RFP - Como obter melhores condições para um processo de licitação?

É interessante iniciar o relacionamento com seu fornecedor com um processo de licitação competitivo através da emissão de uma Solicitação de Proposta (RFP) bem elaborada para o mercado. Esse processo de licitação competitiva busca as melhores cotações possíveis para os produtos/serviços exigidos dos fornecedores, medidos usando um conjunto comum de padrões. A RFP, também chamada de convite para apresentação de propostas (ITT) ou solicitação de informações (RFI), constitui a base deste processo de licitação.

Com muita frequência, as organizações têm problemas com seus fornecedores. Bens abaixo do padrão, entregas atrasadas, preços inflacionados e cadeias de fornecimento interrompidas podem ter um impacto adverso óbvio no sucesso de sua organização.Então, c omo você pode ajudar sua empresa a superar esses problemas? Como você pode obter o melhor produto possível pelo menor preço possível? E como você pode garantir que suas necessidades de negócios sejam atendidas em tempo hábil e com segurança?

Um documento escrito formal, a RFP descreve informações sobre a organização e detalha os produtos e serviços a serem obtidos de fornecedores externos. Ele estabelece os requisitos específicos que os fornecedores precisam ter em mente ao responder à oferta e descreve como a empresa analisará e premiará as propostas recebidas.

Embora a criação de uma RFP possa ser um processo longo e demorado, vale a pena o esforço para grandes compras pontuais e para contratos de fornecimento contínuos. Nestes casos, produz muitos benefícios:

Ele fornece um lead detalhado para os fornecedores. Eles são, portanto, capazes de responder com suas cotações mais competitivas e abrangentes em termos de qualidade e preço.
Dependendo de como é anunciado, permite ampla distribuição para muitos fornecedores e, assim, garante que você obtenha o melhor produto para suas necessidades.
Ele define claramente os riscos e benefícios iniciais. Isso garante que apenas fornecedores dedicados, interessados em um relacionamento estável, solicitem o contrato. Isso se traduz em uma cadeia de suprimentos mais confiável.
Como uma RFP essencialmente reflete as necessidades da sua organização por escrito, ela formaliza o relacionamento entre você e seu fornecedor e coloca você no controle sobre os níveis desejados de serviço.
Isso dá clareza a quaisquer questões envolvidas, porque você as identifica de antemão.
Ele fornece um padrão comum no qual comparar cada envio de lance. Como o formato em que os fornecedores respondem é o mesmo, fica muito mais fácil comparar as soluções do que seria.

Criando uma RFP

Agora vem a questão principal - como você cria uma RFP? Os requisitos de aquisição variam de setor para setor e de empresa para empresa. Dentro de uma empresa eles também diferem para diferentes produtos e serviços. Diante desse cenário, existe alguma estrutura geral que você possa aplicar para criar um lance competitivo?

Sim! Embora os detalhes sejam exclusivos para cada situação, se você seguir as etapas abaixo, poderá emitir um lance competitivo no mercado.

Etapa 1: Procure por formatos comprovados em sua indústria

Se você está operando dentro de uma empresa ou indústria estabelecida, as chances são de que existem formatos RFP estabelecidos e comprovados que você pode usar. Passe algum tempo pesquisando isso. Se o fizerem, considere se eles são apropriados e, se forem, use-os como ponto de partida para sua RFP.

Por exemplo, se você estiver adquirindo um novo sistema de TI, use um formato de RFP especializado nisso - seu departamento de TI indicará o caminho e seu processo de RFP será muito mais rico como resultado. E se você precisar de uma extensão para o seu escritório, use uma abordagem usada no setor de construção - um arquiteto pode ajudá-lo aqui.

Você pode poupar muita dor usando as habilidades de outras pessoas e aprendendo com a experiência delas!

Etapa 2: analise seus requisitos

Comece definindo exatamente o que você quer comprar. Isso inclui:

O que você está procurando e a que preço? Reunir todas as informações sobre o lance permitirá que você faça uma estimativa sólida e factual do valor de sua RFP.

Entregas: O que você quer entregar? Certifique-se de passar bastante tempo conversando com as principais pessoas envolvidas, para que você possa identificar e documentar todos os requisitos.
Escopo: Qual é o escopo de suas necessidades? Você precisa de suporte contínuo após a instalação de uma peça de maquinário ou um sistema de TI, por exemplo?
Cronograma: Existe um prazo crítico para os negócios pelo qual você precisa ter recebido os produtos ou serviços?
Critérios de avaliação do fornecedor: Quais são os fatores que você precisa considerar para obter o melhor fornecedor possível, com o preço mais competitivo, com o produto mais adequado? Quais são os critérios que você usará ao decidir a qual fornecedor você concederá o contrato? Isso poderia ser apenas preço, ou uma combinação de preço, entrega, qualidade e experiência passada.
Restrições: Existe algum risco associado ao projeto? Quais fatores afetarão a qualidade do produto ou serviço que você deseja? Quais são os fatores que podem afetar os horários?

Etapa 3: Construa a RFP

A análise inicial acabou, passamos para a fase de elaboração. Todos os dados que você coletou agora precisam ser convertidos no RFP.

O ponto-chave a ter em mente nesta fase é que a RFP é muito mais do que um pedido de preço. Ele deve obter informações que permitam avaliar a capacidade e a confiabilidade do fornecedor para fornecer o que você precisa - o que pode ser necessário durante um período prolongado.

A maioria dos RFPs incluirá os seguintes títulos (ou similares):

Resumo executivo: Isso abrange todo o requisito, bem como algumas informações resumidas sobre sua empresa, para que os fornecedores estejam cientes da natureza básica de sua empresa. O objetivo aqui é mostrar sua importância como comprador.
Descrição do Projeto: Uma visão geral do projeto ou atividade de negócios que o produto ou serviço procurado irá alimentar, e os objetivos desse projeto ou atividade em andamento.
Design e Requisitos Funcionais: Seja muito preciso. Quanto mais detalhadas forem as especificações, mais precisamente uma resposta será obtida.
Solicitação de detalhes do fornecedor: É essencial que você obtenha informações sobre a competência e a experiência do fornecedor. As referências são úteis aqui, assim como os perfis de pessoas nomeadas que estarão realizando o trabalho incluído nas entregas. Você também precisa de um resumo do histórico corporativo do fornecedor e detalhes financeiros que lhe permitirão avaliar sua estabilidade financeira.

Você também precisa conhecer a capacidade do fornecedor de entregar e seu tempo de entrega estimado. Isso ajudará você a avaliar se o fornecedor será capaz de dar suporte aos horários necessários. Você também pode cobrir essa área em uma triagem de pré-qualificação se desejar restringir a lista de fornecedores aos quais você deseja distribuir os lances.

Seus termos e condições contratuais.
Quaisquer outras informações, suposições e esclarecimentos específicos.
Critérios de avaliação: Você pode informar os fornecedores sobre os critérios de avaliação de propostas nos quais eles serão analisados. Você também pode deixá-los saber quaisquer outros requisitos específicos, termos e condições que você possa ter.
Diretrizes para submissão: Certifique-se de que seu documento inclui o nome e os detalhes de contato da pessoa a quem as propostas devem ser enviadas e quaisquer outros detalhes logísticos, como o formato das submissões exigidas (cópia impressa ou pdf, por exemplo, e em cópia impressa). quantas cópias você quer).
Datas: A RFP deve definir linhas de tempo, como as datas de retorno da proposta, a data de concessão do projeto, a data de início do projeto e qualquer outra data que você considerar importante.

Etapa 4: logística

Pense em que tipo de fornecedor é capaz de atender às suas necessidades. Como você pode obter o RPF para esse fornecedor? Existe algum site adequado no qual você possa publicitá-lo, ou você deve entrar em contato diretamente com uma pequena lista de potenciais fornecedores?

Pontos chave

Uma RFP é um documento escrito formal que convida fornecedores a concorrer a um produto ou serviço específico que você exige.

Ele deve detalhar o histórico da empresa e o produto desejado, e deve fornecer orientações sobre como os fornecedores devem responder. O RFP também deve ser usado para buscar detalhes que estabeleçam a confiabilidade do fornecedor.

Um processo de RFP bem gerenciado ajuda você a obter o melhor valor para o dinheiro da sua organização. Ele ajuda você a adquirir os melhores produtos e serviços, com os preços mais competitivos, com a maior confiabilidade.