Planilha: tudo o que você precisa saber sobre Excel e Google Sheets

Planilha
15 de junho de 2020
Última modificação: 27 de agosto de 2021

Autor: Paula Louzada
Categorias: Análise de dados, Blog, Melhoria de Processos

Muitas pessoas acreditam que planilhas e Excel são sinônimos, mas na verdade o Excel tem diversos concorrentes.

Dessa forma, neste artigo vamos explicar o conceito de planilha e seus principais tipos. Além de mostrar o porque Excel é por muitos o melhor software de planilhas.

O que é uma planilha?

Planilha é uma tabela composta por linhas (horizontais) e colunas (verticais) que tem como objetivo organizar dados e realizar cálculos através de fórmulas que relacionam os dados. Entre as principais funções de uma planilha estão:

  • Estruturar e transformar os dados em forma de tabela;
  • Fazer cálculos de maneira prática;
  • Apresentar dados na forma gráfica com a finalidade de obter insights
  • Realizar controles (financeiros, de quantidade, de estoques, etc.) através das planilhas.

Com a ascensão da tecnologia ela passou a ser classificada como planilha eletrônica, que nada mais é do que uma ferramenta computacional que dispõem dados de forma bidimensional. Assim, cada célula possui uma coordenada horizontal, representada por uma letra do alfabeto e uma coordenada vertical representada por um número, semelhante a um plano cartesiano. Entre outros nomes, atualmente ela é chamada de planilha eletrônicaplanilha de cálculo ou folha de cálculo e em inglês é conhecida como spreadsheet.

Em caráter histórico, a planilha eletrônica tem uma função contábil, demonstrando várias informações quantitativas.

Por outro lado, hoje, conhecemos planilhas eletrônicas de diferentes modelos e que cumprem objetivos diversos. Costumeiramente, profissionais de finanças, vendas e administração são os mais diretamente ligados a essa ferramenta. Mas a verdade é que as planilhas dominaram todas as áreas do saber, impactando positivamente no dia a dia daqueles que as utilizam.

Dessa forma, neste blog além da definição desta ferramenta, você também confere as aplicações e as vantagens por trás do uso das planilhas, bem como a diferença entre planilhas, banco de dados e a relação delas com as ferramentas gráficas como o Power BI e o Google Data Studio.

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Componentes de uma planilha ou folha de cálculo

  • Célula: região demarcada pelo cruzamento entre uma linha e uma coluna. Consiste na unidade mais básica que compõe uma planilha representada por uma letra e um número. Estes, nada mais são do que as coordenadas de uma célula dentro de uma planilha, por exemplo: A1 refere-se a célula da Coluna A e que está na 1ª linha;
  • Valores: entende-se por valor qualquer informação, independentemente de sua natureza (letras, números, símbolos, etc.);
  • Fórmulas: uma fórmula do Excel é um conjunto de operações matemáticas aos quais os dados são submetidos, por exemplo a soma, média e a média de um conjunto de dados;
  • Testes lógicos: operações lógicas as quais os dados são submetidos e que inclusive, podem ser combinados com fórmulas matemáticas.

Principais softwares de planilhas

1 – Microsoft Excel: considerado o mais popular e, ao mesmo tempo mais completo programa de planilhas;
2 – Planilha Google: também chamada “Google Sheets” e, da mesma forma que o Excel, consiste em uma ferramenta online e gratuita, onde através de uma conta Google seu acesso é permitido, armazenando ainda todos os seus dados em nuvem. Ou seja, suas planilhas são salvas automaticamente;
3 – Think Free: Permite criar planilhas semelhantes as do Excel com ainda 1GB de espaço disponível em nuvem para que você armazene os seus trabalhos;
4 – Libreoffice: consiste em um pacote de ferramentas semelhantes às do Microsoft Office de código aberto, ou seja, sua licença é gratuita.

9 Motivos para o Excel ser software mais conhecido

1. Pré-requisito nas empresas

Em primeiro lugar, o que você deve ter em mente é que o Excel é mais do que apenas um diferencial no seu currículo. Assim, ele se caracteriza como um pré-requisito para o mercado de trabalho.

2. O Excel não sairá do mercado

Em segundo lugar, ainda hoje, o Excel é um dos softwares mais utilizados pelas organizações. Em contrapartida do que muitos imaginam, o software não sairá do mercado tão cedo. Isso porque não existe outro software no mercado que seja tão bom quanto ele.

3. Linguagem universal

O Excel é um dos poucos softwares que, mesmo depois de tantas vezes atualizado, manteve suas notações e linguagens padrão. Assim, seus usuários não necessitam de um processo de reaprendizagem de suas funções, tornando-as assim, universais

4. Praticidade na manipulação dos dados

Sabemos que o tempo é o bem de maior preciosidade das empresas. Assim, ao utilizar o Excel para gerir seus dados, você tem a praticidade de automatizar as relações lógicas e fórmulas economizando, portanto, o tempo que seria gasto repetindo as tarefas.

5. Destaque-se no mercado

Aprendendo essa incrível ferramenta, você consegue tornar a execução de tarefas mais simples e assertiva através de fórmulas e funções. Dessa maneira você consegue obter insights estratégicos para o seu negócio através da análise de dados.

6. Cria relatórios de forma prática

A fim de que as empresas possam prestar um melhor atendimento aos seus clientes, é fundamental que ela realize uma coleta de dados, crie gráficos, os analise e obtenha insights. Eis mais um motivo para você se desenvolver nessa ferramenta.

7. Construção de tabelas dinâmicas

A tabela dinâmica é uma ferramenta do Excel extremamente poderosa. Com ela é possível calcular, resumir e analisar os dados que lhe permitem ver comparações, padrões e tendências nos dados. Ela possui funcionamentos diferentes a depender da plataforma que você está utilizando para executar o Microsoft Excel

8. Portabilidade

As planilhas feitas em Excel são leves, fáceis de armazenar, comprimir além de poderem ser enviadas de diversas formas, como e-mails, celulares, ou dispositivos portáteis de armazenamento.

9. Organização pessoal

O Excel pode ser muito útil em sua vida pessoal, pois este software pode ser utilizado para ajudar a organizar a sua vida. Nele você pode fazer checklist das sua atividades, fazer uma SWOT pessoal e montar uma planilha de gastos. Além de conseguir melhorar sua  gestão do tempo com as planilhas.

Vivian Hurtado mostra como aplicar um projeto de melhoria no Excel no vídeo abaixo

Principais tipos

Existem diversos tipos de planilhas usadas para com os mais diversos objetivos. Porém há uma gama mais comum de tipos:

  • Planilha de controle: geralmente associada ao controle de ações, investimento e contas assim, auxilia na manutenção de registros sobre gastos, receitas, planos e atividades;
  • Financeira empresarial: é essencial para a redução de riscos e evitar crises financeiras, pois envolve conceitos como fluxo de caixa e controle de contas;
  • Gerenciamento de riscos: detalha o risco de cada uma das ações ou problemas de um projeto.

Planilhas x bancos de dados

Uma planilha oferece dados quase estruturados, distribuídos em linhas e colunas. No entanto, diferentes planilhas não se relacionam entre si, nem exigem regras sobre as informações contidas na planilha. Além disso, as planilhas não possuem ferramentas sofisticadas de resumo e relatório.

Os bancos de dados, por outro lado, coletam informações de maneira estruturada e aplicam, por padrão, regras e relacionamentos sobre o que entra e o que sai. Dessa forma, analisamos os dois para ajudar na determinação de qual deles melhor se adequa às suas necessidades.

Confira no quadro comparativo abaixo as principais diferenças entre eles:

Planilha

Banco de dados
Contêm células distribuídas em colunas e linhas. Organiza conjuntos complexos de dados.
Realiza cálculos matemáticos. Controlado por um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS).
Classifica e filtra dados. Acessa e gerencia grandes quantidades de dados.

DICA IMPORTANTE: Considere seu volume de dados!

Em primeiro lugar, decidir qual aplicativo de planilha ou um banco de dados depende da quantidade de dados com que você planeja trabalhar. Portanto, realize uma análise completa da realidade da sua empresa, junte os gestores de cada departamento e elabore um plano de prioridade e importância dos dados produzidos, e integrados, por processos da organização.

Por outro lado, outras alternativas em software para uma grande quantidade de dados são o Google data Studio e o Power BI. São ferramentas de Business Intelligence responsáveis por tratar e organizar dados visualmente para a criação de dashboards. Logo, a principal função é otimizar o processo de interpretação independente da quantidade de dados a fim de preparar a tomada de decisão. Assim, a informação que antes necessitava de mais de 5 arquivos, é possível de ser extraída com apenas um clique.

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Como surgiram as planilhas?

A primeira planilha criada chamava-se Visicalc. Criada por Dan Bricklin. Até cerca de 1978, era comum que as pessoas utilizassem papel e caneta a fim de realizar o controle e simulações de dados e cálculos diversos.

Assim Bricklin, elaborou o esboço da primeira planilha eletrônica junto de seu colega Robert Frankston. Em seguida, objetivou automatizar todo o processo de inserção e simulação de dados. Ou seja, seu objetivo inicialmente era agilizar esses assuntos práticos, e tão importantes, do cotidiano.

Porém, foi nos anos 80 com a explosão dos microcomputadores que ela tornou-se popular. Assim, o mercado já contava com um total de quatro tipos de planilha eletrônica: Visicalc, Supercalc, Multiplan e Quattro Pro. Somente nos anos 90 que a Microsoft entrou na corrida ao lançar a primeira versão do que, mais tarde e ainda líder de mercado, se popularizou como Excel.

Toda essa inquietude pela busca de ferramentas que aprimoram as tarefas diárias, tanto dentro das empresas quanto em salas de aula e residências, fez com que a evolução fosse algo constante. Em 2012 surgiu o Google Drive, e nele, a ferramenta de planilhas Google que ficam armazenadas em nuvem, permitindo não só acessar suas informações de qualquer lugar – como um dispositivo móvel, por exemplo -com conexão, mas também abrindo as portas para o fator integração, já que planilhas de Excel podiam agora ser importadas, editadas e compartilhadas com praticidade

Planilhas Prontas

Por fim, as planilhas, além de sua função básica, podem ter muitas outras mais específicas e que podem te ajudar no seu trabalho. Confira, portanto, as planilhas desenvolvidas pela FM2S cuja base são renomados estudos e teorias.

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