Por que vale a pena utilizar o Microsoft Project?

Microsoft Project
01 de maio de 2018
Última modificação: 01 de maio de 2018

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

Por que utilizar o Microsoft Project ou MS Project?

Microsoft Project Garante o Agendamento

O agendamento é uma das ferramentas mais críticas necessárias para gerenciar um projeto até sua conclusão. Ao utilizar este recurso no MS Project, você pode agendar um projeto a partir das informações que você insere sobre o projeto geral, as tarefas individuais necessárias para a conclusão do projeto e os recursos (pessoas, equipamentos, materiais) necessários para completar esses projetos. tarefas.

Se houver alterações que ocorrem nas tarefas ou recursos após a criação da agenda, você poderá atualizá-las e o MS Project atualizará a programação.

Microsoft Project Controla os custos e gerenciamento de orçamento

As estimativas orçamentárias iniciais podem ser inseridos com base nos tipos de recursos e equipamentos necessários para o projeto específico em questão. Para controlar com precisão o orçamento e gerenciar os custos, o cronograma deve ser estabelecido e os recursos atribuídos.

O MS Project permite que orçamentos sejam criados no nível da tarefa, para fatores como equipamentos, viagens e mão-de-obra, e fornece suporte para o relatório de desvios de custo e o rastreamento de custos reais em relação a estimativas.

Microsoft Project Atribui os recursos

Ao atribuir recursos, você cria a associação entre tarefas específicas e os recursos (um ou mais) necessários para concluí-los. Esses recursos incluem os recursos de trabalho (pessoas e equipamentos necessários para concluir uma tarefa) e recursos materiais (materiais ou suprimentos).

A atribuição de recursos é facilitada pelo MS Project. Você seleciona a tarefa e, em seguida, seleciona o recurso necessário e, por último, insere as unidades de atribuição.

Microsoft Project facilita a Gestão da Qualidade

A gestão da qualidade é o conjunto de atividades planejadas no início do projeto que ajudam a alcançar a qualidade do projeto que está sendo executado. Essas são definidas com base nos padrões de qualidade definidos pelo gerente do projeto e pela empresa que entrega o produto.

Como acompanhar o progresso e o caminho crítico?

Para que o projeto termine no prazo, o caminho crítico (uma série de tarefas, ou até mesmo uma única tarefa) deve ser concluído dentro do cronograma. A conclusão do caminho crítico determinará a data de término do projeto. O MS Project define o caminho crítico determinando se as tarefas críticas têm ou não uma folga, o que significa que elas terminarão cedo ou tarde de acordo com a data de início e duração programada.

Ao conhecer e rastrear o caminho crítico do projeto, bem como os recursos atribuídos a tarefas críticas, a data de término do projeto pode ser determinada. Manter o controle da conclusão e do status das tarefas críticas é essencial para manter o projeto em andamento para ser concluído no prazo.

Conforme analisado acima, é importante lembrar que o MS Project não é um aplicativo de planilha simples, como o MS Excel. Portanto, é melhor se inscrever em um curso de treinamento antes de começar a usá-lo. Tentar aprender por tentativa e erro pode custar-lhe muitas vezes o custo de um bom curso de formação.

Por que o Microsoft Project é tão importante nas empresas?

Ao longo dos anos, a Microsoft lançou muitos aplicativos de software e cada um tem sua própria função no mundo corporativo. Estas aplicações têm muitas versões e possuem recursos avançados adequados para vários trabalhos importantes. Simplesmente, esses aplicativos contribuem notavelmente para o gerenciamento de projetos e para sua conclusão bem-sucedida.

A maioria das organizações tem projetos e quase todas as organizações querem que seus projetos sejam concluídos com eficiência, dentro do prazo e do orçamento. E a verdade é que isso pode ser feito. Entre todos os recursos que um projeto precisa, como um experiente Gerente de Projeto, uma equipe dedicada, materiais, equipamentos etc. que contribuem para o sucesso de um projeto, o agendamento é um elemento-chave no Gerenciamento de Projetos que simplesmente não deve ser ignorado.

O Microsoft Project como ferramenta de gerenciamento de projetos fornece benefícios com base na maturidade das organizações. Uma organização com processos bem estruturados poderá usar com eficiência essa ferramenta para aplicativos personalizados, em oposição a organizações que acabaram de iniciar a melhoria e a padronização de processos. Mas o Microsoft Project definitivamente pode ser usado para alguns dos recursos listados abaixo, independentemente do nível de maturidade da organização no modelo de gerenciamento.

Como o Microsoft Project ajuda a organização?

O Microsoft Project suporta a organização e planejamento de projetos- uma das primeiras etapas da fase de planejamento no gerenciamento de projetos envolve a EAP (estrutura de divisão de trabalho) que permite mapear as fases principais e suas respectivas tarefas no projeto, que se torna parte do cronograma do projeto.

A ideia é que o seu escopo se traduz na EAP; tudo em seu escopo deve estar em sua EAP, se não for, a EAP não é uma representação verdadeira do escopo de seu projeto. O Microsoft Project permite criar novos agendamentos ou usar modelos salvos para organizar e planejar o projeto, pois permite estabelecer um relacionamento entre essas tarefas, de modo que, quando uma tarefa é movida, ela realça as alterações nas tarefas vinculadas subsequentes.

O cronograma do projeto é um documento importante que contém informações que devem ser comunicadas à equipe envolvida. Permite que equipes de médio a grande porte tenham acesso à programação mais recente com base nas atualizações, vejam suas atribuições e também monitorem suas planilhas de horas, etc., para listar algumas funções. O cronograma do projeto é um registro que pode ser vantajoso quando usado corretamente. Por exemplo, não há realmente nenhum ponto em fazer uma lista de compras, se você não vai busca-la.

Da mesma forma, criar um cronograma do projeto e não o atualizar pelo menos uma vez por semana, quando você percebe que o atraso em uma ou duas tarefas levou o projeto muito fora do prazo… é um pouco tarde demais. Atualizar um cronograma regularmente permite acompanhar o andamento do projeto e permite ver o impacto geral nas próximas tarefas para ajustar o cronograma de acordo com as datas do contrato ou para aceitar a alteração e continuar com o projeto.

Qual o benefício o Microsoft Project proporciona?

O benefício adicional de rastrear o progresso do projeto no MS Project é a facilidade de gerar relatórios para avaliar a integridade do projeto e dar suporte à tomada de decisão da alta gerência. O desenvolvimento de métricas para geração de relatórios é essencial para o gerenciamento superior e o Gerenciamento de Portfólios, pois fornece uma visão do desempenho dos projetos, análise do motivo pelo qual os projetos estão atrasando e cria responsabilidade para os Gerentes de Projeto e suas equipes para a alta gerência.

Por último, muitas vezes as organizações aceitam projetos que foram feitos antes ou têm similaridade com outros projetos, o que poderia ser um bom ponto de partida para novos projetos. Assim sendo, arquivar esses cronogramas e relatórios, como relatórios de riscos, lições aprendidas, etc., auxilia no planejamento de novos projetos semelhantes e orienta a organização e seus projetos para a eficiência.

As organizações gastam bilhões de dólares todos os anos em projetos e a maioria desses projetos não termina dentro do prazo ou do orçamento. E enquanto a maioria das organizações perde dinheiro devido a atrasos ou resultados de baixa qualidade, muitas empresas estão tomando iniciativas e investindo na melhoria de seus processos de gerenciamento de projetos para obter rentabilidade e crescimento. Em conclusão, um elemento-chave do gerenciamento de projetos é agendar e desenvolver métrica (s) para acompanhar o progresso do projeto e o Microsoft Project é uma ferramenta que se adapta ao modelo de gerenciamento das organizações e o aprimora ainda mais.

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *