Quais as principais bobagens que vemos em fluxogramas?

29 de abril de 2018
Última modificação: 29 de abril de 2018

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Ferramentas da Qualidade, Melhoria de Processos

Quais as principais bobagens que vemos em fluxogramas?

Elaborar fluxogramas é uma tarefa comum, quando falamos em mapeamento de processos. Porém, há muita gente que não domina a ferramenta e quer fazer bonito. Tentar elaborar um fluxograma sem ter feito algum curso na área, seja de Green Belt, Black Belt ou do fluxograma propriamente dito, pode leva-lo a cometer muitas bobagens.

O que fazer para não cometer os erros?

Curso Fluxograma

Quais as principais dicas para não cometer bobagens?

O uso de símbolos apropriados

Cada símbolo tem um significado. Embora pareça conveniente usar um símbolo de processo para tudo, isso pode acabar confundindo o leitor. Para entender melhor quais símbolos são relevantes, deve-se utilizar aquele apropriado àquele objeto.

Evite o caminho do fluxo inconsistente

As duas direções de fluxo mais aceitas são de cima para baixo ou da esquerda para a direita. Posto isto, esses dois tipos de direções não devem ser misturados no mesmo fluxograma. Consistência realmente importa.

Esquemas de cores excessivos

Seu fluxograma foi projetado para fornecer uma solução para um problema. Com isso em mente, a última coisa que você quer fazer é ter sua mensagem perdida no ruído visual.

Os tamanhos dos símbolos devem ser consistentes

Manter um fluxograma bem dimensionado é vital quando se trata de evitar uma bagunça visual. Como regra geral, certifique-se de que a altura e a largura estejam em proporção entre si e com o restante dos símbolos no fluxograma. Isso não é, no entanto, aplicável a objetos que devem ser intencionalmente pequenos, como conectores.

A necessidade de direção consistente do ramo

Em um mundo perfeito, um fluxograma deve ser lógico em todos os aspectos. Uma das áreas às quais não prestamos muita atenção é a direção da filial. O melhor exemplo para ilustrar esse ponto é com símbolos de decisão. Idealmente, as condições VERDADEIRAS devem fluir de baixo, enquanto as condições devem fluir do lado direito.

Símbolos do fluxograma e espaçamento

Mais frequentemente, optamos por ignorar este ponto crucial. Para tornar seu fluxograma mais profissional, você deve manter um espaçamento uniforme em volta dos símbolos. A única exceção a essa regra seria símbolos de decisão, que exigem espaço extra para acomodar rótulos de ramificação.

Lembre-se de escalar

Um dos fatos mais básicos que são negligenciados é o dimensionamento. Muitas vezes, um fluxograma detalhado é redimensionado para caber apenas uma página. Isso nunca é uma coisa boa. É melhor ter um fluxograma de várias páginas do que ser espremido em um pequeno espaço, onde todos os detalhes são ilegíveis. Se você não estiver satisfeito em estender seu fluxograma em várias páginas, talvez queira criar um fluxograma de alto nível que incorpore várias etapas do processo em um. Como alternativa, você também pode agrupar processos e, em seguida, colá-los para reduzir a confusão visual de seu fluxograma.

Fluxogramas Estendidos

Se o fluxograma estiver conectado a outro fluxograma, em vez de colocá-lo em apenas uma página, é melhor conectá-lo por meio de um nó circular ao fluxograma em uma página diferente.

Defina caminhos alternativos claramente

Em certos fluxogramas, os processos tendem a bifurcar-se. Por uma questão de clareza, é melhor que você especifique se um ramo precisa ser seguido ou todos eles.

Cuidado com loops

Os processos podem não ser executados para sempre. No entanto, certifique-se de documentar processos que possam ser excessivos demais para afetar a clareza do fluxograma.

Seja descritivo

É sugerido que você use uma nota de rodapé, uma chamada ou mesmo um documento separado para oferecer mais detalhes para as descrições das etapas do processo que podem precisar de mais detalhes.

Use uma chave de fluxograma

Uma das melhores práticas de usar fluxogramas é ter uma chave de fluxograma descrevendo os símbolos que são usados.

Combater a imprecisão

Ao desenhar fluxogramas, lembre-se de que a verificação das etapas do fluxograma é fundamental para evitar quaisquer imprecisões.

Atenha-se a um nível de detalhe

É melhor você manter um certo nível de detalhes, por exemplo, um nível intermediário de alto nível ou um fluxograma detalhado.

Não deixe espaço para qualquer incerteza

Planejar com antecedência significa que você evita erros indesejados. Portanto, assegure-se de fazer perguntas como “O que acontece a seguir?”, “Existe uma decisão tomada agora?” E “A descrição do processo foi concluída?”

Quer saber mais erros comuns na hora Mapear Processos?

Falha em entender a modelagem como uma ferramenta de comunicação.

A externalização do conhecimento só é valiosa para a organização se houver transferência efetiva desse conhecimento da fonte para o usuário. Essa é a essência do processo de comunicação. A teoria da comunicação é aplicada à modelagem de processos de acordo com os pontos apresentados aqui.

O remetente original é o artista que tem o conhecimento do processo existente ou é o proponente do novo processo; os receptores são os executores que executarão o processo revisado ou novo. O conhecimento é a mensagem a ser transferida. Só haverá comunicação bem-sucedida se houver uma compreensão abrangente do conhecimento e uma entrega efetiva do conhecimento aos receptores/executores.

Esta transferência ocorre em duas etapas: na primeira etapa o conhecimento é transferido do especialista para o Analista de Processos e na segunda etapa o conhecimento é transferido para os executores, conectando o emissor original com o receptor / intérprete.

O Analista de Processos é responsável por promover a comunicação eficiente entre o especialista e o performer, utilizando uma notação / linguagem específica, adequada aos objetivos e finalidades;

É necessário estabelecer uma linguagem de comunicação e vocabulário comum ao especialista, aos agentes e a outras pessoas envolvidas no processo. Essa linguagem comum é um elemento crítico para que a comunicação seja bem-sucedida.

Os dois maiores impedimentos para uma comunicação eficaz são: (1) muita informação – informação que os novos executores já sabem ou informação que não é relevante para a tarefa específica, e (2) falta de informação – ausência de informação que os executores precisam saber para executar o trabalho.

Diagnóstico

Neste caso, o conhecimento sobre como as coisas são feitas deve ser usado para identificar e documentar oportunidades de melhoria de processos. Isso não significa que todas as oportunidades de melhoria possam ser alcançadas imediatamente. Ele simplesmente afirma as oportunidades. A implementação das mudanças será determinada com base nas prioridades e recursos disponíveis

Melhoria

Nesse caso, uma nova versão será gerada, melhorando o nível de desempenho do processo, e os problemas que interferem no desempenho esperado.

Outras iniciativas relacionadas ao processo:

Custeio baseado na atividade, identificação e atenuação de riscos ou identificação de problemas de segurança. Nesses casos, é necessário garantir a padronização da modelagem para evitar lidar com custos teóricos, riscos, controles e soluções de segurança em vez dos reais.
Desenvolvimento de Sistemas. Nesse caso, a modelagem de processos, por meio de seu fluxo, procedimentos e regras de negócios, torna-se o principal insumo para a programação de sistemas que irá suportar ou automatizar o processo e serve como base para o trabalho necessário para definir as especificações para o desenvolvimento de sistemas.

Em resumo:

A resposta para a pergunta “Por que vamos documentar/modelar esse processo?” Determina o objetivo da iniciativa de modelagem de processos.
O objetivo também deve incluir a definição sobre quem usará o conhecimento externalizado, o nível de detalhamento que é necessário e o retorno esperado do investimento da iniciativa.
Modelagem de Processos não deve ser um fim em si mesmo.
Usar a mesma notação, independentemente dos usuários de destino

A documentação do processo pode atender a vários propósitos com base nas necessidades dos muitos usuários envolvidos no processo. A tabela abaixo destaca alguns usuários e stakeholders e seus objetivos, definindo os requisitos de notação e alguns possíveis formulários de representação.

Vale a pena notar que o nível de detalhe adotado deve ser proporcional ao objetivo da modelagem. Assim, a modelagem para gerenciamento de custos, por exemplo, será diferente da modelagem para padronização em termos de público-alvo, atributos de processo, nível de detalhe de atividades e procedimentos, para citar alguns.

Não estabelecer expectativas razoáveis em relação ao propósito de modelagem

A modelagem de processos, como um fim em si, não gerará nenhum benefício mensurável para uma organização. Somente quando o modelo de processo for padronizado e implementado, os benefícios mensuráveis serão alcançados. Muitas empresas investiram na modelagem de processos atuais e esperam, como resultado, uma melhoria de desempenho, que não virá. Deve ficar bem claro o que esperar de cada uma das várias iniciativas.

Modelagem sem um contexto bem definido para o processo de comunicação

A modelagem de processos requer definição em três fases, cada fase estabelecendo o contexto de comunicação para a próxima. As fases são:

Identificação: este nível define o nome do processo, tais como “fazer Widget”
Caracterização: este nível descreve o que o processo faz e fornece o contexto para o processo descrevendo porque ele existe, onde começa e onde termina, e quais os passos principais do processo.
Descrição: este nível determina como as coisas são feitas; é o conhecimento explícito do processo e inclui práticas usadas para obter repetibilidade e padronização da implementação. Consiste em atividades, fluxo de controle, procedimentos e outras ferramentas que auxiliam na implementação, tais como: listas de verificação, políticas, formulários, etc.

Não identificar e organizar as partes do processo antes de modelá-las

A estratégia de descrição do processo deve levar em conta os requisitos de comunicação para o analista e o usuário da complexidade do processo. Isso requer uma abordagem de decomposição sucessiva. Além de entender a facilitação, essa abordagem pode fornecer informações a diferentes usuários no nível exato dos detalhes necessários. Não decompor o modelo dessa maneira resultará em modelos muito grandes e incompreensíveis, deixando muitos usuários confusos e incapazes de entender o modelo.

Não estabelecer o nível apropriado de detalhes para o propósito do modelo

Como dito anteriormente, o objetivo da modelagem de processo é transferir a capacidade de executar o processo de alguns executores de processo, outros. Faz-se importante observar uma regra de ouro: o conhecimento a ser explicitado e transferido é representado pela lacuna entre o que o intérprete já sabe quando assume seu papel e o que ele precisa saber para realizar suas tarefas. (veja a Figura 3). Não é necessário descrever o conhecimento técnico exigido por parte do performer (médico, contador, vendedor, gerente, etc.), pois seu papel funcional requer que eles possuam esse conhecimento. O conhecimento a ser externalizado é geralmente composto pelas regras e atividades das habilidades não técnicas necessárias para executar o processo em cada organização específica.

Virgilio Marques Dos Santos

Sócio-fundador da FM2S, formado em Engenharia Mecânica pela Unicamp (2006), com mestrado e doutorado na Engenharia de Processos de Fabricação na FEM/UNICAMP (2007 a 2013) e Master Black Belt pela UNICAMP (2011). Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da UNICAMP, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.