Melhoria Contínua: saiba quais são os 6 princípios desse modelo

melhoria contínua
27 de setembro de 2018
Última modificação: 27 de setembro de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Melhoria de Processos, Seis Sigma

Já ouviu falar nos 6 princípios do modelo de Melhoria Contínua?

Saiba mais a sobre os princípios de melhoria contínua a seguir:

Princípio 1 – As melhorias são baseadas em pequenas mudanças, não grandes mudanças de paradigma ou novas invenções

Esse conceito é importante, porque grandes mudanças geralmente parecem assustadoras e desestabilizadoras para as organizações. Ao abordar a mudança em etapas pequenas e incrementais, o modelo de melhoria contínua reduz o fator medo e aumenta a velocidade para a melhoria. Ao seguir esse princípio, a organização não precisa esperar por uma mudança estratégica ou um lançamento de um novo produto para começar a avançar.

Princípio 2 – As ideias vêm dos funcionários

O modelo de melhoria contínua baseia-se nos funcionários, e não na alta administração, para identificar oportunidades de melhoria. Essa melhoria de baixo para cima é eficaz porque os funcionários estão mais próximos dos problemas e, portanto, mais bem equipados para resolvê-los.

Ao pensar nesses dois princípios, considere o valor de envolver sua equipe. Se você pedisse a todos na organização ideias para criar uma nova linha de produtos ou revolucionar a maneira como eles cuidam de seus pacientes, você não conseguirá nada. A equipe está focada em seu próprio dia a dia de trabalho.

Em vez disso, pergunte às pessoas que melhorias elas poderiam fazer para economizar 5 minutos por dia. Em seguida, capacite-os para implementar essa melhoria e espalhe-a para todos os demais membros da organização, fazendo o mesmo processo. Dessa forma, você pode ter uma pequena ideia que qualquer um poderia criar e causar um grande impacto. Por exemplo, digamos que uma ideia seja tirada de dez funcionários, cada um economizando cinco minutos por dia. São dez ideias. Compartilhe todas as dez dessas melhorias com cem outros funcionários, para que cada um deles economize cinquenta minutos por dia (10 ideias x 5 minutos cada).

Ao pedir às pessoas uma pequena ideia que reduz em 5 minutos o seu dia e propaga as suas ideias em torno da organização, está prestes a poupar de 3 a 4 anos de mão-de-obra com as ideias de apenas 10 pessoas. Imagine o quanto você economizaria se estendesse o “pedido” de uma ideia de cinco minutos para toda a organização!

Princípio 3 – Melhorias incrementais são normalmente de baixo custo para implementar

Os funcionários tendem a se concentrar em pequenas mudanças que podem ser realizadas sem muita despesa. Na verdade, muitas ideias dos funcionários envolvem a eliminação de processos, em vez de adicioná-los, o que é uma excelente maneira de garantir que cada atividade agregue algum valor ao cliente e reduza o desperdício de esforços.

Princípio 4 – Os funcionários assumem a responsabilidade e são responsáveis ​​pela melhoria

Fazer as pessoas mudarem a maneira como sempre fizeram as coisas é difícil. Você sabe o que torna isso mais fácil? Lançamento de alterações originadas nas linhas de frente. Quando as pessoas apresentam as ideias para melhorar seu próprio trabalho, elas vêem intrinsecamente o valor das mudanças. Saber que as melhorias vêm de seus pares inspira mais a fé na necessidade das mudanças do que um decreto da alta liderança que nunca realmente realizou o processo em questão.

Ao envolver sua equipe no modelo de melhoria contínua, você os capacita a assumir o controle de seu próprio trabalho. Eles são capazes de identificar problemas ou oportunidades de melhoria, seguir implementando suas ideias, levar crédito pelo trabalho e ver um impacto mensurável de seus esforços. Desta forma, o ônus da melhoria contínua é levantado dos gerentes, que podem gastar seu tempo mais efetivamente treinando a equipe em técnicas de melhoria e removendo barreiras à implementação de mudanças.

Como o modelo de melhoria contínua depende de ideias para melhoria, os funcionários se tornam mais investidos no resultado da mudança, e o engajamento dos funcionários aumenta. Isso aumenta a chance de melhoria bem-sucedida e sustentável.

Princípio 5 – A melhoria é reflexiva

O feedback constante é um aspecto importante do modelo de melhoria contínua. A comunicação aberta durante todas as fases de execução de uma melhoria é fundamental para os resultados finais da melhoria e para a manutenção do engajamento dos funcionários.

Evidentemente, isso é difícil de realizar em uma cultura de melhoria tradicional. Os coaches não têm a visibilidade de que precisam para acompanhar todos os que fazem o trabalho de melhoria, os líderes seniores não podem se envolver sem um grande comprometimento de tempo, as reuniões são difíceis de programar e a comunicação fica escondida nas caixas de entrada.

Organizações com uma abordagem mais moderna de aprimoramento usam o software de melhoria contínua para melhorar a visibilidade  e a colaboração da equipe, dando aos coaches acesso aos relatórios de que precisam para avaliar o desempenho e o coaching de meta. Os líderes seniores podem acompanhar as melhorias que são importantes para eles e se envolver de maneira rápida e fácil. A equipe pode obter a ajuda necessária de seus gerentes sem ter que esperar por uma reunião ou um e-mail. Essencialmente, o software de melhoria contínua coloca todos na mesma página, melhorando a visibilidade e simplificando a comunicação.

Princípio 6 – A melhoria é mensurável e potencialmente repetível

Não é suficiente simplesmente fazer uma mudança e chamar isso de melhoria. Para alcançar uma melhoria real, o impacto da mudança deve ser medido. Isso possibilita determinar se a alteração pode ser aplicada com sucesso a outros problemas.  A comprovação do ROI positivo também ajuda a manter a organização alinhada com a melhoria.

Tornar a melhoria contínua parte da cultura da empresa é uma abordagem excelente e econômica para enfrentar os desafios mais difíceis de uma organização. Quando suportado pela tecnologia de melhoria, os resultados podem ser alcançados rapidamente e o sucesso pode ser sustentado ao longo do tempo.

Dica: Se você quer implementar a melhoria contínua em sua empresa, a Certificação Lean Six Sigma Green Belt é ideial para você!

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4 fatores que tornam um programa de Melhoria Contínua bem-sucedido

Melhoria Contínua é o esforço contínuo para melhorar produtos, serviços e processos, fazendo pequenas melhorias incrementais dentro de um negócio. Baseia-se na crença de que essas mudanças incrementais resultarão em grandes melhorias ao longo do tempo e trata tanto de táticas (ou seja, melhorias específicas) quanto de mudar a cultura da organização para se concentrar em oportunidades de melhoria em vez de problemas.

Aqui estão quatro fatores que são essenciais para programas de melhoria contínua bem-sucedidos:

1. Liderança que leva a palavra

O apoio da equipe de liderança de uma organização é geralmente citado como o fator número um para o sucesso de uma iniciativa de melhoria contínua. Os líderes devem exibir comportamentos que não apenas demonstrem apoio à iniciativa, mas também os comportamentos que desejam que todos os funcionários imitem. Em última análise, isso se resume à orientação e ao suporte dentro da organização para fazer a mudança. Se não houver suporte adequado para um programa de melhoria contínua a ser implementado, a equipe encarregada de implementá-lo estará operando naquilo que será, na verdade, uma série de esforços isolados.

2. Um foco em “prevenção de incêndios” em vez de “combate a incêndios”

Nenhum indivíduo, equipe ou empresa pode implementar mudanças se não tiver tempo ou capacidade mental para fazê-lo. O problema é que muitas vezes são os problemas que precisam ser consertados que estão criando uma série de “incêndios” que constantemente distraem os gerentes de resolver a causa raiz de seus problemas. Todo mundo está constantemente tendo que trabalhar mais, ao invés de mais inteligente. Pior ainda, algumas culturas empresariais celebram e recompensam os funcionários e gerentes que fazem o maior número de incêndios, o que elimina o incentivo para evitar os incêndios em primeiro lugar.

3 . Constância de propósito

Nos “14 pontos” do Dr. W. Edwards Deming, ele chamou a “constância de propósito para a melhoria contínua de produtos e serviços para a sociedade”. Esse foco incansável e inabalável na melhoria é fundamental para manter e sustentar melhorias no processo a longo prazo. As mudanças precisam manter o ímpeto para garantir que as mudanças não sejam esquecidas e não parem por causa da fadiga ou da resistência. Programas bem-sucedidos de melhoria contínua entendem que a melhoria não é apenas uma iniciativa de gerenciamento – o chamado “sabor do mês” -, mas uma prática de longo prazo que precisa permear tudo que uma organização faz.

4. Mudança para uma mentalidade de longo prazo

Os gerentes geralmente se concentram em saber se vão atingir suas metas mensais ou trimestrais e pode ser muito difícil priorizar melhorias que só causarão impacto a longo prazo. Como resultado, a melhoria contínua é tanto sobre a mentalidade quanto sobre as ações. A empresa precisa começar a olhar para o impacto de longo prazo do trabalho que está fazendo e entender que uma queda trimestral no desempenho pode ser tolerada se isso significar que, no longo prazo, a empresa está em uma posição melhor – tanto financeiramente quanto termos da capacidade da empresa de fornecer excelentes produtos e serviços aos seus clientes.

A pista para uma melhoria contínua bem-sucedida está no nome. Deve ser contínuo para que oportunidades de crescimento possam ser destacadas, melhorias feitas e medidas e avaliadas.

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