Quais são e como aplicar as ferramentas de gestão?

16 de abril de 2015
Última modificação: 16 de abril de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

O que são ferramentas de gestão?

Ferramentas de Gestão: no artigo de hoje gostaria de começar com uma pergunta: como vocês utilizam as ferramentas de gestão que conhecem? Sejam elas relacionadas à melhoria de processos, gestão de projetos, gestão da qualidade entre outras?

Pergunto isto porque muita gente, apesar de conhecer várias ferramentas de gestão, não as utiliza em seu dia a dia. A maioria somente as utiliza quando um consultor ou outra pessoa marca uma reunião formal para tal. Poucas pessoas que aprendem sobre gestão conseguem lançar mão das ferramentas e aplica-las com sucesso. E por que será?

Na minha percepção os motivos podem ser vários, mas penso que alguns sejam mais prováveis. O primeiro deles relaciona-se ao entendimento pleno da ferramenta. Será que a pessoa sente-se segura ao aplicar aquela ferramenta? Ela já fez algum projeto em que utilizou e o resultado foi um sucesso? Só ganharemos confiança por meio do treinamento, por isto que a maioria dos cursos de Greenbelt ou Blackbelt exigem para a certificação, a realização de um ou mais projetos.

Outro motivo pode ter a ver com a visualização da oportunidade. A pessoa tem que ser capaz de enxergar e identificar as características do ambiente, processo ou projeto que permitam a aplicação de determinado método ou ferramenta. Para isto, têm que conhecer e ter na memória quais são as situações que disparam cada uma das ferramentas. Como desenvolver isto? Explorar os exemplos de aplicação da ferramenta em questão e procurar extrapolá-los com alguns exemplos que façam parte de sua realidade.

Quais são as ferramentas de Gestão?

Quando aprendi, por meio do livro Toyota Way, que um exercício de 5 porquês poderia durar meses, rapidamente fui capaz de reconhecer vários exemplos de aplicações errôneas desta ferramenta. Aplicações feitas em 30 minutos com hipóteses nunca testadas, elaboradas somente com o intuito de preencher um esquecido relatório de não-conformidade. O mesmo o sucedeu-se quando aprendi que todo gráfico de controle de individuais só teria validade se a distribuição dos dados fosse normal. Quantos gráficos errados feitos no Minitab me vieram à cabeça? Quantas análises econômicas furadas? Muitos.

Por fim, como último motivo, registro a importância do planejamento e da fase de entendimento. A famosa frase é importante parar para pensar faz todo sentido neste momento. Às vezes, nos deparamos com demandas de última hora que nos chegam por meio de outras pessoas que já estão a trabalhar nela. Nestas situações é comum chegar à demanda e uma lista de coisas que temos que fazer para tentarmos chegar ao resultado almejado.

Se fecharmos os olhos e começarmos a executar a lista, não iremos passar esta demanda por nossos modelos mentais que estão cheios de ferramentas que podem, se aplicadas corretamente, reduzir os esforços e aumentar os resultados. Portanto, ao deparar com certas demandas ou desafios, procure realizar uma busca rápida no banco de ferramentas de sua memória e verificar se é possível lançar mão de algo para resolver aquele “pepino”.

Em minha experiência, já lancei mão de diversas ferramentas estatísticas, canvas para gestão de projetos, ferramentas do Lean entre outras para resolver problemas. Portanto, faça este exercício e depois nos conte como foi. Garanto que irá se surpreender com os resultados.

O que é 5S?

Organizar a área de trabalho:

Classificar (eliminar o que não é necessário)
Definir em ordem (organizar os itens restantes)
Brilhar (limpar e inspecionar a área de trabalho)
Padronizar (escrever padrões acima)
Sustentar (aplicar regularmente os padrões)

Como o 5S ajuda?

Elimina resíduos resultantes de uma área de trabalho mal organizada (por exemplo, desperdiçando tempo procurando uma ferramenta).

O que é Andon?

Sistema de feedback visual para o chão de fábrica que indica o status da produção, alertas quando a assistência é necessária e capacita os operadores a parar o processo de produção.

Como Andon ajuda?

Atua como uma ferramenta de comunicação em tempo real para o chão de fábrica que traz atenção imediata aos problemas à medida que ocorrem – para que eles possam ser imediatamente abordados.

O que é análise de gargalo?

Identificar qual parte do processo de fabricação limita o throughput global e melhora o desempenho dessa parte do processo.

Como a Análise do Gargalo ajuda?

Melhora o rendimento, fortalecendo o elo mais fraco no processo de fabricação.

O que é Fluxo Contínuo?

Fabricação em que o trabalho em processo flui suavemente através da produção com um mínimo (ou nenhum) estoque entre as etapas do processo de fabricação.

Como o Fluxo Contínuo ajuda?

Elimina muitas formas de resíduos (por exemplo, inventário, tempo de espera e transporte).

O que é Gemba?

Uma filosofia que nos lembra de sair de nossos escritórios e passar o tempo no chão da fábrica – o lugar onde a ação real ocorre.

Como a Gemba ajuda?

Promove uma compreensão profunda e completa de questões de manufatura do mundo real – por observação de primeira mão e conversando com os funcionários da fábrica.

O que é Heijunka?

Uma forma de programação de produção que, propositadamente, fábrica em lotes muito menores, sequenciando (misturando) variantes de produto dentro do mesmo processo.

Como a Heijunka ajuda?

Reduz os prazos de entrega (uma vez que cada produto ou variante é fabricado com mais frequência) e inventário (uma vez que os lotes são menores).

O que é Hoshin Kanri?

Alinhar os objetivos da empresa (Estratégia), com os planos de gestão intermediária (Tática) e o trabalho realizado no chão de fábrica (Operação).

Como Hoshin Kanri ajuda?

Assegura que o progresso em direção aos objetivos estratégicos é consistente e completo – eliminando o desperdício que vem da má comunicação e direção inconsistente.

O que é Jidoka?

Equipamentos para automatizar parcialmente o processo de fabricação (a automação parcial é tipicamente muito menos dispendiosa do que a automação completa) e para parar automaticamente quando os defeitos são detectados.

Como a Jidoka ajuda?

Depois de Jidoka, os trabalhadores podem freqüentemente monitorar várias estações (reduzindo custos trabalhistas) e muitos problemas de qualidade podem ser detectados imediatamente (melhorando a qualidade).

O que é Just-In-Time?

Puxe as peças através da produção com base na demanda do cliente, em vez de empurrar as peças através da produção com base na demanda projetada. Baseia-se em muitas ferramentas magras, como Fluxo Contínuo, Heijunka, Kanban, Trabalho Padronizado e Tempo Takt.

Como o Just-In-Time ajuda?

Altamente eficaz na redução de níveis de inventário. Melhora o fluxo de caixa e reduz os requisitos de espaço.

Virgilio F. M. dos Santos

Sócio-fundador da FM2S, formado em Engenharia Mecânica pela Unicamp (2006), com mestrado e doutorado na Engenharia de Processos de Fabricação na FEM/UNICAMP (2007 a 2013) e Master Black Belt pela UNICAMP (2011). Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da UNICAMP, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.