O que não pode faltar num POP?

Antes de descobrir o que não pode faltar num POP, convém entender melhor o que é e qual a importância desse documento. Bem, um POP, ou Procedimento Operacional Padrão, é um documento que fornece instruções explícitas para concluir uma determinada tarefa. É simples, mas seu impacto nos processos de uma organização – e, consequentemente, no seu sucesso –  é diretamente proporcional a essa simplicidade. Vejamos o porquê.

Geralmente, o que torna uma empresa produtiva e bem-sucedida resume-se basicamente a quão bem suas “partes” estão funcionando em relação umas ás outras. Isto é,  para a sua organização ter sucesso, você precisa garantir que ela seja como uma “máquina bem ajustada” – de outra forma, e sem muita surpresa, ela pode quebrar.

Nesse sentido, para que sua organização funcione como uma máquina bem ajustada (e não tenha brechas para desmoronar), é preciso que os membros de sua equipe estejam sempre na mesma página – literal e figurativamente. É aí que o POP entra em ação!

Neste post, vamos falar um pouco sobre o que é o POP e qual a sua importância, para então nos determos ao que não pode faltar num POP para que ele conduza aos melhores resultados. Vamos lá!

O que é um POP?

O procedimento operacional padrão, também denominado POP, é ​​um documento que fornece orientações e instruções claras sobre como as equipes e membros de uma organização devem realizar determinados processos. E isso de uma forma que nem a rotatividade de funcionários tenha um forte impacto sobre a realização da atividade em questão.

Observe, porém, que um POP é muito mais do que um simples documento de procedimento. Assim, seu maior diferencial é que fornecem uma explicação “prática” do que precisa acontecer para garantir que um determinado processo corra conforme planejado.

Qual a importância do POP?

Antes de entrarmos a fundo no que não pode faltar num POP, vale lembrar porque ele é tão importante. Basicamente, é porque permite que às organizações:

• Sistematizar seus processos;
• Manter, na mesma página, todos os membros envolvidos numa atividade;
• Avançar de maneira única e coesa.

Vamos nos aprofundar um pouco mais no que a criação de documentação POP pode fazer por sua organização.

1. Garante a adesão às melhores práticas

Com o POP em vigor, a adesão às melhores práticas em relação a todos os processos organizacionais não é apenas uma sugestão, mas um mandato. Aliás, essas práticas só são definidas com a concordância de todos os envolvidos.

Dessa maneira, a criação do POP funciona como um guia em direção ao desenvolvimento e à melhoria, aumentando consideravelmente as chances de atingir bons resultados. É simples: o POP garante que sua equipe conheça a maneira mais eficiente e eficaz de realizar uma tarefa. Isso significa que você gastará menos recursos para obter os melhores resultados, independentemente da tarefa e de quem a realiza.

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2. Garante Consistência

Como dissemos, desenvolver um POP melhor permite que sua organização funcione como uma máquina bem ajustada. Simplificando, ele torna as decisões e os processos mais automáticos para sua equipe o tempo todo.

3. Permite Onboarding e Treinamento Adequados

Ao definir claramente os procedimentos operacionais padrão em sua organização, você tornará mais fácil integrar e treinar os membros de sua equipe no que diz respeito às melhores práticas em determinadas situações.

4. Mantém o conhecimento organizacional

Digamos que sua equipe já sabe exatamente como lidar com qualquer situação que surgir de forma eficaz e eficiente. Nesse caso, pode parecer que documentar tudo o que sua equipe já sabe seria uma perda de tempo e dinheiro, não é mesmo?

Mas como é que você pode garantir que sua equipe será a mesma para sempre? Bem, você não pode. Por isso é tão essencial documentar as boas práticas: para poder mantê-las.

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O que não pode faltar num POP?

Agora que entendemos melhor o que é um POP e qual sua importância, vamos ao que interessa: afinal, o que não pode faltar num POP? Para responder a esta pergunta, selecionamos os 4 principais elementos que não pode faltar no seu POP. Vamos a eles?

1. Participação ativa de todos os envolvidos

Basicamente, se apenas algumas partes interessadas estiverem envolvidas no desenvolvimento do POP, você corre o sério risco de “errar o alvo”. Por exemplo, se um executivo é o único responsável por fazer o POP, ele pode se concentrar mais na meta a ser atingida do que no processo necessário para tal.

Por outro lado, se criado exclusivamente pela equipe gerencial, pode ser que as metas fiquem de lado: como minimizar o consumo de recursos e melhorar os resultados financeiros. Nesse cenário, você pode ter equipes locais concluindo tarefas de uma forma que pode parecer eficiente, mas isso não está ajudando muito o negócio como um todo.

Dito isso, podemos concluir com segurança que o processo de desenvolvimento do POP precisa envolver todas as partes interessadas em todos os momentos. Isso irá garantir que os processos em desenvolvimento sejam feitos no melhor interesse da empresa.

2. Ser facilmente acessível e visualizável

O POP estar pronto não significa que suas preocupações acabaram: mesmo após o desenvolvimento dos procedimentos operacionais padrão, você precisa garantir que todas as partes interessadas sejam capazes de acessar e se envolver com a referida documentação sempre que necessário.

Pensa bem: se o POP não estiver bem visível e acessível, quem iria atrás dele toda vez que fosse necessário? Assim, seria muito fácil o POP ficar em segundo plano, levando os membros da equipe a voltar à “velha maneira de fazer as coisas”. Obviamente, desse jeito perde-se a razão de investir em fazer um POP.

Além disso, é essencial que o POP seja idêntico em todas as suas reproduções. A maneira mais eficaz de garantir isso é manter o documento em um banco de dados centralizado ao qual todos os interessados ​​tenham acesso. Dessa forma, você pode garantir que todos os membros da equipe estão seguindo a documentação correta em todos os momentos.

3. Gerenciamento e manutenção

Em relação à gestão e manutenção do POP, existem dois desafios principais a considerar:

Primeiro, sua equipe precisará ser devidamente treinada e preparada para realmente implementar os procedimentos em questão. Isso significa garantir que eles tenham acesso a qualquer equipamento ou outros recursos necessários para concluir as tarefas definidas no POP. Assim como que saibam usar esses recursos de maneira eficiente e eficaz.

Se esta peça do quebra-cabeça estiver faltando, ou seja, se você não der todo o necessário para a boa execução da atividade, sua equipe simplesmente não será capaz de agir de acordo com o POP – independentemente de quão claro e bem feito ele possa ser.

Segundo, também é importante notar que o que funciona num momento pode não funcionar em outro. Portanto, melhorias na tecnologia, mudanças de pessoal e uma variedade de outros fatores podem exigir a revisão de POPs. Afinal, se o POP que sua equipe segue estiver desatualizado ou obsoleto de alguma forma, continuar a segui-lo acabará fazendo mais mal do que bem à sua organização.

4. Seguir a estrutura padrão de um POP

Como já sinalizado pela própria ideia e função de um POP, fica evidente que ele deve ser feito com muita consistência, seguindo um padrão rígido. Digamos que é preciso “UM POP para fazer um POP”.

Considerando que fazer um POP é um processo bastante cuidadoso e apurado, fizemos um post explicando de forma mais específica como fazer um POP. Aconselhamos, portanto, que você confira nosso post de Como escrever um procedimento Operacional Padrão; com ele, você vai aprender a fazer o POP da sua equipe da melhor maneira, podendo seguir um checklist de atividades!