O que é Kanban? Você já conhece? Quais as suas aplicações?

kanban
13 de outubro de 2019
Última modificação: 13 de outubro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

O que é Kanban? Você já conhece? Quais as suas aplicações?

O Kanban é uma metodologia ágil, capaz de transformar a sua empresa e a sua vida. E pode ser utilizado nas mais diversas áreas.

O que é Kanban?

Kanban é um termo em japonês que significa “quadro de sinais” e ficou conhecido por ser uma metodologia de gestão visual. O Kanban faz parte do sistema Toyota de produção e tem um papel fundamental no sistema de produção e no conceito Just-in-time.

O Kanban surgiu para melhorar a qualidade e tornar mais enxuta a produção. Ele é representado por um quadro em cada setor produtivo, no qual cartões coloridos indicam a quantidade pré-definida a ser fabricada de itens até o próximo estágio. Dessa forma, as áreas podem visualizar o que falta no estágio seguinte.

Por trabalhar com uma quantidade de recursos muito próxima ao necessário para operação, outro objetivo fundamental do Kanban é garantir o abastecimento das linhas. Afinal, precisamos garantir que o processo não pare por falta de materiais.

Por meio do sistema de produção Kanban, é possível trabalhar com baixo nível de estoques, tendo em mão apenas o essencial ao funcionamento do processo. Essa otimização da gestão de estoques evita o acúmulo desnecessário de materiais e estoques, evitando também o desperdício de recursos.

Existem tipos diferentes de Kanban, os principais são:

  • Kanban de produção: é aplicado ao longo da linha de produção com o objetivo de indicar a quantidade exata de peças e componentes (ou outro tipo de material utilizado na produção) necessários para cada linha de produção.
  • Kanban de requisição: dita a quantidade que o próximo processo precisa requisitar do estoque produzido pela sua máquina para continuar a confecção dos produtos.
  • Kanban de movimentação:  autoriza o deslocamento dos produtos entre cliente e fornecedor.

O kanban eletrônico

O processo de automação transformou os quadros e cartões coloridos de papel em sistemas informatizados. Incorporando elementos tecnológicos, ele segue os princípios básicos de sua versão original:

  • Produção nivelada;
  • Redução do tempo de preparação;
  • Layout do maquinário;
  • Padronização dos trabalhos;
  • Aperfeiçoamento das atividades.

O Kanban Eletrônico aprofunda o conceito “tudo o que não agrega valor deve ser eliminado”. A versão eletrônica elimina burocracias e a circulação excessiva de papel. A simplicidade do controle visual se mantém de forma mais eficiente.

Com o Kanban Eletrônico a gestão da produção ganha agilidade e ocorrem algumas mudanças, são elas:

  • Planilhas: Tudo passa a ser centralizado e controlado pelo sistema automatizado
  • Cartões coloridos: É eliminado o processo manual de criação e preenchimento dos cartões, evitando problemas como falhas humanas, perda ou avaria das tiras coloridas de papel. Tudo é gerado eletronicamente.
  • Controle de itens: Com a versão eletrônica, todo o controle de itens é automatizado.
  • Visão ampliada: Permite que os fluxos possam ser visualizados, dentro ou fora da unidade.
  • Priorização: Define prioridades e garante maior agilidade no processo de decisão.
  • Integração: Se integra facilmente com outros sistemas.

Os resultados da adoção do Kanban Eletrônico aparecem em pouco tempo. Ganhos de produtividade, redução de custos e maior capacidade gerencial são alguns dos efeitos práticos verificados.

Em tempos de disputa por mercados, investir em sistemas inteligentes pode representar um importante diferencial.

Mas você deve estar pensando “como posso aplicar o kanban em minha empresa?”

A ideia do Kanban é que toda futura ação será determinada pela anterior, seguindo uma ordem subsequente. É por isto que, de acordo com especialistas, o Kanban pode ser aplicado nas mais diversas situações: criação e manutenção de produtos, gestão, serviços, assim como diversos outros cenários, até mesmo na vida pessoal é possível utilizar a técnica.

No Kanban, a ideia é montar mapas visuais que possam auxiliar todo o processo e contexto.

A grande vantagem é que ele pode ser adaptado a qualquer tipo de empresa que adote trabalhos em equipe e tenha interesse em tornar seus processos mais ágeis e sua rotina mais dinâmica.

E como eu aplico o Kanban?

O Kanban possui três campos:

  • To Do (Para fazer)
  • Doing (Em execução)
  • Done (Finalizado)

 E nada impede que sejam criados outros campos.

Os campos são abastecidos com cartões, que trazem informações sobre a tarefa a ser executada, o nome da pessoa responsável e a hora que foi pedido. Cada cartão deve conter apenas uma tarefa. Conforme o profissional vai desenvolvendo o trabalho, ele mesmo vai mudando o cartão de lugar, para Doing e Done, escrevendo a próxima tarefa a ser desenvolvida e indicando um responsável.

Para facilitar, a empresa pode usar cores diferentes de cartões para identificar o andamento das atividades (em dia ou atrasadas) ou o departamento responsável (vendas, desenvolvimento, design e conteúdo).

Indicamos separar os primeiros cinco minutos do dia para fazer uma avaliação geral do quadro e definir novas diretrizes.

Kanban na Saúde

Na prática, a ideia do Kanban é fazer com que uma tarefa não seja levada a diante, sem que o processo anterior tenha sido completado. E é exatamente por apresentar uma ordem na gestão que o Kanban passou a ser aplicado em outras áreas, como é o caso da saúde. Isto permite mais assertividade na hora de colocar as tarefas em prática e, no caso da saúde, o Kanban se tornou um excelente sistema para gerir e controlar a entrada e saída de pacientes.

Muitos hospitais já estão utilizando o sistema Kanban para gerir as vagas, entrada e saída de pacientes.

Através do Kanban, é possível sinalizar visualmente e identificar o tempo que o paciente está dentro do hospital recebendo os cuidados médicos e, consequentemente, ocupando um leito.

A aplicação do Kanban na área de saúde pode ser feita, inclusive, através de uma organização por especialidade, permitindo assim uma melhor gestão e localização dos doentes.

Através dessa gestão toda a equipe médica visualiza quem tem maior necessidade de cuidados e até mesmo a necessidade de se tomar novas medidas que precisam ser definidas por enfermeiros e equipe médica.

Ao incluir o Kanban na área de saúde, um quadro físico é instalado para que todos possam visualizar as informações importantes. Isto não impede que o hospital continue utilizando os sistemas de gestão hospitalar que reúnem todas as informações a respeito de cada paciente.

Melhora no fluxo e compartilhamento de informações

Entre os benefícios de aplicar o Kanban na área de saúde, um destes, está na melhoria da gestão dos leitos, assim como no compartilhamento de informações importantes nos quadros. Além dos nomes dos pacientes, no quadro há cores que correspondem ao tempo médio que cada um irá permanecer no hospital de acordo com o seu histórico de saúde.

O quadro é formado e acompanhado por toda a equipe de enfermagem que, todos os dias, precisam se atentar principalmente aos pacientes que estão identificados com as cores amarelo e vermelho.

A partir disso, eles podem se comunicar com os especialistas responsáveis para obter mais informações sobre o quadro do paciente e, assim, tomar decisões, como a realização de exames, consultas e até mesmo acelerar algo emergencial.

Kanban: mais benefícios para os pacientes

Não é de hoje que a população enfrente sérios problemas na área de saúde. Desde a falta de medicamentos, superlotação nos hospitais, demora na realização de exames, entre tantos outros problemas.

O Kanban na área de saúde se mostra como uma solução assertiva e significativa para melhorar toda a gestão de pacientes. É possível identificar quando um determinado paciente está há muito tempo internado.

Ao verificar isto através do quadro, a equipe médica pode buscar compreender os motivos, verificar se há exames pendentes, além de outras situações que estão impedindo o paciente de ter alta e, assim, liberar a vaga para outras emergências.

Além disso, vale ressaltar que não é saudável manter um paciente durante muito tempo internado, principalmente se ele não está com a saúde muito debilitada. É que o risco de infecções pode aumentar, prejudicando o paciente sem necessidade, daí a importância de fazer a gestão através do Kanban.

Toda a população se beneficia se ocorre uma gestão mais eficiente, pois ao identificar os quadros de maior risco, não apenas o doente recebe uma atenção mais especializada, como uma nova vaga pode surgir para quem precisa entrar no quadro de internados.

Quando aplicado na saúde, o Kanban se torna uma ferramenta de extrema qualidade, sendo útil principalmente para gerenciar os cuidados aos pacientes.

Assim, toda a equipe pode identificar emergências e traçar medidas com o intuito de melhorar ao atendimento para toda a população.

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