Cronograma: O que é, como fazer e tipos de cronogramas

Cronogramas são ferramentas importantes para controlar o avanço de um projeto, a variação de um estoque, gerir recursos e, principalmente, acompanhar os prazos ou deadlines. Para gestão pessoal do tempo ele também é bastante útil organizando as tarefas ao longo de uma semana e garantindo que você não se esqueça de nada. Um detalhe a que poucos se atentam em um cronograma é que ele não determina apenas o início de uma atividade, como também ao seu fim. Saber elaborar um bom cronograma, planejando as suas atividades futuras, faz parte dos conhecimentos de todo bom profissional e é uma competência valiosa para a sua carreira. Neste artigo, você confere o que é e como fazer um cronograma, além dos tipos existentes.

Mas o que é um cronograma?

Um cronograma é uma representação gráfica de como uma série de tarefas serão realizadas em um período de tempo. É uma ferramenta básica de gestão, por isso se torna uma ferramenta essencial da boa gestão de projetos e até mesmo da gestão pessoal do seu tempo. Geralmente os cronogramas incluem não só as atividades e quando estas devem ser iniciadas e finalizadas, mas também indicam marcos, eventos, a relação entre as tarefas e outras informações importantes para o seu cumprimento.

Como fazer um cronograma?

Fazer um cronograma pode parecer simples, mas não é. Aqui é importante nos atentarmos para um detalhe que pode fazer muita diferença no seu dia-a-dia: padronize os cronogramas do projeto. É importante fazer isso para unificar a leitura e a compreensão da equipe de trabalho e, caso necessário, os oriente a respeito da forma correta de se fazer a leitura para garantir que todos estejam a par do que deve ser feito.

Existem diversos recursos específicos que podem ser utilizados para elaboração do seu cronograma e que são situacionais, ou seja, vão depender do tipo de projeto que você está executando. Mas trouxemos aqui em 6 etapas, um guia simples para que, além de resolver o seu problema, aumentará as chances de sucesso do seu cronograma e do seu projeto.

Etapa 1: Defina as atividades

Na gestão de projetos existe uma ferramenta chamada EAP – Estrutura Analítica de Projeto, também chamada de tarefas ou pacotes de trabalho.  Os EAPs são responsáveis por dividir o projeto em tarefas menores.

Você pode conferir mais sobre Estrutura Analítica de Projeto acessando:

• Estrutura Analítica do Projeto (EAP): O que é e como criar uma

A partir deles, decomponha-os mais ainda em atividades agendadas. Pegue em cada pacote de trabalho da EAP e decida quais atividades são necessárias para cumprir esse pacote. Por exemplo se o seu pacote de trabalho for “controlar os níveis de estoque”, suas atividades irão incluir coisas como, contagem de estoque, monitoramento da produção, vendas, matéria-prima, entre outros.

Etapa 2: Sequencie as Atividades

Sequenciar as atividades é basicamente colocar as atividades na ordem em que elas devem acontecer. Aplicando isso ao nosso exemplo, acredito que a primeira coisa a ser realizada é o monitoramento da produção, assim de cara já sabemos quantos produtos entram no estoque por dia. Posteriormente a contagem de estoque e o controle de entradas e saídas do inventário. Em alguns casos duas ou mais tarefas podem ser realizadas simultaneamente.

É importante se atentar para os tipos de dependências entre as tarefas para entender como cada uma das suas atividades se relaciona com cada atividade de outros membros da equipe.

Etapa 3: Recursos necessários

Recursos da equipe como equipamentos, mão-de-obra e materiais devem ser estimados para realizar cada atividade. Essas necessidades de recursos devem ser selecionadas para cada atividade antes de estimar a duração de cada atividade, que é o próximo passo.

Etapa 4: Estimativa de tempo das atividades

Essas estimativas de tempo podem ser quantificadas através das seguintes ferramentas:

• Opinião de especialistas: conferindo com alguém familiar ou experiente o que é necessário para realizar uma atividade específica;
• Estimativa análoga: é adotada analisando projetos semelhantes em sua organização para obter estimativas de quanto tempo uma determinada atividade deve levar.
• Previsão paramétrica: consiste em uma estimativa por escala de tempo;
• Estimativa de três pontos (análise PERT): Basicamente, você calcula uma média ponderada para três estimativas: pessimista (P), esperada(E) e otimista(O). A estimativa é dada por: Est. = ([P] + 4*([E] + [O])) / 6.

Etapa 5: Agendar o Desenvolvimento

Uma vez definidos os recursos, a sequência de atividades e a duração de cada uma delas, o cronograma é desenvolvido. São diversas as ferramentas utilizadas neste processo como o método do caminho crítico, compactação de agendamento, análise de cenários hipotéticos, nivelamento de recursos, métodos de cadeia-crítica, ente outros.

Etapa 6: Monitoramento e controle

Esta etapa consiste na aplicação do cronograma às atividades, ou seja, acompanhar cada atividade através do cronograma de projeto. O controle de cronograma requer o uso de relatórios de progresso, sistemas de controle de cronograma, como o uso de solicitações de mudança de projeto, gerenciamento de desempenho e análise de variação para determinar se são necessárias ações adicionais para alinhar o cronograma com o plano.

Principais tipos de cronogramas

Gráficos de Gantt: um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontal desenvolvido como uma ferramenta de controle de produção. Frequentemente usado no gerenciamento de projetos, um gráfico de Gantt fornece uma ilustração gráfica de um cronograma que ajuda a planejar, coordenar e rastrear tarefas específicas em um projeto.

Planejamento Macro: planejamento macro é similar a um gráfico de Gantt. Seu objetivo é fornecer uma visão sintética que seja fácil e rápida de ler para o gerente do projeto explicar as etapas do projeto. Da mesma maneira que o cronograma deve ser atualizado durante todo o projeto, é o mesmo para o macro planejamento.

Diagrama de Rede: um diagrama de rede do cronograma do projeto é um tipo de saída das “atividades de sequenciamento” do processo, de acordo com o Guia do PMI para o Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK). É usado para desenvolver e documentar a sequência de atividades.

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Você também pode usar esse tipo de diagrama para discutir sequências e dependências, bem como para a comunicação das partes interessadas. Em projetos maiores, no entanto, geralmente é um documento de trabalho bastante detalhado e complexo que vincula as dependências e sequências de todas as atividades ao cronograma e duração gerais do projeto.

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O Scrum é baseado na teoria do controle de processos empíricos, ou empirismo. O empirismo afirma que o conhecimento vem da experiência e da tomada de decisões com base no que é conhecido. O Scrum emprega uma abordagem incremental e iterativa para otimizar a previsibilidade e controlar o risco. Três pilares sustentam toda implementação de controle do processo empírico: transparência, inspeção e adaptação.

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