Antes de descobrir o que não pode faltar num POP, convém entender melhor o que é e qual a importância desse documento. Bem, um POP, ou Procedimento Operacional Padrão, é um documento que fornece instruções explícitas para concluir uma determinada tarefa. É simples, mas seu impacto nos processos de uma organização – e, consequentemente, no seu sucesso - é diretamente proporcional a essa simplicidade. Vejamos o porquê.
Geralmente, o que torna uma empresa produtiva e bem-sucedida resume-se basicamente a quão bem suas “partes” estão funcionando em relação umas ás outras. Isto é, para a sua organização ter sucesso, você precisa garantir que ela seja como uma “máquina bem ajustada” – de outra forma, e sem muita surpresa, ela pode quebrar.
Nesse sentido, para que sua organização funcione como uma máquina bem ajustada (e não tenha brechas para desmoronar), é preciso que os membros de sua equipe estejam sempre na mesma página - literal e figurativamente. É aí que o POP entra em ação!
Neste post, vamos falar um pouco sobre o que é o POP e qual a sua importância, para então nos determos ao que não pode faltar num POP para que ele conduza aos melhores resultados. Vamos lá!
O que é um POP?
O procedimento operacional padrão, também denominado POP, é um documento que fornece orientações e instruções claras sobre como as equipes e membros de uma organização devem realizar determinados processos. E isso de uma forma que nem a rotatividade de funcionários tenha um forte impacto sobre a realização da atividade em questão.
Observe, porém, que um POP é muito mais do que um simples documento de procedimento. Assim, seu maior diferencial é que fornecem uma explicação “prática” do que precisa acontecer para garantir que um determinado processo corra conforme planejado.
Qual a importância do POP?
Antes de entrarmos a fundo no que não pode faltar num POP, vale lembrar porque ele é tão importante. Basicamente, é porque permite que às organizações:
- Sistematizar seus processos;
- Manter, na mesma página, todos os membros envolvidos numa atividade;
- Avançar de maneira única e coesa.
Vamos nos aprofundar um pouco mais no que a criação de documentação POP pode fazer por sua organização.
Garante a adesão às melhores práticas
Com o POP em vigor, a adesão às melhores práticas em relação a todos os processos organizacionais não é apenas uma sugestão, mas um mandato. Aliás, essas práticas só são definidas com a concordância de todos os envolvidos.
Dessa maneira, a criação do POP funciona como um guia em direção ao desenvolvimento e à melhoria, aumentando consideravelmente as chances de atingir bons resultados. É simples: o POP garante que sua equipe conheça a maneira mais eficiente e eficaz de realizar uma tarefa. Isso significa que você gastará menos recursos para obter os melhores resultados, independentemente da tarefa e de quem a realiza.
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Andragogia - Como treinar seus colaboradores[/caption]
Garante Consistência
Como dissemos, desenvolver um POP melhor permite que sua organização funcione como uma máquina bem ajustada. Simplificando, ele torna as decisões e os processos mais automáticos para sua equipe o tempo todo.
Permite Onboarding e Treinamento Adequados
Ao definir claramente os procedimentos operacionais padrão em sua organização, você tornará mais fácil integrar e treinar os membros de sua equipe no que diz respeito às melhores práticas em determinadas situações.
Mantém o conhecimento organizacional
Digamos que sua equipe já sabe exatamente como lidar com qualquer situação que surgir de forma eficaz e eficiente. Nesse caso, pode parecer que documentar tudo o que sua equipe já sabe seria uma perda de tempo e dinheiro, não é mesmo?
Mas como é que você pode garantir que sua equipe será a mesma para sempre? Bem, você não pode. Por isso é tão essencial documentar as boas práticas: para poder mantê-las.
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O que não pode faltar num POP?
Agora que entendemos melhor o que é um POP e qual sua importância, vamos ao que interessa: afinal, o que não pode faltar num POP? Para responder a esta pergunta, selecionamos os 4 principais elementos que não pode faltar no seu POP. Vamos a eles?
Participação ativa de todos os envolvidos
Basicamente, se apenas algumas partes interessadas estiverem envolvidas no desenvolvimento do POP, você corre o sério risco de “errar o alvo”. Por exemplo, se um executivo é o único responsável por fazer o POP, ele pode se concentrar mais na meta a ser atingida do que no processo necessário para tal.
Por outro lado, se criado exclusivamente pela equipe gerencial, pode ser que as metas fiquem de lado: como minimizar o consumo de recursos e melhorar os resultados financeiros. Nesse cenário, você pode ter equipes locais concluindo tarefas de uma forma que pode parecer eficiente, mas isso não está ajudando muito o negócio como um todo.
Dito isso, podemos concluir com segurança que o processo de desenvolvimento do POP precisa envolver todas as partes interessadas em todos os momentos. Isso irá garantir que os processos em desenvolvimento sejam feitos no melhor interesse da empresa.
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Ser facilmente acessível e visualizável
O POP estar pronto não significa que suas preocupações acabaram: mesmo após o desenvolvimento dos procedimentos operacionais padrão, você precisa garantir que todas as partes interessadas sejam capazes de acessar e se envolver com a referida documentação sempre que necessário.
Pensa bem: se o POP não estiver bem visível e acessível, quem iria atrás dele toda vez que fosse necessário? Assim, seria muito fácil o POP ficar em segundo plano, levando os membros da equipe a voltar à "velha maneira de fazer as coisas". Obviamente, desse jeito perde-se a razão de investir em fazer um POP.
Além disso, é essencial que o POP seja idêntico em todas as suas reproduções. A maneira mais eficaz de garantir isso é manter o documento em um banco de dados centralizado ao qual todos os interessados tenham acesso. Dessa forma, você pode garantir que todos os membros da equipe estão seguindo a documentação correta em todos os momentos.
Gerenciamento e manutenção
Em relação à gestão e manutenção do POP, existem dois desafios principais a considerar:
Primeiro, sua equipe precisará ser devidamente treinada e preparada para realmente implementar os procedimentos em questão. Isso significa garantir que eles tenham acesso a qualquer equipamento ou outros recursos necessários para concluir as tarefas definidas no POP. Assim como que saibam usar esses recursos de maneira eficiente e eficaz.
Se esta peça do quebra-cabeça estiver faltando, ou seja, se você não der todo o necessário para a boa execução da atividade, sua equipe simplesmente não será capaz de agir de acordo com o POP – independentemente de quão claro e bem feito ele possa ser.
Segundo, também é importante notar que o que funciona num momento pode não funcionar em outro. Portanto, melhorias na tecnologia, mudanças de pessoal e uma variedade de outros fatores podem exigir a revisão de POPs. Afinal, se o POP que sua equipe segue estiver desatualizado ou obsoleto de alguma forma, continuar a segui-lo acabará fazendo mais mal do que bem à sua organização.
Seguir a estrutura padrão de um POP
Como já sinalizado pela própria ideia e função de um POP, fica evidente que ele deve ser feito com muita consistência, seguindo um padrão rígido. Digamos que é preciso “UM POP para fazer um POP”.
Considerando que fazer um POP é um processo bastante cuidadoso e apurado, fizemos um post explicando de forma mais específica como fazer um POP. Aconselhamos, portanto, que você confira nosso post de Como escrever um procedimento Operacional Padrão; com ele, você vai aprender a fazer o POP da sua equipe da melhor maneira, podendo seguir um checklist de atividades!
