Reunião de Equipe: Qual a forma eficiente de comunicar?

13 de setembro de 2017
Última modificação: 13 de setembro de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Como compartilhar informações organizacionais de forma eficiente?

Hoje temos muitas opções de comunicação – chamadas telefônicas, e-mails, mensagens de texto e assim por diante. Às vezes, parece que as reuniões tradicionais, face a face, estão desaparecendo. Cada vez durante nossas consultorias em empresas ou conversando com nossos alunos dos cursos de Green Belt, Black Belt e Lean percebemos que a comunicação é um grande problema em qualquer equipe.

O cenário a seguir parece familiar?

João, um diretor de vendas, está ausente em uma viagem de negócios. Ele escreve uma mensagem para Jorge, seu assistente: “Precisamos conversar – algo grande surgiu. Meio dia amanhã, OK?”

O texto de Jorge de volta: “Claro, nos falamos às 12h!”

Jorge rapidamente envia um e-mail para alguns de seus amigos no departamento esta mensagem: “Acabei de receber um texto de João. Algo grande está vindo. Aposto que fechamos o acordo com o XYZWorld. Conto mais detalhes depois de conversar com ele amanhã à tarde.”

Enquanto isso, João enviou um texto para Fernando, gerente de RH: “Fernando, perdemos toda a conta do XYZWorld. Precisamos falar sobre reorganização do departamento.”

Fernando então envia um e-mail para Jorge: “Jorge, você pode preparar um relatório curto com os dados de desempenho dos funcionários? Eu sei que o relatório oficial sai quarta-feira, mas se você pudesse juntar as vendas totais este ano e dividi-lo mensalmente por vendedor e, em seguida, aplicar nossa fórmula de ROI para a equipe de suporte, o que seria ótimo. Também preciso saber se houve mudanças significativas nas descrições de cargos ou nas mudanças pendentes na equipe que eu deva estar ciente. Eu sei que você está ocupado, mas, por favor, faça isso prioritariamente.”

Jorge para tudo e envia um e-mail para todo o departamento: “Algo grande aconteceu na reunião de vendas. O Fernando quer nossos dados de desempenho atualizados e quaisquer alterações nas descrições de cargos ou posições. Vocês podem me enviar suas informações mais recentes o mais rápido possível? A última vez que eu coletei esse tipo de informação, eles estavam preparando esses cheques de surpresa para nós, então certifique-se de me enviar qualquer coisa e tudo o que você acha que é relevante para o seu desempenho neste período.”

Como você acha que esta situação acontece depois que João tem a chance de falar com Jorge pessoalmente?

A facilidade da comunicação instantânea pode resultar em muitos mal-entendidos e confusão, levando a rumores falsos, ferir sentimentos e até desconfiança. Com pressa de compartilhar informações e fazer a bola rolar, a necessidade de reunir pessoas e comunicar informações complexas e importantes pode ser negligenciada.

Para evitar o tipo de confusão criada por comunicações desarticuladas como as acima, reuniões regulares com sua equipe podem ser úteis. Chamados de briefings da equipe ou reuniões de equipe, que permitem que você forneça atualizações precisas sobre coisas como políticas, projetos, prioridades e problemas de pessoal para peças-chave, tudo ao mesmo tempo.

Em uma reunião de equipe, as pessoas têm a oportunidade de fazer perguntas, esclarecer sua compreensão e fornecer reações e comentários imediatos.

Quais as características e benefícios da Reuniões de Equipe?

As características básicas de uma reunião de equipe são as seguintes:

  • É realizado cara a cara com uma equipe pequena – em outras palavras, não uma unidade de negócios inteira.
  • O líder da equipe organiza a reunião e apresenta a informação.
  • As reuniões são curtas – normalmente 30 minutos ou menos.
  • As perguntas são encorajadas.

Quer se trate de uma comunicação de cima para baixo, de baixo para cima ou de lado a lado, sua equipe precisa saber o que está acontecendo com eles – e em torno deles. Quando a informação é compartilhada regularmente, há muitos benefícios:

  • Os membros da equipe sabem o que a organização quer alcançar, então é mais provável que trabalhem para alcançá-lo.
  • A equipe sabe o que cada membro da equipe está trabalhando, para que eles possam decidir a melhor maneira de priorizar e delegar o trabalho.
  • Particularmente com equipes remotas, os membros da equipe se conhecem melhor, o que significa que eles trabalham juntos de forma mais eficaz.
  • Os membros da equipe compreendem os obstáculos que enfrentam, então eles têm a oportunidade de encontrar soluções e se preparar para a mudança.
  • O líder da equipe mantém uma comunicação regular para garantir que o que precisa ser feito esteja realmente sendo feito.
  • O líder da equipe reforça seu papel – e cria como resultado uma confiança, cooperação e compromisso.

Como realizar reuniões da equipe de forma eficiente?

Passo 1: Comprometer-se a um processo

As pessoas devem entender o que esperar dos briefings da equipe. Também é importante para a organização apoiar o processo.

  • Certifique-se de que os briefers sejam informados regularmente. Em outras palavras, certifique-se de que os líderes da equipe sabem o que está acontecendo em vários níveis, e com várias equipes, em toda a organização.
  • Fornecer treinamento sobre como dar briefings da equipe.
  • Reconheça e recompense supervisores e gerentes por realizar briefings regulares de equipe.

Passo 2: Estabelecer regras básicas

Pense no ambiente que deseja criar nessas reuniões. A equipe é reunida para compartilhamento de informações, e você quer que eles tenham a oportunidade de fazer perguntas e expressar suas opiniões. Estabeleça estas diretrizes:

  • Programe uma hora de reunião regular.
  • Certifique-se de que ninguém seja deixado fora do briefing. Se certas pessoas não podem comparecer pessoalmente, encontre uma maneira de incluí-las no processo.
  • Destaque a importância de ser aberto, honesto e educado.
  • Discuta apenas o tópico relevante e não permita que a reunião perca o foco.

Passo 3: Determine seus objetivos

Você tem apenas um curto espaço de tempo para comunicar informações, então você deve ser claro sobre o que precisa ser realizado. Faça estas perguntas para ajudar a esclarecer a mensagem e o objetivo da reunião:

  • Qual é a mensagem-chave que você precisa para entregar e discutir?
  • O que a equipe já conhece?
  • Qual informação de fundo a equipe precisa saber?
  • Quais ações você espera da equipe, e membros individuais da equipe, como resultado?
  • Quanta direção você precisa fornecer?
  • Quando essas ações precisam ser feitas?
  • Como os membros da equipe sabem que eles foram bem-sucedidos?
  • Quais os itens de ação da última reunião que devem ser abordados?
  • Os participantes precisam preparar informações antes da reunião?

Etapa 4: Prepare sua apresentação

Os briefings geralmente seguem o mesmo padrão: o líder entrega a informação, os participantes fazem perguntas e o líder resume a reunião, incluindo informações coletadas através de questionamentos e comentários. Para que este processo funcione sem problemas, o líder deve planejar e preparar um briefing que atenda às necessidades da equipe. Considere usar o seguinte quadro para preparar sua mensagem:

Atualize a performance. Comunicar o progresso e o desempenho da organização desde o último briefing.

Dê atualizações sobre mudanças e alterações. Discutir políticas e procedimentos que foram introduzidos ou alterados.

Discutir questões de pessoal. Abordar questões relacionadas a pessoal ou pessoas dentro da organização.

Esclarecer os itens de ação. Descreva as prioridades para o próximo período de tempo em nível de equipe e organização.

Para cada um desses pontos, considere não apenas as informações que você precisa apresentar, mas também o que mais afeta sua equipe. Isso irá ajudá-lo a se preparar para as perguntas durante o briefing.

Etapa 5: Entregue suas informações

Quando você apresenta seu briefing, siga estas dicas para garantir que a equipe entenda a mensagem e o que eles precisam fazer como resultado:

Escolha o seu método de apresentação. Pense em como sua equipe aprende melhor e prepare seu briefing para aproveitar isso.

Mantenha interessante. Use linguagem e exemplos com os quais as pessoas se relacionem.

Mantenha-se positivo. Não importa o tipo de mensagem que você entregar, enfatize os elementos positivos, ao mesmo tempo que é verdade.

Tenha a mensagem. Não tente distanciar-se das informações que você apresenta.

Incentive as perguntas. Compartilhe informações tão abertamente quanto possível, e reconheça as preocupações que as pessoas podem ter.

Resuma os pontos principais. Inclua o status atual, todas as decisões que foram feitas e concordou com as próximas etapas.

Passo 6: Acompanhamento

Não deixe o follow-up para a próxima reunião. Use os briefings como forma de melhorar a comunicação global, confiança e compromisso dentro da equipe.

Reforce a mensagem. Pense em maneiras de fortalecer a mensagem, talvez através de e-mail, intranet ou boletins informativos da empresa.

Reveja comentários. Considere os comentários que recebeu no briefing e use-o para melhorar seu estilo de gerenciamento e liderança.

Discuta questões relevantes com seu chefe. Comunique ao seu chefe informações sobre o que foi perguntado, o que sua equipe estava mais preocupada e qualquer dúvida que você não conseguiu responder.

Distribua material de instruções para ausentes. Certifique-se de que aqueles que não puderam participar da reunião recebessem informações importantes.

Pontos Importantes

As reuniões da equipe são uma maneira clara e concisa de comunicar informações. Eles proporcionam uma ótima oportunidade para você ficar em contato com sua equipe – e certifique-se de que seu time sabe o que está acontecendo em outros lugares da empresa. Com reuniões regulares, você pode atualizar todos de forma rápida e eficiente. É isso que sempre frisamos para nossos alunos de Green BeltBlack Belt e Lean!

Quando sua equipe possui informações precisas e relevantes, geralmente há menos incompreensões e mais confiança e compromisso. Use briefings da equipe para melhorar a comunicação e garantir que os membros da equipe compreendam seu papel dentro da organização – e, trabalhem de forma mais produtiva.

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