Ter uma gestão de processos bem estruturada ainda é um desafio para qualquer porte de empresa. É preciso ter em mente que todos os setores devem estar alinhados desde o planejamento estratégico do negócio até a entrega do produto final. Quando falamos sobre isso, às vezes, esquecemos de mencionar a importância de elencar os procedimentos necessários para atingir determinado objetivo. A seguir, você encontrará os destaques de uma entrevista realizada com o ex-aluno, Luiz Braghetti, Master Black Belt pela FM2S. Ele exemplificará como implantou processos em uma área corporativa que atuava, além das dificuldades durante todo o percurso e os resultados obtidos.
O que é Gestão de Processos?
- É gerenciar um negócio por meio do controle de processos, ou seja, sob a perspectiva da visão sistêmica da organização;
- Equilibrar e promover o alto desempenho de todos os processos e a interação entre eles;
- Isso pode ocorrer a partir de estratégicas como: projetar e implementar arquiteturas de processos e estabelecer sistemas de medição que se alinham com os objetivos organizacionais.
Entrevista FM2S
“Obrigado pelo convite, Virgílio. Você que foi meu professor e tutor, sempre deu força nesse caminho da melhoria (...) desde que entrei na Engenharia, a minha vontade sempre foi trabalhar com melhoria de processos, Lean Six Sigma e entender aquela simplicidade que os livros da Toyota passam para nós, mas que na realidade é completamente diferente.”, reforçou Luiz.
A seguir, A conversa foi realizada pelo cofundador e CEO da FM2S, Virgilio F. M. dos Santos. Atenção: destacamos Luiz Braghetti (LB) e Virgilio (V).
Como foi seu primeiro contato com a gestão de processos?
LB: "Inicialmente entrei numa farmacêutica americana onde o Lean é tão forte quanto a Toyota, claro que com as devidas mudanças em seus processos. Fiquei um bom tempo lá e depois tive a oportunidade de entrar numa multinacional. E lá, trabalhei na área corporativa. Toda a parte do controle do mindset do negócio, focado na área de melhoria de processos e no Lean. Nessa empresa, fiz alguns treinamentos e viagens para França, Inglaterra, África do Sul, e tive a oportunidade de aplicar conceitos que aprendi na universidade e em cursos paralelos como Green Belt, Lean, Black Belt... quase um MBA prático."
Quais dificuldades enfrentou para implantar a gestão?
LB: "Nós que somos industriais, muito mais da área de shop floor, de produção , levamos muito em consideração a nossa realidade e necessidades, e deixamos de lado um pouco o pessoal do comercial. Que sempre tem o mesmo problema: precisa vender muito e quando vende muito, o nosso lead time aumenta, e isso aumenta também a demanda sem previsão tão concreta de recursos, e aí quando eles deixam de vender, a gente aumenta demais a nossa capacidade e o inventário e isso vira um bolo. Isso me trouxe uma bagagem de entender a realidade deles. Enfim, todas essas experiências ajudam a entender e aplicar a gestão de processos. Saber por onde começar e quais as necessidades, até chegar a função de coordenador de Supply Chain para 2 países."
Como identificou os problemas?
V: "Lembro quando você assumiu a operação e me ligou. Eu disse: vamos focar no que é básico e no que é importante na teoria. Aplicar a gestão de processos para resolver o problema, e eu queria que você comentasse quando começou a fazer as rondas pela fábrica. Como foi lidar com isso?" LB: “Como uma pessoa muito focado em melhoria de processos, nunca fui o especialista em máquina ou no produto. Sempre fui de gerir independentemente de onde era, a área sempre foi relacionada a processos. Então, a primeira coisa era entender qual era o termômetro do negócio. Ok, vamos montar uma planta ou pegar uma área do zero. Normalmente, você tem uma mudança porque os indicadores-chave que são os termômetros das áreas e da empresa em si não vão bem e estão no vermelho ou amarelo. Entender quais eram os indicadores globais da companhia para medir seus resultados e baseado nisso entender o que cada área fazia. Uma coisa é você cuidar de projetos, outra coisa é cuidar de Supply Chain, e outra coisa é cuidar de operações (hoje é basicamente tudo, menos financeiro e comercial). Então aí entra as áreas de meio ambiente, saúde, segurança que eu particularmente não tinha conhecimento. Tem muita legislação, tinha a área de melhoria de processos que já era conhecida por mim, qualidade, produção, planejamento, trade, compliance, importação, exportação."
Quais as principais lições durante essa jornada de melhoria?
LB: "A primeira grande lição é quebrar o elefante em vários pedacinhos. E quebrar por prioridades. Se a área de logística precisa despachar 10 materiais para o cliente A e ela está despachando 5, e desses 5 ela mandou banana ao invés de abacaxi, esse é um problema gravíssimo porque impacta cliente e é ele quem impõe receita. Se você não cuida do seu cliente internamente, desde a hora que caiu o pedido em Customer Service até o despacho final em logística, quem sofre vai ser o comercial e consequentemente toda a planta. A gestão de processos é para qualquer porte de empresa. Já fiz Gestão de Processos em grandes empresas como a farmacêutica escocesa que trabalhei, assim como em uma loja de utensílios gerais em Ubatuba na praia. O que depende é se você quer fazer. Dá para ser feito, mas obviamente precisa ser estruturado. Então, qual é a sua prioridade, ajustar a produção? Se sim, o foco deve ser esse. Quais são os drives da produção? É OEE? O que está ruim?”
Com a sua bagagem, quais os ensinamentos sobre a gestão de processos até agora?
LB: "Simples é diferente de fácil. Sempre disse para o meu time: não vamos tentar enfeitar. E sim pegar a literatura e tentar traduzir da forma mais simples e reta possível. Mesmo que o profissional de gestão de processos seja visto como um vetor de mudança, é complicado implantar na prática até mesmo por resistência de quem já está inserido. Por isso, é preciso ser resiliente e saber ouvir não, sabendo resistir. Criar fórmulas de como alcançar o que almeja e focar."
Assista a entrevista na íntegra
Curso Gestão de Processos FM2S
A FM2S tem o curso Gestão de Processos, que poder contribuir para aumentar o desempenho dos seus negócios e, ao mesmo tempo, ajudar você a tirar o máximo proveito dos recursos disponíveis, com processos claros e bem definidos. Ao final do curso você irá:
- Desenvolver a cultura de gestão de processos na sua empresa;
- Mapear processos de alta complexidade;
- Elaborar a descrição de um processos, bem como extrair sua missão e seu nível de prioridade;
- Construir plano de ação para melhoria dos processos;
- Convencer os colaboradores a trabalharem dentro dos procedimentos, por meio de técnicas de motivação e influência;
- Influenciar a liderança na adoção da gestão de processos.
