Introdução
Você chega no trabalho. De cara se depara com os problemas das tarefas do dia anterior (questões que não conseguiu resolver por completo, problemas com processos que passaram a diante, diversos e-mails na sua caixa de entrada). Além disso você já tinha planejado diversas tarefas para o dia. Você se desanima e começa a se sentir improdutivo. Saber como elevar a produtividade atualmente pode ser a chave para ganhar destaque e saber aproveitar melhor o seu tempo. Com o novo coronavírus, manter a produtividade, ainda mais em home office pode ser difícil, mas existem algumas técnicas que podem colaborar, desta forma, trouxemos nesta postagem dicas de como alcançar produtividade extrema.
Como alcançar produtividade extrema
É comum escutar de algumas pessoas a seguinte frase: “ 24 horas é muito pouco para tudo que eu tenho que fazer em um dia.” Na verdade, há horas suficientes no dia. Um pouco de “senso comum sistematizado” pode fazer com que cada um deles conte.
Um especialista do MIT, Robert Pozen é expert em manter sua produtividade elevada. Ele escreveu o livro “Produtividade extrema: aumente seus resultados, reduza suas horas”, onde ensina como se tornar um executivo eficiente e eficaz.
É comum ver tantas pessoas lutando com sua rotina diária. A chave aqui é se atentar aos métodos. Desenvolver metodologias pode ser crucial para ser produtivo. Atentar-se aos padrões e realizar um planejamento são alguns dos métodos mais utilizados. Porém aqui vamos apresentar outras técnicas, pouco frequentes e as melhores formas de medir a sua produção.
Meça a produtividade por resultados, não em horas
Fica difícil de medir a produtividade comparando tarefas em que você tem um alto desempenho e tarefas as quais você não tem muito domínio.
As horas não são um bom substituto para o que produzimos. Você já passou três semanas tentando fazer algo em que não era bom? Em comparação a isso, você passou três dias realizando um trabalho que foi realmente ótimo? Qual foi o uso mais produtivo do seu tempo? Percebe como usar as horas para medir a sua produtividade não é um parâmetro muito bom?
O horário é uma maneira tradicional de rastrear a produtividade dos funcionários, mas isso está desatualizado. Em vez disso, pense na produtividade baseada no desempenho, ainda mais em tarefas empresarias, onde muitas vezes alocam-se profissionais que não são especializados para realizar determinadas.
Classifique seus objetivos e priorize seu tempo
Entre as atividades que fazem com que você alcance a produtividade extrema está classificar suas principais metas para a semana seguinte e o ano seguinte. Poucas pessoas fazem isso, e isso é muito importante. Realizar reuniões diárias rápidas (também conhecidas como iterações sprints, na metodologia ágil) com a equipe também é crucial para que os negócios não percam o direcionamento.
No tocante às metas, divida em oferta e demanda. No lado da oferta: suas metas refletem, o que você gosta e no que é melhor? Qual é o objetivo por trás de cada atividade?
Do lado da demanda: quanto suas metas levam em consideração as necessidades da sua organização?
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Não se preocupe com pequenas coisas
Temos tantas coisas pequenas que nos impressionam e acabamos gastando nosso tempo desnecessariamente, como respondendo e-mails. Muitas pessoas costumam olhar para o e-mail de três a cinco minutos. Em vez disso, olhe a cada hora ou duas e, quando olhar, olhe apenas para o assunto e o remetente.
Para atingir a produtividade extrema, muitos especialistas indicam uma técnica chamada "OHIO". O método consiste em “responder somente e tudo de uma vez”. Significa que, quando você ler um email, decida se ele merece uma resposta. Se sim, responda imediatamente. Mas cerca de 80% dos e-mails não precisam de resposta.
Se você está preso a uma tarefa essencial, mas servil, que simplesmente não pode concluir, não procrastine. Uma técnica bastante utilizada e que foi descrita por René Descartes em seu livro “Discurso do Método” dizia: quebre em pedaços menores e mais fáceis.
Comece com o mais fácil, desta forma você ganha confiança aos poucos. Depois de começar e realizar um dos “menores pedaços” da meta, você se sentirá bem o suficiente para passar ao próximo passo.
Para projetos de alta prioridade: comece no final, não no começo
Não espere até o final de um projeto para escrever conclusões. Em vez disso, faça de um a dois dias de pesquisa e formule conclusões provisórias. Faça uma verificação no meio do trabalho para revisar e, em seguida, tire conclusões finais.
A maioria das pessoas passa seis ou sete semanas coletando dados, conversando com as pessoas e, nas últimas duas semanas, passa um tempo tentando sintetizar e apresentar as principais respostas. Essa é uma maneira ineficiente de lidar com projetos de pesquisa. Se você esperar muito, reunirá muitos e muitos dados que se mostraram irrelevantes, portanto, fazer provisões e acompanhá-las é essencial para não se perder.
Tire um tempo para pensar
Crie tempo para a contemplação em sua programação diária. Nem toda hora precisa ser agendada.
Além disso você precisa de tempo de inatividade para pensar - faz parte do trabalho da maioria das pessoas. Dessa forma, você garante que seu dia esteja alinhado com seus objetivos, em vez de gasto em reuniões desnecessárias.
Seja chato
Alguém deve fazer a função do chato. Realizar cobranças, atentar-se aos prazos, independente da posição hierárquica da empresa.
Tirar as variáveis da sua rotina como o que vestir, o que comer no café da manhã e tornar previsível essas ações pode reduzir o tempo de tomada de decisão. Daí vem a importância da padronização, uma técnica bastante adotada nas metodologias Lean e Seis Sigma, onde você consegue reduzir o seu tempo gasto em uma atividade por fazê-la sempre da mesma maneira, podendo ainda medir a qualidade da mesma pela dispersão entre seus resultados.
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Vá para casa
Todo dia não pode haver uma emergência. Raramente há um motivo para permanecer no trabalho além da hora do jantar. Chegue em casa em uma hora razoável e jante com sua família. Desconecte da eletrônica. Não atenda telefonemas ou e-mails.
É importante saber separar os momentos em que você trabalha e os momentos em que você dá atenção à outras atividades.
Procure tirar um tempo para realizar outras atividades, como tocar um instrumento, praticar esportes e, principalmente, manter-se em forma. Dormir bem, também é essencial para se manter saudável. Lembre-se que, a saúde é um dos principais pontos que acaba sendo deixado de lado em função do trabalho, mas o que muitos se esquecem é que ela é essencial para que você se mantenha em máxima produtividade.
Não é só de trabalho que as pessoas vivem.
Às vezes, as pessoas se orgulham de ter tempo de sobra e acham que isso as torna produtivas, o que não é sempre verdade. Por outro lado, as pessoas têm medo de sair mais cedo do trabalho, mesmo que tenham terminado suas tarefas, porque são vistas de maneira estranha. Ocasionalmente, sair mais cedo pode ser a chave para tirar o estresse a que foram submetidas para realizar tão bem e de forma rápida a tarefa que lhes foi designada.
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