Dar feedback não é tarefa simples especialmente quando envolve comportamentos que precisam ser ajustados. Em vez de promover mudanças, muitas conversas acabam gerando defensiva, ruídos e desconfortos. Isso não significa que o feedback deva ser evitado, mas sim que precisa ser bem estruturado.
Neste conteúdo, você vai entender o que caracteriza um feedback construtivo, quem deve conduzir a conversa e como aplicar um método que reduz tensões e aumenta as chances de mudança.
Entenda o que torna o feedback construtivo
Você já saiu de uma conversa com a sensação de que o feedback não ajudou em nada? Ou pior: de que a intenção era apenas criticar? Isso acontece com frequência e não é por falta de boa vontade. Muitas vezes, o problema está na forma como o retorno é dado.
Saber dar um feedback que contribui para a evolução de alguém é uma habilidade que pode ser desenvolvida. E tudo começa por entender o que realmente faz diferença nesse tipo de conversa.
Não se limita a apontar erros
O feedback construtivo descreve comportamentos observáveis, sem julgamentos pessoais. Ao focar no que foi feito, e não em interpretações, a conversa ganha objetividade. Isso evita mal-entendidos e favorece o entendimento do outro lado.
Aponta caminhos possíveis
A utilidade do feedback está em oferecer alternativas viáveis de ação. Em vez de interromper o fluxo com críticas soltas, quem dá o retorno sugere um próximo passo. Essa abordagem mostra que há intenção de colaborar com o desenvolvimento, e não apenas reagir a um problema.
Demonstra interesse genuíno no desenvolvimento
Quando existe respeito e intenção positiva, o efeito do feedback muda. A pessoa sente que está sendo apoiada e não exposta. Isso fortalece a relação, aumenta a disposição para ouvir e favorece ajustes de comportamento com mais rapidez.
Quem deve dar o feedback?
Nem toda liderança está na posição ideal para conduzir um feedback. Quando o retorno vem de alguém que não acompanhou diretamente a situação, a conversa tende a perder força e gerar resistência. É comum, por exemplo, que um gerente repasse críticas com base em relatórios de outro líder, sem ter observado o comportamento mencionado.
Segundo o livro A arte de dar feedback, para que a conversa seja eficaz, é importante que alguns fatores estejam presentes. O primeiro é a observação direta do comportamento. O retorno funciona melhor quando quem dá o feedback presenciou o que ocorreu, ou tem informações suficientemente específicas e verificadas.
Outro ponto é a intenção clara de desenvolvimento. Quando o objetivo é punir ou descarregar frustração, o resultado é defensiva. Mas quando a pessoa percebe que a conversa busca apoiar sua evolução, a escuta muda de direção.
O livro reforça a importância da relação de confiança, pois os feedbacks funcionam melhor quando há respeito prévio e abertura entre as partes. Em contextos onde isso não está estabelecido, é mais adequado que a conversa seja feita pelo líder direto ou com a presença de alguém que tenha essa conexão.
Passo a passo para estruturar um feedback construtivo
Certamente nem sempre é fácil dizer o que precisa ser dito. Mas quando existe método, a conversa fica mais leve e o resultado, mais útil. Dar um feedback construtivo exige preparo, intenção e uma sequência que evite ruídos. A seguir, um caminho prático para conduzir esse tipo de conversa.
1. Prepare o terreno
Escolha um momento oportuno, longe de interrupções. Um ambiente mais reservado ajuda a reduzir a tensão e mostra respeito. Comece explicando o motivo da conversa: contribuir com o desenvolvimento da pessoa, não fazer um alerta ou correção.
2. Descreva o comportamento observado
Use exemplos específicos. Fale do que foi feito ou dito, sem adjetivos ou suposições. Isso evita interpretações e deixa a mensagem objetiva. Palavras como “sempre” ou “nunca” devem ser evitadas, elas fecham o diálogo e soam como acusação.
3. Aponte o impacto desse comportamento
Explique por que aquilo importa. Pode ter afetado um resultado, um processo ou o clima da equipe. Mostrar o efeito prático ajuda a pessoa a entender que o ponto trazido não é pessoal, mas sim parte do contexto do trabalho. No livro A arte de dar feedback, essa conexão com o impacto é tratada como essencial para que o retorno seja percebido como justo.
4. Sugira uma direção possível
Em vez de dizer o que não fazer, mostre o que pode ser feito. Pode ser uma conduta diferente, uma estratégia ou até uma mudança de abordagem. Sempre que possível, convide a pessoa a pensar junto: o engajamento aumenta quando há troca. Essa abertura, segundo o livro da Harvard Business Review, ajuda a evitar reações defensivas e reforça a autonomia.
5. Reforce a confiança
Finalize mostrando que você acredita no potencial da pessoa. Demonstre que está disponível para apoiar e acompanhar os próximos passos. Isso deixa claro que o foco está no crescimento e não em cobrança ou punição.
Exemplo: aplicando os 5 passos
Nem sempre é simples colocar o método em prática, principalmente quando o tema envolve desconforto. A seguir, 5 exemplos de como estruturar o feedback sem perder a objetividade e mantendo o respeito.
Situação comum: atrasos recorrentes
"Notei que nas últimas três reuniões você chegou com cerca de 10 minutos de atraso. Isso tem impactado o início das discussões e reduzido o tempo útil da equipe. O que você acha que podemos ajustar para melhorar sua pontualidade?"
Nesse exemplo, há um comportamento específico, um impacto claro e uma abertura para que a pessoa participe da solução. Esse tipo de abordagem reduz a tensão, foca no que pode ser feito e preserva a relação de trabalho.
Situação comum: falhas na comunicação com a equipe
"Nas últimas duas entregas, algumas informações não chegaram completas ao time, o que causou retrabalho em etapas que já estavam finalizadas. Isso tem afetado o ritmo do grupo e gerado desgaste. Como podemos garantir que essas orientações cheguem de forma mais consistente a todos?"
Nesse exemplo, o foco está no comportamento observável, no impacto coletivo e em uma proposta de construção conjunta da solução. A abordagem mantém o respeito e evita julgamentos.
Situação comum: postura defensiva em reuniões
"Durante a reunião de terça, ao receber sugestões sobre seu projeto, você reagiu com certa rigidez e interrompeu alguns colegas. Isso inibiu novas contribuições e interrompeu o fluxo da discussão. Como podemos tornar esse espaço mais produtivo para todos, inclusive para você?"
Aqui, o objetivo é sinalizar o efeito da postura adotada, sem atacar o perfil da pessoa. A proposta é criar um ambiente mais aberto à troca, sem confronto.
Situação comum: atrasos em entregas individuais
"Nos dois últimos relatórios, os envios aconteceram fora do prazo combinado. Isso dificultou a análise de dados em tempo hábil. O que podemos ajustar na sua rotina para melhorar esse fluxo de entrega?"
O comportamento é pontual e verificável. O impacto é prático, e a pergunta final convida a pessoa a refletir sobre soluções sem imposição.
Situação comum: excesso de informalidade com clientes
"Na reunião com o cliente X, algumas expressões usadas soaram informais em momentos que exigiam um pouco mais de formalidade. Isso pode comprometer a percepção sobre nosso posicionamento profissional. Como você enxerga formas de ajustar esse tom sem perder a proximidade?"
Esse exemplo busca ajustar uma conduta sem comprometer o estilo da pessoa, mostrando o impacto externo e estimulando um reposicionamento com autonomia.
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