de ser, mas parte da razão dessa reputação é que não há regras rígidas, ou seja, uma “maneira correta” para praticá-lo. Há linhas para alinhar nosso trabalho, mas não há “fazer isso, então fazer aquilo, e colocá-los nessa categoria”, tipo de livro de regras e auto-ajuda. Não há nenhum aplicativo preferido para usar ou para comprar para fazê-lo funcionar. Parte desse disso torna mais fácil remixá-lo e personalizá-lo para atender às suas necessidades, mas também dificulta a abordagem. Neste post, vamos guiá-lo através dos princípios básicos do GTD a partir de uma perspectiva de iniciante e oferecer algumas dicas para ajudá-lo a aplicar uma forma simplificada e mais acessível para a sua agenda agitada e transbordante lista de afazeres.

Qual o conceito de rotina de trabalho?

Tudo começa com o autor citando um conceito muito importante e famoso na área esportiva, a chamada zona de flow (fluxo). Quando está nesta zona, o atleta alcança o relaxamento concentrado e assim, seu melhor nível de desempenho. O gênio do tênis Pete Sampras revelou em várias entrevistas o que era estar numa zona de flow.

Dizia ele que a percepção de velocidade no jogo de tênis diminuía e assim, conseguia enxergar o local exato de colocar a bola. Gary Gasparov, lenda do xadrez, também relata vários episódios semelhantes. Depois do conceito, Allen explica que um dos pré-requisitos para se entrar na zona de flow é ter a mente limpa, ou seja, não ter problemas mal resolvidos dentro de sua cabeça.

Portanto, para garantir que todos possam acessar a zona de flow quando estiverem a executar suas atividades, Allen sugere que comecemos coletando todos os problemas em aberto que estão em nossa mente. Depois, o autor pede que façamos o processamento das coisas em aberto, classificando-as e dando-lhes o endereçamento correto, que é determinar o que é cada item, quando deverá ser feito e por quem.

Quais são os 5 pilares do Getting Things Done?

GTD é um sistema organizacional. Ele não coloca regras sobre como você realmente faz seu trabalho. Em vez disso, ele se concentra em como você captura o trabalho que precisa fazer, organiza e escolhe o que precisa de sua atenção. No seu núcleo, GTD está em cinco “pilares”, ou passos para ficar organizado:

  1. Capture tudo. Suas tarefas, suas idéias, suas tarefas recorrentes, tudo. Coloque em um caderno, um notebook, um aplicativo, um planejador, ou o que você preferir usar para se organizar. GTD não diz para usar uma ferramenta específica, mas tudo o que você usa tem que se encaixar em seu fluxo normal. A barreira para usá-lo deve ser tão baixa que nunca há uma razão para você dizer “vou adicioná-lo à minha lista mais tarde.” Você quer capturar tudo assim que acontecer. Dessa forma, você não tem que pensar sobre ele outra vez até que é hora de fazê-lo.
  2. Esclareça as coisas que você tem que fazer. Não basta anotar “Planejar férias”, dividi-lo em passos para que não haja barreiras para apenas fazer a tarefa. Se há algo que você pode fazer imediatamente e tiver tempo para fazer, faça. Se houver alguma coisa que você pode delegar, delegue.
  3. Organize os itens processáveis por categoria e prioridade. Atribua datas de vencimento onde você puder, e defina lembretes para que você os acompanhe. Preste especial atenção à prioridade de cada item, também. Você não está realmente fazendo nenhum dos itens na sua lista agora, você está apenas certificando-se de que eles estão nas caixas corretas para mais tarde, e seus lembretes são definidos. Em suma, este é o tempo de qualidade com sua lista de tarefas, caixa de entrada e calendário.
  4. Reflita sobre sua lista de tarefas. Primeiramente, olhe sobre seus “to-dos” para ver o que sua ação seguinte deve ser. Este é o lugar onde o passo de esclarecimento vale a pena, porque você deve ser capaz de escolher algo que você tem o tempo ea energia para fazer imediatamente. Se você ver algo que é tão vago que  sabe que não será capaz de apenas pegar e correr com ele, descarte. Em segundo lugar, dê a sua lista de tarefas para fazer uma revisão em profundidade periodicamente para ver onde está fazendo progresso e onde precisa ajustar suas prioridades e determinar como o sistema está funcionando para você.
  5. Envolva todos e comece a trabalhar. Escolha a sua próxima ação e a faça. Seu sistema é, como este ponto, configurado para funcionar de forma fácil e natural. Os seus itens por-fazer são organizados por prioridade e colocados em categorias. Você sabe o que trabalhar, e quando. Eles são quebrados em pedaços gerenciáveis, feitos sob medida que são fáceis começar. É hora de começar a trabalhar.

Rotina de Trabalho: próximos passos

Feito isto, devemos então formalizar nossa classificação, colocando cada item numa respectiva lista, que pode ser um cronograma de projeto ou uma biblioteca de incubação (para coisas que poderemos precisar um dia), passando é claro, por listas de tarefas simples. Allen também sugere que façamos, diretamente, todas aquelas atividades que tomem menos de 2 minutos. O tempo gasto para organizar estas atividades em listas, seria maior do que os míseros 2 minutos.

Depois de ter as ações organizadas nas listas, Allen pede que seja criada uma rotina de revisão, pois listas escondidas e fora da rotina, não irão surtir efeito. E por último, execução. É nesta etapa que as atividades coletadas serão executadas, e assim, seu trabalho será concluído.

Descrito o processo, o autor ainda dá várias dicas para não atrapalharmos o trabalho dos outros, sejam eles nossa equipe ou colegas. Uma das melhores dicas está em como fornecermos tarefas para outras pessoas. Allen é enfático que toda tarefa que desejamos que alguém execute, deva ser inserida na caixa de entrada da pessoa. Isto rotina de trabalho.

Isto facilitará o processo de coleta dela e não irá interromper seu processo de execução de tarefas. Como inserir na caixa de entrada? Cada pessoa tem um padrão. Algumas têm como caixa de entrada as reuniões que participam e outras, “whatsapp” e e-mails, portanto, padronizar e definir o processo de coleta de seus stakeholders pode ser uma baita oportunidade para melhorar o fluxo de trabalho e o resultado das ações em que está envolvido. Eu estou usando esta metodologia e comecei a gostar. Mais informações sobre Green Belt e o Black Belt, estão disponíveis no site.

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