Reunião virtual: como realizá-la de forma eficaz

reunião virtual
16 de julho de 2021
Última modificação: 17 de julho de 2021

Autor: Ana Delforno
Categorias: Blog, Gestão de Equipes

Reuniões virtuais vêm sendo cada vez mais adotadas por diferentes organizações, especialmente durante a pandemia. Isso pois são rápidas de organizar, econômicas e trazem as pessoas mais relevantes para a reunião, onde quer que estejam. No entanto, uma reunião virtual pode ser difícil de ser realizada e necessita de uma abordagem diferente das reuniões presenciais regulares para manter um bom trabalho em equipe

Você já participou, ou mesmo facilitou, uma reunião virtual em que teve dificuldades em acompanhar a discussão e percebeu que nem todos conseguiram participar ativamente? Ou que não conseguiram alcançar uma conclusão concreta ao final da conversa?

Neste artigo, veremos o que você pode fazer para se preparar e realizar uma reunião virtual eficaz e produtiva.

Conduzindo uma reunião virtual bem-sucedida

Embora os princípios básicos de etiqueta ainda se apliquem, conduzir reuniões virtuais requer uma abordagem diferente de presidir as presenciais. Dessa forma, use as estratégias abaixo para planejar e organizar uma reunião virtual de sucesso.

1. Escolha a tecnologia certa

Se concentre em escolher o software mais adequado para usar. A melhor plataforma para um rápido “check-in” pode ser diferente da plataforma  para sessões de brainstorming ou de tomada de decisão.

 

 

Lembre-se de que a videoconferência tem suas vantagens e desvantagens. Você pode, por exemplo, incentivar os participantes a interagirem de formas não-verbais, como permanecerem com as câmeras abertas, mantendo-os mais engajados. No entanto, algumas pessoas podem se sentir desconfortáveis ​​e constrangidas, o que pode impedi-las de participarem tanto quanto fariam em uma reunião apenas por voz. Portanto, é importante conhecer seu público para não forçar certo tipo de comportamento além do que se sentem confortáveis. 

Dessa forma, reserve um tempo para revisar cada plataforma cuidadosamente antes de decidir qual usar. A partir disso, certifique-se de que você está completamente confortável com o software escolhido. Ensaie usando suas ferramentas e recursos com antecedência – você precisa ser capaz de operá-los sem esforço durante a reunião.

É interessante também designar alguém para lidar com quaisquer problemas de tecnologia que possam surgir durante a reunião. Delegar essa tarefa permitirá que você se concentre exclusivamente em orientar a discussão.

Alguns exemplos de plataformas disponíveis:

  • Skype: oferece chamadas básicas de telefone e vídeo em grupo online, que funcionam bem para reuniões curtas de atualização ou check-ins. Você também pode gravar chamadas para membros da equipe que não podem comparecer.
  • Google Meet: recurso simples de ser utilizado. A plataforma apresenta vários recursos, como compartilhamento de telas, dividir os membros em chamadas menores, enquetes, perguntas e respostas e é possível legendar as videoconferências ao vivo. Ideal para chamadas de média duração.
  • Zoom: também apresenta diversos recursos, como breakout rooms e compartilhamento de tela. Outro recurso interessante é a possibilidade de compartilhar as reuniões com o YouTube ou Facebook. Ideal para conferências maiores.

2. Incentive a interação entre os participantes

O sucesso de uma reunião virtual geralmente depende da orientação de um facilitador , portanto, é importante aprender as habilidades e ferramentas necessárias para ter sucesso nessa função. 

Dessa forma, quando os participantes não se conheceram antes, os quebra-gelos  podem encorajar todos a relaxarem e se familiarizarem, deixando-os mais confortáveis para discutirem os negócios. Você pode pedir aos participantes que se apresentem e forneçam algumas informações sobre si mesmos e o que fazem; em seguida, fazer um exercício que os ajude a descobrir mais sobre os outros. Pense bem e experimente quebra-gelos antes do evento para garantir que terão o efeito desejado.  

 

3. Dedique tempo à preparação

As reuniões virtuais podem precisar de mais preparação do que as presenciais regulares. Por exemplo, como você lidará com possíveis conflitos neste espaço virtual e manterá a discussão focada e no caminho certo? E se as dificuldades da plataforma ou rede de internet impedirem o membro mais importante da equipe de participar? 

Dessa forma, é importante incluir algum tempo extra de planejamento em sua programação, para que você possa se preparar adequadamente para a reunião em si e para quaisquer desafios técnicos que possam ocorrer. 

Montando o planejamento da reunião

Neste momento, é importante pensar no seu objetivo. Quem deve estar presente? O que exatamente você precisa discutir? O que você deseja cobrir e quanto tempo levará em cada item? Seja pontual com seus horários de início e término; lembre-se, só porque sua reunião é virtual, isso não significa que é educado chegar tarde ou sair mais cedo.

Para reuniões mais longas, tente organizar suas informações em segmentos menores. Isso acomoda períodos de atenção mais curtos e ajuda a manter todos engajados e focados. Deixe claro quando chegar ao final de cada seção – talvez mudando o ritmo de sua apresentação – para que os participantes estejam prontos para irem a próxima parte.

Além disso, ao programar a reunião, leve em consideração o fuso horário de todos. Tente não fazer com que fique fora do dia de trabalho normal de um participante. Quando você não puder evitar isso, verifique com a pessoa em particular para ter certeza de que o horário é adequado. 

Dias antes do seu evento, envie os detalhes da chamada para todos os envolvidos. Inclua o URL quando necessário, a agenda, uma lista de participantes e os horários de início e término da reunião.

 

Nosso artigo sobre possíveis erros na hora de montar uma apresentação pode te ajudar a se preparar melhor para o seu evento.

Dica:

É importante limitar o número de participantes em reuniões virtuais, sempre que possível. Isso ajuda a garantir que todos tenham a oportunidade de se envolver. Isso é particularmente relevante para sessões de brainstorming ou discussão e quando você precisa tomar decisões.

4. Definir regras

Em reuniões virtuais, é importante definir as regras básicas de funcionamento, pois elas orientam o comportamento de todos os participantes.

Por exemplo, você pode pedir aos participantes que entrem na chamada cinco minutos antes, para que todos possam se conectar e verificar seu áudio e vídeo. 

Outra regra comum é pedir aos participantes que silenciem suas linhas até que estejam prontos para falar; fazer isso reduz eventuais ruídos de fundo. 

 

Por último, incentive todos a limitarem quaisquer distrações , para que possam se concentrar inteiramente na reunião.

5. Comunique-se de acordo com a realidade virtual 

Em reuniões presenciais, as pessoas conseguem captar mais facilmente dicas importantes das expressões faciais, tom de voz e linguagem corporal. No entanto, em reuniões virtuais, muitas vezes elas se perdem. Portanto, é importante levar isso em consideração ao se comunicar com os participantes. 

Primeiramente, pratique suas habilidades de escuta ativa . Coloque todo o seu foco na pessoa que está falando. Você pode demonstrar que prestou atenção fazendo uma pergunta relevante após sua fala.

Certifique-se de comunicar como se sente por meio de sua escolha de palavras – isso é particularmente importante se você não estiver usando vídeo. Portanto, se você não tiver certeza sobre algo, diga isso e peça maiores esclarecimentos. 

comunicação assertiva

Seja o orientador da discussão

Você também precisa orientar a discussão. Por exemplo, imagine dizer: “Olá a todos. Vamos começar com algumas apresentações e antecedentes. Quem quer ser o primeiro?” Em uma reunião virtual, é possível que todos falem ao mesmo tempo, ou que fiquem em silêncio, já que ninguém tem certeza de quem vai primeiro.

Em vez disso, oriente a discussão dizendo: “Olá a todos. Vamos começar com algumas apresentações e antecedentes. João, por que você não vai primeiro, seguido por Ana e José?”

Além disso, se a sua reunião reúne participantes que estão presentes e outros que estão à distância, preste atenção especial em acomodar aqueles que não estão fisicamente na sala. Pois pode ser difícil para os participantes virtuais ouvirem as discussões entre os membros da equipe na sala. Incentive os participantes a falarem um de cada vez e ativarem o microfone quando fizerem uma pergunta ou participarem da discussão.

6. Envolva todos os participantes

Um dos maiores desafios das reuniões virtuais é que algumas pessoas podem ter dificuldades em se envolverem e de contribuírem para a discussão. Portanto, seu trabalho como facilitador é garantir que os membros da equipe tenham mais oportunidades em se manifestarem.

Durante a discussão, faça uma pausa regularmente e peça a opinião dos participantes, isso incentiva as pessoas a permanecerem focadas e ajuda a monitorar suas emoções e níveis de atenção.

Dessa forma, mantenha todos envolvidos usando atividades e perguntas que exigem suas participações. Se as pessoas se permanecerem engajadas, é menos provável que se distraiam e será mais fácil de manter a atenção delas por mais tempo. Algumas plataformas de reunião, por exemplo, têm um recurso que permite aos usuários “levantar as mãos” virtualmente em resposta a perguntas.

Pontos principais 

Organizações usam cada vez mais as reuniões virtuais para se comunicarem com os membros da equipe em todo o mundo. No entanto, elas exigem estratégias de comunicação e preparação particulares, em comparação com as reuniões presenciais.

Portanto, passe um tempo extra se preparando para sua reunião virtual. Familiarize-se com a plataforma antecipadamente e elabore um plano para lidar com possíveis imprevistos. Você também pode designar alguém para lidar com os problemas de tecnologia à medida que eles surgirem, para que você possa se concentrar exclusivamente em facilitar a reunião.

Além disso, comunique-se tendo o ambiente digital em mente. Não faça perguntas abertas a todo o grupo; em vez disso, chame as pessoas pelo nome para incentivar a participação.

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