Se você está começando um projeto, pode estar se perguntando: qual modelo de cronograma usar? A boa notícia é que você não precisa de ferramentas complexas para organizar seu planejamento. Um cronograma eficiente pode ser feito em papel, planilhas ou com o apoio de softwares, o importante é que ele seja fácil de entender e acompanhar.
Mais do que o formato, o que realmente importa é que o cronograma ajude sua equipe a visualizar tarefas, prazos e responsabilidades de forma objetiva. Cada modelo tem suas particularidades, e a escolha ideal depende da rotina, do tipo de projeto e do nível de detalhamento necessário.
Quer entender qual modelo combina melhor com o seu projeto? A seguir, você verá os principais tipos de cronograma, suas características e como usá-los de forma prática. Continue a leitura e escolha o mais adequado para sua realidade.
Por onde começar, e como escolher um modelo de cronograma?
Cronogramas são, independente do seu modelo, ferramentas simples e sua produção pode ser física ou digital, em papel ou planilhas com ou sem ajuda de softwares.
O mais importante é que cada pessoa envolvida no acompanhamento do cronograma consiga visualizar no modelo de cronograma optado de maneira clara suas incumbências, prazos e “milestones”. Além disso, outro ponto importante é ter claro que o cronograma não é o projeto em si. Ele será apenas uma ferramenta para obtenção de dados e distribuição de tarefas ao longo do todo.
Portanto, ao criar um cronograma é importante listar todas as atividades que o plano do projeto exige. A partir daí, estipulam-se os prazos para cada tarefa, e designam-se os recursos para utilização. Uma dica é que, ao organizar tudo isso, haja um cruzamento entre atividades (necessidades) e recursos (disposição), desta forma é possível maximizar a execução e atrelar prazos mais possíveis a cada pessoa, equipe ou setor.
A escolha do tipo de cronograma em si, deve ser sempre baseada na capacidade de adaptação e difusão na sua organização e processos. Ou seja, um modelo de cronograma pode funcionar em plenitude para um negócio ou empresa, mas não necessariamente atingir o mesmo desempenho satisfatório em outros.
Necessidade de monitoramento
Assim que possuir todos os dados e informações necessárias, é imprescindível definir como será o monitoramento e acompanhamento do cronograma. Lembre-se: “O foco é o projeto final – aquele do planejamento – o cronograma é sua ferramenta chave para atingir objetivos”. Designe pessoas que irão se responsabilizar por fazer follow ups dos cronogramas controlando recursos e prazos.
Cronogramas de equipe necessitam de um olhar ainda mais atento para que todos os envolvidos saibam em que os demais estão trabalhando e assim, evitar retrabalho e demais complicações. Independente de qual modelo de cronograma você escolha, é também necessário um backup, ou plano de riscos, no formato de suas atividades para o caso de possíveis desvios nos seus planos. Esses planos de risco são importantes para visualizar como se recuperar de atrasos, perdas ou falta de recursos.
Tipos de cronograma populares
Escolher o modelo de cronograma adequado depende do tipo de atividade, do nível de detalhamento necessário e do público que irá acompanhá-lo. A seguir, veja os principais tipos e como aplicá-los de forma eficiente.
Diagrama ou Gráfico de Gantt:
Criado pelo engenheiro americano Henry Gantt, no começo do século XX, o modelo do Gráfico de Gantt visa controlar e gerenciar o cronograma de atividades de um projeto. Por meio deste diagrama torna-se possível visualizar todas as etapas com a finalidade de possibilitar um projeto na prática.
Para criar um gráfico, você precisa conhecer todas as tarefas individuais necessárias para concluir o projeto, uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará e quais tarefas dependem de outras. Dessa forma, o próprio processo de reunir essas informações ajuda o gerente de projeto a se concentrar nas partes essenciais do projeto e a estabelecer um cronograma realista para a conclusão.
Esse tipo de cronograma é ideal para acompanhar prazos, dependências entre tarefas e sobreposição de atividades. Softwares como Microsoft Project e ferramentas online como Trello e Asana utilizam esse formato.
Cronograma por entregas Milestones:
Focado nos marcos importantes do projeto, esse modelo destaca apenas as etapas que precisam ser finalizadas para avançar. As tarefas detalhadas são deixadas em segundo plano.
Funciona bem quando é necessário apresentar o projeto a partes interessadas que não precisam acompanhar o dia a dia, apenas os pontos de controle principais.
Ele é indicado para apresentações executivas e reuniões de status.
Cronograma Diagrama de Rede:
Diagramas de rede, como o próprio nome infere, são gráficos que se interligam em formato de fluxograma a fim de representar sequencias em que os pontos focais (ou elementos terminais) de um projeto devem ser atingidos e concluídos.
Diagramas de rede talvez sejam as estruturas em maior semelhança a definição crua de um cronograma. A forma que representa essa ferramenta nos permite visualizar cada ponto individualmente e também sua interação com a próxima atividade, tarefa ou objetivo.
Assim como o Gráfico de Gantt, os diagramas de rede nos permitem assimilar a possível interdependência entre cada tarefa a ser desempenhada e entregue.
Cronograma linear (ou sequencial)
Organiza as atividades em sequência, mostrando o fluxo de trabalho do início ao fim. É fácil de criar e interpretar, ideal para projetos com poucas fases ou atividades que não dependem umas das outras.
Pode ser feito em planilhas ou em ferramentas simples de design visual. Seu uso é comum em planejamento pessoal, projetos pequenos ou treinamentos.
Ele é bom para representar tarefas independentes com sequência clara.
Cronograma em espiral (ou contínuo)
Representa atividades cíclicas ou projetos recorrentes. Em vez de seguir uma linha reta, utiliza uma estrutura circular que mostra a repetição de etapas ao longo do tempo.
É utilizado em projetos com melhoria contínua, ciclos de produção ou processos periódicos, como manutenções ou revisões estratégicas.
Exemplo de uso: cronogramas de auditoria, cronogramas de manutenção preventiva.
Qual modelo de cronograma é ideal?
Em suma, cronogramas são uma ótima maneira de manter sua equipe trabalhando dentro do prazo e utilizando recursos pré-estabelecidos. Não há um modelo de cronograma que abranja todas as atividades universalmente ou que seja o mais indicado, porém, com uma noção sobre cada modelo de cronograma e conhecimento sólido sobre seu negócio, projeto ou empresa, você e sua equipe podem determinar o mais adequado e trabalhar da maneira mais satisfatória e benéfica para todos.
Quer aprender a estruturar projetos com mais organização?
No curso gratuito Fundamentos da Gestão de Projetos da FM2S, você entende os conceitos principais da gestão, como ciclo de vida de um projeto, planejamento de etapas e uso de ferramentas que ajudam na organização.
