Gargalos de desbloqueio: Como corrigir processos desequilibrados?

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11 de julho de 2018
Última modificação: 11 de julho de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Ferramentas da Qualidade, Melhoria de Processos

Imagine que você possui uma empresa de caminhões que está passando por algumas dificuldades com um de seus clientes.

As mercadorias são apanhadas na fábrica sem nenhum problema, mas sempre há atrasos longos na outra ponta, quando os motoristas tentam entregá-los ao centro de distribuição. A cada minuto os caminhões estão estacionados e aguardando seus lucros.

O que você vai fazer?

Após algumas investigações, você descobre que a razão pela qual os caminhões foram deixados em espera é porque ninguém notifica o depósito antes de sua chegada. Por causa disso, a empilhadeira necessária para descarregar os caminhões é freqüentemente usada para outra tarefa, portanto, seu caminhão tem que esperar até que a empilhadeira esteja livre.

Por que o warehouse não está sendo notificado? Acontece que a pessoa que costumava ligar para o depósito deixou a empresa há alguns meses e a tarefa não foi reatribuída. Então, você delega o telefonema a outro membro da equipe e persuade o armazém a comprar uma segunda empilhadeira – e seu problema está resolvido.

Esse gargalo era bem fácil de consertar. Mas você já descobriu um gargalo nos seus processos de negócios? Estes podem ser mais difíceis de resolver, principalmente porque são mais difíceis de identificar.

Você sabe o que é um gargalo?

Um gargalo em um processo ocorre quando a entrada chega mais rápido do que a próxima etapa pode usá-lo para criar saída. O termo compara ativos (informações, materiais, produtos, horas-homem) com água. Quando a água é despejada de uma garrafa, ela precisa passar pelo gargalo ou pela abertura da garrafa. Quanto mais largo o gargalo da garrafa, mais água (entrada / ativos) você pode derramar. Quanto menor, ou mais estreito, o gargalo da garrafa, menos você pode derramar – e você acaba com um back-up, ou “gargalo”.

Existem dois tipos principais de gargalos:

  1. Gargalos de curto prazo – São causados ​​por problemas temporários. Um bom exemplo é quando os principais membros da equipe adoecem ou saem de férias. Ninguém mais está qualificado para assumir seus projetos, o que causa um atraso em seu trabalho até que eles retornem.
  2. Gargalos de longo prazo – ocorrem o tempo todo. Um exemplo seria quando o processo de relatório de fim de mês de uma empresa é atrasado todo mês, porque uma pessoa tem que completar uma série de tarefas demoradas – e ele nem pode começar até que tenha os números finais do mês.

Identificar e corrigir gargalos é altamente importante. Eles podem causar muitos problemas em termos de perda de receita, clientes insatisfeitos, perda de tempo, produtos ou serviços de baixa qualidade e grande estresse nos membros da equipe.

Como você pode identificar gargalos?

Identificar gargalos na fabricação geralmente é bem fácil. Em uma linha de montagem, você vê quando os produtos se acumulam em um determinado ponto. Nos processos de negócios, no entanto, eles podem ser mais difíceis de encontrar.

Comece com você mesmo. Existe uma rotina ou situação que regularmente causa estresse no seu dia? Essas frustrações podem realmente ser um indicador significativo de que existe um gargalo em algum lugar.

Por exemplo, imagine que você é responsável por analisar um relatório que outro membro da equipe cria a cada semana. Quando estiver pronto, você o entrega a outro membro da equipe, que precisa postar o relatório na intranet da sua empresa. Devido à sua carga de trabalho, no entanto, o relatório geralmente fica em sua mesa por horas – portanto, a próxima pessoa ao longo da linha, por vezes, tem que ficar mais tarde no final do dia para publicá-lo no prazo. Isso causa muito estresse para você e para o seu colega. Nesse cenário, você é o gargalo.

Aqui estão alguns outros sinais de gargalos:

  • Longos tempos de espera – Por exemplo, seu trabalho está atrasado porque você está aguardando um produto, um relatório ou mais informações. Ou os materiais perdem tempo esperando entre as etapas de um negócio ou processo de fabricação.
  • Trabalho atrasado – Há muito trabalho empilhado em uma extremidade e não o suficiente na outra extremidade.
  • Altos níveis de estresse.

Duas ferramentas são úteis para ajudar você a identificar afunilamentos:

1. Fluxogramas

Use um fluxograma para ajudá-lo a identificar onde estão ocorrendo gargalos. Fluxogramas dividem um sistema detalhando cada passo do processo em um fluxo diagramático fácil de seguir. Depois de mapear um processo, é muito mais fácil ver onde pode haver um problema. Sente-se e identifique cada etapa que seu processo precisa para funcionar bem.

Por exemplo, no cenário de caminhões que mencionamos anteriormente, um fluxograma pode ter a seguinte aparência:

  • Etapa 1 – Os produtos são fabricados na fábrica.
  • Passo 2 – As mercadorias são carregadas no caminhão.
  • Passo 3 – O armazém é notificado sobre a hora de chegada do caminhão.
  • Etapa 4 – O armazém programa uma empilhadeira para o horário previsto de chegada.
  • Passo 5 – O caminhão chega ao armazém e o descarregamento começa.

Nesse caso, o atraso ocorreu porque os Passos 3 e 4 estavam faltando, e isso levou a uma longa espera entre as Etapas 2 e 5. A criação do fluxograma antes de investigar o problema ajudaria você a ver rapidamente onde o processo foi interrompido.

2. A Técnica dos Cinco Porquês

Os cinco porquês: A técnica também pode ajudar você a identificar como desbloquear seu gargalo.

Para começar, identifique o problema que você deseja resolver. Depois, trabalhando para trás, pergunte-se por que esse problema está ocorrendo. Continue se perguntando “Por quê?” em cada etapa, até chegar à causa raiz.

Considere o nosso exemplo de caminhões novamente. Volte para o começo, e imagine que você não tem idéia do porquê dos caminhões estarem atrasados.

Os caminhões são obrigados a esperar por horas no depósito.

Por quê?

Porque a empilhadeira não está pronta para descarregar os caminhões quando eles chegam.

Por que a empilhadeira não está pronta?

Porque há apenas uma empilhadeira e é usada para outras coisas. O armazém não sabe que os caminhões estão chegando, então a empilhadeira não está programada para descarregar a carga.

Por que o armazém não sabe que os caminhões estão chegando?

Porque ninguém ligou para contar a eles.

Por que ninguém chamou o armazém?

Porque o membro da equipe cujo trabalho era ligar para o depósito deixou meses atrás, e ninguém mais foi designado para fazer as chamadas.

E tem a solução Você identificou a causa raiz: um membro da equipe ausente. A solução fácil é delegar a tarefa a outra pessoa.

Trabalhando para trás e identificando a causa raiz, você pode ver claramente o que precisa mudar para corrigir o problema.

Como você pode desbloquear gargalos?

Você tem duas opções básicas para desbloquear seu gargalo:

  1. Aumente a eficiência da etapa de gargalo.
  2. Diminua a entrada para a etapa de gargalo.

Em nosso exemplo de caminhões, a solução clara era aumentar a eficiência notificando o depósito. Como você pode aumentar a eficiência em outras situações dependerá muito da natureza do processo em questão, mas aqui estão algumas idéias gerais:

  • Certifique-se de que o que está sendo alimentado no gargalo esteja livre de defeitos. Ao fazer isso, você garante que não está desperdiçando o valioso recurso de gargalo usando-o para processar material que será descartado posteriormente.
  • Remover atividades do processo de gargalo que poderia ser feito por outras pessoas ou máquinas.
  • Designe os membros da equipe e a tecnologia mais produtivos para o processo de gargalo.
  • Adicione capacidade no processo de gargalo.

Para obter mais informações sobre como aumentar a eficiência dos processos, consulte nosso artigo sobre Kaizen.

A outra opção, diminuindo a entrada, pode parecer estúpida. Mas se uma parte de um processo tem o potencial de produzir mais produção do que você precisa ou pode gerenciar, é uma resposta apropriada. Você pode ter uma situação em que você continua aumentando a quantidade de inventário de trabalho em andamento imediatamente após uma etapa que está funcionando com muita eficiência.

Por exemplo, os radares de velocidade podem “capturar” um grande número de condutores que excedem o limite de velocidade. No entanto, cada violação de velocidade deve ser processada e isso gera um custo. As câmeras podem capturar muito mais drivers do que os departamentos de processamento podem manipular. Assim, muitas câmeras são programadas para identificar apenas os motoristas que ultrapassam um determinado limite de velocidade ou para operar apenas em determinados horários do dia ou em determinados dias da semana. Como resultado, o número de entradas no sistema é reduzido ao nível que ele pode processar.

Pontos chave

Gargalos podem causar grandes problemas para qualquer empresa, e identificar suas causas é crítico. Procure os sinais típicos de pontos de estrangulamento – como trabalho atrasado, espera (por pessoas, materiais ou papelada) e alto estresse relacionado a uma tarefa ou processo. Para certificar-se de identificar a causa raiz (e não apenas um dos efeitos), use um fluxograma ou a técnica 5 porques.

Aplique isto à sua vida

Existem gargalos em algum dos seus processos no trabalho? Você produz coisas que ficam na caixa de entrada de um colega por horas ou dias antes de serem processadas? As coisas ficam na sua caixa de entrada durante dias porque você está muito ocupado? Você costuma esperar para receber materiais, relatórios ou informações de colegas, e essas tarefas de atraso precisam ser concluídas? Ou você está sempre atrasado enviando coisas para seus colegas?

Para cada situação de gargalo, identifique quem – ou o que – é o gargalo. É você ou outra pessoa ou mesmo um processo automático?

Em seguida, determine se o processo fluirá melhor se as entradas na etapa de gargalo forem reduzidas ou se a eficiência aumentar. Se o problema é eficiência, como você pode melhorar? Leia nosso artigo sobre alavancagem para idéias sobre como fazer isso.

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