O que é Cronograma? Aprenda agora a organizar suas entregas

O que é Cronograma Aprenda agora a organizar suas entregas
11 de agosto de 2020
Última modificação: 11 de agosto de 2020

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão do tempo

O cronograma é uma ferramenta bastante difundida e útil, que ajuda – e muito – a organizar suas entregas. Mas se você chegou até este post, talvez a primeira coisa que você precisa ouvir seja: Calma! Se você sente que está atolado em desorganização e que não consegue cumprir com suas responsabilidades da melhor forma, não entre em pânico.

Afinal, não é novidade para ninguém que hoje em dia nos vemos bombardeados por informações e normas do que devemos fazer, e como. Bem, aqui a nossa proposta é que você possa olhar com calma para sua própria rotina e então, com uma ajudinha das nossas dicas, conseguir organizar melhor, você mesmo, suas atividades. Vamos lá?

Para início de conversa: o que é um cronograma?

Cronograma é uma ferramenta de gestão tão básica quanto essencial e se constitui da representação gráfica de como uma série de tarefas serão realizadas em um período de tempo. Considerada essa sua contribuição, ele acaba sendo essencial para uma boa gestão de projetos, assim como para a gestão pessoal do seu tempo.

Como planejar e organizar atividades de trabalho? Confira 4 passos

É de conhecimento geral, mas principalmente dos empresários, que a produtividade aumenta na mesma medida em que seus funcionários tornam-se mais eficientes, por isso veem total sentido em ajudar os membros da equipe a planejar e organizar atividades rotineiras. Todo esse esforço, por sua vez, pode se resumir em dois hábitos que é preciso adquirir:

  • priorizar as tarefas diárias;
  • superar possíveis obstáculos.

Sendo assim, com uma organização que abrange dias e até semanas, perde-se menos tempo tentando “descobrir” o que tem pra fazer e é possível se programar muito melhor para os seus afazeres.

 1. Determine as tarefas especificamente

Faça um brainstorming que abranja todas as tarefas que precisam ser feitas ao longo do dia (ou do período de tempo a que você deseja se programar). Não se preocupe com a organização nesta fase, mas busque garantir que nenhuma atividade, por mais simples que pareça, fique de fora.

 2. Agrupe e priorize suas tarefas

Primeiramente, agrupe as tarefas semelhantes entre si, pois pode haver tarefas que precisam ser executadas em uma sequência específica ou juntas. Por exemplo, pode haver uma série de ações necessárias para abrir o escritório e destrancar a porta, desarmar o alarme, desligar o correio de voz, verificar mensagens e preparar o primeiro café do dia. Em seguida, identifique quais dessas atividades são centrais ou exigem maior esforço e atenção. Afinal, nem é aceitável que as principais atividades (dentre elas, as que garantem segurança) sejam esquecidas.

 3. Defina horários realistas

Divida o dia em seções para estabelecer uma rotina. Por exemplo, a primeira hora do dia pode ser dedicada a responder mensagens e e-mails. A próxima, pode ser dedicada às tarefas relacionadas a vendas e as seguintes, até a hora do almoço, ficarem reservadas para as reuniões com clientes, por exemplo.

Pense também no melhor momento para realizar cada tipo de atividade. Por exemplo, se você precisar de mais energia para escrever propostas, talvez seja melhor realizar essa tarefa logo no início do dia e deixar para mais tarde, quando você provavelmente estará mais cansado, as tarefas mais simples.

E por falar em cansaço, é crucial que você estabeleça cronogramas realistas para entregar suas tarefas: pense bem para não se sujeitar a situações em que o desgaste é grande a ponto de não ser saudável.

4. Livre-se de distrações

Isso acontece com todo mundo. Existem tantas distrações em potencial na jornada de trabalho de todos – o celular e a internet que o digam! Porém, também entram nessa as típicas pausas para o café e o bate papo com os colegas de trabalho. Portanto, defina os intervalos para focar 100% e desligue todos os dispositivos que possam te distrair da conclusão das suas tarefas.

5 passos para fazer um Cronograma que otimize ao máximo suas entregas

Agora que você já sabe melhor o que é um cronograma (para uma exposição mais detalhada, você pode conferir nossos post específico sobre isso) e já conta com um conjunto de dicas para organizar suas entregas no trabalho da melhor forma, juntemos o melhor dos dois mundos. Com os 5 passos a seguir, nós mostramos como você pode fazer o seu próprio cronograma, de forma que melhor exprima a sua rotina e torne o mais leve possível o cumprimento de seus deveres. Vamos lá!

1. Divida seu dia

Você pode começar a desenvolver sua programação dividindo cada dia em três seções: manhã, tarde e noite. A partir daí, você precisa definir quais são os períodos em que você tem mais energia, pois sua programação deve estar alinhada a como você se sente.

Ou seja, ao fazer essa programação é inteligente considerar que provavelmente, ao começar o dia, você terá a força de vontade e a motivação necessárias para concluir tarefas mais difíceis. Enquanto que, para a tarde, você pode deixar responsabilidades mais básicas e, para a noite, as tarefas que você considera que são fáceis. Mas, é claro, essa distribuição é meramente ilustrativa, pois varia de pessoa para pessoa.Por isso, o desenvolvimento do autoconhecimento é muito bem-vindo ao se realizar um cronograma.

Além disso, vale mencionar que atribuir prazos a cada item é uma decisão sua. Mas enfatizamos que é estritamente necessário que haja pelo menos um pouco de flexibilidade, de forma que você não se pressione muito para concluir alguma atividade, se não puder fazê-lo. No fim das contas, enquanto você permanecer produtivo, estará se movendo na direção certa.

2. Compromissos do grupo juntos

Em vez de separar seu calendário em pessoal profissional, você deve colocar todos os seus compromissos observáveis juntos. Assim, você terá uma imagem abrangente do que você precisará realizar na próxima semana, tanto na sua vida pessoal quanto no trabalho.

Você pode ter preocupações com a desordem. É verdade que sua programação pode parecer um pouco confusa no começo, mas você pode usar código de cores para diferenciar suas responsabilidades. Para itens pessoais, use azul e, para itens de trabalho, use vermelho – por exemplo. Qualquer que seja o esquema de cores que você escolher, verifique se você consegue distinguir facilmente entre suas categorias. Essa estratégia é similar à proposta pelo sistema kanban, vale a pena conferir. Ao colocar todas as suas tarefas codificadas por cores em um único espaço, você desfrutará de conveniência e transparência.

3. Atribua menos tempo a reuniões

Muitos profissionais cometem o erro de alocar muito tempo para suas reuniões. A dica é a seguinte: ao invés de reuniões de meia ou uma hora de duração, aposta em conversas de 10 ou 15 minutos. Nesse caso, informe aos colegas de negócios que, se precisarem de mais tempo para discutir algo em detalhes, eles poderão solicitar uma sessão mais longa. Caso contrário, você deve confiar que suas estimativas são realistas e pode lidar com o assunto dentro do prazo definido.

Você também deve deixar um horário aberto no final do dia de trabalho para servir como uma folga em casos de haver surpresas. Assim, se surgir algum problema ou urgência para resolver, você tem temo de Se algo novo aparecer, você pode gerenciá-lo e ainda sair em uma hora razoável. É uma pequena precaução que o salvará de quaisquer conflitos que possam surgir de responsabilidades sobrepostas.

4. Subdivida suas tarefas

Algumas tarefas são mais complicadas do que responder e-mails ou lavar a louça. Assim, se você tem um projeto complexo e que precisa concluir dentro de um prazo definido, divida-o em segmentos menores para facilitar o gerenciamento do cronograma. Aqui você pode recorrer ao passo 3 de como organizar suas atividades de trabalho e dividir seu dia em três grandes períodos.

5. Faça as alterações necessárias em seu cronograma

Depois de terminar de organizar sua agenda, experimente-a por 30 dias e veja como se sente. Pode demorar um tempo para você realizar os ajustes necessários. Aliás, se você achar que uma das sugestões mencionadas aqui não funciona dentro do seu conjunto de circunstâncias, faça as alterações necessárias.

Use as seguintes perguntas como um checklist para avaliar a eficácia de sua programação e ter uma noção do que você pode mudar para melhor:

  • Sou pontual em compromissos e reuniões?
  • Posso cumprir todas as minhas responsabilidades diárias?
  • Tenho tempo suficiente para dirigir de um lugar para outro?
  • Estou fazendo uso eficiente do meu tempo livre?
  • Onde posso liberar espaço para outras atividades?

Ao responder às perguntas acima, edite sua programação para refletir o que aprendeu. Em breve, você terá uma programação perfeita que permite trabalho e lazer, com poucas áreas de comprometimento.

Fazer o seu cronograma nem sempre é fácil

De novo: calma! Talvez você até tenha achado o cronograma uma ferramenta simplória e fácil de usar, mas tem um detalhe que não pode passar batido: é o fato de que ele “define” como será seu dia e o que você vai fazer com/no seu tempo. Isso significa que a ferramenta mexe na base da sua rotina e, se você for muito ousado no que se propor, pode ser que não se adapte ao cronograma feito. Portanto, para seu uso funcionar, você deve ter paciência e estar preparado para fazer testes e adaptações.

No momento em que você conseguir fazer um bom uso do seu cronograma, é muito provável que aquela sensação exaustiva – de que você está sempre fazendo alguma coisa importante e prestes a fazer outra, de forma atropelada e sem planejamento – se amenize. Afinal, o cronograma te permite visualizar de forma mais ampla e relativa o seu cotidiano e suas responsabilidades – não só no trabalho, como também na vida pessoal.

Embora todas essas tarefas possam sobrecarregá-lo, um cronograma fornecerá o suporte necessário. Implemente algumas dessas dicas e você descobrirá que organizar suas tarefas é simples. Comece dividindo seu dia, identificando suas atividades e trabalhe a partir daí. Antes que você perceba, você terá um cronograma que é a sua cara e que de fato funciona, elevando sua produtividade a outro nível.

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