Lean e Six Sigma são mais do que metodologias. Eles são mais do que algoritmos ou fluxos de trabalho nos quais você conecta seus processos. São mais do que aumentar a eficiência e reduzir o desperdício. São mais do que melhoria de processo. Representam uma mudança de mentalidade. São movidos por pessoas que entendem como satisfazer as expectativas dos clientes. Pessoas que sabem como construir dados e fatos e análises objetivas. São uma estrutura para pensar e melhorar, e até mesmo as pessoas que não são especialistas - aquelas que não estão intimamente familiarizadas com a infinidade de ferramentas e recursos e técnicas que suportam o Lean e o Seis Sigma - podem experimentar melhorias incríveis apenas aplicando o básico para o seu trabalho.
E esses princípios de aprimoramento tornam-se especialmente importantes em um setor onde a falha no trabalho pode levar a resultados catastróficos, como produtos farmacêuticos.
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Lean Six Sigma e Farmácia
Aqui estão alguns exemplos de como o Lean Six Sigma ajuda a construir a qualidade nos processos do dia-a-dia na indústria farmacêutica.
- O Lean Six Sigma simplifica seus objetivos - Genichi Taguchi, um pioneiro em melhoria de processos , tinha uma maneira muito simples de analisar o trabalho - se o seu produto ou serviço se desvia do alvo, você experimentará uma perda monetária. Nenhuma surpresa, certo? Mas há um brilho sutil por trás dessa ideia, porque força você a definir o “alvo” que seus produtos ou serviços estão tentando atingir. E mais simples é melhor. Para produtos farmacêuticos, sua meta é (1) fornecer o produto certo (2) para o cliente certo (3) com segurança e (4) por um preço justo ... e qualquer esforço que você fizer deve aproximá-lo desses objetivos.
- O Lean Six Sigma permite que você visualize seus processos - os farmacêuticos têm muito o que gerenciar, e nem tudo pode caber em uma planilha. O Lean Six Sigma extrai o rastreamento de dados da tela do computador e integra-o ao mundo ao seu redor. Existem painéis Kanban, sistemas Heijunka , gráficos de espaguete e outros sistemas interativos que fazem do seu esforço e do seu nível de organização uma parte do seu espaço de trabalho físico.
- O Lean Six Sigma oferece a estrutura para melhorar todos os aspectos do seu negócio - A estrutura do DMAIC - Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar - é uma abordagem única para a melhoria de processos que outros farmacêuticos usaram para melhorar efeito. Ele fornece uma abordagem disciplinada e estruturada para a solução de problemas, o que leva a menos decisões arbitrárias, o que leva a resultados mais consistentes .
- Lean Six Sigma reduz a sua dependência do conhecimento tribal - A mentalidade Lean Six Sigma tem o poder de mudar a cultura dentro de uma organização ou equipe. Inspira experimentação controlada e análise difícil dos resultados. Isso normalmente requer colaboração com colegas e colegas, juntamente com registros rigorosos para acompanhar os resultados novos e inesperados. Tudo isso reduz significativamente o conhecimento tribal ou tácito e melhora a comunicação e a confiança entre os funcionários.
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Outros exemplos
Instituições farmacêuticas em todo o mundo têm usado os princípios do Lean Six Sigma há anos. O departamento de farmácia dos Hospitais da Universidade da Carolina do Norte falou extensivamente sobre sua experiência com o Lean Six Sigma, bem como com a empresa farmacêutica britânica GlaxoSmithKline e a Sociedade Americana de Farmacêuticos do Sistema de Saúde .
Os princípios do Lean Six Sigma funcionam. Eles ajudam a reduzir o desperdício, aumentam a eficiência e minimizam os erros em um setor onde um passo em falso - mesmo um pequeno - pode ter consequências devastadoras.
Você sabe quais são as 10 etapas para melhorar processos na indústria farmacêutica?
O Seis Sigma pode, e deve, tornar-se um modo de vida para executivos de manufatura, diretores e gerentes de nível médio.
Muitos profissionais de manufatura farmacêutica de nível médio reconhecem as ameaças e pressões competitivas que afetam suas empresas? concorrência do exterior e de genéricos, pressão para reduzir custos, e uma escassez de produtos blockbuster na calha? e eles querem fazer algo sobre isso melhorando os processos de fabricação. Eles reconhecem, também, que suas abordagens atuais para melhoria não estão fazendo o trabalho. Mas eles hesitam em tomar a iniciativa. O uso de abordagens como Lean Manufacturing, Six Sigma, ou uma combinação dos dois parece assustador. Além disso, os executivos estão convencidos de que apenas as iniciativas de melhoria de cima para baixo, lideradas pela alta administração, têm qualquer chance real de sucesso.
Considere o caso de um gerente de operações farmacêuticas. Ele recebeu a responsabilidade por um grupo que levava 12 semanas para produzir um produto que tivesse uma produção-alvo de seis semanas. O gerente foi instruído a corrigir o problema, embora a gerência não tenha especificado como. O gerente primeiro se instruiu sobre técnicas modernas de melhoria de processos participando de seminários e leituras. Ele também se deu ao trabalho de visitar empresas que haviam implementado com sucesso a melhoria de processos. Concluindo que o Six Sigma poderia ajudar a consertar seu problema de produção, ele contratou um consultor para treinar 12 de sua equipe como Green Belts? o nome para os líderes de projetos Seis Sigma individuais. Em seis meses, o tempo do processo de produção foi reduzido para seis semanas. Além dessa melhoria de 50% nas operações, o esforço gerou uma economia de US $ 2,2 milhões / ano.
Você sabe quais os benefícios para a organização?
- Melhor desempenho do processo
- Redução de custos e melhor resultado final
- Maior capacidade de permanecer dentro do orçamento e fazer mais com menos
- Melhor utilização do pessoal e, portanto, funcionários mais felizes
- Combate a incêndio reduzido, resultando em mais tempo para buscar trabalho de alto valor
- Clientes mais satisfeitos, tanto internos quanto externos, como resultado de um processo saudável que atende clientes satisfeitos?
Considere apenas um dos benefícios, redução de combate a incêndios e seus efeitos em cascata, tanto para a organização quanto para o executivo que iniciou o programa de aprimoramento, neste caso, um gerente de processo de faturamento. Apesar de uma meta declarada de oito a nove dias para obter as contas, o processo exigia 17 dias. O gerente, depois de participar de um seminário sobre abordagens analíticas para melhoria de processos, persuadiu sua administração a apoiar a contratação de consultores para ensinar sua equipe a obter melhorias.
Usando técnicas de Lean Six Sigma, a equipe do gerente reduziu o tempo de ciclo do processo de faturamento para a meta de nove dias em apenas seis meses, economizando dinheiro e usando os recursos da equipe de forma muito mais eficiente. Como resultado, o departamento ganhava oito dias por mês para buscar trabalho com valor agregado, em vez de eliminar incêndios, e o gerente foi liberado para buscar outros projetos que pudessem aumentar ainda mais seu perfil na organização maior; US $ 2,5 milhões / ano em economias de custo também foram alcançados.
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Saiba 10 passos para melhoria na indústria farmacêutica
Os principais elementos dessa abordagem de 10 etapas incluem foco em processos, seleção de projetos estratégicos, uso de métricas e dados, liderança clara, gerenciamento rigoroso de projetos e trabalho em equipe. Executivos de manufatura farmacêutica podem garantir que eles tirem o máximo proveito de sua determinação de levar a organização adiante seguindo os 10 passos a seguir:
- Demonstrar a necessidade de melhoria
- Familiarize-se com metodologias comprovadas de melhoria
- Construir suporte na estrutura de gerenciamento para soluções reais
- Prepare-se e sua equipe para o esforço
- Escolha seu projeto
- Complete o projeto em tempo hábil
- Revisar periodicamente o projeto com o gerenciamento
- Identifique e demonstre a eficácia e o valor das melhorias do seu processo
- Selecione e siga o próximo projeto
- Faça parte da melhoria da infra-estrutura da sua organização e, em última análise, a sua cultura.
Armadilhas a serem evitadas no aprimoramento da empresa
Ao seguir as 10 etapas, você deve tomar cuidado para evitar algumas armadilhas bem conhecidas. Esses perigos são encontrados principalmente em duas áreas: (1) Os sistemas de gerenciamento necessários para administrar e monitorar o programa geral de melhoria e (2) a seleção e o gerenciamento de projetos de melhoria individual.
As armadilhas que podem prejudicar os sistemas de gerenciamento incluem:
- Pouca liderança da alta administração, incluindo planos de implantação? estratégia, metas, etc.
- Revisões de gerenciamento ruins ou infrequentes
- Talento superior não usado
- Suporte deficiente de finanças, TI, RH, manutenção, laboratório de controle de qualidade
- O foco está no treinamento, não na melhoria
- Comunicação deficiente de iniciativa e progresso
- Falta de reconhecimento e recompensa apropriados.
As armadilhas da seleção e gerenciamento de projetos incluem:
- Projetos não vinculados a metas de negócios e resultados financeiros
- Escopo, métricas e metas do projeto mal definidos
- Pessoas erradas designadas para projetos
- Líderes e equipes de projeto não têm tempo suficiente para trabalhar em projetos
- Muitos projetos com duração de mais de 6 meses
- Pouco suporte técnico do mestre de melhoria
- Grandes equipes de projeto (mais de 4-6 pessoas por equipe)
- Reuniões de equipe infrequentes.
Conforme você percorre os 10 passos para a melhoria, frequentemente pergunte a si mesmo se você caiu em alguma dessas armadilhas, seja na forma como o programa está sendo gerenciado ou na maneira como os projetos estão sendo perseguidos, para garantir que você não descarrilhe. o programa.
Benefícios Pessoais e Profissionais
Para o executivo que inicia e executa com sucesso o programa de aprimoramento, além dos benefícios para a organização, também há benefícios pessoais, incluindo a satisfação de um trabalho bem-feito, maior visibilidade na organização e a aquisição de novos e poderosos recursos. Habilidades.
Por exemplo, um gerente de fábrica de um fornecedor farmacêutico precisava melhorar o desempenho de uma fábrica de 120 funcionários com objetivos de aumentar a capacidade, obter economia de custos de US $ 1 milhão / ano e melhorar o trabalho em equipe. Através de oficinas de leitura e leitura, ele se educou sobre o Seis Sigma e seus benefícios e concluiu que alcançaria a magnitude de melhoria que ele estava procurando. Seu chefe apoiou o esforço, mas se recusou a fornecer qualquer financiamento.
No entanto, o gerente da fábrica treinou sua equipe como líderes de melhoria e promotores de projetos e iniciou o programa de melhoria. Ele então trouxe um consultor que treinou e orientou os primeiros 10 Green Belts da fábrica. Por fim, 16 Green Belts foram treinados. Os primeiros 10 projetos Seis Sigma produziram uma economia de US $ 1,7 milhão / ano. O gerente da fábrica foi atraído para um novo empregador, com maior responsabilidade e permitiu iniciar um programa de melhoria Seis Sigma apenas um mês após o início da nova tarefa.
